„25 lat Euroregionu Glacensis/ 25 let Euroregionu Glacensis”

Zapytanie cenowe na organizację konferencji 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja 2-dniowej konferencji z okazji 25-lecia Euroregionu Glacensis realizowanej w ramach projektu „25 lat Euroregionu Glacensis” nr CZ.11.4.120/0.0/0.0/16_008/0002649. 2. Ilość osób – konferencja będzie obejmowała grupę 200 osób ( Polaków i Czechów). Powyższe dane mają charakter orientacyjny, nie stanowią zobowiązania dla Zamawiającego. Informacja o dokładnej liczbie uczestników zostanie przez Zamawiającego przekazana nie później niż 7 dni kalendarzowych przed terminem konferencji. 3. Termin realizacji konferencji – 7-8 października 2021 r. W związku z panującą sytuacją epidemiologiczną spowodowaną COVID 19 zastrzega się zmianę terminu konferencji oraz zmianę liczby uczestników. 4. Ramy czasowe konferencji zawarte są we wstępnym programie będącym załącznikiem nr 2. Wstępny program ma charakter orientacyjny. Informacja o dokładnych ramach godzinowych zostanie podana przez Zamawiającego nie później niż 7 dni kalendarzowych przed datą planowanej konferencji. 5. Miejsce wykonania zamówienia – obszar polskiej części Euroregionu Glacensis. Wymagania odnośnie obiektu Posiłki powinny być podawane uczestnikom w innej sali niż sala konferencyjna, ale w tym samym budynku lub na terenie tego samego obiektu, należy uwzględniać wymogi diety wegetariańskiej. Sala restauracyjna ma zapewniać ilość stolików oraz krzeseł odpowiadających co najmniej liczbie uczestników. Na czas konferencji, Zamawiający zastrzega sobie prawo do oznakowania sali oraz wejścia do obiektu i holu plakatami/banerami i innymi informacjami. Wynajem sali konferencyjnej mieszczącej 200 osób: W dniu 7.10.2021 r. ( czwartek ) - sala konferencyjna w godzinach ok. 10.00-21.00 Sala konferencyjna wyposażona w flipchart z blokiem i komplet pisaków, nagłośnienie, ekran, rzutnik oraz dostęp do Internetu. Powierzchnia sali powinna umożliwić ustawienie kabin do tłumaczenia symultanicznego. Podczas trwania spotkań na sali konferencyjnej dostępny bufet kawowy ciągły: kawa rozpuszczalna i świeżo parzona z ekspresu ciśnieniowego lub przelewowego/zaparzacza wraz z dodatkami w postaci mleko/śmietanka, cukier), herbata, woda mineralna niegazowana i gazowana, soki owocowe, ciasto owoce ) Wykonawca w czasie przerwy kawowej zapewni zastawę ceramiczną z kompletem sztućców metalowych i serwetek. Serwis kawowy dostępny będzie w sali lub tuż obok sali, w której będzie się odbywać konferencja. Przerwa kawowa będzie serwowana zgodnie z godzinami wskazanymi przez Zamawiającego. Zakwaterowanie dla ok. 50 osób: 1 nocleg ze śniadaniem w terminie 7/8 października 2021 r. dla pracowników biura, członków zarządu SGPEG, zaproszonych gości z Ministerstwa, DUW, UMWD oraz przedstawicieli odpowiadających instytucji ze strony czeskiej oraz przedstawicieli euroregionów. Preferowane są pokoje 1 bądź 2-osobowe. Nie dopuszcza się zakwaterowania osób poza obiektem Wykonawcy. W przypadku braku możliwości zakwaterowania uczestników konferencji w dniu przyjazdu, Wykonawca udostępni pomieszczenie do przechowywania bagaży od godz. 10.00 pierwszego dnia do czasu zakwaterowania w pokojach. Wszystkie pokoje wyposażone będą w łazienkę oraz bezpłatny dostęp do Internetu. Koszty dodatkowych opłat związanych z korzystaniem z pokoi, np.: koszty płatnej telewizji, koszty rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych, koszty barku w pokoju poniosą uczestnicy zameldowani we wskazanym pokoju. Usługa gastronomiczna dla 200 osób: Posiłki powinny być podawane uczestnikom w innej sali, niż sala, w której będzie odbywać się konferencja, ale znajdującej się w tym samym budynku lub na terenie tego samego obiektu, w formie „bufetu szwedzkiego” i serwowane należy również uwzględniać wymogi diety wegetariańskiej. Sala restauracyjna zapewniać ma ilość stolików oraz krzeseł odpowiadających co najmniej liczbie uczestników konferencji. Posiłki będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin podawania posiłków w trakcie trwania konferencji. O zmianach na bieżąco będzie informował Wykonawcę. W dniu 7.10.2021 r. : o godz. 13.30 - dwudaniowy obiad z napojem (sok lub woda do wyboru) - należy przedstawić dwie propozycje menu w trakcie trwania konferencji - przerwa kawowa ciągła o godz. 18.00 – kolacja w formie bufetu szwedzkiego w ilości odpowiedniej ilości uczestników i powinna obejmować ciepły posiłek, zimną płytę oraz ciepłe i zimne napoje, w tym herbata, kawa, soki, woda. W razie zaleceń epidemicznych związanych z COVID 19 Zamawiający dopuszcza kolację w innej formie. W dniu 8.10.2021 r. : o godz. 7.00-9.30 - śniadanie dla osób korzystających z noclegu Śniadanie powinno być podawane w postaci „bufetu szwedzkiego”, w ilości odpowiedniej dla ilości osób korzystających z noclegu , w tym co najmniej jedno danie na gorąco do wyboru (mięsne, bezmięsne, mleczne) oraz wędliny, sery, sałatki i/lub świeże warzywa, dżemy, pieczywo białe i ciemne, oraz ciepłe i zimne napoje, w tym herbata, kawa, soki, woda. W razie zaleceń epidemicznych związanych z COVID 19 Zamawiający dopuszcza śniadanie w innej formie.