Zapytanie ofertowe na dostarczenie kompleksowego systemu informatycznego składającego się z modułów do obsługi magazynu oraz biblioteki oraz sprzętu komputerowego

Systemy e-biblioteka i e-magazyn oraz sprzęt komputerowy Projekt pn. „Warszawska Szkoła Filmowa – online” Warszawskiej Szkoły Filmowej zakłada realizację działań polegających na wykorzystaniu technologii informacyjno – komunikacyjnych do obsługi procesów związanych z edukacją na uczelni wyższej, celem świadczenia usług drogą elektroniczną, aby podnieść dostępność, jakość i efektywność kształcenia w regionie, poprzez uruchomienie m.in.: - mobilnego zestawu do rejestracji i streamingu wydarzeń, festiwali, wykładów gościnnych, które często mają miejsce w siedzibie Uczelni. W ramach realizacji niniejszego celu przedmiotem zamówienia jest stworzenie kompleksowego systemu informatycznego składającego się z modułów do obsługi magazynu oraz biblioteki w ramach scentralizowania rozwiązań dla Warszawskiej Szkoły Filmowej. Rozwiązanie ma uwzględniać również środowisko technologiczne oraz infrastrukturę z poziomu, której systemy te będą zarządzane. Wytworzone oprogramowanie powinno być dostępne dla Zamawiającego wieczyście. Architektura ogólna i import danych z innych systemów: Architektura systemu powinna opierać się na modelu aplikacji webowej, która będzie dostępna z poziomu wszystkich współczesnych przeglądarek internetowych a dane systemu będą przechowywane w chmurze w sposób bezpieczny. Platforma powinna mieć możliwość integracji z aktualnymi usługami katalogowymi organizacji w rozwiązaniu Azure Active Directory. Wykonawca będzie gwarantował automatyczne tworzenie kopii zapasowych i razie awarii odzyskanie systemu w okresie do trzech dni roboczych. System powinien być skonfigurowany w taki sposób aby użytkownicy wewnątrz organizacji, partnerzy i zewnętrzne podmioty mogli zgłaszać swoje rezerwacje poprzez specjalny interfejs w postaci dedykowanego formularza, z którego dane będą przekazywane do systemu. Formularz powinien być dostępny z poziomu utworzonego linku obsługiwanego przez wszystkie współcześnie wykorzystywane przeglądarki internetowe. Moduł rejestracji powinien być zabezpieczony przed nieautoryzowanym złożeniem zamówienia i nie umożliwiać wglądu do części administracyjnej systemu. Wymagana jest również kompatybilność z wszystkimi urządzeniami wchodzącymi w skład całościowego rozwiązania technologicznego umożliwiającego sprawne korzystanie z systemu. Ważnym aspektem dostosowanym do użytkownika końcowego jest funkcjonowanie platformy w sposób intuicyjny w modelu user friendly. Interfejs główny powinien być przejrzysty, w trybie GUI, funkcje powinny być dostępne z poziomu np. zaprojektowanych w interfejsie, obiektów, przycisków lub rozbudowanych menu. W ramach dostarczonego systemu powinna być zapewniona obsługa serwisowa dostawcy na okres min. 5 lat. Ponadto w ramach realizacji powinna być zapewniona możliwość pełnego przeszkolenia pracowników przed końcowym wdrożeniem systemu do użytku. System powinien dawać możliwość importu i exportu wszystkich danych w formacie plików CSV w zakresie: - Dane użytkowników i kontrahentów systemu; - Sprzęt będący na stanie magazynowym; - Książki znajdujące się w bibliotece; Raporty i protokoły: Ważną funkcjonalnością globalną powinna być możliwość automatycznego generowania protokołu wydania i odbiorczego na podstawie przeskanowania kodów kreskowych umieszczonych odpowiednio na przedmiotach magazynowych i pozycjach z katalogu bibliotecznego. Dane na tej podstawie powinny automatycznie