TENSLAB SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ LABORATORIUM WYTRZYMAŁOŚCIOWE SPÓŁKA KOMANDYTOWA Z SIEDZIBĄ W GDAŃSKU ODDZIAŁ W SZCZECINIE, NIP 5842748345
Kody CPV
Zintegrowany System Zarządzania Laboratorium (1 szt. - licencja bezterminowa) Oprogramowanie zawierające następujące funkcjonalności minimalne: 1) Pracownik a. Każdy użytkownik systemu będzie mieć swoją kartotekę. W niej znajdą się podstawowe dane, w tym: grupy, do których przynależy, profil kompetencji, dane kontaktowe; b. Każdy pracownik musi mieć login imienny; 2) Kartoteka kontrahenta i jej zawartość a. Podstawowe dane teleadresowe; b. Dane opisujące sposób współpracy z klientem (m.in.: Firma, Adres firmy, NIP, Opiekun, Uwagi, Kontakt, FV mailem, Uwagi do FV, Ceny, Rabat, Odbiór, Typ usługi, Język dokumentu końcowego, Dodatkowe informacje na dokumencie końcowym) c. Zestawienie usług wykonywanych dla klienta; d. Zestawienie zleceń od klienta; e. Musi istnieć możliwość stworzenia szablonu do wysyłki klientowi prośby o zgodę na efakturę. Jeśli klient w otrzymanym mailu kliknie zgodę, zostanie ona zarejestrowana w jego kartotece; f. Na kontrahencie widoczne działania wszystkich działów, w ramach zakładek na oferty, zlecenia. 3) Usługi a. Każda usługa ma swoją kartotekę; b. Każda usługa będzie posiadać cenę; c. W kartotece podstawowe pola opisujące usługę (np. kategoria) + cena podstawowa 4) Cenniki a. Tworzenie cen stałych dla klientów (wskazywanie konkretnych usług wraz z przypisaną ceną dla danego klienta – jeśli klient nie ma ceny specjalnej, to brana jest cena ogólna); b. Każda usługa posiada jedną cenę ogólną + możliwość wskazania ceny specjalnej dla danego klienta 5) Oferta a. Każda oferta ma swoją kartotekę. Jest zawsze podpięta pod klienta; b. Możliwość statusowania ofert; c. Możliwość wyświetlania ofert w kalendarzu; d. Możliwość tworzenia zleceń od klientów; e. Oferta będzie zawierać niezbędne dane do wydrukowania szablonu oferty; f. Oferta może być przekształcona w zlecenie poprzez wybranie kilku pozycji z oferty i stworzenie na tej podstawie zlecenia. Część danych wówczas zostanie skopiowana do zlecenia, ale od tego momentu będzie ono niezależnym obiektem; g. Ceny na ofercie pobierane w pierwszej kolejności z cennika danego klienta (jeśli posiada cenę specjalną), a następnie z cennika ogólnego; 6) Zlecenia od klientów w laboratorium a. Możliwość statusowania zleceń; b. Na zleceniu możliwość wskazania inspektora zewnętrznego; c. Jedno zlecenie dla klienta to jeden konkretny projekt; d. Do każdego takiego zlecenia będzie otwieranych wiele podzleceń; e. W każdym podzleceniu będzie wskazanie konkretnego obiektu (np. blacha jako ogólny obiekt) i w ramach pozycji tego podzlecenia będą wymienione kolejne usługi do wykonania; f. Konieczność szybkiego przejścia ze zlecenia do oferty i w drugą stroną; g. Każde zlecenie powiązane z konkretnym zamówieniem od klienta; h. Możliwość przypisania podzlecenia do konkretnego pracownika; i. Wartość zlecenia jest sumą wszystkich usług wykonywanych w podzleceniach; j. Podzlecenie nie może istnieć samodzielnie, zawsze będzie wymagać zlecenia nadrzędnego; k. System musi nadawać indywidualną numerację zleceń automatycznie; l. Zlecenie będzie zawierać informacje