Usługa kompleksowego zorganizowania konferencji “Grieg meets Chopin”.

Postępowanie prowadzi podmiot, któremu powierzono przeprowadzenie postępowania

Centrum Fizyki Teoretycznej PAN

REGON 000844815

Brak danych

Al. Lotników 32/46

Warszawa

02-668

mazowieckie

Polska

PL911 - Miasto Warszawa

zamowienia@cft.edu.pl

www.cft.edu.pl

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

Brak danych

Kancelarią Doradztwo-Przetargi Sp. z o.o.

521916709

Wały Piastowskie 1/1508

Gdańsk

80-855

pomorskie

Polska

PL634 - Gdański

biuro@doradztwo-przetargi.pl

www.doradztwo-przetargi.pl

Zamówienia publicznego

Nie

Usługa kompleksowego zorganizowania konferencji “Grieg meets Chopin”.

ocds-148610-8ea950c7-b690-11ed-9236-36fed59ea7dd

2023/BZP 00111951

01

2023-02-27

Nie

Nie

Tak

Symetrie, redukcje krzywizny i metody równoważności, umowa nr UMO- 2019/34/H/ST1/00636, finansowana ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014 – 2021 przez Narodowe Centrum Nauki.

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-8ea950c7-b690-11ed-9236-36fed59ea7dd

Nie

Tak

W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej tj. Platformy e-zamówienia: https://ezamowienia.gov.pl

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej tj. Platformy e-zamówienia.
2. Ogólne zasady korzystania z Platformy:
2.1. Rejestracja na Platformie, w tym złożenie oferty, wymaga:
1) Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej: https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
2) Szczegółowy sposób przygotowania oferty znajduje się na stronie https://ezamowienia.gov.pl/pl/komponent-edukacyjny
3) Zgodnie z § 11 ust. 2 r.d.e. Zamawiający udostępnia poniżej informacje na temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz szyfrowania i oznaczania czasu przekazania i odbioru danych. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy: Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s.
4) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf..
5) W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z rozszerzeń: .zip, .7Z.
Sposób komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcami (nie dotyczy składania ofert i wniosków).
1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków (innych niż wskazanych w pkt B), zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie poprzez Platformę dostępną pod adresem https://ezamowienia.gov.pl
2. W przypadku problemów z funkcjonowaniem lub dostępnością Platformy e-zamówienia, Zamawiający dopuszcza również możliwość komunikowania się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej, na adres e-mail biuro@doradztwo-przetargi.pl
Uwaga! e-mail: biuro@doradztwo-przetargi.pl pojemność jednej wiadomości na skrzynce - do 10 MB
3. Formularz do komunikacji - Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane są przez Wykonawcę jako załączniki. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawców (Dz. U. z 2020 r., poz. 2415 ze zmianami) oraz określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452).
4. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeżeli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich złożenia/wysłania na Platformie.
Forma i zasady składania dokumentów i oświadczeń w tym dotyczących podmiotowych środków dowodowych (za wyjątkiem oferty i oświadczeń o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i oświadczeń o braku podstaw wykluczenia z postępowania) .
Dokumenty lub oświadczenia, wykonawca składa w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem w formie elektronicznej, w postaci elektronicznej opatrzonej elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Nie

Nie dotyczy

polski

1. W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu w trakcie trwania postępowania czy realizacji umowy Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych.
2. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe, gdyż przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa Pani/Pan dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany
i nie będą profilowane.
3. Ponadto:
-administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Centrum Fizyki Teoretycznej PAN z siedzibą przy Al. Lotników 32/46, 02-668 Warszawa.;
-w sprawach z zakresu ochrony danych osobowych może się Pan/Pani kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych, którym jest Beata Bartyska, kontakt pod adresem mailowym: iod@cft.edu.pl ;
-Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego: Usługa kompleksowego zorganizowania konferencji, “Grieg meets Chopin”, Znak sprawy: PTP/1/2023;
-odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 78 ustawy Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp”;
-Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy Pzp, przez okres co najmniej 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli zobowiązania wskazane w ofercie i umowie przekroczą w/w przedział czasowy, okres przechowywania obejmuje ten termin;
-obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
-w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
-posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
-nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
W trakcie oraz po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających w szczególności na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.

