HENSFORT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, NIP 7952233643
HENSFORT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ zaprasza do złożenia oferty na realizację usług związanych z projektowaniem marki (innowacja marketingowa) oraz wdrożeniem innowacji organizacyjnej i procesowej. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA – ZAKRESU USŁUGI: W ODNIESIENIU DO INNOWACJI MARKETINGOWEJ 1.Opracowanie Księgi znaku dla odświeżonej marki HENSFORT, 2.Opracowanie logo i nazwy dla submarki, 3.Zaprojektowanie akcydensów i drukowanych materiałów firmowych, 4. Zaprojektowanie gadżetów firmowych, 5.Opracowanie koncepcji interaktywnych wizualizacji/animacji produktów na potrzeby promocyjno-szkoleniowe, 6.Opracowanie projektów/wytycznych w zakresie aranżacji salonów, 7.Zbudowanie spójnego systemu nazewnictwa dla nowych produktów, 8.Opracowanie strategii promocji w wyszukiwarkach internetowych, 9. Opracowanie strategii promocji w mediach społecznościowych. W ODNIESIENIU DO INNOWACJI ORGANIZACYJNEJ I PROCESOWEJ 1.Opracowanie modelowego procesu obsługi klienta, 2.Opracowanie kompleksowego modelu procesu rozwoju produktu. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA – ZAKRESU USŁUGI ZNAJDUJE SIĘ W ZAPYTANIU OFERTOWYM ZAŁĄCZONYM DO NINIEJSZEGO OGŁOSZENIA. POTENCJALNI OFERENCJI MAJĄ OBOWIĄZEK ZAPOZNANIA SIĘ Z OPISEM USŁUGI W ZAPYTANIU OFERTOWYM. WYMOGI CO DO ZESPOŁU ODPOWIEDZIALNEGO ZA REALIZACJĘ USŁUG Zespół odpowiedzialny za realizację usługi składać się powinien z co najmniej następujących specjalistów: a) Project Manager, b) Specjalista ds. strategii marki, c) Copywriter, d) Specjalista ds. marketingu, e) Grafik – minimum 2 stanowiska, f) Specjalista do SEO/SEM. Minimalny skład zespołu to 4 osoby – jedna osoba może pełnić 2 funkcje w zespole (np. grafik może pełnić również funkcję project managera). Wymagania co do zespołu to m.in.: •Co najmniej 3 lata doświadczenia eksperta w zakresie zbieżnym z zakresem zadań, do których jest delegowany w ramach usługi; •Co najmniej 3 zrealizowane projekty, które dotyczyły pracy w obszarze nowo wdrażanych marek/submarek. Weryfikacja wymagań na podstawie CV ekspertów. SPOTKANIA KONSULTACYJNE Usługi powinny odbywać się przy aktywnej współpracy ze Zleceniodawcą. W związku z powyższym w trakcie realizacji usług konieczne będą co najmniej 6 spotkań konsultacyjnych ekspertów Wykonawcy z przedstawicielami Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego. Wymagania w zakresie spotkań konsultacyjnych: w spotkaniach musi każdorazowo brać udział co najmniej 2 osoby spośród zespołu odpowiedzialnego za realizację usługi, każde spotkanie trwać będzie co najmniej 3 godziny (180 minut), METODOLOGIA REALIZACJI USŁUGI Metodologia realizacji usługi winna uwzględniać wszystkie wyszczególnione informacje w niniejszym zapytaniu, w tym m.in.: specyfikę realizacji usługi, zakres prac projektowych, specyfikę założeń projektowanej marki, specyfikę branży. Metodologia winna zostać szczegółowo opisana w dokumencie Plan realizacji usługi. Do zadań Oferentów należy odpowiednie przedstawienie metodologii realizacji usługi i uzasadnienie, iż jest ona adekwatna do przedmiotu niniejszego zapytania ofertowego oraz do branży, w której działa Zamawiający. