EYVI SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ · Wysogotowo · NIP 7792530667
EYVI SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Wysogotowie ogłasza wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia i zaprasza Oferentów do składania ofert w postępowaniu w ramach Projektu współfinansowanego z: Program: Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki Priorytet: Środowisko sprzyjające innowacjom Działanie: Promocja marki innowacyjnych MŚP pt. „Promocja usług multimedialnych firmy EYVI na arenie międzynarodowej” na wyłonienie Wykonawcy realizacji zabudowy stoiska na targi Web Summit 2026 w Lizbonie Ilekroć w niniejszym zapytaniu ofertowym mowa jest o Oferencie, rozumie się przez to podmiot składający ofertę w postępowaniu. Ilekroć mowa jest o Wykonawcy, rozumie się przez to Oferenta, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza i z którym Zamawiający zawarł umowę. I. Przedmiot zamówienia 1. Cel zamówienia: Celem udzielenia zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy realizacji zabudowy stoiska na targi Web Summit 2026 w Lizbonie Przedmiotem zamówienia jest kompleksowy wynajem zabudowy stoiska targowego na targach Web Summit 2026, obejmującej indywidualnie zaprojektowaną ekspozycję przeznaczoną do prezentacji usług z zakresu zaawansowanych instalacji multimedialnych EYVI Sp. z o.o., zgodną z identyfikacją wizualną Zamawiającego oraz standardami dostępności. Dostarczone stoisko ma integrować elementy fizyczne i multimedialne w jeden spójnie działający system w celu podkreślenia innowacyjności marki EYVI. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje: 1.1. Projekt koncepcyjny i wizualizacje ● Projekt graficzny oraz układ funkcjonalny stoiska, uwzględniający: ● powierzchnię stoiska: 24 m²; ● ściany systemowe: ok. 60 m² powierzchni zabudowy; ● podłogę podniesioną: ok. 24 m²; ● wysokość zabudowy zgodną z regulaminem technicznym organizatora wydarzenia oraz obiektu, w tym w zakresie podwieszeń i obciążeń; ● okablowanie techniczne umożliwiające integrację instalacji multimedialnych; ● profesjonalne oświetlenie LED z regulacją barwy; ● komplet mebli eventowych, w tym: o lada recepcyjna - 1 szt.; o stolik - 2 szt.; o stołki barowe - 4 szt. ● wizualizacje 3D (min. trzy widoki i rzut z góry); ● uwzględnienie wymogów identyfikacji wizualnej Marki Polskiej Gospodarki (MPG) oraz zasad zabudowy obowiązujących w ramach stoiska narodowego, w tym integrację paneli promocyjnych MPG powierzonych przez Zamawiającego (ponowne wykorzystanie elementów zakupionych na targi EuroShop 2026); ● zgodność rozwiązań projektowych z zasadami dostępności, w szczególności w zakresie szerokości ciągów komunikacyjnych, braku progów oraz wysokości lady i punktów interaktywnych umożliwiającej obsługę osób z niepełnosprawnościami. 1.2. Materiały budowlane i wyposażenie ● Ściany i podłoga: o ścianki systemowe o łącznej powierzchni ok. 60 m², pokryte wysokiej jakości zadrukiem wielkoformatowym zgodnym z identyfikacją wizualną Zamawiającego oraz wymogami MPG; o podłoga podniesiona (systemowa) o powierzchni ok. 24 m², w kolorze dopasowanym do identyfikacji wizualnej EYVI, umożliwiająca ukrycie instalacji kablowych oraz wyrównanie poziomu. o instalacja z cyfrowych pasków LED w podłodze zintegrowana działaniem z pozostałymi multimediami i systemem klienta. ● Oświetlenie stoiskowe: o oświetlenie LED z regulacją barwy, w liczbie zapewniającej równomierne oświetlenie całej powierzchni stoiska; ● Meble: o lada recepcyjna - 1 szt.; o stolik - 2 szt.; o stołki barowe – 4 szt. ● Elementy wykończeniowe: o zadruk wielkoformatowy zgodny z identyfikacją wizualną Zamawiającego, stanowiący nośnik treści marketingowych i wyróżnik stoiska. 1.3. Multimedia i sprzęt interaktywny: ● ściana wideo LED P2.5 flex o łącznej powierzchni ok. 40 m²; ● serwer multimedialny 4x4K 60 fps - 2 szt.; ● ekran dotykowy 43” UHD z wbudowanym minipc - 4 szt.; ● punkt interaktywny z iPadem Pro 7 gen. 13” w uchwycie bouncepad - 1 komplet; ● przygotowanie aplikacji na ekran dotykowy z interaktywnym katalogiem produktów, uwzględniającym dane dostarczone przez Zamawiającego; ● integracja produktów IT Zamawiającego z urządzeniami i systemami multimedialnymi; ● przygotowanie interaktywnej i immersyjnej instalacji zwiększającej zainteresowanie stoiskiem; 1.4. Usługi montażowe i logistyczne: ● wynajem elementów zabudowy oraz sprzętu multimedialnego niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia; ● montaż i demontaż stoiska realizowany przez wykwalifikowanych techników, zgodnie z harmonogramem organizatora wydarzenia; ● uruchomienie i uzbrojenie multimediów w treści; ● obsługa techniczna stoiska w trakcie trwania wydarzenia, w tym realizacja obrazu; ● transport osobowy i ciężarowy wraz z ubezpieczeniem ładunku; ● niezbędne testy oraz adaptacja treści multimedialnych przed wydarzeniem; ● stworzenie projektu listy odtwarzania dla serwera multimedialnego zarządzającego interaktywnymi multimediami; ● testy treści multimedialnych na stoisku testowym, przed transportem zabudowy na miejsce wydarzenia; ● przygotowanie i złożenie dokumentacji technicznej stoiska wymaganej przez organizatora wydarzenia oraz gospodarza stoiska narodowego, a także uzyskanie wymaganych uzgodnień i zgód (m.in. w zakresie zasilania, podwieszeń i obciążeń).
Miejsce realizacji: Lizbona (siedziba zamawiającego: Wysogotowo)
Cena
Cena usługi [C] – 100% C=(Cmin/Cs)*100, Gdzie: C – Liczba punktów badanej oferty Cmin- Cena najtańszej oferty Cs – Cena sprawdzanej oferty Maksymalna liczba punktów do uzyskania za kryterium cena - 100 pkt. Przez „cenę oferty” rozumie się “cenę netto”.
2. Wymagane kwalifikacje, doświadczenie oraz warunki udziału w postępowaniu O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie Oferenci, którzy spełniają łącznie poniższe warunki udziału w postępowaniu. Spełnienie warunków stanowi warunek konieczny dopuszczenia oferty do oceny. 2.1. Zdolność organizacyjna Oferent musi wykazać zdolność organizacyjną do realizacji zamówienia w wymaganych terminach, w szczególności poprzez zobowiązanie się do: ● przedstawienia wstępnej koncepcji oraz wizualizacji stoiska do akceptacji Zamawiającego w terminie do 7 dni od dnia podpisania umowy; ● dostarczenia kompletnej zabudowy stoiska, w stanie gotowości do transportu i montażu, nie później niż na 20 dni przed oficjalnym terminem rozpoczęcia Web Summit 2026, oraz jej montażu na terenie wydarzenia w terminach wynikających z harmonogramu montażu określonego przez organizatora; ● przeprowadzenia demontażu stoiska oraz wywozu wszystkich materiałów niezwłocznie po zakończeniu wydarzenia, zgodnie z harmonogramem określonym przez organizatora wydarzenia; ● zapewnienia i przeprowadzenia jednodniowych warsztatów z zespołem Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego, w celu doprecyzowania funkcjonalności projektu stoiska, założeń integracji multimediów oraz procesu wdrożenia. W warsztatach po stronie Oferenta muszą uczestniczyć, co najmniej: Projektant oraz Project Manager (PM). Oferent zobowiązuje się, że w przypadku wyboru jego oferty będzie posiadał oraz utrzyma przez cały okres realizacji zamówienia odpowiednie ubezpieczenie obejmujące sprzęt i konstrukcję stoiska na etapie transportu, montażu, trwania wydarzenia oraz demontażu. 