Świadczenie specjalistycznej, kompleksowej usługi transportu międzynarodowego wystawy „Landscapes of leisure”

Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) zawiera załącznik nr 5 oraz 5A do SWZ.
Świadczenie specjalistycznej kompleksowej usługi polegającej na międzynarodowym transporcie wystawy* „Landscapes of Leisure” na potrzeby prezentacji w Polskim Pawilonie podczas EXPO 2020 w Dubaju (Zjednoczone Emiraty Arabskie) polegającej w szczególności na:
1. przygotowaniu dokumentów transportowych obu wystaw, specjalistycznym pakowaniu obiektów w skrzynie transportowe o ile Wykonawca uzna, że dla bezpieczeństwa ładunku takie skrzynie są niezbędne (wówczas skrzynie dostarcza Wykonawca), załadunku, specjalistycznym transporcie międzynarodowym wystawy, nadzoru nad powierzoną wystawą, w szczególności w trakcie odpraw celnych, rozładunku oraz rozpakowaniu, koordynacji wszystkich czynności związanych z transportem;
2. załadunku, wyładunku, transportu, nadzoru osobistego w miejscach odbioru, tranzytowych i dostawy, koordynacja wszystkich czynności (usługa: ‘Nail2Nail’);
3. magazynowania przesyłek od momentu odebrania ich od producenta, który zostanie wskazany Wykonawcy przez IAM w terminie do 3 dni roboczych po podpisaniu umowy do momentu przekazania ich na wystawę w Pawilonie Polskim (I piętro magazyn) przy transporcie wywozowym, co potwierdzone będzie protokołem zdawczo – odbiorczym;
4. zapewnienia specjalistycznych materiałów do pakowania z uwzględnieniem specyfiki przewożonego obiektu, w tym zapewnienie skrzyń lub/i palet transportowych o ile takowe są niezbędne, przystosowanych do przewozu obiektu szczególnie wrażliwych (jeśli skrzynie posiadają drewniane elementy muszą być przed rozpoczęciem transportu fumigowane zgodnie z przepisami) – szczegółowe informacje na ten temat Wykonawca powinien uzyskać bezpośrednio od wydającego wystawę na etapie przygotowywania oferty;

* Pod pojęciem „wystawy” należy rozumieć całość, w tym elementy architektury wystawy jak również eksponaty wystawiennicze i elementy identyfikacji wizualnej

Warunki realizacji:
Głównym organizatorem pawilonu polskiego na EXPO 2020 jest Polska Agencja Inwestycji i Handlu (https://www.paih.gov.pl/pl). Jednocześnie, PAIH nie jest organizatorem targów EXPO 2020, których głównym organizatorem jest Biuro EXPO 2020 w Dubaju (https://www.expo2020dubai.com/ar).

