Typ projektu C Bon na usługę B+R wraz z wdrożeniem

Typ 1: usługi w zakresie prac B+R polegające na opracowaniu nowego lub znacząco ulepszonego produktu 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie prac badawczych w celu opracowania narzędzi wpierających prace audytora. Prace prowadzone będą w zakresie analizy procesu realizowanego przez firmy audytorskie umożliwiające opracowanie wzorcowego procesu biznesowego w zakresie realizacji zautomatyzowanej platformy do przygotowania i generowania dokumentów związanych z wdrażaniem systemu ochrony danych osobowych w spółkach – automatyzacja procesu manualnego. Niniejszy przedmiot podzielony został na 3 etapy, które obejmują następujące prace: Etap 1 – Opracowanie wzorcowego modelu procesu biznesowego 01.02.2022-30.04.2022 Prace w ramach etapu zostały podzielone na działania wymienione poniżej: 1. Opracowanie wstępnego modelu procesu biznesowego w oparciu o podstawy prawne i wytyczne obowiązujące w zakresie realizacji procesu audytu, którego celem jest opracowanie dokumentacji i wytycznych w zakresie przechowywania i zarządzania danymi osobowymi. Model ten ma zapewnić adekwatność do wykładni obowiązującego prawa lokalnego. 2. Badanie obecnie stosowanych metod zarządzania i praktyk w procesach audytorskich w oparciu o doświadczenia Zamawiającego bądź dane testowe dostarczone przez Zamawiającego. Badanie istniejących sposobów weryfikacji stosowanych klauzul informacyjnych i zgód pod kątem ochrony danych osobowych oraz realizowanych procesów dążących do opracowania dokumentacji wdrożeniowej ochrony danych osobowych. Badanie prowadzone w modelu hybrydowym tzn. zakłada się wykorzystanie zarówno technik wywiadu diagnostycznego jak i wniosków płynących z metaanalizy istniejących opracowań i badań pierwotnych. 3. Analiza danych dotyczących postępowań audytorskich prowadzonych w ostatnich latach z uwzględnieniem specyfiki i potrzeb przedsiębiorstw i audytorów. Celem jest walidacja i ocena rynku w kontekście podejmowanych działań audytorskich, ich częstotliwości, kosztów oraz kryteriów i mechanizmów decyzyjnych wpływających na podejmowane przez przedsiębiorców działania. Natomiast końcowym etapem będzie analiza wyżej opisanych tych działań w odniesieniu do terminów uzyskania i wdrożenia gotowych polityk ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie, 4. W badaniu tym uwaga będzie skupiona na punkcie widzenia audytora, w tym zakresie i poszukiwane będą odpowiedzi na następujące pytania:  Jak obecnie prowadzony jest proces audytu przez uczestników rynku?  Jakie są potrzeby w zakresie pism i dokumentów stosowanych w ww. procesie, w kontekście efektywności prowadzonego procesu audytu?  Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby cały proces mógł stać się procesem w pełni zautomatyzowanym, w kontekście analizy możliwości integracji z wykorzystywanymi przez uczestników rynku systemami?  Jakie są opcjonalne czynniki mające wpływ na złożoność dokumentacji RODO  Jakie są wymagania techniczne w zakresie dostępności tego narzędzia i platformy, na której będzie ono uruchomione?  Jakie powinny być metadane danych wejściowych?  Jakie są wagi ważności danych wejściowych i kto te wagi określa?  Jakie czynniki mogą usprawnić/ujednolicić/zinformatyzować sposób zbierania danych wejściowych?  Jak mogłaby wyglądać uniwersalna metodologia prowadzenia postępowań audytu Zebrany materiał z przeprowadzonej analizy będzie przetworzony w sposób statystyczny, syntetyczny oraz analityczny oraz pozwoli na opracowanie „use case” – przypadków użycia dla opracowywanego wzorcowego procesu audytu. 5. Opracowanie znormalizowanego modelu prowadzenia procesu audytu z uwzględnieniem pozyskanych na poprzednich etapach danych. Model ma wskazywać zdarzenia krytyczne dla procesu audytu, które stanowią warunki konieczne (conditio necessaria) do opracowania polityki ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie, jak również określić kluczowe dla procesu parametry. 6. Badanie możliwości implementacji opracowanego wzorcowego procesu biznesowego w systemach ICT/ platformie online SaaS z uwzględnieniem oczekiwanej wydajności systemów informatycznych i jej poziomu w zależności od skali przetwarzanych danych. Ocena możliwości skalowania procesu wraz z wprowadzeniem niezbędnych korekt oraz uzupełnień w zakresie niezbędnych zbiorów danych zarówno pierwotnych jaki i metadanych oraz możliwości automatyzacyjnych poszczególnych kroków procesu przy jednoczesnym dochowaniu niezbędnej staranności względem wymogów formalnych. Etap 2 – Opracowanie prototypów najistotniejszych podprocesów procesu głównego (audytu) i ich testy w warunkach laboratoryjnych 01.05.2022-30.09.2022. Prace w ramach etapu zostały podzielone na działania wymienione poniżej: 1. Badanie stosowanych architektur aplikacji umożliwiających świadczenie usług w modelu SaaS wraz z weryfikacją i oceną umożliwiającą wybór takiej architektury aplikacji, która pozwoli na spełnienie zdefiniowanych wymagań dotyczących zarówno wydajności jak i niezbędnej skalowalności