Zorganizowanie i przeprowadzenie Festiwalu Zdrowia w ramach projektu „Eliminowanie zdrowotnych czynników ryzyka, występujących w miejscu pracy, na obszarze powiatu tczewskiego”.

Zapytanie nie jest podzielone na części. Przedmiot zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zorganizowania i przeprowadzenia Festiwalu Zdrowia w ramach projektu pt. „Eliminowanie zdrowotnych czynników ryzyka, występujących w miejscu pracy, na obszarze powiatu tczewskiego”, którego Powiat Tczewski jest Partnerem. Cel zamówienia. Celem Festiwalu Zdrowia jest przekazanie informacji o realizowanym projekcie, zachęcenie pracowników z 31 zakładów pracy biorących udział w projekcie do skorzystania ze wsparcia, a także przeprowadzenie działań mających na celu poprawienie świadomości osób w zakresie dotyczącym chorób cywilizacyjnych, otyłości i wypalenia zawodowego oraz metod ich zapobiegania. Termin i miejsce organizacji wydarzenia. Pożądany termin wydarzenia to 23 października 2021 r. Czas trwania Festiwalu - co najmniej 5h. Festiwal Zdrowia powinien odbyć się najpóźniej do 30 listopada 2021 r. na terenie Tczewa. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia ww. terminu pod warunkiem uzyskania zgody Instytucji Zarządzającej na wydłużenie terminu realizacji ww. projektu. Uwaga: Istnieje możliwość zorganizowania Festiwalu na terenie Powiatowego Centrum Sportu w Tczewie (ul. Królowej Marysieńki 10) w terminie 23 października 2021 r. co zostało wstępnie uzgodnione z zarządzającym obiektem. Grupa docelowa. Beneficjenci projektu - pracownicy zatrudnieni u pracodawców biorących udział w projekcie, wraz z rodzinami. Formuła Festiwalu. Organizacja trzech stref tematycznych: 1) STREFA SPORTOWA – aktywność fizyczna w każdym wieku; 2) STREFA KULINARNA – zdrowe odżywianie; 3) STREFA DIAGNOSTYCZNA – badania diagnostyczne - profilaktyka chorób cywilizacyjnych. Szacunkowa liczba uczestników. 300 osób. II. Program obowiązkowy Festiwalu (minimalny): 1. STREFA SPORTOWA: • grupowe oraz indywidualne warsztaty z trenerem personalnym, np. zumba, yoga, TBC, • grupowe oraz indywidualne warsztaty z fizjoterapeutą, • konkursy sportowe z nagrodami zakupionymi przez Wykonawcę za kwotę od 9.000 zł do 10.000 zł. Warsztaty i konkursy powinny odbywać się przez cały czas trwania Festiwalu. 2. STREFA KULINARNA: • warsztaty kulinarne dotyczące zdrowego odżywiania – przygotowywanie zdrowych i smacznych przekąsek i potraw wraz z umożliwieniem spożywania potraw przez uczestników Festiwalu, • prezentacja/degustacja zdrowych przekąsek przygotowanych na warsztatach (kanapersy, ciastka fit, sałatki, dania roślinne, część typu finger foods itp.). 3. STREFA DIAGNOSTYCZNA: • bezpłatne badania diagnostyczne, w tym co najmniej: pomiar ciśnienia tętniczego, pomiar glukozy, pomiar cholesterolu, diagnozowanie zmian skóry – profilaktyka czerniaka, • konsultacje z dietetykiem oraz pomiar na urządzeniu w celu określenia BMI i analizy składu ciała z omówieniem i przekazaniem wyników. 4. POZOSTAŁE WARUNKI DOTYCZĄCE REALIZACJI PROGRAMU FESTIWALU: • zapewnienie zajęć animacyjnych dla dzieci (np. malowanie twarzy, zabawy ruchowe, tańce itp.), min. 3 rodzaje, • przeprowadzenie Loterii Zdrowia – uczestnicy Festiwalu, którzy brali czynny udział w Festiwalu (w konkursach/zajęciach sportowych/warsztatach/badaniach diagnostycznych) będą mogli wylosować w loterii nagrody rzeczowe, • zapewnienie nagród za udział w konkursach tematycznych, które musza trwać przez cały czas realizacji Festiwalu o łącznej wartości od 9000 zł do 10000 zł, takich jak: gadżety i akcesoria sportowe i zdrowotne np. skakanki, hantelki, torby, bidony, piłki, zestawy do gier, maty sportowe, rollery oraz zdrowe i sportowe przekąski (np. batony proteinowe, napoje izotoniczne, owoce, orzechy itp.). W przypadku niewystarczającej frekwencji na Festiwalu niewykorzystane nagrody przechodzą na własność Zamawiającego, • zapewnienie konferansjera Festiwalu, • zapewnienie odpowiednich warunków w celu realizacji każdej ze stref. Powierzchnia każdej strefy powinna być wydzielona i wystarczająca. W przypadku organizacji Festiwalu w otwartej przestrzeni, strefy powinny posiadać część zadaszoną, aby umożliwić schronienie w razie pojawiających się złych warunków atmosferycznych. Strefa sportowa – warunki uzależnione od rodzaju gier i zabaw; w przypadku realizacji Festiwalu w Powiatowym Centrum Sportu w Tczewie, udostępnione zostanie sąsiadujące z obiektem boisko sportowe. Strefa kulinarna – zapewnienie stoiska wraz z zapleczem kuchennym i produktami do przyrządzania zdrowych potraw i przekąsek. Ustawienie stołów