Realizacja usługi zebrania informacji o rynku zagranicznym i organizacji spotkań biznesowych

1. Postępowanie prowadzone jest w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej pod adresem: https://arp.ezamawiajacy.pl
2. Pełną obsługę techniczną Platformy zakupowej świadczy firma Otwarty Rynek Elektroniczny S.A. z siedzibą w Warszawie (02-672), ul. Domaniewska 49. W przypadku ewentualnych problemów technicznych prosimy o kontakt z infolinią techniczną pod numerem +48 22 257 22 23 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 9.00-17.00), lub pod adresem e-mail: oneplace@marketplanet.pl.
3. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy w zakładce „Korespondencja”. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę wysłania na Platformie Zakupowej.
4. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując, w przypadku posiadania konta w Platformie Zakupowej, akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://oneplace.marketplanet.pl/regulamin_ezamawiajacy oraz uznaje go za wiążący. Sposób korzystania z Platformy zakupowej określono w instrukcji dla Wykonawcy znajdującej się w zakładce „Regulacje i procedury procesu zakupowego”.
5. Poniżej została określona instrukcja korzystania z Platformy zakupowej, tj.:
1) Zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Zamawiającego: https://arp.ezamawiajacy.pl lub https://oneplace.marketplanet.pl.
2) Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”.
3) Rejestracja Wykonawcy trwa maksymalnie do 2 dni roboczych. W związku z tym Zamawiający zaleca Wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia Oferty w postaci elektronicznej. Wykonawca wraz z potwierdzeniem złożenia wniosku rejestracyjnego otrzyma informacje, o możliwości przyspieszenia procedury założenia konta, wówczas należy skontaktować się pod numerem telefonu podanym w ww. potwierdzeniu.
4) Po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia Oferty w postępowaniu. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej. Za datę przekazania zaświadczeń oraz informacji przyjmuje się datę ich wysłania za pośrednictwem zakładki „Korespondencja”.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem da-nych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1) administratorem danych osobowych jest Agencja Rozwoju Pomorza S.A., Al. Grunwaldzka 472 D, 80-309 Gdańsk, NIP 583-000-20-02, Regon 190044530, adres e-mail: sekretariat@arp.gda.pl, tel. +48 58 32 33 101, fax +48 58 32 33 200;
2) inspektorem ochrony danych osobowych w Agencji Rozwoju Pomorza S.A. jest Lucjan Brudzyński, kontakt: rodo@arp.gda.pl;
3) dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego;
4) odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o ustawę Pzp oraz Otwarty Rynek Elektroniczny Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie (adres: Domaniewska 49, 02-672 Warszawa), wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000041441, REGON: 017282436, NIP: 526-25-35-153, właściciel Platformy zakupowej, na której Zamawiający prowadzi postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
5) dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją Umowy o dofinansowanie do upływu terminów wynikających z tej Umowy, nie krócej niż do dnia 31 grudnia 2028 r.;
6) obowiązek podania danych osobowych bezpośrednio dotyczących wykonawcy będącego osobą fizyczną jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
7) w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8) osoba, której dane są przetwarzane, posiada:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania jej danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;
9) osoba, której dane są przetwarzane, nie posiada:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawa do usunięcia danych osobowych;
b) prawa do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawa sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi zebrania informacji o rynku zagranicznym i organizacji spotkań biznesowych - rynek Stanów Zjednoczonych Ameryki, Dystrykt Kolumbii.
2. Szczegółowo przedmiot zamówienia opisany został w OPZ – Załączniku nr 6 do SWZ oraz wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ.

1) Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał co najmniej dwie usługi organizacji i umawiania spotkań biznesowych (matchmakingowych) z zagranicznymi przedsiębiorstwami (nie mającymi siedziby w Polsce), w tym przynajmniej jedna usługa zrealizowana była na rynku zagranicznym wskazanym w przedmiocie zamówienia danej części, to jest:
- w zakresie części nr 1 – 6 – dowolnego kraju Skandynawii (to jest rynku Szwecji, Dani, Norwegii lub Finlandii)
- w zakresie części 7 – Wielkiej Brytanii
- w zakresie części 8 – dowolnego stanu Stanów Zjednoczonych Ameryki
2) Wykonawca wykaże, że skieruje do realizacji zamówienia (dysponuje lub będzie dysponował) co najmniej jedną osobę, która:
a. uczestniczyła w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert w realizacji co najmniej dwóch usług umawiania i organizacji spotkań biznesowych (matchmakingowych) z zagranicznymi przedsiębiorstwami (nie mającymi siedziby w Polsce), w tym przynajmniej jedna usługa zrealizowana była na rynku zagranicznym wskazanym w przedmiocie zamówienia danej części tj.:
- w zakresie części nr 1 – 6 dowolnego kraju Skandynawii, (to jest rynku Szwecji, Dani, Norwegii lub Finlandii)
- w zakresie części 7 – Wielkiej Brytanii
- w zakresie części 8 – dowolnego stanu Stanów Zjednoczonych Ameryki
Uczestnictwo w realizacji usługi organizacji i umawiania spotkań biznesowych oznacza bezpośredni udział wskazanej osoby w pracach związanych z wyszukiwaniem i nawiązywaniem kontaktów i doprowadzeniem do minimum dwóch spotkań pomiędzy dwoma lub więcej przedsiębiorcami.
b. i posługuje się co najmniej w stopniu C2 (Proficient (Mastery) wg. Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego – ESOKJ) językiem angielskim lub językiem urzędowym kraju, w którym odbędzie się misja, a więc:
- w zakresie części nr 1 – Norwegii
- w zakresie części nr 2-6 – Szwecji
- w zakresie części nr 7 – Wielkiej Brytanii
- w zakresie części nr 8 – dowolnego stanu Stanów Zjednoczonych Ameryki

Warunki określone w pkt 2) lit. a i b musi spełniać łącznie jedna osoba. W przypadku złożenia przez Wykonawcę oferty na więcej niż jedną część przedmiotu zamówienia, Wykonawca musi wykazać, że skieruje do realizacji każdej części zamówienia osobę/y spełniającą/e wyżej określone warunki przewidziane dla tej części przy uwzględnieniu, że do realizacji różnych części mogą być skierowane te same osoby.

UWAGA!
W przypadku gdy Wykonawca realizował zamówienie jako jeden z grupy Wykonawców (konsorcjum) może powoływać się jedynie na swoje własne, realne doświadczenie, które zdobył realizując daną część zamówienia, która została mu przypisana w ramach grupy, tzn. może wykazywać się doświadczeniem jedynie w zakresie, jaki rzeczywiście dany podmiot wykonywał. Doświadczenia nie uzyskuje się̨ poprzez sam udział w konsorcjum, lecz poprzez konkretne czynności realizowane w jego ramach.

Wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty:
a) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu według wzoru określonego w załączniku nr 2 do SWZ,
b) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie, o którym mowa w lit. a, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamó-wienie. Oświadczenie to ma potwierdzić brak podstaw wykluczenia oraz spełnienie wa-runków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia;
c) Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępnia-jących zasoby, przedstawia oświadczenie, o którym mowa w lit. a, podmiotu udostępniają-cego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby;

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia następujących oświadczeń lub dokumentów:
1) wykazu usług (w zakresie wskazanym w rozdz. VI ust. 1 pkt 1.2. ppkt 1 SWZ) wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zo-stały wykonane (wg wzoru wskazanego w Załączniku nr 3 do SWZ) oraz załączeniem dowo-dów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o któ-rych mowa, są:
a. referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane,
b. a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy;
2) wykazu osób (w zakresie wskazanym w rozdz. VI ust. 1 pkt 1.2. ppkt 2 SWZ), skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wyko-nywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ).
3) dokumentów dotyczących podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy, w celu wykazania spełnienia w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby, warunków udziału w postępowaniu – jeżeli wykonawca polega na zasobach podmiotu trzeciego.

1. Wraz z ofertą należy złożyć Wykaz doświadczenia stanowiący załącznik nr 7 do SWZ.
2. Wykaz doświadczenia będzie oceniany w ramach kryterium oceny ofert „Doświadczenie osób realizujących zamówienie (PK2)”.
3. Niezłożenie oświadczeń lub dokumentów wskazanych w ust. 1 lub złożenie dokumentów wskazujących na niezgodność oferowanych usług z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia będzie skutkowało przyznaniem Wykonawcy 0 pkt w kryterium „Doświadczenie osób realizujących zamówienie (PK2)”.

Wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty:
a) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu według wzoru określonego w załączniku nr 2 do SWZ,
b) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie, o którym mowa w lit. a, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to ma potwierdzić brak podstaw wykluczenia oraz spełnienie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia;
c) Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia oświadczenie, o którym mowa w lit. a, podmiotu udostępniają-cego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby;
d) zobowiązanie podmiotu trzeciego, o którym mowa w rozdziale VI ust. 4 i 5 SWZ, jeżeli wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu trzeciego;
e) pełnomocnictwa lub inne dokumenty, z których wynika prawo do złożenia oferty oraz innych dokumentów składanych wraz z ofertą;
f) pełnomocnictwa do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ewentualnie umowa o współdziałaniu z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo;
g) inne dokumenty wymienione w SWZ

