Usługa obsługi klienta w Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z 18 lipca 2002 o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344).
2. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu miniPortalu (https://miniportal.uzp.gov.pl/) oraz ePUAP (https://epuap.gov.pl/wps/portal) oraz poczty elektronicznej.

1. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Regulaminie korzystania z miniPortalu, Instrukcją użytkownika systemu miniPortal-ePuap oraz Warunkach korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP).
2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto na ePUAP. Wykonawca posiadający konto na ePUAP ma dostęp do formularzy: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do formularza do komunikacji.
3. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do komunikacji wynosi 150 MB.
4. Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na ePUAP.
5. Postępowanie oznaczone jest znakiem PZP.271.32.2021 a Wykonawcy powinni we wszelkich kontaktach z Zamawiającym powoływać się na wyżej podane oznaczenie.
6. Dokumenty elektroniczne składane przez Wykonawcę muszę być sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Ministra Rozwoju Pracy i Technologii z 23 grudnia 2020 w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.
7. Zgodnie z art. 63 ust. 2 ustawy w postępowaniu o udzielenie zamówienia ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. Urz. UE L 119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN,
2) administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: iod@polin.pl,
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego,
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy,
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO,
8) posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia),
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników),
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego),
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,
9) nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
10) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa obsługi klienta w Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN, w zakresie opieki nad wystawą stałą oraz wystawą czasową, w szczególności usługa polegająca na udzielaniu podstawowych informacji na temat wystawy czasowej i galerii wystawy stałej oraz okresu historii, którego dana galeria dotyczy, asyście przy obsłudze urządzeń i aplikacji multimedialnych na wystawie stałej i czasowej, informowaniu o kierunkach zwiedzania, uzupełnianiu materiałów eksploatacyjnych w galeriach wystawy stałej, zgłaszaniu usterek i sytuacji niebezpiecznych do właściwych działów/ osób, przeprowadzaniu obchodu wystaw sprawdzając czy nie pojawiły się żadne usterki/ zniszczenia, udzielaniu informacji o aktualnej ofercie Muzeum, odpowiadanie na skargi zwiedzających.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz opis sposobu wykonania zamówienia zawiera Opis Przedmiotu Zamówienia (dalej: „OPZ”), stanowiący załącznik nr 1 do SWZ.

1. Zamawiający zleca usługę w ramach zamówienia podstawowego, które obejmie minimalnie 5400 godzin świadczenia usługi, a maksymalnie 10 813 godzin świadczenia usługi oraz może zlecić usługę w ramach Prawa opcji.
Skorzystanie przez Zamawiającego z zastrzeżonego prawa opcji ma charakter fakultatywny, co oznacza, że w razie nie skorzystania, jak i częściowego skorzystania przez Zamawiającego z tego prawa, Wykonawcy nie będzie przysługiwało roszczenie o wykonanie zamówienia opcjonalnego, ani roszczenie odszkodowawcze.

2. Zakres opcjonalny zamówienia nie przekroczy 1956 godzin świadczenia usługi.
3. Zamawiający będzie zgłaszał Wykonawcy usługę objętą zamówieniem podstawowym w przesyłanym mailowo harmonogramie, uwzględniającym godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz wyszczególnione stanowiska pracy. Harmonogram pracy będzie przesyłany na cały miesiąc kalendarzowy, nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem miesiąca świadczenia usługi.
4. W ramach zakresu opcjonalnego zamówienia, Zamawiający przewiduje realizację usług na stanowiskach: wydawania tourguidów, wydawania audioguidów, szatni, biletera, infolinii do obsługi Akcji Żonkile, jeśli Zamawiający będzie realizował wydarzenia dodatkowe oraz jeśli zajdzie konieczność uruchomienia wyżej wymienionych stanowisk.
5. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o realizację opcjonalnego zakresu zamówienia w całości lub części.
6. Zamawiający może zgłaszać Wykonawcy potrzebę wykorzystania godzin objętych zakresem opcjonalnym zamówienia mailowo, w terminie nie krótszym niż 7 dni przed terminem rozpoczęcia świadczenia usługi objętej opcjonalnym zakresem zamówienia, Zamawiający może ująć te godziny w harmonogramie obejmującym zamówienie podstawowe, przy czym godziny w ramach zamówienia opcjonalnego zostaną w tym harmonogramie wyraźnie wyróżnione.
7. Zamawiający może jednorazowo zamawiać od 10 do 120 godzin w ramach zakresu opcjonalnego zamówienia.
8. Zastosowanie prawa opcji oznacza, że wskazana w OPZ liczba godzin w ramach zamówienia podstawowego może ulec zwiększeniu o 1956 godzin w ramach Prawa opcji, w związku z czym:
1) maksymalna liczba godzin świadczenia Usług z uwzględnieniem Prawa opcji nie może przekroczyć 12 769 godzin, z zastrzeżeniem, że:
a) 10 813 godzin dotyczy zakresu zamówienia podstawowego;
b) 1 956 godzin dotyczy zakresu objętego Prawem opcji;3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z Prawa opcji (w całości lub w części) w sytuacji, w której będzie to leżało w interesie Zamawiającego i będzie wynikało z jego bieżących potrzeb.
9. Prawo opcji jest jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie ma obowiązku skorzystać w ramach realizacji przedmiotu Umowy. W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z Prawa opcji Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu.
10. Warunki skorzystania z Prawa opcji:
1) skorzystanie z Prawa opcji uzależnione jest od potrzeb Zamawiającego;
2) Zamawiający może zgłaszać Wykonawcy potrzebę wykorzystania godzin objętych zakresem Prawa opcji w formie mailowej, w terminie nie krótszym niż 7 dni przed rozpoczęciem świadczenia Usług objętych Prawem opcji. Zamawiający może ująć te godziny w harmonogramie, o którym mowa w § 7 ust. 1 Umowy, przy czym godziny w ramach zakresu objętego Prawem opcji zostaną w tym harmonogramie wyraźnie wyróżnione;
3) w sytuacji, w której pojawią się nieprzewidziane w harmonogramie wydarzenia, Zamawiający ma prawo przekazać Wykonawcy informację o potrzebie skorzystania z godzin w ramach Prawa opcji w terminie minimum 72 godzin przed rozpoczęciem świadczenia Usług, zaś Wykonawca jest zobligowany do zapewnienia obsługi tego wydarzenia;
4) Zamawiający może jednorazowo zamawiać od 10 do 120 godzin w ramach Prawa opcji.