nanosić się na protokół z możliwością dedykowanej edycji. Protokół powinien być potwierdzony przez daną osobę odbierająca i wydającą go w postaci elektronicznego podpisu złożonego poprzez urządzenie mobilne dostarczone zgodnie ze specyfikacją przez Wykonawcę. Ponadto system powinien dawać możliwość generowania dowolnych raportów z bazy danych pozycji magazynowych oraz bibliotecznych z możliwością ustawienia odpowiednio dopasowanego filtra danych w zależności od potrzeb. Generowanie protokołów oraz raportów powinno dawać możliwość qtworzenia zestawienia do natychmiastowego wydruku a także generowanie do plików powszechnie używanych rozszerzeń np. docx, pdf. Obsługa powiadomień: System powinien gwarantować obsługę powiadomień, w tym również zdarzeń poprzez wysyłanie automatycznych wiadomości e-mail. Funkcjonalność powinna wykorzystywać protokoły POP i SMTP, dawać możliwość podłączenia konta pocztowego w technologii Microsoft Exchange. Do użytkowników końcowych, studentów i kontrahentów w zaprogramowany sposób powinny być wysyłane wiadomości o zbliżającym się terminie zakończenia oraz zaleganiu wypożyczenia. Moduły składowe systemu: E-magazyn: Moduł systemu informatycznego wspierającego pracę magazynu powinien umożliwiać sprawne, nieinwazyjne dostosowanie bądź rozszerzenie funkcjonalności bez konieczności ponownego wdrażania całego systemu na nowo. Niezbędnym aspektem działania systemu jest konieczność kompatybilnego działania na komputerach, na których skonfigurowane są usługi zarządzania tożsamościami oraz dostępami opartymi na technologii chmury obliczeniowej. Główną funkcjonalnością systemu powinna być procedura wynajmu uwzględniająca trzy podstawowe etapy (Rezerwacja, Wydanie, Zwrot). Procedura rezerwacji sprzętu powinna sprowadzać do możliwości rezerwacji miękkiej (bez płatności elektronicznej) ale także w razie konieczności powinna być możliwość skonfigurowania rezerwacji twardej ( z płatnością elektroniczną). System powinien umożliwiać zdefiniowanie procesu Wydania poprzez uwzględnienie następujących danych: dane dokumentu tożsamości osoby wypożyczającej, w przypadku studenta numer legitymacji, e-mail, numer telefonu, okres wypożyczenia, planowana data zwrotu oraz opcjonalna stawka wynajmu. Ponadto powinna być możliwość generowania zestawień i raportów zawierające status rezerwacji klientów, historię wynajmów, stopień wykorzystania oraz rentowność sprzętu. Rozwiązanie opcjonalnie powinno umożliwiać wdrożenie Modułu CRM sprowadzającego się do integracji danych na temat kontrahentów, zdarzeń, ofert i terminarza. E-biblioteka: Moduł systemu informatycznego odpowiedzialny za całościowy proces zarządzania biblioteką powinien umożliwiać sprawne przeglądanie fizycznego zbioru biblioteki oraz dawać możliwość opisywania i katalogowania księgozbioru WSF. Główną funkcjonalnością modułu powinno być udostępnienie usługi wypożyczania i obsługi czytelników. Odbiorcy programu (czytelnicy) powinny mieć dostęp do elektronicznej wersji katalogu bibliotecznego, z poziomu którego mogą dokonywać rezerwacji. Dostęp taki powinien być odpowiednio zabezpieczony aby zapobiegać nieuprawnionym dostępom do bazy. Od strony użytkowników zarządzających systemem główną funkcjonalnością modułu powinna być procedura wypożyczenia pozycji z katalogu bibliotecznego uwzględniająca trzy podstawowe etapy (Rezerwacja, Wydanie, Zwrot). Procedura rezerwacji pozycji bibliotecznej powinna sprowadzać się wyłącznie do możliwości rezerwacji miękkiej (rezerwacja bez pobierania opłat). System powinien umożliwiać