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia:
1) w przypadku spółki cywilnej Zamawiający przyjmuje, że Wykonawcami są wspólnicy spółki cywilnej, których udział w postępowaniu traktowany jest jako wspólne ubieganie się o udzielenie zamówienia w rozumieniu art. 58 ust. 1 ustawy Pzp;
2) Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;
3) Pełnomocnictwo do dokonywania czynności, o których mowa w pkt 2 powinno mieć postać dokumentu stwierdzającego ustanowienie pełnomocnika, podpisanego przez uprawnionych do ich reprezentacji przedstawicieli wszystkich pozostałych Wykonawców. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty;
4) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy;
5) Oferta musi być podpisana w taki sposób, by wiązała wszystkich Wykonawców występujących wspólnie;
6) Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą z Wykonawcą występującym jako pełnomocnik pozostałych (liderem);
7) Jeżeli została wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców;
8) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają łącznie Formularz ofertowy.
9) W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub do-świadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

1) terminu realizacji przedmiotu umowy i poszczególnych obowiązków, 2) warunków i terminów płatności, 3) zmiany osoby realizującej zamówienie wskazanej w ofercie, 4) wysokości wynagrodzenia, 5) sposobu realizacji spotkań, objętych zakresem pkt 2 ppkt 2 OPZ z potencjalnymi kontrahentami i zorganizowanie ich w systemie zdalnym poprzez platformy komunikacji internetowej z jednoczesną zmianą wysokości wynagrodzenia odpowiednią do zmienionego zakresu zamówienia. 2. Zmiany, o których mowa w ust. 1 nastąpią jedynie w następujących uzasadnionych przypadkach: 1) w przypadku wystąpienia „siły wyższej”. Pod pojęciem siły wyższej Zamawiający rozumie okoliczności, które pomimo zachowania należytej staranności są nieprzewidywalne oraz, którym nie można zapobiec lub przeciwstawić się skutecznie; 2) w zakresie ust. 1 pkt 1 w przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających lub utrudniających organizację spotkania stacjonarnego na rynku zagranicznym z przyczyn niezależnych od stron, w tym przede wszystkim związanych z pandemią COVID-19 ograniczeniami w podróżowaniu nałożonymi przez władze Polski lub władze państwa celu, obowiązkiem odbycia kwarantanny lub wyrażenia woli przez firmę korzystającą z usług Brokera zagranicznego rezygnacji z organizacji spotkania stacjonarnego na rynku zagranicznym, umotywowanej obawami przed podróżowaniem związanymi z pandemią COVID-19, odwołaniem lub przełożeniem planowanych spotkań przez kooperantów argumentowanych ograniczeniami spowodowanymi pandemią lub obawami przed zarażeniem się COVID – 19; 3) w zakresie ust. 1 pkt 1 w przypadku, gdy firma korzystająca z usług Brokera zagranicznego uchyla się od wykonania obowiązków, co uniemożliwia Wykonawcy realizację zamówienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego; 4) w zakresie ust. 1 pkt 2 w przypadku: zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w trakcie realizacji umowy; 5) w zakresie ust. 1 pkt 3 w przypadku wystąpienia niezawinionych przez Wykonawcę i niezależnych od niego okoliczności uniemożliwiających realizację zamówienia zgodnie z ofertą, przy czym zmiana będzie możliwa pod warunkiem zapewnienia przez Wykonawcę nowej osoby, która posiadać będzie doświadczenie zawodowe: a) w zakresie określonym w SWZ i ofercie Wykonawcy, nie mniejsze niż osoba zastępowana – w przypadku zastąpienia osoby, której doświadczenie było oceniane w ramach kryterium poza cenowego, b) w zakresie wymaganym w SWZ – w przypadku zastąpienia osoby, której doświadczenie nie było oceniane w ramach kryterium poza cenowego. 6) w zakresie ust. 1 pkt 4 w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa dotyczących stawki VAT, przy czym wysokość wynagrodzenia netto pozostanie bez zmian. 7) w zakresie ust. 1 pkt 5 w przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających lub utrudniających organizację spotkania stacjonarnego na rynku zagranicznym z przyczyn niezależnych od stron, w tym przede wszystkim związanych z pandemią COVID-19, ograniczeniami w podróżowaniu nałożonymi przez władze Polski lub władze państwa celu, obowiązkiem odbycia kwarantanny, 8) w zakresie ust. 1 pkt 5 w przypadku wyrażenia takiej woli przez firmę korzystającą z usług Brokera zagranicznego, umotywowanej uzasadnionymi obawami przed podróżowaniem związanymi z pandemią COVID-19. 3. Zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.