„Usługa audytu Projektu „Opracowanie i wdrożenie technologii produkcji wysokogatunkowych papierów graficznych o zwiększonej nieprzezroczystości i sztywności zginania przy zmniejszonym udziale włókien drewna przy pomocy polimerowego crosslinker’a” realizowanego w ramach Działania 1.1 Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego”.
Przedmiotem zamówienia będzie usługa audytu projektu.
I. Wspólny Słownik Zamówień (CPV)
Zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień (CPV), Przedmiot Zamówienia został zdefiniowany jako:
Główny kod CPV: 79212000-3 Usługi audytu
II. Opis Przedmiotu Zamówienia
Przedmiotem Zamówienia jest usługa audytu projektu współfinansowanego ze środków europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego zgodnie z wytycznymi. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został opisany poniżej, w pkt III.
III. Szczegółowy opis zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia będzie usługa audytu projektu współfinansowanego ze środków europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
2. Dane projektu podlegającego audytowi:
• Całkowity koszt realizacji projektu: 40 278 582,34 PLN;
• Dofinansowanie: 16 392 068, 30 PLN;
• Całkowita kwota kosztów kwalifikowanych: 40 278 582,34 PLN ;
• Kategorie kosztów w Projekcie: Kategoria W (Wynagrodzenia); Kategoria E (Podwykonawstwo); Kategoria Op (Pozostałe koszty bezpośrednie);
• Okres realizacji projektu: 02.12.2019 r. do 01.12.2022 r.
3. Audyt Projektu obejmie sprawdzenie:
• osiągnięcia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową;
• poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej;
• płatności wydatków związanych z projektem;
• wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu;
• terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizację projektu;
• sposobu monitorowania realizacji celów projektu;
• sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu;
• przestrzegania przepisów o rachunkowości oraz Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej, zamówieniach publicznych i finansach
publicznych, w tym tych które dotyczą przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;
• funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu;
• realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów.
4. Sprawozdanie z audytu będzie sporządzone na piśmie. Sprawozdanie musi zawierać:
• datę sporządzenia;
• nazwę i adres audytowanego podmiotu;
• nazwę i numer projektu;
• oświadczenie audytora o niezależności od audytowanego podmiotu;
• imiona, nazwiska i określenie uprawnień audytorów;
• cele audytu;
• podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;
• termin, w którym przeprowadzono audyt;
• zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze objętym audytem;
• ocenę adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze
działalności audytowanego podmiotu;
• informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania;
• zaprezentowanie wyników badania, w których stwierdzono nieprawidłowości;
• określenie nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu oraz analizę ich przyczyn i skutków;
• zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w działalności audytowanego.
5. Ponadto przedmiotem zamówienia będzie wydanie przez audytora opinii (na piśmie) na temat:
• wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem;
• realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem, zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji lub umowie;
• poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej.
Audytor dołączy ww. opinię do sprawozdania z audytu.
6. Audytor ma prawo:
a) wglądu do ksiąg rachunkowych i dokumentów, które są podstawą zapisów w tych księgach, informacji i danych związanych z przeprowadzanym audytem, także tych zapisanych na informatycznych nośnikach danych;
b) do sporządzania ich kopii oraz wykonywania z nich wyciągów, zestawień lub wydruków.
Audytor ma obowiązek przestrzegać przepisy o ochronie informacji niejawnych oraz tajemnic ustawowo chronionych.
7. Zamawiający wskazuje, że:
a) Kierownik Zamawiającego zapewni warunki niezbędne do sprawnego
przeprowadzenia audytu. Przede wszystkim udostępni obiekty, urządzenia i dokumentację oraz umożliwi pracownikom Zamawiającego bezzwłoczne udzielanie informacji i wyjaśnień.
Kierownik Zamawiającego przestrzega przy tym przepisy o ochronie informacji niejawnych oraz tajemnic ustawowo chronionych;
b) Pracownicy Zamawiającego na żądanie audytora:
• udzielą informacji i wyjaśnień;
• potwierdzą za zgodność z oryginałem kopie dokumentów i sporządzą z nich wyciągi, zestawienia oraz wydruki.
Pracownicy Zamawiającego wykonają ww. czynności w zakresie niezbędnym do realizacji celu audytu i zgodnie z metodologią doboru próby badanych dokumentów, przedstawioną przez audytora.
8. Gdy przeprowadzenie audytu wymaga specjalistycznej wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji, audytor może powołać na swój koszt rzeczoznawcę.
9. Audytor ma obowiązek zachować poufność i nie naruszać tajemnic Zamawiającego, zgodnie z przepisami o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
10. Audytor ma obowiązek udzielać wyjaśnień dotyczących audytu NCBIR oraz upoważnionym przez NCBIR lub Zamawiającego osobom.
Kryteria oceny ofert
Kryterium cenowe
„Cena netto”:
Liczba punktów przyznana każdej z ocenianych ofert w Kryterium „Cena netto” zostanie obliczona wg poniższego wzoru:
C = (CN/CO ) x 100
C – ilość punktów przyznanych danej ofercie w kryterium „Cena netto”
CN – cena netto najtańszej oferty
CO – cena netto ocenianej oferty
Warunki udziału i wymagane dokumenty
Wiedza i doświadczenie
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a) spełniają warunek posiadania wiedzy i doświadczenia - Wykonawca spełni ten warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał co najmniej jedną usługę audytową na rzecz projektów współfinansowanych ze środków europejskich;
2. Zamawiający - w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunku w zakresie wiedzy i doświadczenia wymaga przedłożenia następujących dokumentów:
a) oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego;
b) wykazu zrealizowanej usługi, w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem jej przedmiotu, daty wykonania i podmiotu, na rzecz którego usługa ta została wykonana wraz z załączeniem dowodów potwierdzających, że zostały wykonane należycie.
