Realizacja usług związanych z kompleksową organizacją dwóch wydarzeń typu DemoDay w ramach AIP Industry Lab III

1) Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwóch uzupełniających się wydarzeń typu DemoDay prezentujących rezultaty wypracowane przez Startupy (dalej również: Zespoły) uczestniczące w trzeciej, czwartej oraz piątej rundzie projektu IndustryLab. Oba wydarzenia powinny zostać zrealizowane w formule stacjonarnej w okresie pomiędzy 1 a 31 października 2026 r. Każde z nich stanowić powinno dedykowany blok programowy osadzony w ramach dużego wydarzenia branżowego o charakterze ogólnopolskim (dalej również jako: wydarzenie nadrzędne). W każdym z dwóch wydarzeń DemoDay udział weźmie od 4 do 10 Startupów wyselekcjonowanych przez Zamawiającego. 2) Każdy z dwóch DemoDay zostanie zrealizowany jako wyodrębniony blok programowy wydarzenia o charakterze ogólnopolskim. Nie dopuszcza się realizacji obu DemoDay w ramach jednego wydarzenia nadrzędnego. Nie dopuszcza się realizacji obu DemoDay w tym samym dniu kalendarzowym, nawet jeżeli odbywałyby się w ramach dwóch różnych wydarzeń nadrzędnych.. 3) Celem zamówienia jest zorganizowanie procesu, który pozwoli na rzetelną prezentację innowacyjnych rozwiązań, stworzenie warunków do pozyskania informacji zwrotnej z rynku, wygenerowania sieci kontaktów oraz doprowadzenia do inicjacji rozmów i spotkań 1:1 pomiędzy Startupami a inwestorami i odbiorcami technologii, a tym samym przyczyni się do zwiększenia szans na komercyjne wdrożenia, pilotaże i finansowanie rozwoju uczestniczących Startupów. 4) Każde z organizowanych przez Wykonawcę wydarzeń (DemoDay) musi spełniać wymogi dostępności, informacji i promocji oraz ochrony danych. Oznacza to dostępność cyfrową treści i narzędzi rejestracyjnych, zapewnienie napisów do materiałów wideo i czytelną komunikację, prawidłowe oznakowanie materiałów zgodnie z zasadami programu oraz zgodne z prawem gromadzenie i przetwarzanie danych uczestników, z jasnym zakresem zgód i właściwą podstawą prawną. W wymiarze własności intelektualnej niezbędne będzie uporządkowanie praw do materiałów powstałych w toku wydarzenia – nagrań, fotografii, projektów graficznych – tak, aby Zamawiający mógł w przyszłości swobodnie je utrwalać, zwielokrotniać i rozpowszechniać w celach sprawozdawczych i promocyjnych. Przeniesienie autorskich praw majątkowych na wszystkich znanych w dniu zawarcia umowy polach eksploatacji nastąpi bez ograniczeń terytorialnych i czasowych wraz z prawem wykonywania zależnych praw autorskich. Wykonawca zobowiązany będzie również do dostarczenia plików źródłowych najpóźniej w dniu przekazania końcowego protokołu odbioru. 5) Każde z organizowanych przez Wykonawcę wydarzeń (DemoDay) obejmuje trzy fazy: a) fazę przygotowawczą – zorganizowanie wyodrębnionej przestrzeni konferencyjnej, praca nad gotowością prezentacyjną, próby techniczne, przygotowanie materiałów wizerunkowych i informacyjnych; b) fazę realizacji - seria krótkich prezentacji ze ściśle kontrolowanym czasem (średnio 8 minut dla każdego ze Startupów) i moderowanym Q&A, uzupełniona panelem eksperckim i programem networkingowym, który przybrać powinien postać stolików rozmów lub strefy expo; c) fazę końcową - obejmującą post-produkcję (cięcie i opis nagrań), dystrybucję materiałów, raportowanie wskaźników, a przede wszystkim zorganizowanie przestrzeni dla spotkań (matchmaking), umożliwiających zainicjowanie procesów biznesowych z potencjalnymi klientami lub inwestorami. 6) Zamawiający wymaga, aby oba wydarzenia (DemoDay) zostały zorganizowane jako integralny element ogólnopolskiego wydarzenia branżowego o tematyce zbieżnej z zakresem projektu IndustryLab, w szczególności kongresu, konferencji lub targów dedykowanych rozwojowi przedsiębiorczości, odbywających się w terminie mieszczącym się między 1 a 31 października 2026 r. Przez wydarzenie o zasięgu ogólnopolskim rozumie się cykl o ugruntowanej pozycji na rynku, posiadający rozpoznawalny program merytoryczny, regularność edycji (co najmniej 3 edycje w pięciu ostatnich latach), szeroką reprezentację uczestników z wielu województw oraz mierzalne, powtarzalne wskaźniki skali, takie jak łączna frekwencja, liczba wystawców, partnerów i patronów oraz zasięg medialny. Na etapie składania oferty Wykonawca zobowiązany będzie przedstawić trzy propozycje wydarzeń nadrzędnych spełniających powyższe kryteria, a