Zapytanie ofertowe nr 06/1.3.1/2021

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 06/1.3.1/2021 1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i przeprowadzenie mentoringu dla przedsiębiorców w obszarze komunikacji marketingowej (dalej: mentoring) ramach projektu „Kuźnia przedsiębiorczości” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Regionalny Program Operacyjny Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020, Działanie 1.3 Przedsiębiorczość (Wsparcie przedsiębiorczości), poddziałanie 1.3.1 Inkubowanie przedsiębiorstw (nr umowy RPWM.01.03.01-28-0008/19). 2. Osoby, które będą korzystać z mentoringu to właściciele i/lub pracownicy mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, prowadzących działalność gospodarczą na terenie woj. warmińsko-mazurskiego nie dłużej niż 3 lata (na dzień podpisania przez przedsiębiorcę umowy wsparcia). 3. Liczba godzin mentoringu. Każde przedsiębiorstwo (uczestnik/-czka projektu) będzie mogło korzystać z mentoringu w ciągu 12 miesięcy od dnia podpisania przez przedsiębiorcę umowy wsparcia w ramach projektu „Kuźnia przedsiębiorczości”. Łącznie Wykonawca będzie zobowiązany zrealizować 150h mentoringu dla przedsiębiorców wskazanych przez Zamawiającego. Mentoring może być realizowany od 30 min. do 8h dziennie od 08.00 do 20.00 od poniedziałku do piątku [soboty i niedziele od 10.00 do 15.00 (jeśli dotyczy)] decydujące będą potrzeby i wskazania uczestników/-czek. Godzina mentoringu liczy 60 minut. Wykonawca dostosuje czas i miejsce mentoringu do preferencji i możliwości uczestników/-czek usług, w tym z uwzględnieniem ich (ewentualnej) niepełnosprawności (mentoring będzie prowadzony w miejscach bez barier architektonicznych – jeśli dotyczy). 4. Termin realizacji mentoringu obejmuje okres od dnia zawarcia umowy z Wykonawcą do 30-11-2023r. Wykonawca w tym okresie będzie pozostawał w dyspozycji Zamawiającego i będzie świadczył mentoring zgodnie z harmonogramem ustalonym przez strony. W związku z trwającą rekrutacją uczestników/-czek projektu „Kuźnia przedsiębiorczości”, szczegółowy harmonogram ustalany będzie w trybie roboczym na co najmniej 5 dni kalendarzowych przed planowaną datą realizacji mentoringu (za zgodą Wykonawcy termin ten może ulec skróceniu w szczególnych przypadkach). Wykonawca kalkulując cenę usługi powinien uwzględnić realizację mentoringu w różnych terminach np. przy ilości 1 h dziennie. 5. Miejsce realizacji mentoringu. Mentoring będzie realizowany na terenie całego woj. warmińsko-mazurskiego z uwzględnieniem preferencji uczestników/-czek usług. Wykonawca kalkulując cenę usługi powinien uwzględnić dojazd osób realizujących mentoring do każdego miejsca w województwie, które będzie wskazane przez Zamawiającego w harmonogramie. Dopuszcza się realizację mentoringu poza województwem, o ile będzie to niezbędne, racjonalne i efektywne z punktu widzenia zakresu i osób w nim uczestniczących, a Zamawiający zaakceptuje wskazane przez Wykonawcę miejsce. 6. Celem mentoringu dla przedsiębiorców w obszarze komunikacji marketingowej będzie wypracowanie kierunków rozwoju biznesowego, wyposażenie mentee (klienta) w potrzebną mu wiedzę i kompetencje niezbędne do sprawnego działania w danej branży. Mentor, dzieląc się wiedzą i doświadczeniem będzie wskazywać przedsiębiorcy nowe ścieżki rozwoju jak również, jak rozwiązać pojawiające się w firmie problemy. Zakres mentoringu dla przedsiębiorców w obszarze komunikacji marketingowej obejmuje: marketing, content marketing, promocję, promocję firmy w Internecie, public relations, social media, strategię komunikacji, strategię marketingową, e-marketing, kampanie reklamowe i inne zgodnie z zapotrzebowaniem zgłoszonym przez uczestników/-czki projektu „Kuźnia przedsiębiorczości”. 7. Forma realizacji mentoringu. Mentoring powinien być realizowany w formule dostosowanej do potrzeb poszczególnych uczestników/-czek projektu, zarówno co do zakresu, częstotliwości, czasu spotkań, jak i metody komunikacji. W ich realizacji mogą być wykorzystywane następujące formy: 7.1 spotkania indywidualne, stacjonarne (mentor-uczestnik/-czka) i/lub; 7.2 spotkania w formie zdalnej (mentor-uczestnik/-czka) w czasie rzeczywistym 8. Obowiązki Wykonawcy. Wykonawca realizując mentoring zobowiązany będzie do: 8.1 wyznaczenia osoby odpowiedzialnej m.in. za kontakty z Zamawiającym i sporządzanie dokumentacji usługi, dostępnej dla Zamawiającego w okresie realizacji usługi, niezależnie od dnia, w którym planowany będzie mentoring. Wykonawca zobowiązany będzie wskazać taką osobę na etapie podpisywania umowy z Zamawiającym; 8.2 zapewnienia osób, które będą realizować mentoring. Mentor realizujący usługę powinien posiadać odpowiednie wykształcenie i doświadczenie w świadczeniu mentoringu dla