umożliwiających ekspozycję przygotowanych posiłków oraz ich degustację przez uczestników Festiwalu. Strefa diagnostyczna – warunki dostosowane do swobodnego przeprowadzenia badań diagnostycznych, • zapewnienie odpowiedniej kadry. Wykonawca musi dysponować co najmniej: - animatorami gier i zabaw sportowych dla dzieci – co najmniej 2 osoby, - specjalistą, który ma uprawnienia do przeprowadzenia badań w zakresie wczesnego wykrywania czerniaka, - fizjoterapeutą, - trenerem personalnym, - dietetykiem, - pielęgniarką i/lub osobą uprawnioną do przeprowadzenia badań diagnostycznych. III. Pozostałe obowiązki Wykonawcy: a) przygotowanie i przekazanie do akceptacji Zamawiającemu uzgodnionego z nim ostatecznego programu Festiwalu Zdrowia w terminie do 7 dni przed jego odbyciem, b) przygotowanie i przekazanie Zamawiającemu uzgodnionych i zaakceptowanych z nim materiałów promocyjnych Festiwal Zdrowia w ilości: min. 100 plakatów (kolor A-3) i min. 200 ulotek (kolor A6). Powyższe materiały powinny być zgodne z Zasadami promocji i oznakowania projektów (dla umów po 01.01.2018 r.), opublikowanymi stronie internetowej https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/promocja. Materiały promocyjne powinny być opracowane w sposób zachęcający do wzięcia udziału w Festiwalu, a w szczególności powinny wywołać u odbiorcy potrzebę wzięcia udziału w badaniach profilaktycznych proponowanych w ramach festiwalu. Materiały promocyjne należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego do 7 dni przed wskazaną w umowie datą Festiwalu, a) zapewnienie ubezpieczania Festiwalu, b) zapewnienie oprawy muzycznej podczas trwania Festiwalu, c) Wykonawca zobowiązany jest posiadać aktualne ubezpieczenie OC. Dodatkowo Wykonawca powinien ubezpieczyć uczestników Festiwalu od NNW (śmierć, uszczerbek na zdrowiu) na sumę min. 50 tyś zł, na jednego uczestnika, d) zapewnienie osoby pełniącej funkcję koordynatora merytorycznego odpowiedzialnego za pilotowanie spraw związanych z wydarzeniem i bezpośredni kontakt z Zamawiającym. Musi to być osoba posiadająca doświadczenie w organizacji imprez plenerowych. Koordynator zobowiązuje się być na miejscu wydarzenia minimum godzinę przed planowanym rozpoczęciem oraz do końca trwania eventu. Do jego obowiązków należeć będzie m.in. pilotowanie prawidłowego przebiegu całego wydarzenia oraz reagowanie na sytuacje nagłe jak również nieprawidłowości wskazane przez Zamawiającego, e) Zamawiający oczekuje, żeby koordynator merytoryczny nie pełnił dodatkowych funkcji tj. np. konferansjer, animator zabaw dla dzieci itp. Zamawiający oczekuje pełnej dyspozycyjności koordynatora merytorycznego w dniu wydarzenia w wyznaczonych godzinach, f) zapewnienie osoby pełniącej funkcję konferansjera w dniu imprezy, przez cały czas jej trwania. Zamawiający oczekuję by zapewniony przez Wykonawcę konferansjer pełnił tylko tę funkcję - nie dopuszcza się łączenia funkcji konferansjera i koordynatora merytorycznego, g) oznakowanie terenu wydarzenia, w tym na zewnątrz i w środku budynku (o ile dotyczy), oznakowanie najważniejszych Stref Festiwalu w odpowiedni i widoczny dla uczestników sposób np. tablice, informatory, itp. wraz z wyznaczeniem terenu Festiwalu, h) zapewnienie dokumentacji fotograficznej Festiwalu i przekazanie jej Zamawiającemu na nośniku cyfrowym, i) Wykonawca ma obowiązek dopełnić wszystkich obowiązków prawnych wraz z rozliczeniem z tytułu tantiem autorskich (ZAIKS) w związku z wykorzystaniem nagrań muzycznych w czasie trwania Festiwalu, j) zapewnienie zabezpieczenia medycznego, zaplecza sanitarnego oraz ochrony imprezy, k) Wykonawca w trakcie trwania wydarzenia jest zobowiązany dbać o porządek w pomieszczeniach i na boisku, gdzie będzie się odbywał Festiwal oraz posprzątać miejsca, gdzie odbywał się Festiwal na własny koszt, l) urządzenia wykorzystywane do aktywności winny mieć aktualne certyfikaty sprawności i bezpieczeństwa. IV. Współpraca: Podczas realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym i wskazanymi przez niego osobami oraz z zarządcą obiektu, w którym będzie się odbywał Festiwal. UWAGA: konieczny jest kontakt Wykonawcy z zarządcą obiektu, gdzie będzie odbywał się Festiwal Zdrowia przed złożeniem oferty, w celu uzgodnienia z nim kosztów skorzystania z obiektu oraz warunków jego udostepnienia, dotyczy to również Powiatowego Centrum Sportu w Tczewie.

W ramach procedury wyboru wykonawcy wpłynęła 1 oferta. Oferta ta została wybrana do realizacji Festiwalu Zdrowia. Oferta spełnia wszystkie wymogi formalne oraz mieści się w kwocie przeznaczonej przez Zamawiającego na zadanie.