o powiązanym obiekcie i podstawowe dane nagłówkowe, ale dokładne parametry usług będą przechowywane w zapiskach (zapiski, to pliki xls), poza CRM; m. Musi istnieć możliwość oznaczenia, że dany temat jest realizowany w laboratorium zewnętrznym. Nadal można będzie przy nim oznaczać wszelkie niezbędne pola jak w zleceniach wewnętrznych; 7) Wydruki a. W systemie możliwe będą automatycznie generowane wydruki. Drukowanie dotyczyć będzie: zapisek (zgodnie z informacją poniżej), ofert oraz zleceń od klientów; b. Zlecenie od klienta dla laboratorium – musi zawierać dane z formularza zlecenia + listę usług w ramach danego zlecenia; c. Oferta dla laboratorium – automatycznie drukowany formularz zawierający dane z kartoteki oferty w systemie wraz z listą usług przedstawianych klientowi – wszelkie inne szczegóły uzupełniane ręcznie; 8) Generowanie zapisków a. System musi mieć możliwość generowania zapisków – dokumentów w formacie .xlsx.; 9) Zdarzenia / zadania a. W systemie musi być możliwość rejestrowania kontaktów z klientami pod kartoteką klienta, oferty czy zlecenia; b. Musi być możliwość planowania zadań, które wyświetlać się będą w kalendarzu dostępnym na stronie startowej; c. Przewidujemy max 3 różne typy zadań / zdarzeń kontaktowych (np. spotkanie, telefon, mail); 10) Synchronizacja z oprogramowaniem typu Subiekt (lub równoważnym) a. Aplikacja musi mieć możliwość wymieniać dane z systemem ERP – typu Subiekt (lub równoważnym); b. Konieczna wymiana obustronna (import i eksport danych); 11) Raportowanie a. Raport pokazujący, ile usług jakiego typu było w zadanym okresie; b. Raport pokazujący, ile usług znajduje się w jakim statusie; c. Raport pokazujący nowych klientów (dodanych w zadanym okresie); d. W systemie musi istnieć możliwość wygenerowania zestawienia z obiektami dowolnego typu dostępnymi w systemie; e. Konieczna możliwość eksportu danych wygenerowanych w systemie do programu typu Excel (lub równoważnego) 12) Rejestrowanie czasu pracy a. Konieczna opcja umożliwiająca kliknięcie na poziomie zlecenia „start” i „koniec” celem obliczenia czasu trwania danego zlecenia. System naliczy w minutach czas pomiędzy tymi akcjami. Na jednym zleceniu można będzie pracować kilka razy. Musi istnieć możliwość sumarycznego wyświetlenia czasu pracy nad danym zleceniem; 13) Na poziomie kartoteki każdego wyposażenia będzie istnieć historia wzorcowań a. Musi istnieć mechanizm do przypominania, że dane wyposażenie wymaga ponownego wzorcowania; 14) Uprawnienia a. Uprawnienia będą dzielone ze względu na przynależność do grupy pracowniczej; b. Konieczne będzie utworzenie specjalnego uprawnienia dla Gość – jako osoby mającej dostęp tylko do części danych; 15) Komunikator a. W systemie dostępny będzie wbudowany komunikator pozwalający wysyłać komunikaty powiązane kontekstowo do poszczególnych obiektów; 16) Wersja mobilna a. Musi istnieć możliwość uruchomienia wersji mobilnej (jako natywnej aplikacji pod android i iOS) powiązanej z systemem stacjonarnym; b. Wersja mobilna ma działać zawsze w trybie online i być powiązana bezpośrednio z systemem głównym; 17) Maile a. skrzynki odbiorcze i nadawcze bezpośrednio w systemie; b. maile można wiązać do obiektu w systemie; 18) Windykacja a. Opcja automatycznego