W celu potwierdzenia spełnienia warunku posiadania wiedzy i doświadczenia w zakresie usług, Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w „Wykazie zrealizowanych usług” usług spełniających warunki, o których mowa w Rozdziale 6 pkt. 1 lit. a) oraz załączenia do oferty dowodów potwierdzającymi, że zostały wykonane należycie. Wzór „Wykazu zrealizowanych usług” stanowi Załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego.
Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
posiadają uprawnienia audytora wewnętrznego, określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych w przypadku osób fizycznych/osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą lub zatrudniają przy przeprowadzaniu audytu osoby, które spełniają warunki określone w art. 286 ustawy o finansach publicznych w przypadku osób prawnych/ jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.
2. Zamawiający - w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunku w zakresie posiadanych niezbędnych uprawnień wymaga przedłożenia następujących dokumentów:
a) oświadczenie o spełnianiu warunków, o których mowa w art. 286 ust.1 pkt 1-3 ustawy o finansach publicznych– wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 6 do Zapytania ofertowego;
b) oryginały lub kopie poświadczone za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających wykształcenie oraz kwalifikacje do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z art. 286 ust.1 pkt 4-5 ustawy o finansach publicznych.
Dodatkowe warunki udziału
1. Audytorem nie może być:
a. podmiot zależny od Zamawiającego bądź powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
i. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
ii. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
iii. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
iv. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
b. podmiot, który badał sprawozdanie finansowe Zamawiającego w ciągu 3 lat poprzedzających audyt (będący Przedmiotem Zamówienia).
2. Zamawiający w celu potwierdzenia:
a. braku zależności oraz powiązań osobowych lub kapitałowych,
b. niebadania sprawozdania finansowego Zamawiającego w ciągu 3 lat poprzedzających audyt, wymaga przedłożenia przez Wykonawcę odpowiednich oświadczeń w tym zakresie (wzory oświadczeń stanowią odpowiednio Załącznik nr 2 i Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego).
Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń
1. Zamawiający - w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków określonych w Rozdziale 6 Zapytania ofertowego - wymaga przedłożenia następujących dokumentów:
a) oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego;
b) oświadczenie o spełnianiu warunków, o których mowa w art. 286 ust.1 pkt 1-3 ustawy o finansach publicznych– wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 6 do Zapytania ofertowego;
c) oryginały lub kopie poświadczone za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających wykształcenie oraz kwalifikacje do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z art. 286 ust.1 pkt 4-5 ustawy o finansach publicznych;
d) wykazu zrealizowanej usługi, w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem jej przedmiotu, daty wykonania i podmiotu, na rzecz którego usługa ta została wykonana wraz z załączeniem dowodów potwierdzających, że zostały wykonane należycie. W celu potwierdzenia spełnienia warunku posiadania wiedzy i doświadczenia w zakresie usług, Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w „Wykazie zrealizowanych usług” usług spełniających warunki, o których mowa w Rozdziale 6 pkt. 1 lit. a) oraz załączenia do oferty dowodów potwierdzającymi, że zostały wykonane należycie. Wzór „Wykazu zrealizowanych usług” stanowi Załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego.
Harmonogram realizacji
– - 31.01.2022
1. Przedmiotem zamówienia będzie usługa audytu projektu współfinansowanego ze środków europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
2. Dane projektu podlegającego audytowi:
• Całkowity koszt realizacji projektu: 40 278 582,34 PLN;
• Dofinansowanie: 16 392 068, 30 PLN;
• Całkowita kwota kosztów kwalifikowanych: 40 278 582,34 PLN ;
• Kategorie kosztów w Projekcie: Kategoria W (Wynagrodzenia); Kategoria E (Podwykonawstwo); Kategoria Op (Pozostałe koszty bezpośrednie);
• Okres realizacji projektu: 02.12.2019 r. do 01.12.2022 r.
3. Audyt Projektu obejmie sprawdzenie:
• osiągnięcia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową;
• poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej;
• płatności wydatków związanych z projektem;
• wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu;
• terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizację projektu;
• sposobu monitorowania realizacji celów projektu;
• sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu;
• przestrzegania przepisów o rachunkowości oraz Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej, zamówieniach publicznych i finansach
publicznych, w tym tych które dotyczą przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;
• funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu;
• realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów.
4. Sprawozdanie z audytu będzie sporządzone na piśmie. Sprawozdanie musi zawierać:
• datę sporządzenia;
• nazwę i adres audytowanego podmiotu;
• nazwę i numer projektu;
• oświadczenie audytora o niezależności od audytowanego podmiotu;
• imiona, nazwiska i określenie uprawnień audytorów;
• cele audytu;
• podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;
• termin, w którym przeprowadzono audyt;
• zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze objętym audytem;
• ocenę adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze
działalności audytowanego podmiotu;
• informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania;
• zaprezentowanie wyników badania, w których stwierdzono nieprawidłowości;
• określenie nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu oraz analizę ich przyczyn i skutków;
• zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w działalności audytowanego.
5. Ponadto przedmiotem zamówienia będzie wydanie przez audytora opinii (na piśmie) na temat:
• wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem;
• realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem, zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji lub umowie;
• poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej.
Audytor dołączy ww. opinię do sprawozdania z audytu.