Brak danych

Nie

PTP/1/2023

Usługi

Tak

Nie

Nie

Brak danych

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na kompleksowym zorganizowaniu konferencji stacjonarnej na 80 uczestników, która ma odbyć się w Warszawie w dniach 10-14 lipca 2023r.
2. Zakres zamówienia:
2.1. Usługa konferencyjna:
a) wynajęcie przestrzeni konferencyjnej,
b) aranżacja sali konferencyjnej,
c) organizacja punktu rejestracyjnego, informacyjnego podczas konferencji,
d) obsługa multimedialna sali konferencyjnej,
e) wyznaczenie dedykowanego koordynatora wydarzenia,
f) organizacja wydarzeń towarzyszących,
g) organizacja i prowadzenie biura konferencji.
2.2. Usługa informatyczna:
a) przygotowanie strony internetowej konferencji,
b) przygotowanie systemu rejestracji na konferencję.
2.3. Usługa cateringowa - zapewnienie usługi cateringowej podczas konferencji (przerwy kawowe, przerwy obiadowe, kolacja konferencyjna).
2.4. Usługa noclegowa - zapewnienie 6 dób noclegowych dla 15 zaproszonych gości.
2.5. Usługa marketingowe
a) przygotowanie projektów graficznych,
b) przygotowanie pakietów konferencyjnych dla uczestników,
c) przygotowanie publikacji programu konferencji w formie drukowanej lub w formie aplikacji na urządzenia mobilne.
3. Przedmiot zamówienia nie został podzielony na części. Zamawiający udziela zamówień w częściach a każda z nich stanowi odrębne postępowanie przetargowe.
4. Szczegółowy opis i zakres zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1a do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.
5. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie na zasadach i warunkach opisanych w projektowanym wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ.

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

72400000-4 - Usługi internetowe

55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

79342000-3 - Usługi marketingowe

Nie

do 2025-07-14

Nie

Nie

Brak danych

Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta zawierająca najkorzystniejszy bilans punktów w kryteriach:
„Łączna cena oferty brutto” – C
„Doświadczenie Koordynatora w organizacji konferencji dla co najmniej 80 osób” – D

Punktowo

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Cena

50

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

Doświadczenie Koordynatora w organizacji konferencji dla co najmniej 80 osób.

50

Nie

Nie

Tak

1) Wykonawca spełni warunek w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych usług, co najmniej:

- 2 usługi, każda o wartości co najmniej 100 000,00 zł brutto, polegające na organizacji wydarzenia, które obejmowało m.in. dostarczenie multimediów, aranżację sceny i scenografii, zapewnienie obsługi technicznej wraz z usługą cateringową. Wszystkie usługi wskazane na spełnienie warunku udziału w postępowaniu, muszą dotyczyć organizacji wydarzenia w formule stacjonarnej.

2) Wykonawca spełni warunek w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, jeżeli wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował osobami (zakres min.), które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia – zakres minimalny:

- 1 osoba - pełniąca funkcję Koordynatora i posiadającą doświadczenie w koordynowaniu min. 4: konferencji, forów, kongresów lub innych tożsamych wydarzeń, w formie stacjonarnej, dla co najmniej 80 osób, w okresie 4 lat przed terminem składania ofert.

Tak

Ad.1) W zakresie doświadczenia Wykonawca zobowiązany będzie złożyć wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 4 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem. odpowiednio do postawionego warunku, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, które Wykonawca nadal wykonuje, wymagane jest wykazanie spełniania warunku na dzień składania ofert (zakres realizowanej usługi oraz jej wartość).
Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wówczas w wykazie należy wskazać usługi, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.
Wykaz wg Załącznika nr 5 do SWZ.

Ad.2) Wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, o których mowa powyżej wraz z informacjami na temat ich doświadczenia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
Wykaz osób przygotowany wg Załącznika nr 5 do SWZ.

Do oferty należy dołączyć:
1. Pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik;
2. Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – jeżeli dotyczy;
3. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania, wzór stanowi Załącznik nr 2 do SWZ.
4. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, wzór stanowi Załącznik nr 3 do SWZ.
5. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, na które powołuje się Wykonawca, celem spełnienia warunków udziału w postępowaniu.
6. Oświadczenie, zgodne z art. 117 ust 4 ustawy Pzp (dot. Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia) wskazujące, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (oświadczenie wg wzoru Wykonawcy).

