„Dostępna Szkoła – innowacyjne rozwiązania w kreowaniu przyjaznej przestrzeni edukacyjnej z uwzględnieniem potrzeb uczniów oraz otoczenia”

Zgodnie z treścią zapytania ofertowego. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi związanej z organizacją szkoleń, tj. usługa wynajęcia sal szkoleniowych z niezbędnym wyposażeniem technicznym, zapewnienie wyżywienia (przygotowanie przerwy kawowej, obiadu, kolacji) oraz zapewnienia zakwaterowania/noclegu ze śniadaniem dla uczestników/-ek i trenerów/-ek szkoleń wydobywniczych przeprowadzanych w ramach Projektu „Dostępna Szkoła – innowacyjne rozwiązania w kreowaniu przyjaznej przestrzeni edukacyjnej z uwzględnieniem potrzeb uczniów oraz otoczenia". Liczba grup szkoleniowych oraz uczestników/-ek szkoleń: Łącznie zrealizowanych będzie 26 grup szkoleniowych – średnio po 15 uczestniczek/uczestników szkoleń + 2 trenerów/-ek Szacowana liczba dni szkoleniowych: 52 dni szkoleniowe (26 szkoleń x 2 dni po 8 godzin) - wynajem sal szkoleniowych wraz z wyposażeniem: 52 dni szkoleniowe x 8 godz.= 416 godz. Miejsce realizacji zamówienia: Planowane miejsce realizacji szkoleń*: Planowany termin realizacji szkoleń: od 18.10.2021 r. do 16.12.2021 r. Planowane miejsca realizacji 2-dniowych szkoleń: Rzeszów, Nowy Sącz, Legnica, Śrem, Łódz, Gdańsk, Rybnik. Wstępny harmonogram: Październik 2021 r. 18-19.10.2021 Rzeszów 18-19.10.2021 Rzeszów 20-21.10.2021 Rzeszów 20-21.10.2021 Rzeszów 25-26.10.2021 Rzeszów 25-26.10.2021 Rzeszów 27-28.10.2021 Nowy Sącz 27-28.10.2021 Nowy Sącz Listopad 2021 r. 04-05.11.2021 Legnica 04-05.11.2021 Legnica 08-09.11.2021 Śrem 08-09.11.2021 Łódź 15-16.11.2021 Łódź 17-18.11.2021 Łódź 22-23.11.2021 Gdańsk 24-25.11.2021 Gdańsk 24-25.11.2021 Gdańsk 29-30.11.2021 Rzeszów 29-30.11.2021 Rzeszów Grudzień 2021 r. 01-02.12.2021 Rzeszów 01-02.12.2021 Rzeszów 06-07.12.2021 Rybnik 06-07.12.2021 Rybnik 08-09.12.2021 Rybnik 08-09.12.2021 Gdańsk 13-14.12.2021 Śrem * Szczegóły tj. terminy oraz dokładne miejsca szkoleń będą uzgadniane z wykonawcą indywidualnie w trakcie realizacji projektu z odpowiednim wyprzedzeniem. Miejsce szkoleń mogą być rozszerzone o dodatkowe miasta (np. miasta powiatowe, gminne) w zależności od miejsca zamieszkania uczestniczek/uczestników projektu. W przypadku trudności w procesie rekrutacji uczestników/uczestniczek, dany termin szkolenia może ulec zmianie i/lub przesunięciu przez Zamawiającego. IV. Szczegółowe warunki realizacji zamówienia: Sala szkoleniowa, wyżywienie (przerwa kawowa, obiad i kolacja) oraz noclegi dla uczestników/-ek i trenerów/-ek szkoleń zapewnione zostaną w obiektach dostępnych dla osób z niepełnosprawnościami. 4.1 Usługa wynajmu sali szkoleniowej - Wielkość i dostępność każdej sali: powierzchnia – dostosowana do swobodnego poruszania się z zachowaniem wymogów sanitarno-epidemiologicznych obowiązujących na czas realizacji poszczególnych szkoleń (płyny dezynfekujące); dostosowana do rozmieszczenia uczestników/uczestniczek szkolenia, • podczas jednego dnia szkolenia średnia liczba osób: 15 uczestniczek/ków +2 trenerów/-ek, Sala dostępna przez wskazane dni szkoleniowe (1 dzień szkoleniowy: 