wysyłania maila do klienta o zadłużeniu; b. Na poziomie kartoteki klienta wskazanie czy wysyłać do niego maila o zadłużeniu (z opcją wyłączenia, by dany klient był wyłączony z procesu). o następujących parametrach minimum: 1) Wdrażanie metodą zwinną pozwalające na najlepsze dopasowanie produktu do potrzeb zamawiającego; 2) Aplikacja prekonfigurowalna; 3) Baza danych oparta na silniku, który nie wymaga osobnego licencjonowania; 4) Aplikacja z wbudowanym komunikatorem pozwalającym użytkownikom wysyłać wiadomości powiązane kontekstowo do obiektów w systemie; 5) System obsługuje pocztę elektroniczną przychodzącą w systemie w postaci zapisywania w aplikacji treści maili niezależnie od tego czy zostaną one skasowane po stronie serwera pocztowego; 6) System śledzi zmiany robione przez danego pracownika – każda zmiana danych musi być logowana i musi być potem możliwy podgląd do raportów z tych zmian; 7) Aplikacja musi być dostępna przez przeglądarkę. Nie może wymagać instalacji dodatkowych komponentów na stacji roboczej użytkownika; 8) Wsparcie serwisowe przez rok od startu wdrożenia Parametry punktowane (opcjonalne) 9) Oprogramowanie zainstalowane na serwerze Zamawiającego; 10) Dodatkowa, natywna aplikacja mobilna działająca na systemach Android (lub równoważnym) / IOS (lub równoważnym) w trybie online - w pełni kompatybilna z systemem stacjonarnym. Oprogramowanie powinno uwzględniać standardy cyfrowe ujęte w dokumencie: „Standardy dostępności dla polityki spójności 2014-2020” https://www.poir.gov.pl/media/56123/Zalacznik_nr_2_do_Wytycznych_w_zakresie_rownosci_szans_i_niedyskryminacji.pdf, a w szczególności wytyczne w zakresie tworzenia/wdrażania aplikacji desktopowych, dokumentów elektronicznych oraz sprzętu informatycznego ogólnego przeznaczenia.
Szczecin, Szczecin, zachodniopomorskie
Kryterium cenowe
a) Cena netto przedmiotu zamówienia (waga 70%) Sposób wyliczenia punktów zgodnie z plikiem: zapytanie ofertowe nr 4_2021_RPOWZ.pdf
Kryterium 2
b) Instalacja na serwerze zamawiającego (waga 15%); Sposób wyliczenia punktów zgodnie z plikiem: zapytanie ofertowe nr 4_2021_RPOWZ.pdf
Kryterium 3
c) Dodatkowa, natywna aplikacja mobilna (waga 15%) Sposób wyliczenia punktów zgodnie z plikiem: zapytanie ofertowe nr 4_2021_RPOWZ.pdf
1. Udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent, który: 1.1 posiada zdolność techniczną i zawodową zapewniającą wykonanie zamówienia. 2. Sposób dokonania oceny warunków: - w odniesieniu do punktu 1.1: warunek ten zostanie spełniony, jeśli oferent przedstawi oświadczenie zgodnie ze wzorem będącym częścią formularza oferty oraz udowodni, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) dostarczył i wdrożył co najmniej: • 2 (dwa) oprogramowania wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem o wartości minimum 100 000,00 złotych netto (każde o wartości minimum 100 000,00 złotych netto) do 2 (dwóch) różnych podmiotów (do ewentualnych przeliczeń należy zastosować średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych tj. 4,2693). Ocena zostanie dokonana poprzez analizę oświadczenia oraz właściwego załącznika do formularza oferty (podpis pod oświadczeniem oraz poprawne wypełnienie załącznika do formularza oznacza spełnienie warunku).
