Wygrana Rodzina w Wałbrzychu

Przedmiotem zamówienia jest organizacja wyjazdu warsztatowego dla 14 rodzin z dziećmi w tym około 22 osób dorosłych, 28 dzieci w wieku od 6 do 18 r. życia oraz 14 dzieci w wieku do 6 roku życia wraz z 9 osobami kadry nadzorującej. Organizacja 5 dniowego wyjazdu warsztatowego w terminie 24, 25, 26, 27, 28 stycznia 2027 roku pod nazwą WYCHOWANIE DO WARTOŚCI od niedzieli do czwartku dla 14 rodzin finansowanych w ramach realizowanego projektu „Wygrana Rodzina z Wałbrzycha”. Miejsce odbywania wyjazdu oddalone od Wałbrzycha o od 45 do 80 km w miejscowości położonej minimum 400 m n.p.m. Odległość liczona z dokładnością miejscowość–miejscowość przy pomocy serwisu Mapy Google (https://www.google.com/maps/) z miejscowości Wałbrzych do miejscowości, w której znajduje się miejsce treningu, przy uwzględnieniu formy transportu „samochodem” i przy przyjęciu najkrótszej (w km) proponowanej przez serwis trasy w zaokrągleniu do pełnego kilometra. Miejsce wyjazdowe położone poza centrum miejscowości o charakterze turystycznym. Kategoria obiektu – Hotel minimum *** Pokoje wyposażone w łazienkę znajdującą się bezpośrednio w pokoju, a nie wspólną na korytarzu. Przewidziana liczba minimalna pokoi do dyspozycji podczas całego wyjazdu warsztatowego: • 7 pokoi 1 osobowych, • 2 pokoje 2 osobowe, • 3 pokoje 3 osobowe, • 4 pokoje 4 osobowe, • 2 pokoje 5 osobowe – w przypadku jednej rodziny można zaproponować 1 pokój 4 osobowy wraz z dostawką w formie łóżeczka ze względu na małe dziecko do 3 roku życia, • 1 pokój 6 osobowy – w tym przypadku można zaproponować pokój 5 osobowy wraz z dostawką w formie łóżeczka ze względu na małe dziecko do 3 roku życia, • 1 pokój 7 osobowy– w tym przypadku można zaproponować pokój 6 osobowy wraz z dostawką w formie łóżeczka ze względu na małe dziecko do 3 roku życia lub 2 oddzielne pokoje 3 i 4 osobowe obok siebie, • 1 pokój 8 osobowy – w tym przypadku można zaproponować 2 pokoje 4 osobowe ze względu na minimum 2 osoby dorosłe, które mogą zostać podzielone na 2 pokoje obok siebie, Pokoje dla rodzin z dziećmi z możliwością dostawienia łóżeczka turystycznego dla dziecka. Łącznie do zakwaterowania 14 rodzin oraz 9 osób kadry obsługującej. Łączna liczba to 73 osób z możliwością zastosowania -20% pomniejszenia grupy wyjazdowej. Do dyspozycji 3 sale szkoleniowe na wyłączność w terminie 24-28.01.2027 roku. Każda sala wyposażona w stół i minimum 15 krzeseł do pracy w grupie, flipchart, monitor/telewizor lub rzutnik z ekranem. Dodatkowo do codziennej dyspozycji rezerwacja minimum 2 torów na 2 godziny kręgli oraz 2 stołów bilardowych. Do dyspozycji podczas całego wyjazdu sala taneczna oraz sala do zabawy dla dzieci nie-uczestniczących w warsztatach. Podczas pobytu organizacja ogniska lub grilla dla uczestników wyjazdu. Termin do ustalenia podczas pobytu grupy w hotelu. Zamawiający ogłasza zapotrzebowanie na zorganizowanie noclegu, wyżywienia, sal warsz-tatowych, Sali zabawowej wewnątrz budynku jak i w przestrzeni na zewnątrz przewidzianej do zabaw dla dzieci w wieku do 6 r. życia. 5 dni przed przyjazdem zamawiający poinformuje o liczbie osób uczestniczących w wyjeździe z podziałem na rodziny i trenerów. W cenie wliczony parking dla minimum 6 aut osobowych. W cenie wliczone wszelkie opłaty dodatkowe, tj. np. opłata miejscowa. Zakres usług podczas 5 dniowego wyjazdu warsztatowego: • Termin wyjazdu warsztatowego 24, 25, 26, 27, 28 stycznia 2027 roku. • Noclegi: 4 noclegi dla uczestników, • Wyżywienie – prosta polska kuchnia domowa z możliwością podania posiłków wegetariańskich i innych diet. 4 śniadania (szwedzki stół lub min. zimny posiłek z ciepłym napojem), 5 obiadów dwudaniowych (ciepłe posiłki z piciem) i 4 kolacje, 17 przerw kawowych podczas realizowanych warsztatów (minimum: woda, soki, ciepłe napoje: kawa, herbata, owoce, ciastka, słone przekąski). Wyżywienie powinno uwzględniać możliwość dostarczenia diety wegetariańskiej, wegańskiej lub w oparciu o inne kryteria