Najem kserokopiarek na potrzeby Urzędu Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy przy ul. S. Żeromskiego 29 oraz al. Zjednoczenia 25 wraz z serwisem

Najem kserokopiarek na potrzeby Urzędu Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy przy ul. S. Żeromskiego 29 oraz al. Zjednoczenia 25 wraz z serwisem to dostawa ciągła, powtarzalna, która musi być świadczona w sposób nieprzerwany. Podstawową funkcją realizowaną przez urząd jest obsługa mieszkańców poprzez realizację zadań stanowiących władztwo administracji samorządowej. Zapewnienie działania urządzeń drukujących i kopiujących jest jednym z podstawowych elementów umożliwiających bieżącą pracę pracowników jednostki, tj. obsługę klienta zewnętrznego.
Zamawiający z należytym wyprzedzeniem podjął działania zmierzające do przeprowadzenia nowej procedury wyłonienia Wykonawcy dla przedmiotowej usługi ale aktualna dynamika zmian cen spowodowana sytuacją gospodarczą w kraju (stan zagrożenia epidemicznego, działania wojenne na ternie Ukrainy i spowodowana nimi fala uchodźców, inflacja, prognozowany wzrost stawki najniższego wynagrodzenia) skutkuje koniecznością znaczących aktualizacji szacunkowych wartości zamówień planowanych przez WAG a niezbędnych dla działania urzędu. Spowodowało to wysoki deficyt środków finansowych na realizację kolejnych zamówień głównie z powodu konieczności przeznaczenia dodatkowych środków finansowych w kwocie niemal 1.000.000 złotych na sfinansowanie zamówienia z tytułu zakupu energii elektrycznej. Sytuacja ta spowodowała brak środków finansowych na realizację zamówienia i nie pozwoliła na wcześniejsze wszczęcie procedury, której przedmiotem jest najem kserokopiarek.
Są to okoliczności, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć.
W takim stanie faktycznym powstało realne zagrożenie przerwania ciągłości możliwości użytkowania sprzętu drukującego i kopiującego przez pracowników urzędu.
Wobec powyższego koniecznym stało się zawarcie aneksu do aktualnie obowiązującej umowy na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Pojęcie niemożliwych do przewidzenia okoliczności odnosi się do okoliczności, których nie można było przewidzieć, pomimo odpowiedniego starannego przygotowania pierwotnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez instytucję zamawiającą, z uwzględnieniem dostępnych jej środków, charakteru i cech tego konkretnego zamówienia, dobrych praktyk w danej dziedzinie oraz konieczności zagwarantowania odpowiedniej relacji pomiędzy zasobami wykorzystanymi na przygotowanie postępowania, a jego przewidywalną wartością.
Podkreślić należy, ze pojęcie należytej staranności na płaszczyźnie prawa cywilnego obejmuje obowiązek staranności ogólnie wymaganej w stosunkach danego rodzaju (art. 355 § 1 i 2 k.c.). W konsekwencji, przez niemożność przewidzenia okoliczności skutkujących koniecznością dokonywania zmian umowy, nie należy rozumieć zdarzenia nie przewidywanego przez strony, lecz zdarzenie którego zaistnienie w normalnym toku rzeczy było mało prawdopodobne.