1. Przedmiotem zamówienia będzie usługa obsługi klienta w Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN, a w szczególności usługa polegająca na opiece nad wystawą stałą i opiece nad wystawą czasową.
2. W ramach usługi zlecane będą zadania obejmujące:
1) Usługę obsługi wystawy stałej
2) Usługę obsługi wystawy czasowej
3) Usługę obsługi szatni i stanowiska wydawania audioprzewodników
4) Usługę obsługi tourguidów (sprzęt ułatwiający zwiedzanie z przewodnikiem)
5) Usługę obsługi wydarzeń dodatkowych
3. Szczegółowy opis zakresu zadań na każdym z powyższych stanowisk znajduje się
w Rozdziale III „Opis zakresu usługi” w Opisie przedmiotu zamówienia podstawowego.
4. Usługi zlecane będą mailowo, w przesyłanym w załączniku harmonogramie, uwzględniającym godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz wyszczególnione stanowiska pracy. Harmonogram przesyłany będzie na cały miesiąc kalendarzowy, nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem miesiąca świadczenia usługi.
5. Wynagrodzenie za każdy miesiąc będzie obliczone jako iloczyn liczby godzin świadczenia Usługi zrealizowanych w danym miesiącu oraz ceny jednostkowej za jedną godzinę świadczenia Usług.
6. Zamówienie o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7) Ustawy, stanowi 50% wartości zamówienia podstawowego. Wartość zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług wynosi: 188 345,00 PLN netto.
7. Umowa zostanie zawarta na czas oznaczony do czasu wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług.
8. Zamawiający, na podstawie art. 95 ust. 1 Ustawy wymagał będzie zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia w rozumieniu przepisów ustawy z 26 czerwca 1974r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.).

posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na sumę gwarancyjną nie niższą niż: 250 000 PLN 4) zdolności technicznej lub zawodowej: a) w celu potwierdzenia spełnienia warunku w zakresie posiadania zdolności technicznej lub zawodowej, wykonawca zobowiązany jest wykazać, iż w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał (w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych – wykonuje) należycie co najmniej jedną usługę w zakresie usługi obsługi klienta w instytucjach kultury, kinach, teatrach lub domach kultury o wartości nie mniejszej niż: 350 000 PLN netto. Przez obsługę klienta Zamawiający rozumie wszystkie czynności związane z obsługą pobytu klientów/zwiedzających na terenie obiektu w szczególności: informowanie o kierunkach poruszania się, informowanie o ogólnej tematyce/zakresie oferty, zarówno w rozmowach bezpośrednich, jak i w rozmowach telefonicznych, umiejętność porozumiewania się z klientami z różnych środowisk i kultur, aktywne słuchanie oraz odpowiadanie na uwagi i skargi klientów obiektów, obsługa szatni, wydawanie sprzętu niezbędnego do zwiedzania obiektu. W odniesieniu do usług powtarzających się lub ciągłych - (tj. usług wykonywanych/niezakończonych) weryfikacja w zakresie spełnienia warunku odnoszącego się do wartości usługi, zostanie dokonana na dzień upływu składania ofert.

3. Podmiotowe środki dowodowe wymagane od Wykonawcy to:
1) oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z 16 lutego 2007 o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2021 r. poz. 275), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej, stanowiące załącznik nr 6 do SWZ;
2) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem oferty, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

3) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich pięciu lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w zakresie zgodnym z opisanym w Rozdziale VII „Warunki udziału w postępowaniu” pkt 2 ppkt 4 lit. a) SWZ w wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane
w okresie ostatnich 3 miesięcy - załącznik nr 4 do SWZ;

4) dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż: 250 000 PLN (dwieście pięćdziesiąt tysięcy złotych) wraz z potwierdzeniem jego opłacenia.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia to potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.
4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.