Usługa wsparcia metodyka Service design i przeprowadzenia warsztatów Service Design dla uczestników projektu

Usługa wsparcia metodyka Service Design Opis zamówienia część A: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi wsparcia metodyka Service design w okresie od 1.08.2021 do 31.05.2023 w wymiarze przeciętnie 40 godzin/mies. Zamówienie powinno być realizowane zgodnie z harmonogramem wskazanym w Załączniku nr 3. Zapytanie ofertowe jest skierowane do wykonawców, którzy spełniają kryteria wskazane w niniejszym zapytaniu w przypadku wykonawców, którzy zatrudniają na podstawie umowy o pracę specjalistów z określonej w zapytaniu dziedziny Wykonawca wskazuje konkretnego pracownika Wykonawcy do wykonywania umowy spełniającego kryteria. W przypadku, gdy ofertę składa konsorcjum wykonawców, Wykonawca wskazuje konkretnego pracownika danego Wykonawcy do wykonywania umowy; w przypadku gdy Wykonawca posługuje się podwykonawcami Wykonawca wskazuje konkretnego podwykonawcę lub pracownika danego podwykonawcy do wykonywania umowy, którzy spełniają kryteria wskazane w zapytaniu. Zakres czynności objętych zamówieniem jest następujący: 1. Przygotowanie scenariusza procesu wsparcia innowatorów społecznych w metodzie Service design na podstawie załącznika nr 2 - Założenia inkubacji oraz przygotowanie harmonogramu wsparcia w tym zakresie. Scenariusz procesu wsparcia innowatorów powinien zawierać wykorzystanie przynajmniej następujących elementów procesu: 1) warsztaty grupowe w zakresie rozwoju pomysłu zgodnie z metodą Service design (łącznie około 40 godzin warsztatów w rozbiciu na 5 bloków tematycznych dla każdej z trzech rund inkubacji) 2) pracę własną innowatorów w zakresie rozwoju innowacji społecznej, w tym przeprowadzenie badań potrzeb użytkowników oraz przeprowadzenie testów prototypu innowacji 3) wsparcie indywidualne opiekunów innowacji (opis rekomendowanego wsparcia). Scenariusz wsparcia innowatorów powinien być przygotowany na podstawie Załącznika nr 2- Założenia inkubacji. Scenariusz i harmonogram wsparcia powinien zostać opracowany w uzgodnieniu z Zamawiającym. 2. Opracowanie (wspólnie z opiekunami innowacji) indywidualnych ścieżek wsparcia dla uczestników projektu (40 pomysłów na mikroinnowacje społeczne). 3. Przeprowadzenie szkolenia wprowadzającego dla zespołu projektu (ok. 15 osób), w tym w szczególności dla opiekunów innowacji, w kwestii ustalonego scenariusza i harmonogramu wsparcia oraz zastosowania i przebiegu metody SD w inkubowaniu innowacji społecznych. 4. Bieżąca weryfikacja pracy opiekunów innowacji, zbieranie raportów z bieżącej pracy i udzielanie konsultacji w kwestii prowadzenia inkubacji poszczególnych rozwiązań opracowywanych przez uczestników projektu tj. innowacji społecznych (min. 1 telekonferencja z każdym z opiekunów w miesiącu). 5. Współpraca z uczestnikami projektu i nadzorowanie przebiegu kluczowych faz inkubacji innowacji społecznych, tj. przeprowadzenia badań z użytkownikami, wyboru rozwiązania i prototypu do testowania, sposobu przetestowania prototypu i przygotowania innowacji do wdrożenia. Zakres usługi zawiera nadzór nad metodyką realizacji procesu service design dla 40 mikroinnowacji społecznych w czasie trwania projektu. 6. Opracowywanie materiałów merytorycznych dla uczestników projektu z zakresu pracy w metodyce Service design. 7. Współpraca z podmiotami zamawiającymi innowacje w celu sformułowania wyzwań (problemów do rozwiązania metodą design thinking/service design) dla innowatorów społecznych (zadanie zawiera zarówno aktualizację istniejących wyzwań, jak i wsparcie metodyczne przy opracowaniu nowych wyzwań zgłaszanych przez podmioty z woj. śląskiego). 8. Rozwiązywanie problemów związanych z procesem inkubacji innowacji społecznych, w którym uczestniczą innowatorzy. 9. Udział w projektowaniu modeli wdrożenia i skalowania mikroinnowacji społecznych wypracowanych w ramach projektu. 10. Realizacja zadań sprawozdawczych związanych z prowadzeniem procesu wsparcia dla uczestników projektu, w tym sporządzanie opinii, raportów lub innych dokumentów wskazanych przez Zamawiającego. Informacje dodatkowe: ● W okresie realizacji zamówienia Zamawiający przeprowadzi trzy rundy inkubowania innowacji społecznych. Ramowy harmonogram rund inkubacji przedstawiony jest w załączniku nr 2. Jedna runda inkubowania innowacji społecznej trwa od 9 do 12 miesięcy. W jednej rundzie inkubacji będzie opracowywanych jednocześnie ok. 13 (+/- 2) innowacji społecznych. Łącznie w ramach zamówienia odbędzie się inkubacja 40 mikroinnowacji społecznych. Innowatorzy społeczni na rozwój swojego pomysłu otrzymają granty do 45 tys. zł. ● W skład stałego zespołu merytorycznego projektu wchodzą: koordynator, specjalista ds. inkubacji, specjalista ds. jakości badań i testowania, specjalista ds. współpracy ze środowiskiem lokalnym, opiekunowie innowacji (ok. 10 osób). ● W związku z tym, że wszystkie inkubowane rozwiązania (40) przechodzą przez proces service design, natomiast w ramach wsparcia innowatorzy będą współpracowali z osobami pełniącymi rolę opiekunów innowacji, kluczowe jest uspójnienie metod i narzędzi wykorzystywanych przez wszystkich opiekunów innowacji i innowatorów, jak również bieżąca ewaluacja i korygowanie pracy opiekunów innowacji. Metodyk Service Design będzie osobą ściśle współpracującą z opiekunami innowacji oraz zespołem merytorycznym projektu. ● Zamawiający dysponuje budżetem na to zadanie w wysokości ok. 100.000,00 PLN. usługa przeprowadzenia warsztatów Service Design Opis Zamówienia część B: Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie merytoryczne oraz przeprowadzenie warsztatów Service design dla uczestników projektu. W ramach realizacji zamówienia wymagany jest udział minimum dwóch trenerów. Zakres czynności objętych zamówieniem jest następujący: 1. Przygotowanie merytoryczne warsztatów w metodyce service design zgodnie z Ramowym Planem Inkubacji. Udział w warsztacie powinien umożliwić innowatorom społecznym przeprowadzenie procesu zaprojektowania autorskiej innowacji społecznej i przetestowanie jej prototypu zgodnie z metodyką Service design. 2. Przeprowadzenie warsztatów projektowania innowacji społecznych metodą Service design dla uczestników projektu zgodnie z Ramowym Planem Inkubacji w formule stacjonarnej w miejscu wskazanym przez Zamawiającego (województwo śląskie). Zamówienie obejmuje przeprowadzenie trzech cykli warsztatów, każdy cykl składający się z min. 5 warsztatów x 8 godzin z zakresu kolejnych faz projektowania innowacji społecznej (łącznie 3 cykle szkoleniowe * 40 godzin = 120 godzin lekcyjnych). Warsztaty powinny obejmować pracę nad konkretnymi pomysłami na innowacje społeczne, których autorami będą uczestnicy warsztatów. W przypadku warsztatów online – liczba warsztatów może zostać zmieniona (przy jednoczesnym zwiększeniu sumarycznej liczby warsztatów i zachowaniu wymiaru 40 godzin). W sytuacji zaistnienia istotnych trudności związanych z organizacją przez Zamawiającego warsztatów w formule stacjonarnej, w szczególności spowodowanych pandemią Covid-19, Wykonawca powinien przeprowadzić warsztaty w formule online (zdalnej). Zmiana formuły warsztatów z formuły stacjonarnej na formułę zdalną nie może powodować dodatkowych kosztów dla Zamawiającego. 3. Współpraca z zespołem projektu, w tym z opiekunami innowacji w celu wymiany informacji o przebiegu inkubacji innowacji społecznych i efektywnego prowadzenia procesu projektowego. Aby złożyć ofertę Wykonawca musi dysponować zespołem składającym się min. z dwóch osób posiadających kwalifikacje i doświadczenie wymagane Ofertą. Informacje dodatkowe: ● W każdym cyklu warsztatów (łącznie 3 cykle) weźmie udział średnio 25-30 osób. Ostateczna liczba osób przydzielona do poszczególnych grup będzie wynikała z potrzeb Zamawiającego, jednakże nie powinna przekroczyć 30 os./grupa. Łącznie w ramach Zamówienia przeszkolona zostanie grupa około 100 osób. ● Zamawiający pokrywa koszt wynajmu sali, w której odbywają się warsztaty stacjonarne. ● Zamawiający może pokryć koszty dodatkowych materiałów potrzebnych do realizacji warsztatów, np. wydruki, canvy, art. piśmiennicze. Wszystkie dodatkowe koszty wymagają wcześniejszego uzgodnienia z Zamawiającym. ● Koszty dojazdu na miejsce prowadzenia warsztatów, koszty wyżywienia oraz koszty ewentualnego noclegu na warsztaty odbywające się w formie stacjonarnej stanowią koszt Wykonawcy. ● Do przeprowadzenia warsztatów w formule online Zamawiający udostępni Wykonawcy platformę Zoom Meetings (wersja PRO). Wykonawca może skorzystać także z dodatkowych narzędzi teleinformatycznych do pracy zdalnej, jeśli nie powoduje to dodatkowych kosztów dla Zamawiającego. ● Rekomendowane jest prowadzenie warsztatów przez dwóch trenerów łącznie. ● Poszczególne warsztaty mogą być prowadzone przez jedną osobę w sytuacji, gdy grupa uczestników zostanie podzielona na mniejsze, lub w przypadku gdy jest to uzasadnione merytorycznie. Dopuszczalne jest podzielenie uczestników na dwie równoległe grupy (na wybranych warsztatach bądź na wszystkich warsztatach). Podzielenie grupy nie może powodować zwiększenia sumarycznej godzin przeprowadzenia warsztatu i zwiększać wartości zamówienia. ● Terminy realizacji warsztatów muszą zostać uzgodnione z Zamawiającym. Terminy warsztatów powinny być dopasowane do możliwości uczestników. ● Zamawiający dysponuje budżetem na to zadanie w wysokości ok. 30.000,00 PLN.