zdefiniowanie procesu wypożyczenia poprzez uwzględnienie następujących danych: numer legitymacji studenta, e-mail, numer telefonu, okres wypożyczenia oraz planowana data zwrotu. Ponadto powinna być możliwość generowania zestawień i raportów zawierających np. status rezerwacji studentów, historię wypożyczenia, stan zużycia. System powinien umożliwiać dowolne dopasowywanie raportów pod względem pożądanych informacji na podstawie ustawiania odpowiednich filtrów na bazie danych. Informacje na temat poszczególnych pozycji w katalogu powinny zawierać dodatkową pozycję dającą możliwość zamieszczenia ewentualnych uwag/informacji, które nie zostały uwzględnione w pozostałych atrybutach. Moduł opcjonalnie powinien umożliwiać opcję naliczania kary za nieterminowy zwrot pozycji z katalogu. Serwer i Komputery: Lokalna infrastruktura systemu powinna uwzględniać główny serwer zarządzający siecią, pełniący dodatkowo rolę repozytorium danych oraz archiwum. Serwer zostanie dostarczony przez Zamawiającego w ramach aktualnej infrastruktury informatycznej. Wykonawca musi zagwarantować jego rozbudowę o większa przestrzeń pamięci masowej zgodnie z specyfikacją Zamawiającego. Sprzęt komputerowy i peryferia objęte zamówieniem: 1. 2x stacje robocze (komputery) 2. 1x Zewnętrzna nagrywarka płyt BluRay i DVD 3. 1x Drukarka atramentowa 4. 2x Bezprzewodowy czytnik kodów kreskowych 5. 2x Pulpit podtrzymujący urządzenia mobilne do składania elektronicznych podpisów. 6. 2x Dyski do systemu archiwizacji SDD. 7. 2x Dyski do systemu archiwizacji M2 8. 4x Dyski do systemu archiwizacji HDD. 9. 2x Dedykowane urządzenie mobilne (tablet) o przekątnej w zakresie 10’’-13’’. Dokładna specyfikacja sprzętu znajduje się w Załączniku nr 4 - Specyfikacja sprzętu 1. Zamówienie obejmuje jego dostawę i instalację. 2. Sprzęt musi być fabrycznie nowy, pełnowartościowy, z pełnym okablowaniem i oprogramowaniem oraz wolny od obciążeń prawami osób trzecich. 3. Sprzęt powinien być równoważny z wymaganiami podanymi w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. Za równoważne Zamawiający uzna te, które odpowiadać będą parametrami, funkcją, treścią i wartością merytoryczną dla jakiej są przewidziane. 4. Sprzęt powinien zawierać odpowiednie certyfikaty, atesty lub oznaczenia informujące o dopuszczeniu do sprzedaży (jeśli wymaga tego specyfikacja urządzenia lub materiału). 5. Przedmiot zamówienia dostarczony zostanie przez Wykonawcę wraz z licencjami, instrukcjami i materiałami dotyczącymi użytkowania w języku polskim lub angielskim. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny. 7. Zamawiający po zakończeniu terminu składania ofert dopuszcza możliwość przeprowadzenia negocjacji cenowych 8. Przed podpisaniem umowy na realizację zadania Wykonawca jest zobowiązany przedstawić szczegółowe specyfikacje techniczne proponowanego sprzętu 10. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za terminowe i rzetelne wykonanie przedmiotu zamówienia. 11. Wykonawca przedłoży fakturę VAT do zrealizowanego zamówienia. Po dostarczeniu zamówienia sporządzony zostanie protokół zdawczo-odbiorczy.

W odpowiedzi na zapytanie ofertowe wpłynęły 2 oferty: 1. Ulisses sp. z o.o., ul. Górnośląska 69a, 62-800 Kalisz 2. CEZAR Cezary Machnio i Piotr Gębka sp. z o.o., ul. Wolność 8/4, 26-600 Radom W wyniku zapytania ofertowego wybrano ofertę: Ulisses sp. z o.o., ul. Górnośląska 69a, 62-800 Kalisz, na kwotę 104 944,69 zł brutto, która dostała komplet 100 pkt. Wybrana oferta była kompletna, uzyskała maksimum punktów i spełniała wszystkie kryteria i wymagania.