Przed odbiorem obiektu Wykonawca zobowiązany jest do:
1. zweryfikowania „z natury” z producentem wystawy wymiarów i ilości elementów przekazywanych do transportu;
2. posiadania dobrze resorowanych, właściwie izolowanych i szczelnych kabin ładunkowych pojazdów do wszystkich transportów drogowych. Pojazdy ponadto powinny dysponować urządzeniami do unieruchamiania skrzyń lub/i palet we właściwej pozycji, zabezpieczeniami przed włamaniem, oraz muszą być wyposażone w platformę – podnośnik hydrauliczny;
3. załadunku i rozładunku transportowanej wystawy przez wyspecjalizowaną kadrę osób w podanych lokalizacjach u wydającego wystawę oraz rozładunku wystawy w obecności niezbędnych pracowników instytucji, z których i do których wystawa będzie transportowana;
4. ustalenia szczegółowego miejsca i daty odbioru wystawy bezpośrednio z wydającym i przyjmującym wystawę;
5. zapewnienia wszystkich wymaganych prawem formalności i procedur wywozowych, przywozowych, eksportowych, importowych, tranzytowych, wraz z pokryciem ewentualnych kosztów z nimi związanych; organizacji wszystkich wymaganych prawem formalności i licencji, formalności podatkowych w związku z czasowym wywozem oraz przywozem wystawy z zagranicy wraz z pokryciem wszelkich kosztów z nimi związanych, w tym odprawy końcowej folderów wymienionych jako Paleta #P1 w załączniku nr 5A;
6. zapewnienia na swój koszt pełnego ubezpieczenia, zgodnego z wymogami Zamawiającego, na czas świadczenia usługi. Ubezpieczenie będzie aktywne od momentu przekazania wystawy przez Zamawiającego do momentu przekazania wystawy osobie odpowiedzialnej w magazynie Polskiego Pawilonu w Dubaju (Polski Pawilon, Expo Road, Dubai South, Jebel Ali, Dubai, United Arab Emirates), (usługa Nail2Nail);
7. realizacji wszystkich czynności związanych z wystawą, w taki sposób, aby stan obiektów podczas ładowania, transportu i rozładowania nie uległ zmianie: obiekt musi być pakowany w odpowiednie materiały zabezpieczające poszczególne elementy wystawy przed uszkodzeniem podczas transportu, zawsze z uwzględnieniem specyfiki transportowanego obiektu oraz w uzgodnieniu ze stroną wydającą wystawę;
8. ubezpieczenia wystaw na czas transportu od wszelkich ryzyk (Cargo All Risk) do kwot podanych w załączniku nr 5A.
9. Wykonawca dokonujący kalkulacji ceny ofertowej zobowiązany jest do wzięcia pod uwagę konieczności wykonania innych usług nieokreślonych w opisie zamówienia, których wykonanie wynika z obowiązujących przepisów, standardów, procedur przy międzynarodowym transporcie ekspozycji (min.: magazynowanie ekspozycji przed terminem dostawy w Dubaju, ewentualne opłaty parkingowe, ewentualne opłaty za wjazd do centrów miast itp.).
10. Wykonawca dokonując kalkulacji ceny ofertowej zobowiązany jest do wzięcia pod uwagę konieczności odbioru ewentualnych skrzyń i/lub opakowań transportowych Wykonawcy z terenu wystawy przed godziną 7 rano, dzień po dostarczeniu transportu. Wykonawca musi we własnym zakresie zabezpieczyć miejsce przechowywania elementów powierzonych mu do przechowywania.
11. Po zakończonym prezentacji wystawy, Wykonawca dostarczy do magazynu Pawilonu Polskiego opakowania do zabezpieczenia obiektów. Termin dostawy zostanie ustalony z zamawiającym nie mniej niż 3 dni robocze przed terminem.
12. W związku z odrębnymi przepisami bezpieczeństwa i wjazdu na tereny EXPO 2020 w Dubaju, Wykonawca zgodnie z wytycznymi organizatora Expo 2020, zgłosi za pośrednictwem IAM, wjazd na teren Expo z IAM, w tym m.in. takie dane jak: dane kierowców, numery rejestracyjne pojazdów, numery kontaktowe do kierowców oraz szczegółową informację na temat ładunku.
13. Zamawiający zastrzega sobie udział osób trzecich w proces i nadzór pakowania wystaw.
14. Zamawiający dopuszcza łączenie transportów w ramach niniejszego zamówienia.
15. Wykonawca zobowiązuje się przez cały okres realizacji usługi prowadzić dedykowaną dla Wykonawcy info-linię w języku polskim lub/i angielskim, która w ciągu 60 minut od zgłoszenia będzie mogła udzielić Zamawiającemu szczegółowej informacji na temat statusu każdego z transportów.
Warunki transportu:
Transport będzie się odbywał zgodnie z następującym harmonogramem:
ETAP 1
Transport do Dubaju
Rodzaj transportu: lotniczy z terenu Unii Europejskiej
Miejsce odbioru: Magazyn zewnętrzny Muzeum Architektury we Wrocławiu
Północna 15/19, 54-105 Wrocław
Data odbioru: 01 marca 2022 r. (przedział godzinowy: 10-17 UWAGA: przedział godzinowy należy potwierdzić w trybie roboczym)
Miejsce dostawy: Magazyn Polskiego Pawilonu w Dubaju, pierwsze piętro (jest winda)
Expo Road, Dubai South, Jebel Ali, Dubai, United Arab Emirates
Data dostawy: noc 13.03.2022 (przedział godzinowy: po godzinie 02.00, przed godziną 6:00 rano – UWAGA: przedział godzinowy może ulec zmianom w związku z zobowiązaniami głównego organizatora EXPO 2020)
ETAP 2
Transport z Dubaju
Rodzaj transportu: lotniczy lub/i morski lub/i drogowy
Miejsce odbioru: Magazyn Polskiego Pawilonu w Dubaju, pierwsze piętro (jest winda)
Expo Road, Dubai South, Jebel Ali, Dubai, United Arab Emirates
Data odbioru: noc 01/02.04.2022 (przedział godzinowy: od godziny 22.00, przed godziną 9.00 rano – UWAGA: przedział godzinowy może ulec zmianom w związku z zobowiązaniami głównego organizatora EXPO 2020)
Miejsce dostawy: Magazyn zewnętrzny Muzeum Architektury we Wrocławiu
Północna 15/19, 54-105 Wrocław
Data dostawy: do 30 czerwca 2022 r. (przedział godzinowy: 8-15)

Obiekty transportowane wraz z ich wartością do ubezpieczenia:
Poza paletą opisaną jako Paleta #P1 zawierającą foldery, wymienione w załączniku nr 5A elementy wymagają odprawy czasowej. Paleta #P1 winna zostać odprawiona końcowo do Dubaju, a koszt tej odprawy końcowej i wszelkich innych opłat (w tym podatków i opłat celnych) spoczywa na Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić ten warunek przy kalkulacji oferty.
Podane w załączniku nr 5A wagi i wymiary uwzględniają wagi i wymiary opakowań w których wystawa zostanie wydana – odpowiednio – palety, case’y, skrzynie.
Lista znajduje się w załączniku nr. 5A

W dniu 04.03.2022 roku, wykonawca usługi transportu firma HANSA MESSE SPEED sp. Z o. o. poinformowała, że waga elementów wystawy, podana przez IAM w toku postępowania PZP jest mniejsza o 185 kg niż zmierzona (zdjęta z natury) przez w/w firmę podczas odprawy celnej. Partner wystawy – Muzeum Architektury we Wrocławiu wyjaśnił, że różnica wynika z wadliwie działającej wagi, którą dokonywali pomiaru przekazując nam dane dotyczące wagi, a które IAM wykorzystał w toku postępowania PZP na transport wystawy do Dubaju.