Świadczenie usług wsparcia technicznego nad aplikacją do zarządzania aktami notarialnymi na 2023 rok
Zawarcie umowy
Analiza wyniku postępowania
- 1
WykonawcaWybrano ofertę firmy COM-PAN SYSTEM sp. z o.o. (Warszawa).
- 2
UmowaWartość umowy: 233 915,27 zł (umowę zawarto 2 stycznia 2023 r.).
- 3
TerminOkres realizacji umowy: do 31 grudnia 2023 r..
Na podstawie ogłoszenia · Zawsze weryfikuj z oryginalnym ogłoszeniem
Przebieg postępowania
2 wpisyWszystkie ogłoszenia powiązane z tym postępowaniem, od pierwszego komunikatu do ostatniej aktualizacji lub wyniku.
- Wynik: wybrano wykonawcęBieżące
08 lutego 2023
1 wykonawca - Ogłoszenie o wykonaniu umowy
24 stycznia 2024
1 wykonawcaOtwórz ogłoszenie →
Wynik postępowania
Pełna treść wyniku postępowania wraz z informacją o rozstrzygnięciu i dokumentem źródłowym.
1ZamawiającySekcja 1
| Punkt | Pole | Wartość |
|---|---|---|
| 1.1.) | Rola zamawiającego | Postępowanie prowadzi zamawiający centralny |
| 1.2.) | Nazwa zamawiającego | Urząd Miasta Łodzi |
| 1.4) | Krajowy Numer Identyfikacyjny | REGON 472057632 |
| 1.5) | Adres zamawiającego | Brak danych |
| 1.5.1.) | Ulica | ul. Piotrkowska 104 |
| 1.5.2.) | Miejscowość | Łódź |
| 1.5.3.) | Kod pocztowy | 90-926 |
| 1.5.4.) | Województwo | łódzkie |
| 1.5.5.) | Kraj | Polska |
| 1.5.6.) | Lokalizacja NUTS 3 | PL711 - Miasto Łódź |
| 1.5.9.) | Adres poczty elektronicznej | zamowienia@uml.lodz.pl |
| 1.5.10.) | Adres strony internetowej zamawiającego | https://uml.lodz.pl/ |
| 1.7.) | Rodzaj zamawiającego | Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego |
| 1.8.) | Przedmiot działalności zamawiającego | Ogólne usługi publiczne |
2Informacje podstawoweSekcja 2
| Punkt | Pole | Wartość |
|---|---|---|
| 2.1.) | Ogłoszenie dotyczy | Zamówienia publicznego |
| 2.2.) | Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług | Nie |
| 2.3.) | Nazwa zamówienia albo umowy ramowej | Świadczenie usług wsparcia technicznego nad aplikacją do zarządzania aktami notarialnymi na 2023 rok |
| 2.4.) | Identyfikator postępowania | ocds-148610-d474cc2a-a6e1-11ed-9236-36fed59ea7dd |
| 2.5.) | Numer ogłoszenia | 2023/BZP 00086755 |
| 2.6.) | Wersja ogłoszenia | 01 |
| 2.7.) | Data ogłoszenia | 2023-02-08 |
| 2.8.) | Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań | Tak |
| 2.9.) | Numer planu postępowań w BZP | 2022/BZP 00005214/49/P |
| 2.10.) | Identyfikator pozycji planu postępowań | 1.3.15 usługa asysty technicznej wraz z modyfikacją dla aplikacji Kofax służącej do skanowania i prztewarzania aktów notarialnych na 2023 |
| 2.11.) | Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej | Nie |
| 2.13.) | Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy | Nie |
3Tryb udzielenia zamówienia lub zawarcia umowy ramowejSekcja 3
| Punkt | Pole | Wartość |
|---|---|---|
| 3.1.) | Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną | Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy |
| 3.1.1.) | Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki | Z uwagi na ograniczoną ilość znaków, Zamawiający informuje, iż szczegółowe uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki znajduję się w krótkim opisie przedmiotu zamówienia oraz w informacjach dodatkowych niniejszego ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy. |
4Przedmiot zamówieniaSekcja 4
| Punkt | Pole | Wartość |
|---|---|---|
| 4.1.) | Numer referencyjny | DSR-ZP-II.271.190.2022 |
| 4.2.) | Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania | Nie |
| 4.4.) | Rodzaj zamówienia | Usługi |
| 4.5.1.) | Krótki opis przedmiotu zamówienia | Brak danych |
