ZO05082021

!!! UWAGA !!! z dn.11.08.2021r. - w załącznikach znajdują się zadane pytania i udzielone do nich odpowiedzi. Prosimy o zapoznanie się z nimi. Przedmiotem zapytania ofertowego jest zorganizowanie wyjazdu i uczestnictwa w targach NUFAM Targi Pojazdów Użytkowych (Karlsruhe/Niemcy) dla 3 uczestników projektu, w tym: 1. USŁUGA TRANSPORTU OSÓB: a) Zapewnienie transferów lotnisko – hotel – lotnisko; b) Zapewnienie transferów podczas całego pobytu dla uczestników (zapewnienie wspólnych przejazdów z i do centrum targowego w każdym dniu wyjazdu w przypadku odległości większej niż 500 m pomiędzy hotelem i centrum targowym - Karlsruher Messe oraz Kongress GmbH (Messeallee 1, 76287 Rheinstetten, Niemcy) c) Zapewnienie przelotów tam i z powrotem na trasach: • Warszawa / Polska –Karlsruhe - Baden-Baden(Niemcy) – 3 osoby – przylot w dniu 29.09.2021 r., wylot w dniu 04.10.2021 r. a) Oferent zapewni bilety lotnicze z opcją zwrotu, gdzie maksymalny czas trwania podróży nie przekroczy 6 godz. w jedną stronę z maksymalnie 1 przesiadką. Zamawiający przedstawi Oferentowi ostateczną listę uczestników wyjazdu nie później niż 10 dni przed terminem wyjazdu. Bilety w klasie ekonomicznej, cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie opłaty lotniskowe, bagażowe, manipulacyjne i inne przewidziane przez Wykonawcę. Każdy z uczestników może zabrać bagaż podręczny oraz rejestrowany zgodnie z limitem danego przewoźnika, z którego usług będzie korzystać Wykonawca. Wykonawca jest zobowiązany do zakupu i dostarczenia biletów w terminie do 7 dni poprzedzających planowany termin wylotu, bezpośrednio do siedziby Zamawiającego osobiście, drogą pocztową lub elektroniczną. 2. USŁUGA TRANSPORTU ZASOBÓW: a) Zapewnienie i opłacenie transportu wyposażenia targowego w tym eksponatów z siedziby firmy znajdującej się pod adresem: 98-300 Wieluń b) Zapewnienie i opłacenie przechowania wyposażenia targowego, w tym eksponatów, w przypadku wcześniejszego dostarczenia materiałów do miejsca docelowego. c) Zapewnienie i opłacenie przechowania wyposażenia targowego, w tym eksponatów, w przypadku opóźnienia odbioru materiałów z miejsca, w którym odbywają się targi NUFAM Targi Pojazdów Użytkowych (Karlsruhe/Niemcy) d) Szacowana waga i gabaryty produktów: 1 produkt – dł. 12m szer. 2,55m – 5t 2 produkt – dł. 12m szer. 2,55m – 5t 3 produkt– dł. 12m szer. 2,55m – 5t 4 produkt – dł. 12m szer. 2,55m – 5t 3. USŁUGA NOCLEGU, w tym: a) Zapewnienie i organizacja noclegów w hotelach spełniającym standardy międzynarodowe min. 4 gwiazdki dla: • 3 uczestników targów w dniach – 28.09.2021 - 5.09.2021 r. – 6 noclegów; b) Hotel powinien znajdować się w odległości nie większej, niż 6 km od Karlsruher Messe oraz Kongress GmbH (Messeallee 1, 76287 Rheinstetten, Niemcy) W celu uzyskania akceptacji Zamawiającego, Wykonawca przedstawi 3 propozycje hoteli, spośród których Zamawiający wybierze miejsce zakwaterowania; c) Wykonawca zapewni hotel z możliwością odwołania rezerwacji. Przy czym stawki ryczałtu za hotel nie powinny przekraczać limitu określonego w przepisach w sprawie ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. d) Przewidywane zakwaterowanie w pokojach 1-, 2- lub 3-osobowych. e) Wyżywienie: śniadania w formie otwartego bufetu. 