Usługa kompleksowej organizacji i obsługi trzech wydarzeń realizowanych przez Wydział FTIMS Politechniki Łódzkiej

1.1Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2Nazwa zamawiającego

Politechnika Łódzka Wydział Fizyki Technicznej, Informatyki i Matematyki Stosowanej

1.4Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 000001583

1.5Adres zamawiającego

1.5.1Ulica

Wólczańska 215

1.5.2Miejscowość

Łódź

1.5.3Kod pocztowy

93-005

1.5.4Województwo

łódzkie

1.5.5Kraj

Polska

1.5.6Lokalizacja NUTS 3

PL711 - Miasto Łódź

1.5.9Adres poczty elektronicznej

w7w7d@adm.p.lodz.pl

1.5.10Adres strony internetowej zamawiającego

www.ftims.p.lodz.pl

1.6Rodzaj zamawiającego

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7Przedmiot działalności zamawiającego

Edukacja

2.1Ogłoszenie dotyczy

Zamówienia publicznego

2.2Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług

Nie

2.3Nazwa zamówienia albo umowy ramowej

Usługa kompleksowej organizacji i obsługi trzech wydarzeń realizowanych przez Wydział FTIMS Politechniki Łódzkiej

2.4Identyfikator postępowania

ocds-148610-6064e632-a2ec-11ed-9236-36fed59ea7dd

2.5Numer ogłoszenia

2023/BZP 00080278

2.6Wersja ogłoszenia

01

2.7Data ogłoszenia

2023-02-03

2.8Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań

Tak

2.9Numer planu postępowań w BZP

2023/BZP 00027135/02/P

2.10Identyfikator pozycji planu postępowań

1.3.3 Usługa kompleksowej organizacji i obsługi trzech wydarzeń

2.11O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy

Nie

2.14Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Nie

2.16Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.1Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

www.zp.p.lodz.pl

3.2Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia

Nie

3.4Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej

Tak

3.5Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej

Zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia dostępne są na platformie zakupowej Zamawiającego:
https://plodz.ezamawiajacy.pl w zakładce „Strefa publiczna” - „Aktualne ogłoszenia o postępowaniach”

3.6Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej

Pokaż pełną treść (137 słów)

Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcą odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. poz. 2452).
2. W korespondencji kierowanej do Zamawiającego Wykonawcy powinni posługiwać się numerem przedmiotowego postępowania: W7/TP/01/2023
3. W przedmiotowym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu następujących środków komunikacji elektronicznej:
a) Platformy do obsługi postępowań przetargowych, dostępnej pod adresem: https://plodz.ezamawiajacy.pl w zakładce „Korespondencja”
- z zastrzeżeniem, iż oferta, może zostać przekazana wyłącznie za pomocą powyższej Platformy.
Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć wymagane przez Zamawiającego dokumenty pod rygorem nieważności w formie
elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub
podpisem osobistym.

3.8Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne

Nie

3.12Oferta - katalog elektroniczny

Nie dotyczy

3.14Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu

polski

3.15RODO (obowiązek informacyjny)

Pokaż pełną treść (81 słów)

Zamawiający informuje Wykonawcę, że zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia
Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z
przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne
rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 roku, str. 1), dalej „RODO”, administratorem danych
osobowych jest Politechnika Łódzka z siedzibą w 90-924 Łódź, przy ul. Żeromskiego 116.

4.1Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia

4.1.1Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe

Nie

4.1.2Numer referencyjny

W7/TP/01/2023

4.1.3Rodzaj zamówienia

Usługi

4.1.4Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania

Nie

4.1.5Wartość zamówienia

488420 PLN

4.1.8Możliwe jest składanie ofert częściowych

Nie

4.1.13Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia

Nie

4.2Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia

4.2.2Krótki opis przedmiotu zamówienia

Usługa kompleksowej organizacji i obsługi trzech wydarzeń:

• Polska Konferencja PP-RAI 2023
• Srebrne dyplomy Wydziału FTIMS PŁ
• XV Jubileuszowy Ogólnopolski Konkurs Zespołowego Tworzenia Gier Komputerowych

Opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 2 do SWZ.

4.2.6Główny kod CPV

79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

4.2.7Dodatkowy kod CPV

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.8Zamówienie obejmuje opcje

Nie

4.2.10Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej

od 2023-04-23 do 2023-06-30

4.2.11Zamawiający przewiduje wznowienia

Nie

4.2.13Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane

Nie

4.3Kryteria oceny ofert

4.3.1Sposób oceny ofert

Ocenie i porównaniu poddane zostaną oferty niepodlegające odrzuceniu. Zamawiający dokona oceny
ofert w zakresie kryteriów określonych w SWZ. Zamawiający dokona weryfikacji oraz przypisania punktów dla poszczególnych
kryteriów oceny ofert oraz wyliczy łączną ocenę punktową.

4.3.2Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert

Punktowo

4.3.3Stosowane kryteria oceny ofert

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

4.3.5Nazwa kryterium

Cena

4.3.6Waga

60

4.3.4Rodzaj kryterium

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5Nazwa kryterium

Kompetencje kadry prowadzącej warsztaty naukowe na Konferencji PP-RAI 2023 w zakresie liczby szkoleń o tematyce: „Zastosowanie uczenia maszynowego w obliczeniach kwantowych” , „Obliczenia ewolucyjne”, „Uczenie maszynowe do zastosowań grafiki trójwymiarowej na platformach sprzętowych” prowadzonych w ostatnich 3 latach

4.3.6Waga

15,00

4.3.4Rodzaj kryterium

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5Nazwa kryterium

Kompetencje kadry prowadzącej warsztaty naukowe na Konferencji PP-RAI 2023 w zakresie liczby publikacji z Impact Factor w ostatnich 5 latach

