Obsługa bankowa gminnych jednostek organizacyjnych

Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje:
2.1. Otwarcie i prowadzenie 9 rachunków bieżących i 81 rachunków pomocniczych ,
2.2. realizację poleceń przelewu – przelewy ELIXIR ZUS, ELIXIR,
2.3. przyjmowanie wpłat gotówkowych,
2.4. dokonywanie wypłat gotówkowych,
2.5. uruchamianie w miarę potrzeb kredytu w rachunku bieżącym,
2.6. przyjmowanie środków na lokaty :
a) możliwość deponowania wolnych środków na lokatach automatycznego lokowania wolnych środków pieniężnych z konta budżetu Gminy i wskazanych jednostek organizacyjnych na lokaty overnight i weekendowe, bez względu na wysokość środków, na koniec dnia – ostatnia operacja dnia, powrót środków pieniężnych z lokaty wraz z odsetkami następnego dnia roboczego jako pierwsza operacja; bez opłat i prowizji;
b) możliwość deponowania wolnych środków na lokatach na warunkach negocjowanych (z wykorzystaniem poczty elektronicznej, telefonów); bez opłat i prowizji;
c) możliwość dostarczenia zamawiającemu (w celu użytkowania w trakcie trwania umowy) narzędzia umożliwiającego wyliczanie odsetek od zwracanych depozytów (wadiów, zabezpieczeń należytego wykonania umowy). Przykładowo oferowanym narzędziem może być: kalkulator online, aktualizowany arkusz kalkulacyjny, informacja przesyłana z banku e-mail z załączonym wyliczeniem itp.; bez opłat i prowizji,
2.7. zapewnienie możliwości funkcjonowania rachunków bankowych w systemie bankowości elektronicznej, bez opłat i prowizji. Zamawiający nie będzie obciążany prowizją za przewalutowanie wpłat dokonywanych przez kontrahentów rachunków prowadzonych w innych walutach.
2.8. zapewnienie właściwego użytkowania systemu bankowości elektronicznej: sprzęt, instalacja, aktualizacja, serwis i szkolenia, np.: kryptograficznego pozwalającego na bezpośrednie połączenie się z bankiem, udostępnienie i akceptacja usług w siedzibie Zamawiającego i jednostek organizacyjnych. System powinien spełniać wysokie standardy bezpieczeństwa zapewniać ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych
2.9. dostarczanie wraz z wyciągami bankowymi dowodów źródłowych, wynikających z operacji uznaniowych na rachunku bankowym. Zapewnienie możliwości drukowania wyciągów bankowych, bez opłat i prowizji.
2.10. w ramach systemu bankowości elektronicznej posiadacz rachunku będzie miał zapewnione w szczególności:
a) ścisłe określenie uprawnień użytkowników zarówno dla każdej funkcji oferowanej przez system, jak i dostępu do danych poszczególnych rachunków,
b) akceptacji transakcji z uwzględnieniem różnej klasy podpisów,
c) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym informacji o wszystkich operacjach i saldach na rachunku bieżącym i rachunkach pomocniczych;
d) przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi systemu według uzgodnionego miedzy stronami harmonogramu, który umożliwi bezpieczne rozpoczęcie użytkowania systemu bankowego od pierwszego dnia miesiąca obowiązywania umowy
e) informowania użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z systemem np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone prze bank)
f) telefoniczna obsługę typu help desk.
2.11. zapewnienie możliwości eksportu wyciągu do systemu księgowego, bez opłat i prowizji. Eksportowi powinny podlegać podatkowe dane , takie jak: imię i nazwisko, (nazwa kontrahenta), adres, numer klienta, kwota, tytuł płatności
2.12. „zerowanie” rachunków bankowych jednostek budżetowych Gminy Węgliniec zgodnie z dyspozycjami Gminy jako jednostki samorządu terytorialnego oraz dyspozycjami kierowników jednostek budżetowych, polegających na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na ww. rachunkach (np. odsetki bankowe) na wskazane rachunki, bez opłat i prowizji
2.13. udzielanie „na hasło” osobom upoważnionym przez posiadacza rachunku informacji telefonicznej o stanie salda na rachunkach i wszelkich operacjach przeprowadzonych danego dnia, bez opłat i prowizji
2.14. zapewnienie możliwości uzyskania przez Skarbnika Gminy lub osobę przez nich upoważnioną informacji o stanie rachunków jednostek organizacyjnych, bez prowizji i opłat
2.15. wprowadzenie i zapewnienie usługi rachunki masowe, systemu wirtualnych rachunków kontrahenckich, która umożliwi automatyczna identyfikacje masowych płatności i pozwala na:
a) uzyskanie szybkiego dostępu do pełnej informacji o dokonywanych wpłatach na rachunek klienta,
b) automatyzacje księgowania wpłat w systemie ewidencji należności konta.