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odrzucenia ofert, w przypadku, gdy uzna, iż zaproponowana metodologia jest nieadekwatna do zakresu realizacji usługi lub do branży Zamawiającego. Oferenci winni zastosować się do minimalnych limitów znaków w zakresie opisania metodologii realizacji usługi oraz uzasadnienia metodologii. INFORMACJE DODATKOWE W ramach wynagrodzenia za świadczoną usługę doradczo-projektową odrębnie dla każdej części Wykonawca winien skalkulować wszelkie koszty ponoszone w związku z realizacją usługi m.in.: • wynagrodzenie Wykonawcy, • opracowanie i wydruk materiałów dotyczących procesu projektowego, • dojazd do Zamawiającego (w związku z koniecznością zrealizowania spotkań konsultacyjnych), • wydatki bieżące związane z pracą Wykonawcy – telefon, materiały biurowe itp. Po zakończeniu świadczenia usługi Wykonawca winien przedstawić: • kolorowe wizualizacje projektów graficznych, • pełną dokumentacją graficzną, • źródłowe pliki projektów graficznych umożliwiające ich edycję. • powyższa dokumentacja winna być dostarczona na zewnętrznym nośniku danych. Zamawiający zastrzega sobie możliwość prowadzenia bieżącego nadzoru na każdym etapie realizacji zamówienia. Sposób i rodzaj nadzoru będą doprecyzowane przed podpisaniem umowy. Do opracowanych materiałów w ramach usługi uwagi wnosić może Zamawiający - Wykonawca winien uwzględnić wskazane uwagi i zastrzeżenia. Oferent winien przedstawić proponowany przez siebie do realizacji Plan realizacji usługi zgodnie z załączonym wzorem. Plan w szczególności odnosi się do: • zakresu merytorycznego realizowanej usługi, • harmonogramu realizowanej usługi, • przypisania poszczególnych ekspertów do zadań, • wskazania metodologii realizowanej usługi.
Przemyśl, Przemyśl, podkarpackie
Kryterium cenowe
A. Kryterium Cena netto w PLN lub EUR zostanie obliczone wg następującego wzoru: -najniższa zaproponowana cena netto za wykonanie przedmiotu zamówienia/cena netto badanej oferty za wykonanie przedmiotu zamówienia) x 60 punktów
Kryterium 2
B. Kryterium Ilość osób delegowanych do realizacji usługi zostanie obliczone wg następującego wzoru: •4 osoby – 0 punktów, •5 osób – 5 punktów, •6 osób – 10 punktów, •7 osób – 15 punktów, •8 osób – 20 punktów, •9 osób – 25 punktów.
Kryterium 3
C. Kryterium Ilość proponowanych koncepcji logotypu dla odświeżonej marki HENSFORT: •2 koncepcje – 0 punktów •3 koncepcje – 5 punktów
Kryterium 4
D. Kryterium Ilość proponowanych koncepcji logotypu dla nowej submarki •2 koncepcje – 0 punktów •3 koncepcje – 5 punktów
Kryterium 5
E. Kryterium Ilość proponowanych koncepcji dla kompletu 8 gadżetów firmowych •2 koncepcje – 0 punktów •3 koncepcje – 5 punktów
O realizację powyżej opisanej usługi mogą się ubiegać wszystkie podmioty, które: a) Dysponują co najmniej 4-osobowym zespołem projektowym spełniającym wymogi określone w zapytaniu ofertowym. b) Przedstawią plan (metodykę) realizacji usługi, która jest adekwatna do przedmiotu zamówienia i branży, w której działa Zamawiający. c) Posiadają udokumentowane doświadczenie w zakresie realizacji co najmniej 5 usług dotyczących kompleksowego zaprojektowania nowej bądź zredefiniowania funkcjonującej marki/submarki, które zostały wdrożone w ciągu ostatnich 5 latach na rynek, a których realizacja składała się z następujących elementów: - opracowanie katalogu produktów dla marki/submarki; - opracowanie księgi znaku dla marki/submarki; -opracowanie strategii promocji w wyszukiwarkach internetowych. d) Posiadają udokumentowane doświadczenie w zakresie realizacji, co najmniej 2 usług swoim zakresem zbliżonych do zakresu niniejszego zamówienia, gdzie wartość każdej usługi wyniosła co najmniej 50 tys. PLN netto w ciągu ostatnich 5 lat. e) nie są powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, tzn. nie występują wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Oferent, aby mógł ubiegać się o realizację powyższej usługi musi złożyć następujące dokumenty: 1. Formularz ofertowy – załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 2. Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych pomiędzy Oferentem a Zamawiającym – załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. 3. Plan realizacji usługi – zgodnie z załączonym wzorem dokumentu – załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. 4. Zestawienie potwierdzające, iż Oferenci posiadają udokumentowane doświadczenie w projektowaniu marki/submarki - załącznik nr 4 do zapytania ofertowego Zestawienie ma potwierdzać, iż w ciągu ostatnich 5 lat zrealizowali minimum 5 usług projektowania marki polegające na minimum: - opracowanie katalogu produktów dla marki/submarki; - opracowanie księgi znaku dla marki/submarki; -opracowanie strategii promocji w wyszukiwarkach internetowych. 5. Zestawienie potwierdzające, iż Oferenci Posiadają udokumentowane doświadczenie w zakresie realizacji, co najmniej 2 usług swoim zakresem zbliżonych do zakresu niniejszego zamówienia, gdzie wartość każdej usługi wyniosła co najmniej 50 tys. PLN netto w ciągu ostatnich 5 lat - załącznik nr 5 do zapytania ofertowego. 6. CV osób dedykowanych do realizacji usługi spełniających wymogi wskazane w niniejszym zapytaniu ofertowym w rozdziale I.A. SZCEGÓŁOWY ZAKRES USŁUGI -WYMOGI CO DO ZESPOŁU ODPOWIEDZIALNEGO ZA REALIZACJĘ USŁUG. W przypadku zaangażowania osób na podstawie umów cywilnoprawnych należy przedstawić deklaracje tych osób w zakresie współpracy wraz z informacją, iż posiadają one wiedzę o składanej ofercie. Wymóg ten nie obowiązuje w przypadku wykazywania osób zatrudnionych na podstawie umów o pracę bądź właścicieli/wspólników Oferenta. Powyższe załączniki należy przedstawić w oryginale lub poświadczyć za zgodność z oryginałem. Powyższy sposób poświadczenia zgodności dotyczy każdej strony dokumentu osobno, przedstawionego jako kserokopia. Potwierdzenia za zgodność dokonuje osoba do tego upoważniona, która podpisuje ofertę. W przypadku przedstawienia kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem wybrany Oferent będzie zobowiązany przed podpisaniem umowy do przedstawienia oryginałów tych dokumentów. W sytuacji gdy Oferent przedłoży dokumenty, z których nie będzie jednoznacznie wynikało, iż spełnia wymogi określone w niniejszym zapytaniu Oferta taka zostanie ODRZUCONA. Ponadto, Oferent jest zobowiązany przestrzegać limitów znaków wymaganych w załącznikach – w przypadku braku minimalnego wymaganego opisu merytorycznego (minimalne limity znaków) – w takich sytuacjach Oferent na własną odpowiedzialność podejmuje ryzyko, iż Zamawiający odrzuci ofertę z powodu nie spełnienia wymogów merytorycznych (niewystarczający/niepełny opis merytoryczny). Tym samym Zamawiający zastrzega sobie możliwość odrzucenia oferty, jeśli nie zostaną dopełnione minimalne ilości znaków wskazane z załącznikach do oferty. Dotyczy to zwłaszcza wymogu związanego z adekwatnością przedstawionego planu realizacji usługi oraz przedstawionej metodologii do branży, w której działa Zamawiający oraz działalności prowadzonej przez Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza możliwości uzupełniania treści oferty czy załączników – kryteria oceny będą dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów, które wpłynęły wraz z ofertą.