8 godzin – na czas trwania szkolenia i przygotowania do zajęć); - Standard sali: sala powinna spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są szkolenia, powinna mieć bezpośredni dostęp do światła dziennego, powinna być posprzątana i zdezynfekowana, z zachowaniem wymogów sanitarno-epidemiologicznych obowiązujących na czas realizacji poszczególnych szkoleń (maski dla każdego uczestnika/uczestniczki, płyny dezynfekujące, rękawiczki jednorazowe dla każdego uczestnika/uczestniczki). - Sala i dojście do niej powinno być dostępne dla osób z niepełnosprawnościami (wejście pozbawione progu, szerokie drzwi). Miejsce daje możliwość zapewnienia przechowania materiałów szkoleniowych na sali lub w zamkniętym pomieszczeniu na terenie obiektu. - Sala jest klimatyzowana. - Wyposażenie sali: łatwy dostęp do źródła prądu – przedłużaczy oraz gniazdek; projektor multimedialny, ekran do projektora, Internet (Wi-Fi), flipchart z papierem i flamastrami, miejsca do siedzenia dla średnio 15 uczestników/-czek szkolenia oraz 2 trenerów/-ek, przy stołach ułożonych w literę „U”. Zapewnienie wieszaków na odzież wierzchnią oraz dostęp do dostosowanej do potrzeb osób z niepełnosprawnościami toalety znajdującej się w bliskiej odległości od sali. - Zapewnienie osoby z obsługi do bieżącego rozwiązywania ewentualnych problemów technicznych w trakcie szkoleń. 4.2 Usługa wyżywienia - Liczba korzystających – projekt zakłada udział średnio 15 uczestników/ czek (oraz 2 trenerów/-rek w szkoleniu) Szacowana liczba korzystających na szkoleniu to: podczas jednego dnia szkolenia średnia liczba osób 15 uczestników/czek +2 trenerów/-ek, - Przerwa kawowa – min. 2 przerwy kawowe w ciągu 8 godzin z możliwością uzupełniania w trakcie szkolenia: kawa, herbata, woda gazowana, niegazowana, mleko/śmietanka do kawy, cytryna, cukier, drobne słone i słodkie przekąski typu paluszki, kruche ciasteczka, owoce. Przerwa kawowa powinna być przygotowana na przyjazd uczestników/-ek szkolenia, nie później niż pół godziny przed rozpoczęciem szkolenia. Zorganizowana w miejscu zapewniającym swobodny dostęp dla uczestników/-czek, w tym również dla osób z niepełnosprawnościami. Przerwa kawowa powinna być przygotowana na każdy dzień szkolenia osobno. Zapotrzebowanie na wersję przekąsek wegetariańskich lub innych diet będzie zgłoszone z odpowiednim wyprzedzeniem i potwierdzone na 5 dni przed szkoleniem. - Obiad (w każdym dniu szkolenia) – zupa, drugie danie. Zapotrzebowanie na dania oraz ilość posiłków wegetariańskich lub innych diet będzie zgłoszone z odpowiednim wyprzedzeniem i potwierdzone na 5 dni przed szkoleniem. - Do obiadu należy zapewnić napoje zimne i ciepłe do wyboru. - Kolacja – w formie bufetu szwedzkiego. Zapotrzebowanie na dania oraz ilość posiłków wegetariańskich lub innych diet będzie zgłoszone z odpowiednim wyprzedzeniem i potwierdzone na 5 dni przed szkoleniem. - Godziny posiłków zostaną uzgodnione z Zamawiającym. - Nie dopuszcza się podania jednorazowej zastawy stołowej. 