przedsiębiorców w obszarze komunikacji marketingowej tj. powinien posiadać co najmniej 2 lata stażu pracy lub doświadczenie przy świadczeniu podobnych usług mentoringu czy indywidualnego doradztwa. Mentor zobowiązany będzie do dokumentowania swojego czasu pracy; 8.3 zapewnienia sal - pomieszczeń, w których realizowany będzie mentoring. Zamawiający dopuszcza możliwość realizacji mentoringu tylko w formie indywidualnej, stacjonarnej. Sale muszą być zlokalizowane w pobliżu siedzib przedsiębiorstw – uczestników/-czek projektu, w budynkach ogólnodostępnych bez barier architektonicznych; 8.4 przedstawienia Zamawiającemu do akceptacji, co najmniej 3 dni kalendarzowe przed planowanym terminem rozpoczęcia mentoringu, informacji dotyczących:  formy prowadzenia mentoringu, przy czym realizacja mentoringu w formie zdalnej nie może stanowić jedynej proponowanej przez Wykonawcę formy prowadzenia mentoringu;  miejsca i warunków realizacji mentoringu. Sale, w których realizowane będzie mentoring powinny być zlokalizowane w budynkach ogólnodostępnych, bez barier architektonicznych (w przypadku udziału osób z niepełnosprawnościami), posiadających np. podjazd, windę lub mentoring powinien być realizowany na parterze, w przypadku gdy udział w mentoringu będą brały osoby niepełnosprawne ruchowo. Sale powinny być nieprzechodnie, samodzielne, bez barier architektonicznych (w przypadku uczestniczenia w szkoleniu osób z niepełnosprawnościami), w miejscach dostępnych komunikacyjnie, powinny spełniać wymogi akustyczne - brak zakłócającego z zewnątrz hałasu, oświetleniowe - dostęp do światła dziennego i oświetlenia sztucznego; ogrzewane w sezonie jesienno-zimowym i w zależności od warunków klimatycznych w innych porach roku także chłodzenie klimatyzatorami, zapewniające warunki bezpieczeństwa (przeciwpożarowe i BHP), z dostępem do zaplecza sanitarnego (bez barier architektonicznych) oraz z wyodrębnionym miejscem na przechowywanie odzieży wierzchniej, dostępne w godzinach realizacji mentoringu. Każda z sal, musi spełniać określone wymagania: powierzchnia pozwalająca pomieścić odpowiednią liczbę osób, odpowiednią liczbę stołów i krzeseł, dostęp do sieci Internet (jeśli dotyczy); Jeżeli Wykonawca nie spełni jednego z oczekiwań i/lub wszystkich łącznie wskazanych w rozdz. IV, ust. 8, pkt. 8.1 – 8.4 powyżej, koszty mentoringu mogą zostać uznane przez Zamawiającego za niekwalifikowalne i/lub umowa może zostać rozwiązana przez Wykonawcę w trybie natychmiastowym bez zachowania okresu wypowiedzenia. 8.5 przeprowadzenia mentoringu zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym, ofertą Wykonawcy i informacjami przekazanymi Zamawiającemu przez Wykonawcę, co najmniej 3 dni kalendarzowe przed planowanym terminem rozpoczęcia mentoringu; 8.6 prowadzenia dokumentacji mentoringu na wzorach przekazanych przez Zamawiającego, a składających się co najmniej z kart czasu pracy mentora, kart wykonania usług, która powinna zawierać udokumentowaną obecność uczestników/-czek w postaci podpisów uczestników mentoringu realizowanego w formie stacjonarnej lub w przypadku usług realizowanych w formie zdalnej - raporty z systemu oraz zrzuty z ekranu zg. z opisem w pkt. 7 powyżej. Dokumentacja powinna być przekazana Zamawiającemu w oryginale wraz z protokołem odbioru mentoringu w ciągu 5 dni kalendarzowych od dnia zakończenia miesiąca kalendarzowego, w którym realizowany był mentoring lub w ciągu 5 dni kalendarzowych od dnia zakończenia ostatniej usługi mentoringu rozliczanej w ramach złożonej dokumentacji. Dokumenty te stanowić będą podstawę do wypłaty wynagrodzenia. Zamawiający dopuszcza możliwość rozliczania mentoringu częściej niż raz w miesiącu; 8.7 zapewnienia uczestnikom/-czkom materiałów, dokumentów (jeśli dotyczy) związanych z realizowanym mentoringiem; 8.8 zapewnienia oraz dostosowania mentoringu realizowanego w formie stacjonarnej do aktualnie obowiązujących wytycznych i przepisów w związku z COVID-19, m.in. liczba osób, środki do dezynfekcji, rękawiczki, maseczki lub przyłbice, odpowiednie odległości między stanowiskami, dezynfekcja stanowisk przed usługą oraz dezynfekcja powierzchni wspólnych, wietrzenie sal, itp.; 8.9 oznaczania wszelkich dokumentów i/lub materiałów przygotowanych i wykorzystywanych podczas mentoringu co najmniej w loga Funduszy Europejskich Program Regionalny, loga Unii Europejskiej Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz loga województwa warmińsko-mazurskiego. Logotypy dostępne są na stronie https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/promocja/zasady-promocji-i-oznakowania-projektow/; 8.10 przestrzegania zasad zawartych w „Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasadami równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020”;