2.16. obsługa kasowa Urzędu Gminy i Miasta Węgliniec obejmująca następujące czynności:
a) przyjmowanie wpłat gotówkowych dokonywanych przez osoby fizyczne, osoby prawne oraz inkasentów na poczet podatków i opłat, stanowiących dochody budżetu Gminy i Miasta Węgliniec,
b) przyjmowanie wpłat z tytułu opłat za dowody osobiste oraz wszelkich innych wpłat gotówkowych na rachunki bankowe Urzędu Gminy i Miasta, prowadzone w banku obsługującym,
c) dokonywanie wypłat gotówkowych według dyspozycji zamawiającego na standardowych dokumentach bankowych – czeki,
d) zapewnienie możliwości wnoszenia opłat bankowych kartą płatniczą, bez opłat i prowizji.
2.17. obsługa kasowa Miejsko – Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Węglińcu obejmująca następujące czynności:
a) przyjmowanie wpłat gotówkowych z tytułu dochodów należnych MGOPS oraz wszelkich innych na rachunki bankowe MGOPS, prowadzone w banku obsługującym,
b) dokonywanie wypłat zgodnie z ustawą o pomocy społecznej oraz innymi ustawami związanymi z realizacją świadczeń przez MGOPS, na podstawie list wypłat zatwierdzonych przez osoby upoważnione do dyspozycji pieniężnych w trybie i na zasadach określonych w załączniku nr 1 do ogólnych warunków umowy rachunku bankowego – przewidywana częstotliwość pięć razy w miesiącu – szacunkowa liczba wypłat ok. 140 szt.
c) dokonywanie wypłat stypendiów i zasiłków szkolnych – liczba wypłat ok. 2 szt. – częstotliwość – 3 razy w roku,
d) zapewnienie możliwości wnoszenia opłat bankowych karta płatniczą, bez opłat i prowizji.
2.18. obsługa kasowa Zakładu Usług Komunalnych w Węglińcu obejmująca następujące czynności:
a) przyjmowanie wpłat gotówkowych z tytułu dochodów należnych ZUK oraz wszelkich innych na rachunki bankowe ZUK, prowadzone w banku obsługującym,
b) zapewnienie możliwości wnoszenia opłat bankowych karta płatniczą, bez opłat i prowizji.
2.19. Za czynności wymienione w punkcie 2.16, 2.17 i 2.18 bank nie pobiera opłat od osób dokonujących wpłat lub otrzymujących wypłaty.
2.20. Wykonawca nie pobiera opłat, prowizji bankowych od niezaangażowanego kredytu tj. salda niewykorzystanej części kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym.
2.21. Odsetki od wykorzystanego kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym pobierane będą według zmiennej stawki procentowej ustalonej na bazie średniej stawki WIBOR jednomiesięczny w dniu podpisania umowy kredytowej powiększonej o marżę banku.
2.22. Obsługa bankowa obejmuje otwieranie, prowadzenie i likwidację rachunków, o których mowa w pkt. 2.1. oraz rachunków jednostek mogących powstać w przyszłości w wyniku połączenia, przekształcenia lub powołania nowych jednostek organizacyjnych Gminy Węgliniec jeśli wyrażą one zamiar skorzystania z obsługi bankowej na warunkach zadeklarowanych w ofercie.
2.23. Świadczenie usług wymienionych w punkcie 2.16, 2.17 i 2.18 będzie odbywać się w siedzibie Zamawiającego w dotychczasowym pomieszczeniu kasowym w godz. od 8.00 do 13.30. Pomieszczenie zostanie wydzierżawione dla Wykonawcy wg stawek określonych w Uchwale Rady Miejskiej w Węglińcu (na 2022 r. stawka czynszu wynosi – 12,00 zł/m2 + 23% VAT miesięcznie). Powierzchnia pomieszczenia wynosi 20 m2. Opłaty za korzystanie z mediów (tj. woda, c.o. energia elektryczna, wywóz nieczystości) w formie ryczałtu wynosić będzie 50% stawki czynszu. Stawka może ulec zmianie w przypadku zmiany Uchwały Rady Miejskiej w Węglińcu w sprawie ustalenia minimalnych stawek czynszu za wynajem, dzierżawę lokali użytkowych, nieruchomości gruntowych i lokali w obiektach zarządzanych przez gminne jednostki organizacyjne
2.24. Punkt kasowy znajdujący się w siedzibie Zamawiającego obsługuje przede wszystkim jednostki zamawiającego. W punkcie kasowym bank może świadczyć usługi bankowe dla innych podmiotów i osób, jednakże w odrębnym okienku kasowym.