4.3 Usługa noclegowa Liczba korzystających – zakładamy, że szkoleniu weźmie udział średnio 15 uczestników/-czek oraz 2 trenerów/-rki, jednak ze względu na sytuację epidemiologiczną, liczba ta może się zmniejszyć. - Usługa będzie polegała na zapewnieniu noclegów wraz ze śniadaniem w pokojach maksymalnie 2 osobowych dla uczestników/-czek szkoleń i maksymalnie 1 osobowych dla trenerów/-ek według zgłoszonego zapotrzebowania, o którym Zamawiający poinformuje realizatora usługi najpóźniej na 5 dni przed terminem danego szkolenia. Szacowana liczba uczestników/-ek szkolenia – planowo: • podczas jednego dnia szkolenia średnia liczba osób 15 uczestników/czek +2 trenerów/-ek, • z noclegu i wyżywienia (kolacja) zakładamy, że skorzysta 210 osób. Pokoje powinny być w standardzie nie mniejszym niż 3*** i wyposażone w łazienkę, toaletę, z dostępem do Internetu i TV. - Wykonawca zobowiązuje się do uwzględniania niepełnosprawności kwaterowanych gości przy doborze pokoi (w tym osób poruszających się na wózkach). Wykonawca zapewni minimum 2 pokoje przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami (z uwzględnieniem możliwości przebywania w obiekcie osoby poruszającej się z psem przewodnikiem i/lub asystentem/ką osoby z niepełnosprawnością). Dojście do pokoi musi być w pełni dostępne. 4.4 Dodatkowe wymagania - Stawki jednostkowe nie mogą przekraczać stawek, o których mowa w załączniku nr 3. - Na 5 dni przed terminem szkolenia Zamawiający przekaże Wykonawcy harmonogram szkolenia i program, na podstawie którego określone zostaną godziny posiłków, liczba uczestników/-ek wraz ze strukturą pokoi oraz pozostałe kwestie organizacyjne. - Zamawiający w ramach Projektu ma zagwarantowane finansowanie wyłącznie na podstawie faktycznie zrealizowanych szkoleń. W związku z tym Wykonawca będzie obciążał Zamawiającego za faktycznie zrealizowaną usługę. W przypadkach niezależnych od Zamawiającego (na przykład choroby uczestnika/-czki, skutkującej jego/jej nieobecnością na szkoleniu) Wykonawcy będzie przysługiwała zapłata w wysokości odpowiadającej liczbie wykorzystanych posiłków i przerw kawowych. Zamawiający nie może takiej sytuacji wykluczyć, ale zakłada, że będzie występować niezwykle rzadko lub wcale. - Hotel powinien mieć minimum 2 miejsca parkingowe dla osób z niepełnosprawnościami spełniające wymagania budowlane (https://budowlaneabc.gov.pl/standardy-projektowania-budynkow-dla-osob-niepelnosprawnych/stanowiska-postojowe-dla-samochodow/wymiary-stanowisk-postojowych-przystosowanych-do-potrzeb-osob-z-niepelnosprawnosciami/) lub takie miejsca powinny znajdować się w pobliżu hotelu. - Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji obiektów pod kątem dostępności dla osób z niepełnosprawnościami. Akceptując warunki zamówienia, Wykonawca wyraża na to zgodę. Oferty dotyczące obiektów niespełniających warunku dostępności nie będą brane pod uwagę, ponieważ nie spełniają warunków zamówienia. - Zamawiający wymaga od Wykonawcy dokonania wstępnej rezerwacji we wskazanym obiekcie i podania kontaktu bezpośrednio do tego obiektu w celu potwierdzenia rezerwacji. Akceptując warunki zamówienia, Wykonawca wyraża na to zgodę. Oferty niespełniające tego warunku nie będą brane pod uwagę, ponieważ nie spełniają warunków zamówienia.