WADIUM 1. Zamawiający wymaga od oferentów wniesienia wadium w wysokości 1 500,00 PLN (słownie: tysiąc pięćset złotych). 2. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert. 3. Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach: a) pieniądzu; b) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo- -kredytowej, z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym; c) gwarancjach bankowych; d) gwarancjach ubezpieczeniowych; e) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2016 r. poz. 359 i 2260 oraz 2017 r. poz. 1089). 4. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego (TENSLAB SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ LABORATORIUM WYTRZYMAŁOŚCIOWE SPÓŁKA KOMANDYTOWA Z SIEDZIBĄ W GDAŃSKU ODDZIAŁ W SZCZECINIE) o numerze 58 1050 1764 1000 0090 3118 1101 prowadzonym w banku ING Bank Śląski SA z dopiskiem w tytule wpłaty: „wadium – zapytanie ofertowe nr 4/2021/RPOWZ”. Liczy się data zaksięgowania środków pieniężnych na rachunku Zamawiającego. Wadium wnoszone w pozostałych formach należy złożyć osobiście, pocztą lub przesłać skan dokumentów (na zasadach określonych w V pkt 1 zapytania ofertowego) z dopiskiem „wadium – zapytanie ofertowe nr 4/2021/RPOWZ”. 5. Zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. 6. Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, zamawiający zwraca wadium niezwłocznie po zawarciu umowy. 7. Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium na wniosek wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert. 8. Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę. 9. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana: a) odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie; b) zawarcie umowy stanie się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. 10. Wadium wniesione w pieniądzu zamawiający przechowuje na rachunku bankowym. 11. Wymaga się dołączenia do oferty potwierdzenia wniesienia wadium (wniesienia przed upływem terminu składania ofert). 12. Oferta, która nie zostanie zabezpieczona wadium w wymaganej wysokości i formie oraz w wymaganym terminie, zostanie odrzucona. 13. Wadium będzie zwracane na konto, z którego wpłynęło, o ile oferent nie wskaże innego numeru konta.
WYKAZ DOKUMENTÓW ORAZ OŚWIADCZEŃ NIEZBĘDNYCH DO ZŁOŻENIA WRAZ Z OFERTĄ 1. Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim na formularzu oferty wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego [zawierać co najmniej: pełną nazwę, adres siedziby, numer identyfikacji podatkowej Oferenta, adres e-mail, datę wystawienia oferty; kosztorys ofertowy (cenę netto i brutto wraz z kosztami dostawy, instalacji i uruchomienia) – w przypadku cen podanych w walucie obcej, na etapie oceny ofert zostaną one przeliczone po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego rozstrzygnięcie postępowania; oznaczenie TAK/NIE przy kryteriach b) i c)]. 2. Do formularza oferty - Oferent powinien dołączyć: • dokumenty potwierdzające upoważnienie do reprezentacji przedsiębiorstwa Oferenta (o ile upoważnienie do reprezentacji nie jest uwidocznione w CEIDG/KRS); • dokumenty potwierdzające wniesienie wadium (przy czym wadium powinno zostać skutecznie wniesione przed terminem składania ofert) – wysokość i formy wniesienia wadium zostały opisane w pkt VIII niniejszego zapytania; • formularz wskazujący NIP-y firm (zamawiających), wartości dostarczonego oprogramowania (netto, PLN) oraz daty dostaw (miesiąc, rok); • wypełniony formularz potwierdzający spełnienie wymagań; • specyfikację funkcjonalno-techniczną oferowanej wartości niematerialnej i prawnej potwierdzającą spełnienie wymagań określonych w opisie przedmiotu zamówienia. 3. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem oraz złożeniem oferty. 4. Oferent dostarczy ofertę sporządzoną zgodnie z punktem XII oraz w terminie określonym w punkcie VI. Oferty nie spełniające któregokolwiek z wymagań zostaną odrzucone.
BS4 BUSINESS SOLUTIONS Sp. z o.o ul. Słowackiego 35/5 60-824 Poznań NIP: 7811824750 Oferta wpłynęla mailowo w dniu 17.12.2021 o godz. 11.45. Cena netto - 111 320,00 PLN.