Nie

Nie

Nie

Nie

Spełnianie warunków udziału przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, konsorcjum.
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, konsorcjum Wykonawców dokumenty wymienione w pkt VIb ppkt 4.1.-4.2. składa ten Wykonawca, członek konsorcjum, który wykazuje spełnienie odpowiedniego warunku udziału w postępowaniu. Oznacza to, że Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, konsorcjum Wykonawców, wykazują spełnienie warunków:
a) przez jednego Wykonawcę – w zakresie posiadanego doświadczenia wskazanego w wykazie usług,
lub
b) jeden z Wykonawców wykazuje doświadczenie w zakresie wskazanym w wykazie usług, inny z Wykonawców w zakresie osób wskazanych do realizacji zamówienia.

Ponadto, zgodnie z art. 117 ust 4 ustawy Pzp, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które, usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (oświadczenie wg wzoru Wykonawcy).

W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, korzystania z potencjału Podmiotu Trzeciego, oraz podwykonawców nie będących Podmiotem trzecim:
 oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców, oraz podmiot trzeci na którego potencjał powołuje się Wykonawca oraz podwykonawca nie będący podmiotem trzecim,
 oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu składa Wykonawca/Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, który/którzy spełnia/ją dany warunek w postępowaniu oraz podmiot trzeci (jeżeli dotyczy), na którego potencjał powołuje się Wykonawca.

Nie

Nie

Tak

1. Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności z wyjątkiem zmian osób lub danych kontaktowych określonych § 5.
2. Działając na podstawie przepisu art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość zmiany Umowy w przypadku:
1) zmiany przepisów prawa w tym prawa wspólnotowego, które to zmiany mają bezpośredni wpływ na realizację przedmiotu umowy w ten sposób, że czynią wykonanie umowy na dotychczasowych zasadach niecelowym, niezgodnym z wymaganiami;
2) zmiany przepisów prawa w zakresie dotyczącym podatków, w tym podatku od towarów i usług VAT, o ile zmiany mają bezpośredni wpływ na realizację przedmiotu umowy;
3) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian organizacyjnych po stronie Zamawiającego, w tym w szczególności w jego strukturze organizacyjnej;
4) gdy wynikną rozbieżności lub niejasności w umowie, których nie można będzie usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień – zakres zmiany: zmiana polegać będzie na wyeliminowaniu rozbieżności i jednoznacznym sprecyzowaniu zapisów Umowy wywołujących wątpliwości pomiędzy Stronami;
5) wystąpienia innych niż siła wyższa okoliczności niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy, niemożliwych do przewidzenia w chwili zawarcia umowy;
6) zwiększonego lub zmniejszonego udziału osób w Konferencji w stosunku do zakładanej na etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
zakres zmiany – w oparciu o okoliczności określone w pkt 2 – 6 zmianie mogą ulec: (i) terminy Konferencji lub inne terminy cząstkowe określone w umowie lub załącznikach do umowy poprzez ich wydłużenie lub skrócenie; (ii) przedmiot mowy w sposób dostosowujący go do okoliczności wynikających z postanowień pkt 2 – 6 i niezmieniający ogólnego charakteru umowy; w tym jego ograniczenie w stosunku do określonego w SOPZ (iii) sposób wykonania umowy w sposób dostosowujący go do okoliczności wynikających z postanowień pkt 2 – 6 i niezmieniający ogólnego charakteru umowy, (iv) wynagrodzenie, o którym mowa w § 6 ust. 1 poprzez jego zmniejszenie lub zwiększenie (zwiększenie nie więcej niż o 15% z wyjątkiem pkt 2, w którym zakres zwiększenia wynagrodzenia wynikać będzie za zmian w przepisach prawa).
7) wystąpienia siły wyższej;
zakres zmiany – w oparciu o okoliczność określoną w pkt 7 zmianie może ulec: (i) termin Konferencji lub inne terminy cząstkowe określone w umowie lub załącznikach do umowy poprzez ich wydłużenie lub skrócenie, (ii) wynagrodzenie Wykonawcy poprzez jego zmniejszenie lub zwiększenie (zwiększenie nie więcej niż o 15%);
3. Warunkiem wprowadzenia zmian jest zaistnienie okoliczności określonych w ust. 2 i wystąpienie Strony powołującej się na te okoliczności z wnioskiem o zmianę umowy.

Tak

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

2023-03-07 12:00

https://ezamowienia.gov.pl

2023-03-07 12:15

30 dni