| 1. | Świadczenie usługi wsparcia technicznego nad Aplikacją do zarządzania aktami notarialnymi zwaną dalej Systemem, a w tym | 1.1. usuwanie błędów oraz zapewnienie ciągłości funkcjonowania systemu, 1.2.bezpośrednią diagnostykę Systemu w docelowej lokalizacji, 1.3.dostarczenie aktualizacji Systemu do zarządzania aktami notarialnymi, 1.4.świadczenie na rzecz Zamawiającego telefonicznych konsultacji i pomocy technicznej w zakresie bieżącego wykorzystania Systemu przez Zamawiającego, udzielanych w Dni Robocze, 1.5. udzielanie porad, dotyczących optymalizacji metod korzystania z funkcji Systemu, 1.6.kontrola integralności danych,1.7.pomoc przy uzgadnianiu danych, zabezpieczaniu danych oraz działania interwencyjne, np.: odzyskiwanie danych możliwych do odtworzenia,1.8.zapewnienie utrzymania dotychczasowej interoperacyjności z systemami funkcjonującymi u Zamawiającego, o ile nie ulegną one wymianie lub zmianom funkcjonalnym, 1.9.dostarczenie standardowej dokumentacji oprogramowania Kofax udostępnianej przez producenta w zakresie wprowadzonej aktualizacji,1.10.zdeponowanie kodu źródłowego (wynikowy kod źródłowy zrobiony na potrzeby systemu). 1.11.udzielenie niezbędnych licencji do korzystania z Systemu1.12. dostosowanie systemu do zmian aktów prawa ogólnie obowiązującego i miejscowego oraz do uchwał wydawanych przez organy stanowiące Zamawiającego po otrzymaniu zlecenia od Zamawiającego. 2.W ramach prawa opcji, Zamawiający zastrzega sobie możliwość zlecenia Wykonawcy, w okresie trwania umowy, do 10 Osobogodzin prac dodatkowych rozliczanych z dokładnością do 30 min. z zaokrągleniem w górę, zgodnie z zakresem określonym w pkt III ust. 3 niniejszego OPZ.3.Zapewnienie ciągłości utrzymania licencji do systemu Kofax posiadanego przez Zamawiającego obejmujące wsparcie producenta i dostęp do nowych wersji systemu Kofax:3.1.Dla obecnie posiadanych licencji (z wyłączeniem licencji KTM Unlimited Fields Extraction Base License Vol 30K/yr zakupionych w listopadzie 2022 r.) zapewnienie ciągłości utrzymania do 31.12.2023 r. 4.Dostarczenie aktualizacji Systemu Kofax zgodnie z harmonogramem aktualizacji (jeżeli takie aktualizacje będą udostępnione przez producenta Kofax) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki : W 2016 roku Łódzki Ośrodek Geodezji przeprowadził postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę aplikacji do zarządzania aktami notarialnymi wraz z modyfikacjami i świadczeniem nadzoru autorskiego. W ramach umowy dostarczone zostały również urządzenia skanujące. W wyniku przeprowadzonego postępowania została zawarta z firmą COM-PAN System Sp. z o.o. Umowa Nr OAZP.272/61/2016, która obowiązywała do dnia 31 grudnia 2019 r. Powyższe postępowanie nie uwzględniało zakupu kodów źródłowych do aplikacji. W 2017 roku, zgodnie z Zarządzeniem Nr 6083/VII/17 PREZYDENTA MIASTA ŁODZI z dnia 23 maja 2017, w sprawie nieodpłatnego przekazania na rzecz Urzędu Miasta Łodzi środków trwałych tj. urządzeń skanujących i wartości niematerialnych i prawnych w postaci aplikacji (licencji) do zarządzania aktami notarialnymi będących w posiadaniu Łódzkiego Ośrodka Geodezji, powyższe oprogramowanie wraz ze sprzętem zostało przekazane dla Urzędu Miasta Łodzi. W chwili obecnej z aplikacji Oscan-Lite korzystają pracownicy z następujących wydziałów: • Wydział Finansowy • Wydział Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami • Wydział Dysponowania Mieniem • Wydział Zbywania i Nabywania Nieruchomości • Biuro Egzekucji Administracyjnej i Windykacji • Wydział Informatyki • Łódzki Ośrodek Geodezji Na dzień 24.10.2022 r. w aplikacji Oscan Lite zarejestrowanych jest 187 aktywnych użytkowników. W bazie znajduje się 161 529 aktów. Rocznie jest skanowanych około 21 200 aktów notarialnych. Firma COM-PAN SYSTEM sp. z o.o. jest jedynym dystrybutorem rozwiązania dla „Systemu do zarządzania aktami notarialnymi”, nie udostępnia kodów źródłowych do aplikacji oraz nie przekazuje autorskich praw majątkowych (oświadczenie wykonawcy w załączeniu). Ciąg dalszy uzasadnienia znajduje się w INFORMACJACH DODATKOWYCH niniejszego ogłoszenia. |
| 4.5.3.) | Główny kod CPV | 72267000-4 - Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania |
5Zakończenie postępowaniaSekcja 5
| Punkt | Pole | Wartość |
|---|---|---|
| 5.1.) | Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania | Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy |
6Wykonawca, któremu udzielono zamówieniaSekcja 6
| Punkt | Pole | Wartość |
|---|---|---|
| 7.1.) | Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia | Nie |
| 7.3.) | Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia | Brak danych |
| 7.3.1) | Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia | COM-PAN SYSTEM sp. z o.o. |
| 7.3.2) | Krajowy Numer Identyfikacyjny | 522-29-19-060 |