np. uczulenia, zalecenia lekarskie uczestników. Menu na czas pobyt będzie ustalane najpóźniej na 1 dzień przed podaniem posiłków. • Sala zabaw wewnątrz i na zewnątrz dla ok 14 dzieci do lat 6. • Sala taneczna podczas całego wyjazdu. UWAGA!!! Podczas całego pobytu obowiązuje zakaz serwowania posiłków i napojów w plastikowych opakowaniach. Istnieje możliwość zastosowania ekologicznych sztućców, talerzyków i kubeczków jedynie podczas organizacji ogniska lub grilla. Szacowana organizacja pobytu (może ulec zmianie): Dz.1 – 24.01.2027 r. ok 11:30-12:00 Przyjazd grup, zakwaterowanie 12:15 – 14:00 zajęcia z przerwą kawową 14:00 – 15:00 Obiad 15:00 - 16:00 przerwa 16:00 – 17:45 zajęcia z przerwą kawową 18:00-19:00 kolacja 19:00 – 20:45 zajęcia z przerwą kawową Dz.2 - 25.01.2027 r. 7:00-8:30 śniadanie 9:00 – 10:00 doradztwa indywidualne 10:00 – 11:45 zajęcia z przerwą kawową 11:45 – 13:30 zajęcia z przerwą kawową 14:00 – 15:00 obiad 15:00 – 16:00 doradztwa indywidualne 16:00 – 17:45 zajęcia z przerwą kawową 18:00 – 19:00 kolacja 19:00 – 20:45 zajęcia z przerwą kawową Dz. 3 – 26.01.2027 r. 7:00-8:30 śniadanie 9:00 – 10:00 doradztwa indywidualne 10:00 – 11:45 zajęcia z przerwą kawową 11:45 – 13:30 zajęcia z przerwą kawową 14:00 – 15:00 obiad 15:00 – 16:00 doradztwa indywidualne 16:00 – 17:45 zajęcia z przerwą kawową 18:00 – 19:00 kolacja 19:00 – 20:45 zajęcia z przerwą kawową Dz.4 – 27.01.2027 r. 7:00-8:30 śniadanie 9:00 – 10:00 doradztwa indywidualne 10:00 – 11:45 zajęcia z przerwą kawową 11:45 – 13:30 zajęcia z przerwą kawową 14:00 – 15:00 obiad 15:00 – 16:00 doradztwa indywidualne 16:00 – 17:45 zajęcia z przerwą kawową 18:00 – 19:00 kolacja 19:00 – 20:45 zajęcia z przerwą kawową Dz.5 – 28.01.2027 r. 7:00 - 8:30 śniadanie 8:30 – 10:00 wykwaterowanie 9:00 – 10:00 doradztwa indywidualne 10:00 – 11:45 zajęcia z przerwą kawową 11:45 – 13:30 zajęcia z przerwą kawową 13:30 – 14:15 obiad 14:15 wyjazd z hotelu Uwaga!!! Podczas całego pobytu grupy na wyjeździe należy zapewnić osobę / kierownika / koordynatora / menagera hotelu / ośrodka, do rozwiązywania wszelkich spraw / tematów związanych z przedmiotem postępowania. Dodatkowe informacje: - złożona oferta musi być podana w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, - Zamawiający nie jest placówką oświatową, - obiekt musi się znajdować w terenie bezpiecznym do przebywania dzieci i młodzieży, - obiekcie powinien być dostęp do ciepłej wody, - do dyspozycji 3 sale szkoleniowe każdego dnia w hotelu o wymiarach od 16m2 do 40m2 z możliwością ustawienia krzeseł szkoleniowych w okręgu, - sale szkoleniowe udostępnione do prowadzenia warsztatów muszą być oddzielnym po-mieszczeniem i umożliwiać pracę w ciszy, skupieniu oraz bez uczestnictwa w nich osób po-stronnych, - dostępne minimum 15 sztuk krzeseł szkoleniowych, flipchart, monitor/telewizor lub rzutnik podczas pobytu w salach szkoleniowych przez cały okres pobytu, - przerwa kawowa musi być przygotowana w innym pomieszczeniu niż sala szkoleniowa, - dostępność pokoi od niedzieli od godz. 12:00 do czwartku do godz. 14:00, - zapewnienie na miejscu osoby do stałego kontaktu, która na miejscu będzie reagowała na problemy wynikłe podczas wyjazdu treningowego, - dostępność do miejsc integracyjnych podczas integracji dla 3 grup, np. basen, kręgielnia, piłkarzyki, bilard, stół do tenisa stołowego itp., - serwowane posiłki i napoje podane w szklanych lub porcelanowych naczyniach, Zamawiający nie dopuszcza podanie posiłków lub napoi w plastikowych pojemnikach, - Zamawiający dopuszcza zmianę terminu wyjazdu treningowego na 2 tygodnie przed planowaną datą, - Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmiany miejsca realizacji wyjazdu warsztatowego wskazanego przez Wykonawcę w formularzu ofertowym, - oferta powinna być sporządzona w języku polskim, w formie pisemnej, czytelnie, wypełniona nieścieralnym atramentem lub długopisem, maszynowo lub komputerowo. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy.