Usługa doradcza w zakresie: Wdrażanie nowych rozwiązań organizacyjnych, w tym audyt / optymalizacja kosztów i procesów.

Zakres Zamówienia obejmuje realizację usług doradczych - usługa doradcza w zakresie: Wdrażanie nowych rozwiązań organizacyjnych, w tym audyt / optymalizacja kosztów i procesów. 1. Audyt procesów biznesowych, diagnoza stanu bieżącego a. analiza stanu bieżącego procesów biznesowych pod kątem skuteczności i efektywności realizacji celów oraz ponoszonych kosztów b. analiza istniejącego obiegu dokumentów i informacji c. analiza systemów wynagrodzeń w porównaniu do dostępnych rozwiązań rynkowych d. opracowanie i konsultacja pakietów optymalizacyjnych e. opracowanie docelowego modelu procesów i struktury organizacyjnej f. opracowanie harmonogramu wdrożenia pakietów optymalizacyjnych 2. Wdrożenie nowych narzędzi optymalizacyjnych a. wdrożenie prostych narzędzi / robotów RPA w tym: o Zautomatyzowane formularze Excel / Word o Check-list o Makra MS Excel (VBA) / Word - oparte o autorskie technologie "Office Nano Robots" o dla obszaru o dużej powtarzalności, podatnego automatyzacje, wdrożenie tzw. „robotów biurowych” (oparte o filozofię „Robotic process automation” – RPA), które zastępują pracę pracowników. b. Stworzenie procedur i instrukcji o Procedury – zawierające opis docelowych procesów wraz z podziałem ról / odpowiedzialności o Instrukcje szczegółowe – dla poszczególnych stanowisk, omawiające najlepsze praktyki wykonania pewnych kroków (np. instrukcje pracy w systemach) o Materiały szkoleniowe o Materiały informacyjne w formie FAQ (frequently asked questions) zawierające odpowiedzi na najczęstsze problemy pracowników w zakresie wdrażanej zmiany o Karty działów i stanowisk - przypisanie zakresów zadań, uprawnień i odpowiedzialności do procesów biznesowych i osób je realizujących uporządkowanie działań i zestandaryzowanie prac w organizacji 3. Wsparcie we wdrożeniu pakietów optymalizacyjnych a. reorganizacja strategicznych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa, struktury organizacyjnej oraz usprawnienie zarządzania - opracowanie procedur zmian struktury organizacyjnej; b. dopasowanie modeli strukturalnych do specyfiki organizacji i wymogów rynku c. wdrażanie zmian i struktur organizacyjnych d. opracowanie dokumentów korporacyjnych niezbędnych do wdrożenia zmian i struktur organizacyjnych e. doradztwo wdrożeniowe oraz monitoring uzyskanych efektów po 6 miesięcy po implementacji poszczególnych rozwiązań optymalizacyjnych. f. opracowanie raportu końcowego lub opisu rezultatów z zakresu przeprowadzonej specjalistycznej usługi doradczej. 4. Łączna ilość godzin usługi – 536 godz. 5. Miejsce realizacji projektu: województwo Lubelskie, Lublin (20-806), ul. Jagiellońska 2D 6. Realizacja zamówienia powinna zostać ukończona nie później niż do 15.11.2021r. 7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia terminów pośrednich na wykonanie poszczególnych zakresów zamówienia. SZCZEGÓŁOWY OPIS KRYTERIÓW FORMALNYCH – WARUNKÓW DOPUSZCZAJĄCYCH DO UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Wykonawca z chwilą złożenia oferty powinien posiadać min. 3 letnie doświadczenie w świadczeniu usług doradczych udokumentowane referencjami z przeprowadzonych usług doradczych - weryfikowane na podstawie złożonych oświadczeń lub przedłożonych dokumentów/referencji. 2. Wykonawca na dzień złożenia oferty prowadzi działalność zgodną z przedmiotem niniejszego zapytania – weryfikowane na podstawie aktualnego na dzień złożenia oferty załącznika – zaświadczenia z właściwego rejestru REGON 3. Wykonawca nie posiada powiązań kapitałowych i osobowych pomiędzy z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 4. Zamawiający wprowadza wadium w stałej wysokości 1 000,00 (słownie: tysiąc) złotych płatne przelewem oraz: a. Wpłata musi być dokonana najpóźniej w dniu złożenia oferty do wskazanej w zapytaniu godziny. Za datę wpływu środków na rachunek uważa się datę zaksięgowania środków na koncie Zamawiającego. b. W celu udokumentowania wpłaty wadium Oferent zobowiązany jest przedłożyć jako załącznik potwierdzenie przelewu. c. Wpłaty należy dokonać na numer bankowego prowadzonego przez BANK PEKAO S.A - 68 1240 2500 1111 0010 9728 4982 - tytułem „Wadium Działanie 3.5 ” d. Wadium zostanie zwrócone Oferentom w terminie do 1 tygodnia licząc od dnia wyboru wykonawcy, a wybranemu wykonawcy po podpisaniu umowy. 