2.2. Wymagania techniczne Oferent musi wykazać zdolność techniczną do realizacji zamówienia w wymaganych terminach, w szczególności poprzez zobowiązanie się do: ● wybudowania stoiska testowego zgodnego w 100% ze stoiskiem docelowym (układ funkcjonalny, wymiary, elementy zabudowy, okablowanie, punkty montażowe i dostęp serwisowy), w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia testów sprzętu i integracji multimediów; ● zapewnienia wybudowania i udostępnienia stoiska testowego w siedzibie Zamawiającego, a jeżeli warunki lokalowe uniemożliwią jego postawienie - w innej lokalizacji na terenie Polski, uzgodnionej z Zamawiającym. Zamawiający udostępnia powierzchnię nieodpłatnie. Koszty transportu, montażu i demontażu stoiska testowego ponosi Wykonawca i uwzględnia je w cenie oferty; ● zapewnienia Zamawiającemu możliwość przeprowadzenia testów sprzętu multimedialnego i integracji systemów przez 3 dni, po 8 godzin dziennie (łącznie 24 godziny testów), w uzgodnionych z Zamawiającym godzinach, wraz z zapewnieniem niezbędnej obsługi technicznej i koordynacji. 2.3. Wymagania kadrowe Oferent musi wykazać zdolność kadrową do realizacji zamówienia w wymaganych terminach, w szczególności poprzez zobowiązanie się do: ● zapewnienia na czas testów co najmniej: o Project Managera (PM) odpowiedzialnego za koordynację prac, harmonogram testów, komunikację i dokumentowanie ustaleń, o wykwalifikowaną obsługę multimedialną obejmującą wszystkie poniższe role, przy czym dopuszcza się pełnienie więcej niż jednej roli przez tę samą osobę: ▪ Realizator światła – osoba posiadająca umiejętność obsługi konsolety do zarządzania oświetleniem oraz znajomość Python i C++ ▪ Realizator obrazu – osoba biegła w obsłudze WATCHOUT oraz Resolume, a także posiadająca znajomość Python i C++ ▪ Programista – osoba odpowiedzialna za integrację danych i aplikacji Zamawiającego ze sprzętem multimedialnym (ekrany dotykowe, ekrany wideo LED i oświetlenie cyfrowe LED)
VI. Warunki udziału w postępowaniu 1. O otrzymanie zlecenia usługi mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają następujące kryteria: a) nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego, lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Oferentem, polegające w szczególności na: ● uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta lub pełnomocnika; ● pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, albo w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli, bądź pozostawaniu we wspólnym pożyciu z Zamawiającym, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub nadzorczych Zamawiającego; ● pozostawaniu z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do bezstronności lub niezależności Oferenta w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. b) nie znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej mogącej budzić wątpliwości co do możliwości prawidłowego wykonania zamówienia, nie wszczęto wobec nich postępowania upadłościowego, ani nie ogłoszono upadłości; c) nie zalegają z opłacaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne, lub zdrowotne; d) posiadają zdolność techniczną i organizacyjną do realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub dysponują zasobami umożliwiającymi prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia; e) akceptują klauzulę RODO, określoną w punkcie XI; f) nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; 2. Warunek określony w pkt VI.1 lit. d) oraz w pkt 2.4 Zamawiający zweryfikuje na podstawie oświadczenia złożonego przez Oferenta w formularzu oferty, stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, oraz na podstawie odrębnego załącznika do oferty potwierdzającego spełnienie wymogów w zakresie zielonych zamówień. Załącznik ten powinien zawierać dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań środowiskowych określonych w pkt 2.4, w szczególności dotyczących zastosowania materiałów pochodzących z recyklingu oraz energooszczędnych rozwiązań. 3. Termin związania ofertą: 45 dni od upływu terminu składania ofert.
2.4. Wymagania zielonych zamówień W celu zapewnienia zgodności zamówienia z zasadami zrównoważonego rozwoju (zielone zamówienia), Oferent musi spełniać następujące wymagania środowiskowe: ● zastosowanie co najmniej 20% materiałów pochodzących z recyklingu w elementach konstrukcyjnych zabudowy, ● zastosowanie energooszczędnego oświetlenia LED. Wraz z ofertą Oferent zobowiązany jest do przedłożenia dokumentów potwierdzających spełnienie wymogów w zakresie zielonych zamówień, w szczególności dokumentów potwierdzających zastosowanie co najmniej 20% materiałów pochodzących z recyklingu w elementach konstrukcyjnych oraz zastosowanie energooszczędnego oświetlenia LED. Dokumenty te mogą obejmować w szczególności specyfikacje techniczne, karty produktowe, deklaracje producentów lub inne równoważne materiały potwierdzające spełnienie wskazanych wymagań środowiskowych. 2.5. Podsumowanie wymagań Spełnienie wszystkich powyższych wymagań, określonych w pkt 2.1–2.4, zostanie potwierdzone na podstawie prawidłowo i kompletnie wypełnionego formularza oferty, stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, wraz z wymaganymi oświadczeniami Oferenta. Niespełnienie któregokolwiek z powyższych warunków skutkuje odrzuceniem oferty na etapie oceny formalnej, z zastrzeżeniem procedury uzupełnienia opisanej poniżej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Oferenta, na każdym etapie postępowania, w tym po upływie terminu składania ofert, do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia dokumentów, oświadczeń i pełnomocnictw lub dodatkowych wyjaśnień potwierdzających spełnienie wymagań określonych w pkt 2.1–2.4 oraz warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt VI. Wezwanie zostanie przesłane pocztą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez Oferenta w formularzu oferty. Oferent zobowiązany jest przekazać wymagane dokumenty lub wyjaśnienia w odpowiedzi na otrzymane wezwanie, na adres e-mail, z którego zostało ono wysłane, w terminie do końca drugiego dnia roboczego (tj. 23:59:59 CEST) następującego po dniu wysłania wezwania przez Zamawiającego. Niedochowanie wskazanego terminu lub nieprzedłożenie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań skutkować będzie odrzuceniem oferty z przyczyn formalnych. Korespondencję wysłaną na adres e-mail wskazany w ofercie uznaje się za skutecznie doręczoną; Oferent zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Zamawiającego o zmianie tego adresu. Dokumenty, oświadczenia i pełnomocnictwa składane w odpowiedzi na wezwanie przesyła się w formie skanu podpisanego dokumentu albo pliku opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Za dni robocze uznaje się dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Rzeczypospolitej Polskiej. Uprawnienie, o którym mowa powyżej, obejmuje w szczególności sytuację, w której Oferent nie złożył wraz z ofertą wymaganego dokumentu, oświadczenia lub pełnomocnictwa, złożył go w postaci niekompletnej, nieczytelnej albo zawierającej omyłki pisarskie lub inne oczywiste omyłki. Zamawiający stosuje to uprawnienie w sposób jednakowy wobec wszystkich Oferentów znajdujących się w takiej samej sytuacji, z poszanowaniem zasad równego traktowania, przejrzystości oraz uczciwej konkurencji. Uzupełnienie, poprawienie lub wyjaśnienie nie może prowadzić do zmiany treści oferty, w szczególności ceny, zaoferowanego zakresu lub parametrów przedmiotu zamówienia, ani do zastąpienia złożonej oferty nową. Uzupełniane dokumenty muszą potwierdzać stan faktyczny istniejący nie później niż w dniu upływu terminu składania ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji przedłożonych dokumentów zarówno na etapie oceny ofert, jak i na etapie realizacji zamówienia, aż do dnia podpisania protokołu odbioru. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia czynności oceny ofert lub wyboru najkorzystniejszej oferty oraz do powtórzenia tych czynności, jeżeli po ich dokonaniu ujawnią się okoliczności wskazujące, że oferta została oceniona, wybrana lub odrzucona w sposób nieprawidłowy, w tym w wyniku przedłożenia przez Oferenta dokumentów lub oświadczeń niezgodnych ze stanem faktycznym. O powtórzeniu czynności Zamawiający informuje wszystkich Oferentów, którzy złożyli oferty, oraz publikuje tę informację w Bazie Konkurencyjności.