4.3.6Waga

15,00

4.3.4Rodzaj kryterium

aspekty społeczne, w tym integracja zawodowa i społeczna osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 ustawy

4.3.5Nazwa kryterium

Zatrudnienie osoby z orzeczonym stopniem niepełnosprawności do realizacji wydarzeń

4.3.6Waga

10

4.3.10Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert

Nie

5.1Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia

Nie

5.3Warunki udziału w postępowaniu

Tak

5.4Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu

Zgodnie z art. 57 Ustawy Pzp o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a) nie podlegają wykluczeniu, tj. wykażą brak podstaw do wykluczenia z postępowania
b) spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
I. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w powyższym zakresie.
II. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w powyższym zakresie.
III. sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w powyższym zakresie.
IV. zdolności technicznej lub zawodowej:
Wykonawca spełni warunek, jeśli przedstawi:
• wykaz min. 1 usługi organizacji wydarzeń (szkoleń, konferencji, itp.) dla jednostki publicznej wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat o wartości min. 300 000 zł każda obejmujących m.in. wyżywienie, zakwaterowanie, transport, opiekę merytoryczną, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączenie dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy – załącznik nr 6 SWZ,
• wykaz min. 2 usług cateringowych realizowanych dla min. 200 osób w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączenie dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy – załącznik nr 7 do SWZ,
• Wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego w zakresie realizacji warsztatów naukowych, które mają odbyć się na Polskiej Konferencji PP-RAI 2023, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – załącznik nr 8 do SWZ,
• dokumenty dotyczące podmiotu udostępniającego zasoby, w celu wykazania braku istnienia wobec niego podstaw wykluczenia oraz spełnienia warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby – jeżeli Wykonawca polega na zasobach podmiotu trzeciego.

5.5Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy

Tak

5.6Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu

W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu, Zamawiający zamiast podmiotowych środków dowodowych, żąda oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust.1 Ustawy Pzp.

5.7Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu

Zamawiający wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
a) Oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2019 r. poz. 369), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 5 do SWZ,
b) Oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust.1 Ustawy Pzp – Załącznik nr 4 do SWZ,
c) Wykaz min. 1 usługi organizacji wydarzeń (szkoleń, konferencji, itp.) dla jednostki publicznej wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat o wartości min. 300 000 zł każda obejmujących m.in. wyżywienie, zakwaterowanie, transport, opiekę merytoryczną, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączenie dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy – załącznik nr 6 do SWZ,
d) Wykaz min. 2 usług cateringowych realizowanych dla min. 200 osób w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączenie dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy – załącznik nr 7 do SWZ,
e) Wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego w zakresie realizacji warsztatów naukowych, które mają odbyć się na Polskiej Konferencji PP-RAI 2023, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – załącznik nr 8 do SWZ,
f) Dokumenty dotyczące podmiotu udostępniającego zasoby, w celu wykazania braku istnienia wobec niego podstaw wykluczenia oraz spełnienia warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby – jeżeli Wykonawca polega na zasobach podmiotu trzeciego.

5.8Wykaz przedmiotowych środków dowodowych

Na potwierdzenie, że oferowane usługi spełniają określone przez Zamawiającego wymagania w zakresie prowadzenia warsztatów naukowych w ramach Konferencji PP-RAI 2023, Zamawiający wymaga złożenia następujących przedmiotowych środków dowodowych:
- wykaz osób, które będą realizować program warsztatów „Zastosowanie uczenia maszynowego w obliczeniach kwantowych” wraz z podaniem planu/harmonogramu szkolenia oraz szkoleniowych materiałów prezentacyjnych;
- wykaz osób, które będą realizować program warsztatów „Obliczenia ewolucyjne” wraz z podaniem planu/harmonogramu szkolenia oraz szkoleniowych materiałów prezentacyjnych;
- wykaz osób, które będą realizować program warsztatów „uczenia maszynowego do zastosowań grafiki trójwymiarowej na platformach sprzętowych” wraz z podaniem planu/harmonogramu szkolenia oraz szkoleniowych materiałów prezentacyjnych;

5.9Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych

Nie

5.11Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów

Nie dotyczy

6.1Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe

Nie

6.3Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną

Nie

6.4Zamawiający wymaga wadium

Tak

6.4.1Informacje dotyczące wadium

Wysokość wadium wynosi: 7 000,00 zł (słownie: siedem tysięcy złotych 00/100)

6.5Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Nie

6.6Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia

W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika. Dokument pełnomocnictwa, z treści którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia tych Wykonawców należy załączyć do oferty.
Pełnomocnictwo powinno zawierać w szczególności wskazanie:
I. postępowanie o zamówienie publiczne którego dotyczy;
II. wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy z określeniem adresu, siedziby;
III. ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.
IV. dopuszcza się także złożenie cyfrowego odwzorowania pełnomocnictwa (sporządzonego uprzednio w formie pisemnej) opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z pełnomocnictwem w postaci papierowej dokonuje mocodawca lub notariusz w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 par. 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Cyfrowe odwzorowanie pełnomocnictwa nie może być poświadczone przez upełnomocnionego.

6.7Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane

Nie

7.1Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek

Nie

7.3Zamawiający przewiduje zmiany umowy

Nie

7.5Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia

Tak

7.6Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia

obejmujące, zgodnie z art. 96 ustawy: - aspekty społeczne

8.1Termin składania ofert

2023-02-13 10:00

8.2Miejsce składania ofert

Platforma do obsługi postępowań przetargowych dostępna pod adresem: https://plodz.ezamawiajacy.pl

8.3Termin otwarcia ofert

2023-02-13 10:15

8.4Termin związania ofertą

30 dni