następnie – po wyborze i zawarciu umowy – doprowadzi do formalnego włączenia bloku DemoDay do oficjalnej agendy wydarzenia nadrzędnego, zapewniając nie krótszy niż dziewięćdziesięciominutowy slot programowy w sali o pojemności co najmniej sześćdziesięciu miejsc (60) oraz wydzieloną przestrzeń ekspozycyjną dla startupów. Zamawiający zaznacza również, iż przedstawione propozycje nie mogą stanowić oferty wariantowej w zakresie wyceny wartości zamówienia. Zamawiający będzie wymagać, aby blok DemoDay został ujęty w oficjalnej agendzie wydarzenia nadrzędnego i promowany w kanałach organizatora. Spełnienie warunku ogólnopolskiego zasięgu może zostać potwierdzone w szczególności publikacją lub raportem organizatora, danymi rejestracyjnymi, oświadczeniem organizatora wydarzenia lub innym wiarygodnym dokumentem potwierdzającym udział osób lub podmiotów z różnych województw. 7) Na etapie realizacji, przed przystąpieniem do realizacji każdego z dwóch wydarzeń, Wykonawca przedstawi dowód rezerwacji i włączenia DemoDay do oficjalnego programu wydarzenia nadrzędnego w formie potwierdzenia organizatora z wyszczególnieniem daty, czasu i nazwy bloku, przewidywanej sali wraz z jej parametrami technicznymi oraz katalogiem świadczeń organizatora w zakresie promocji, w tym umieszczenia bloku w oficjalnym programie online i drukowanym, obecności w newsletterach i kanałach społecznościowych, a także możliwości ekspozycji w strefie wystawienniczej. Zamawiający ma prawo wymagać od Wykonawcy przedłożenia projektu lub szkicu umowy/porozumienia z organizatorem wydarzenia nadrzędnego, w którym zostaną wymienione najważniejsze świadczenia, w tym alokacja czasu antenowego, dostęp do infrastruktury technicznej, zasady bezpieczeństwa, zakres dopuszczalnego brandingu oraz obowiązki informacyjno-promocyjne. Zamawiający będzie weryfikował w szczególności obecność bloku w publicznie dostępnej agendzie, spójność nazewnictwa z dokumentacją projektu, parametry sali i przewidzianej strefy expo, a także zakres świadczeń promocyjnych po stronie organizatora. 8) W odniesieniu do skali wydarzenia nadrzędnego, za wartości referencyjne przyjmuje się łączną frekwencję wydarzenia nadrzędnego nie mniejszą niż pięćset uczestników w ostatniej edycji, potwierdzoną publikacjami organizatora lub raportami pokonferencyjnymi, przy jednoczesnym utrzymaniu ogólnopolskiego zasięgu rozumianego jako udział uczestników spoza województwa goszczącego. W sytuacji losowej niedostępności wybranego wydarzenia nadrzędnego Wykonawca zapewni wydarzenie równoważne pod względem skali i profilu, z zachowaniem terminu realizacji zamówienia i za uprzednią akceptacją Zamawiającego. 9) Dla celów odbioru realizacji w zakresie włączenia IndustryLab DemoDay pod wydarzenie ogólnopolskie Zamawiający uzna za wiążące potwierdzenie organizatora o umieszczeniu DemoDay w oficjalnym programie, faktyczną obecność wydarzenia w publicznie dostępnej agendzie i materiałach promocyjnych, dokumenty rozliczeniowe i organizacyjne potwierdzające świadczenia organizatora, a po zakończeniu – dokumentację fotograficzną i wideo zrealizowaną w przestrzeni wydarzenia nadrzędnego, egzemplarz katalogu wystawców lub programu z zaznaczeniem bloku DemoDay oraz raport z frekwencji i działań promocyjnych. Brak spełnienia któregokolwiek z warunków osadzenia w wydarzeniu nadrzędnym, w szczególności brak formalnego ujęcia w oficjalnej agendzie lub brak zapewnienia minimalnych parametrów sali i ekspozycji, będzie traktowany jako nienależyte wykonanie przedmiotu zamówienia i podlegać będzie skutkom umownym przewidzianym w części dotyczącej kar i odbiorów. 10) Wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy ma charakter ryczałtowy. Zamawiający nie przewiduje zwrotu wydatków związanych z przejazdami, dojazdami środkami komunikacji miejscowej, noclegami oraz wszelkimi innymi wydatkami niezbędnymi do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia. 11) Zamówienie realizowane jest w ramach następujących kodów Wspólnego Słownika Zamówienia (CPV): a) 79950000-8 – Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów b) 79952000-2 – Usługi w zakresie organizacji imprez c) 79340000-9 – Usługi reklamowe i marketingowe d) 79960000-1 – Usługi fotograficzne i pomocnicze e) 79970000-4 - Usługi publikacji Szczegółowy zakres zamówienia został opisany w treści zapytania ofertowego (załączony pdf).