4. USŁUGA WYŻYWIENIA: Zapewnienie wyżywienia w postaci śniadania oraz obiado-kolacji dla uczestników wyjazdu podczas całego pobytu. 5. ZABUDOWĄ STOISKA WYSTAWOWEGO (stoisko o wielkości 420m2 26m x 16m):: a) Zabudowa stoiska wystawowego z uwzględnieniem następujące wytycznych: • zabudowa stoiska ( podesty, elementy konstrukcji stalowych, zabudowa ścian, ekranów) z zamykanym zapleczem socjalnym/technicznym wraz z wyposażeniem ( lodówka z zamrażarką x 2, ekspres do kawy, serwis kawowy 12 szt., szklanki wysokie, 12 szt., szklanki niskie 12 szt.). W środku zamontowane regały, wieszaki, zamykany magazynek, • recepcja x 3 - lada frontowa • lada do obsługi gastronomicznej • nawierzchnia podłogowa/ wykładzina dywanowa na całą powierzchnię stoiska • podest wykonany z drewna • podwieszenia zabudowy stoiska, • wydzielona strefa VIP/ zaaranżowana do odbywania spotkań biznesowych; • oświetlenie stoiska oraz przyczep; • system nagłośnienia; • opcja codziennego sprzątania stoiska; • wierzchnia ekspozycja reklamowa lub otok wokół stoiska – element uwidaczniający lokalizację stoiska; • dekoracje roślinne, kwiaty żywe; • pylony – podświetlane tablice z logotypami; • montaż/demontaż stoiska; • codzienna obsługa techniczna stoiska; • zapewnienie pozostałego, niezbędnego wyposażenia stoiska wystawowego; • Tłumacze– 4 osoby w terminie 29.09.2021- 04.10.2021 • zapewnienie codziennego poczęstunku na stoisku; • zapewnienie logistyki materiałów scenograficznych, techniki oraz zabudowy stoiska; • Wypożyczenie kiosków multimedialnych • Podwieszana dioda o wymiarach 6mx4m • Wyposażenie stoiska w meble: stoły | krzesła barowe | fotele x6 b) Wymagane wyposażenie stoiska – zamówione i opłacone u organizatora lub zakupione: • lodówka do 85 cm wys. z zamrażarką; • meble: lada, stół, krzesła, fotele stojak na ulotki; • catering targowy; • artykuły potrzebne do utrzymania czystości stoiska (czyszczenie powierzchni wystawienniczych i mebli) – uniwersalny środek czyszczący (1szt.), ręcznik papierowy (4 rolki). • Podwieszane konstrukcje 6. WIZUALIZACJA PROJEKTU STOISKA Oferent wraz z ofertą przedstawi wizualizacje zabudowy stoiska wystawowego w minimum 3 widokach. 7. PROMOCJA W MEDIACH TARGOWYCH Zapewnienie promocji firmy w mediach targowych, w tym zapewnienie wpisu do katalogu targowego. 8. UBEZPIECZENIE a) każdego z uczestników misji – tj. 3 uczestników: • ubezpieczenie kosztów leczenia – w tym pełnego leczenia COVID-19 (wartość ubezpieczenia min. 500 tys zł/osobę); • NNW (wartość ubezpieczenia min. 60 tys zł/osobę); • OC (wartość ubezpieczenia min. 200 tys zł); • ubezpieczenia bagażu podróżnego (wartość ubezpieczenia min. 4 tys zł. wraz z ubezpieczeniem bagażu od zniszczenia). b) Ubezpieczenie eksponatów i wyposażenia stoiska o wartości 100 tys. złotych podczas transportu oraz w trakcie trwania targów, bez opcji wkładu własnego. c) Ubezpieczenia Wystawcy, o których mowa w EXHIBITION RULES & REGULATIONS w punkcie 18 (d) dokumentu EXHIBITION SPACE CONTRACT.

Kaniów, bielski, śląskie