5. Wykonawca składa zobowiązanie spełnienia warunków formalnych i gotowość do realizacji usług na formularzu ofertowym (załącznik do zapytania ofertowego). TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT: 1. Ofertę wraz z oświadczeniami i dokumentami należy złożyć w siedzibie Zamawiającego. 2. Termin złożenia oferty upływa w dniu 23.04.2021 r. do godz. 23:59. 3. Ofertę należy sporządzić na druku „Formularz ofertowy” stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, w języku polskim, czytelnie wypełniając nieścieralnym atramentem lub długopisem, maszynowo lub komputerowo. Oferta winna być podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy (dotyczy również ofert wysłanych drogą mailową) 4. Oferty składane w wersji elektronicznej powinny zawierać skan dokumentów (jako jeden dokument) wyłącznie w jednym pliku (PDF, JPG). 5. Wszelkie kopie dokumentów znajdujące się wewnątrz oferty składanej w formie papierowej, winny być opatrzone: a. zapisem „za zgodność z oryginałem” b. datą, c. czytelnym podpisem osoby upoważnionej, d. pieczęcią firmową/imienną 6. W przypadku składania oferty w formie elektronicznej Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia wersji papierowej oferty wraz z załącznikami potwierdzonymi za zgodność z oryginałem (tożsamej z przesłaną drogą elektroniczną). 7. Forma składania: a. formularz oferty, zawierający podpisy zgodnie z reprezentacją podmiotu, powinien być sporządzony w języku polskim oraz złożony we wskazanym terminie w wersji papierowej w siedzibie firmy Zamawiającego podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentacji podmiotu czytelnym podpisem wraz z pieczęcią firmową/imienną oferenta, albo przesłany w formie elektronicznej na adres e-mail: podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentacji podmiotu bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym kwalifikowanym certyfikatem (opatrzona pieczęcią elektroniczną). b. oferty przesłane w formie elektronicznej powinny być złożone w formie papierowej w siedzibie firmy Zamawiającego, w terminie 3 dni licząc od wskazanej daty upływu składania ofert. 8. Złożenie oferty po terminie oraz w innej formie skutkować będzie jej odrzuceniem. 9. Oferta może być przesłana w formie elektronicznej na adres e-mail: biuro@qrpolska.pl terminie do dnia 23.04.2021 r. do godz. 23.59 oraz musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentacji podmiotu bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym kwalifikowanym certyfikatem (opatrzona pieczęcią elektroniczną), a następnie dostarczona w formie papierowej w postaci tożsamego oryginału) do siedziby firmy w godzinach pracy biura (08:00-16:00), w terminie 3 dni licząc od daty upływu składania ofert pod wskazany adres: Q&R POLSKA Sp. z o.o. ul. Jagiellońska 2D, 20-806 Lublin OFERTA W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA NR …… 10. Ofertę w formie papierowej należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: ul. Jagiellońska 2D, 20-806 Lublin, w terminie do dnia 23.04.2021 r. w godzinach pracy biura (08:00 - 16:00) co oznacza, że z upływem powyższego terminu oferta powinna fizycznie znaleźć się u Zamawiającego. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską. Formularz oferty musi być podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentacji podmiotu czytelnym podpisem wraz z pieczęcią firmową oraz imienną osoby upoważnionej do reprezentacji oferenta,

Lublin, Lublin, lubelskie