WARUNKI DODATKOWE a) Prowadzenia dokumentacji zgodnie z wytycznymi obowiązującymi dla Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014-2020. b) Poddania się niezapowiedzianym kontrolom przez PARP bądź inne instytucje zaangażowane w proces zarzadzania funduszami UE. c) Zmiana członków zespołu realizującego usługę będącą przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego może być dokonana wyłącznie za pisemną zgodą Zamawiającego. Niedopuszczalna jest zmiana kadry na osoby o mniejszym doświadczeniu czy niższych kompetencjach. W sytuacjach losowych związanych ze zmianą kadry Wykonawca winien do pisma z prośbą o zmianę dostarczyć komplet obiektywnych dokumentów potwierdzających okoliczności losowe (np. zaświadczenie z pobytu w szpitalu). d) Wykonawca po zrealizowaniu usługi przeniesie na Zamawiającego całość praw autorskich, majątkowych, twórczych i praw zależnych w zakresie wszelkich utworów powstałych w wyniku przeprowadzenia usługi. e) Wykonawca będzie zobligowany do podpisania klauzuli poufności w zakresie tajemnic Zamawiającego. Konsekwencją złamania tej klauzuli będą kary finansowe dla Wykonawcy w wysokości 50 tysięcy złotych (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych). SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY a) ofertę należy przedstawić na załączonym do zapytania ofertowego formularzu, b) nieodłączny element oferty stanowią załączniki wymagane w pkt. VI niniejszego zapytania ofertowego, c) oferta może być wypełniona odręcznie lub komputerowo, jednak w przypadku wypełnienia odręcznego należy tego dokonać dużymi drukowanymi literami w sposób czytelny, d) dopuszcza się składanie ofert w języku polskim oraz angielskim, e) oferta musi być podpisana przez osobę do tego upoważnioną, która widnieje w Krajowym Rejestrze Sądowym, wypisie z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej lub innym dokumencie zaświadczającym o jej umocowaniu prawnym. W razie podpisania oferty przez osobę upoważnioną – wymagane przedłożenie do oferty pełnomocnictwa, f) wszystkie strony oferty wraz z załącznikami muszą być trwale spięte, g) wszelkie poprawki lub zmiany w treści muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę, h) każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę, i) Zamawiający odrzuci ofertę niespełniającą warunków formalnych lub złożoną po terminie. Wykonawcy z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia, j) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych, k) Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zamówień uzupełniających, l) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lub uzupełnienia treści niniejszego zapytania ofertowego przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu zmian lub uzupełnienia treści zapytania ofertowego zostanie przekazana Oferentom niezwłocznie w formie pisemnej (e-mail), jak również zostanie opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego pod adresem www.hensfort.com oraz na portalu Baza Konkurencyjności pod adresem www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl, m) Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania lub unieważnienia oraz zakończenie postępowania bez wyboru Wykonawcy, bez podania przyczyn, n) na Oferencie ciąży obowiązek przedłożenia oferty spełniającej wszelkie wymogi formalne i merytoryczne. W sytuacji, gdy z przedłożonej oferty nie będzie jednoznacznie wynikało, iż spełnia ona wymagania określone w zapytaniu ofertowym wówczas Zamawiający odrzuci ofertę ze względu na niespełnianie wymogów. Z tego względu każdy Oferent winien szczegółowo przeanalizować wymagania stawiane środkom trwałym będących przedmiotem zapytania ofertowego i sporządzić specyfikację jednoznacznie odnoszącą się do wszystkich wymogów wskazanych przez Zamawiającego, o) Administratorem danych osobowych, które znajdą się w formularzu ofertowym oraz załącznikach do oferty jest HENSFORT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Nestora 1, 37-700 Przemyśl (w dalszej części określny jako HENSFORT). HENSFORT będzie przetwarzał dane osobowe w określonych celach, np. analizy przedłożonej oferty, zawarcia i realizacji umowy. Każdy Oferent ma prawo zażądać dostępu do treści danych, które go dotyczą – poprawić je, zaktualizować, sprostować, przenieść, usunąć lub ograniczyć ich przetwarzanie. Każdy Oferent może też wnieść sprzeciw wobec przetwarzania udostępnionych danych osobowych. Każdy z Oferentów ma prawo do wycofania wyrażonej zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych sprzed wycofania zgody. Jeśli Oferent ma wątpliwości czy dane są prawidłowo przetwarzane przez HENSFORT, to może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. SPOSÓB SKŁADANIA OFERTY Ofertę/y należy złożyć w zamkniętej kopercie, opieczętowanej pieczęcią firmową Oferenta, adresem Zamawiającego (podanym poniżej) oraz zapisem: OFERTA NA REALIZACJĘ USŁUG DORADCZYCH ZWIĄZANYCH Z PROJEKTOWANIEM MARKI W RAMACH PROJEKTU PN. „WZROST KONKURENCYJNOŚCI SPÓŁKI HENSFORT W WYNIKU WDROŻENIA STRATEGII WZORNICZEJ”: a) osobiście w siedzibie przedsiębiorstwa HENSFORT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Nestora 1, 37-700 Przemyśl, b) pocztą, listem poleconym, kurierem na adres siedziby przedsiębiorstwa HENSFORT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Nestora 1, 37-700 Przemyśl. c) za pośrednictwem Bazy konkurencyjności znajdującej się pod adresem www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl postępując zgodnie z „Instrukcją oferenta w BK2021 ”
– - 15.04.2022
Projektowanie marki (innowacja marketingowa) oraz wdrożenie innowacji organizacyjnej i procesowej