oraz wymagań w zakresie RODO. 2. Opracowanie modułu wspomagającego automatyzację podprocesu przyjmowania przedsiębiorstwa i weryfikacji jego potrzeb w kontekście polityki ochrony danych osobowych oraz poprawności dotychczas stosowanych przepisów w zakresie ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie. Kluczowym jest zapewnienie spójności istotnych dla procesu danych i tam, gdzie będzie to konieczne umiejętne ich mapowanie, tak aby na dalszych etapach procesu audytu realizowanego przy użyciu platformy informatycznej zapewnić niezakłócone i skuteczne działanie zautomatyzowanego sposobu ich przetwarzania i dalszej drogi prowadzącej do opracowania i wdrożenia finalnej polityki ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie 3. Opracowanie modułu wspomagającego automatyzację podprocesu automatycznego generowania dokumentacji RODO odpowiedniej dla przedsiębiorstwa oraz podprocesu szacowania ryzyk w zakresie Ochrony Danych Osobowych. Podstawą właściwego projektowania tych algorytmów będą rezultaty analiz uzyskanych w pierwszym etapie projektu. 4. Przeprowadzenie testów realizacji podprocesów w oparciu o zdefiniowane scenariusze (USE CASE). 5. Zaprojektowanie algorytmu oraz techniki i harmonogramów jego uczenia, którego celem będzie poszukiwanie i analiza zależności dla zdarzeń systemowych i przypadków zgromadzonych w bazie danych platformy, celem doskonalenia procesu decyzyjnego w postępowaniu audytorskim i wsparcia użytkownika w wyborze optymalnej drogi wdrożenia polityki ochrony danych osobowych. Powyższe definicje będą obejmować określenie niezbędnych procesów przetwarzania danych osobowych i ich rozmiaru oraz struktury, częstotliwości uczenia modelu. 6. Wstępna integracja modułów wspomagających automatyzację poszczególnych procesów pracy platformy w oparciu o wybraną architekturę. 7. Opracowanie prototypu rozwiązania obejmującego opracowane modułu obejmujące zautomatyzowaną obsługę poszczególnych podprocesów, 8. Przeprowadzenie testów przebiegu nowego wzorcowego procesu świadczenia usługi na danych testowych zapewnionych przez Zamawiającego, w warunkach laboratoryjnych. Etap 3 – Opracowanie docelowych narzędzi wpierających prace audytora oraz ich testy w warunkach operacyjnych z wykorzystaniem użytkowników końcowych 01.10.2022-28.02.2023 Celem tego etapu będzie możliwie najlepsze odwzorowanie prototypu platformy do warunków operacyjnych, w których będzie realizowany proces główny oraz przeprowadzenie testów opracowanych metod i algorytmów z udziałem użytkowników końcowych w środowisku operacyjnym. Prace w ramach etapu zostały podzielone na działania wymienione poniżej: 1. Opracowanie interfejsów, wg ustalonych wcześniej wymagań oraz zapewniających zachowanie obowiązujących standardów w elektronicznej wymianie informacji oraz ich kompletność z punktu widzenia głównego procesu audytu oraz istotnych podprocesów. 2. Opracowanie docelowej platformy audytorskiej integrującej moduły opracowane w ramach Etapu II, oparte na opracowanych interfejsach oraz generatorach pism. 3. Przeprowadzenie testów w warunkach zbliżonych do rzeczywistych opracowanych procesów i podprocesów w oparciu o zbudowany model nowej architektury rozwiązania w zakresie spełnienia wymagań oraz możliwości implementacji nowego wzorcowego procesu świadczenia usług. 4. Wdrożenie poprawek wynikających z przeprowadzenia testów w warunkach rzeczywistych. 5. Przygotowanie demonstracji oraz scenariuszy testowych obejmujących minimum 3 użytkowników końcowych (Przedsiębiorstwa) w warunkach operacyjnych 6. Realizacja testów bezpieczeństwa platformy (narzędzia wspierającego procesu audyty w zakresie ODO) 7. Przeprowadzenie demonstracji technologii warunkach operacyjnych. Zamawiający oczekuje, że wynik prac badawczo-rozwojowych przeprowadzonych przez wykonawcę doprowadzi do możliwości wdrożenia rezultatu w działalności przedsiębiorstwa. 2. Własność wszelkich wykonanych w ramach zamówienia wyników badań i analiz oraz dokumentacji przeniesiona zostanie na Zamawiającego. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca przeniesie na Zamawiającego (w zakresie nieograniczonym czasowo i terytorialnie): a) całość majątkowych praw autorskich, przy możliwie szerokim oznaczeniu pól eksploatacji; b) całość praw własności przemysłowej dotyczących wyników badań i analiz, dokumentacji oraz innych rezultatów realizacji Zamówienia. 3. Przekazanie wyników prac badawczo-rozwojowych nastąpi w formie raportu w ciągu 7 dni od momentu zgłoszenia przez Wykonawcę jej wykonania na wzorze przekazanym przez Zamawiającego. 4. Odbiór przedmiotu zamówienia stwierdzony zostanie protokołem zdawczo-odbiorczym dla każdego zakończonego etapu i/lub łącznie dla całego przedmiotu zamówienia, podpisanym przez osobę ze strony Wykonawcy oraz wyznaczonego przedstawiciela Zamawiającego. 5. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia ciągłego nadzoru i kontroli merytorycznej nad realizacją zamówienia oraz do bieżącego informowania Zamawiającego o pojawiających się problemach w realizacji zamówienia.