| 7.3.3) | Ulica | Pęcicka 42 |
| 7.3.4) | Miejscowość | Warszawa |
| 7.3.5) | Kod pocztowy | 01-688 |
| 7.3.6.) | Województwo | mazowieckie |
| 7.3.7.) | Kraj | Polska |
| 7.4.) | Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom? | Nie |
7UmowaSekcja 7
| Punkt | Pole | Wartość |
|---|---|---|
| 8.1.) | Data zawarcia umowy | 2023-01-02 |
| 8.2.) | Wartość umowy/umowy ramowej | 233915,27 PLN |
| 8.3.) | Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej | do 2023-12-31 |
8Informacje dodatkoweSekcja 8
W celu zapewnienia ciągłości pracy w Wydziałach użytkujących aplikację konieczne jest dalsze utrzymywanie aplikacji, wsparte usługą nadzoru autorskiego nad oprogramowaniem, z możliwością wprowadzania niezbędnych modyfikacji aplikacji, oraz zgłaszaniem błędów. Błędy są zgłaszane zarówno przez pracowników Urzędu Miasta Łodzi jak i Łódzkiego Ośrodka Geodezji. Urząd Miasta Łodzi, nie posiadając praw do kodów źródłowych użytkowanej aplikacji, może przeprowadzić postępowanie jedynie w trybie negocjacji z jednym wykonawcą.
W 2023 roku należy zapewnić wsparcie techniczne dla systemu z uwagi na wymogi prawa (przetwarzanie danych osobowych, RODO, KRI), możliwość zgłaszania błędów oraz rozszerzenie licencji w zakresie ilości skanowanych dokumentów.
Dodatkowo, wymiana oprogramowania na nowe wiązałaby się z poniesieniem dużo wyższych kosztów niż wykup usługi wsparcia, gdyż musiałby to być system wykonany na zamówienie, dostosowany do specyficznych potrzeb Miasta Łodzi i dodatkowo wdrożony w infrastrukturze Zamawiającego (w tym migracja danych). Na rynku informatycznym nie ma gotowych rozwiązań, które mogłyby wspomóc Zamawiającego w zakresie zarządzania aktami notarialnymi, ale również w archiwizowaniu operatów technicznych, które przyjęto do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego i przetworzono do postaci elektronicznej (zadania wykonywane przez ŁOG). Zwiększona cyfryzacja usług w wyniku pandemii wpłynęła na wzmożony popyt na specjalistów IT, w tym programistów, w Polsce i na świecie. Efektem tego jest bardzo duży wzrost kosztów związanych z wynagrodzeniem dla programistów. Zakup nowego oprogramowania wraz z kodami źródłowymi i wdrożeniem, oprócz tego, że jest procesem wymagającym czasu (około 1 roku), to ze względu na specyfikę oraz złożoność oprogramowania wymaga zabezpieczenia środków finansowych w wysokości kilkakrotnie przewyższających szacowany koszt utrzymania aplikacji funkcjonującej w UMŁ.
Urząd Miasta Łodzi nie posiadając praw do kodów źródłowych użytkowanej aplikacji może przeprowadzić postępowanie jedynie w trybie negocjacji z jednym Wykonawcą – firmą COMPAN System Sp. z o.o. posiadającą wyłączność do obsługi i modyfikacji aplikacji systemu do zarządzania aktami notarialnymi.
W związku z tym uzasadniona jest decyzja o wyborze trybu zamówienia z wolnej ręki, oparta o treść art. 304 i 305 w związku z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b, ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 11 września 2019 r. Dz. U. 2022 poz. 1710 ze zm., zgodnie z którym z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów, dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę.
Ponadto, zgodnie z art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, wydatek będzie dokonany w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metody i środków służących osiągnięciu założonych celów.
Analiza rynku
Typowy budżet zamawiającego w tej kategorii CPV, podobne postępowania oraz historia zamawiającego i rynek lokalny.
Typowy budżet w tej kategorii CPV
Jak liczymy benchmark?
Statystyki obliczamy z pola wartość szacunkowa zamówienia podanego przez zamawiającego w ogłoszeniu: to budżet planowany, nie zawsze odpowiada cenie kontraktowej po rozstrzygnięciu. Używamy percentyli (mediana, Q1, Q3), więc wyniki są odporne na pojedyncze ekstremalne ogłoszenia.
Podobne przetargi
Ta sama kategoria CPV, ostatni rok
Historia zamawiającego
Najnowsze postępowania tego podmiotu
Powiązane lokalnie
Aktywne w tym samym rynku lokalnym
Dokumenty i komunikacja
Platforma składania ofert, linki do dokumentacji i dane kontaktowe zamawiającego.
Platforma zakupowa
Miejsce składania ofert lub komunikacji z zamawiającym.