Zakład Mechaniczny Metaltech Spólka z ograniczoną odpowiedzialnością · Mirosławiec · NIP 7650011839
Przedmiotem zamówienia niniejszego zapytania ofertowego jest dostawa licencji specjalistycznego oprogramowania typu ERP informatyzującego procesy zarządzania w szerokim spektrum działalności firmy, wraz z usługami towarzyszącymi, takimi jak: • usługa wdrożeniowa wraz z instalacją i konfiguracją zakupywanego oprogramowania, • usługa szkoleniowa dla co najmniej 18 osób. Miejsce wykonania dostawy: ZAKŁAD MECHANICZNY "METALTECH" SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ ul. Orla 6 78-650 Mirosławiec WYMAGANY ZAKRES DOSTAWY: 1. Przedmiot dostawy nr 1.: Dostawa licencji specjalistycznego oprogramowania typu ERP informatyzującego procesy zarządzania w szerokim spektrum działalności firmy 2 Przedmiot dostawy nr 2.: Wykonanie usługi wdrożeniowej ww. oprogramowania wraz z instalacją i konfiguracją 3 Przedmiot dostawy nr 3.: Przeprowadzenie szkolenia podnoszącego cyfrowe kompetencje personelu. Ad 1. Przedmiot dostawy nr 1.: Dostawa licencji specjalistycznego oprogramowania typu ERP informatyzującego procesy zarządzania w szerokim spektrum działalności firmy. A. Wymagane funkcjonalności oprogramowania w zakresie ogólnego zarządzania procesami: 1. możliwość nadawania uprawnień dostępowych do zasobów informatycznych oprogramowania i danych gromadzonych toku użytkowania oprogramowania 2. wsparcie obiegu dokumentów poprzez automatyzację realizacji procesów na zasadzie WORKFLOW 3. automatyczne przetwarzanie dokumentów przez silnik typu OCR (Optical Character Recognition) w chmurze – na dokumenty do odczytu maszynowego, 4. możliwość przekrojowego i elastycznego budowanie raportów i tzw. dashboardów z możliwością raportowania w ramach tzw. hurtowni danych (Big Data) z subskrypcją raportów do użytkowników końcowych 5. możliwość tworzenia odmiejscowionej kopii zapasowej danych (backupu) w CHMURZE - oraz jej natychmiastowe odtwarzanie w przypadku awarii, ataku ransomware lub błędu ludzkiego, 6. możliwość tworzenia własnych ścieżek postępowania i generowanie automatycznych akcji realizowanych w systemie (RPA – Robotic Process Automation) z wykorzystaniem wirtualnych botów. 7. możliwość modyfikacji interfejsu systemu tj. dopasowanie go do potrzeb użytkowników 8. możliwość zastosowania dwuskładnikowego uwierzytelniania (2FA) dla wszystkich użytkowników, z użyciem kodów generowanych w aplikacji mobilnej lub wysyłanych przez SMS lub e-mail. B. Wymagane funkcjonalności w obszarze optymalizacji procesów związanych z obsługą sprzedaży: 1. Cyfrowe wsparcie zarządzania relacjami z klientami, co najmniej w zakresie następujących procesów: • rejestrowanie, organizowania i analizowania wszelkich kontaktów oraz aktywności związanych z klientami, kontrahentami i potencjalnymi odbiorcami, • usystematyzowanie i standaryzacja gromadzonych danych poprzez możliwość przypisywania do każdego klienta/kontaktu dowolnej liczby tzw. tematów (czyli kontekstów biznesowych), w ramach których rejestrowane są wszystkie rozmowy, ustalenia, zapytania ofertowe, zgłoszenia, reklamacje czy inne formy interakcji, w tym każdy temat „kontekst biznesowy” ma mieć możliwość gromadzenia informacji o dacie, treści rozmowy, formie kontaktu (np. telefoniczny, e-mailowy, osobisty) oraz operatorze odpowiedzialnym za dany kontakt, w celu budowania pełnej historii relacji z klientem, do której dostęp będzie przydzielany zgodnie z uprawnienia w organizacji, • możliwość szybkiego wyszukiwania oraz filtrowania danych według wybranych kryteriów, takich jak: kontrahent, data, temat rozmowy, osoba odpowiedzialna, czy forma kontaktu, celem ułatwienia dostępu do potrzebnych informacji eliminacji dublowania działań, • możliwość planowania i zarządzania zadaniami powiązanymi z klientami/kontaktami, z możliwością tworzenia zadań związanych z danym klientem lub tematem, określaniem terminów ich realizacji i przypisaniem ich do wybranych pracowników wraz z rezerwacją zasobów np. czas pracy, środki transportu, czy dostępność osób, co jest obecnie nieosiągalne przy zastosowaniu obecnie posiadanych zasobów, • automatyzacja aktualizacji przez operatora statusu całego procesu realizacji zadania, poprzez informatyzację i automatyzację zarządzania powyższymi informacjami i czynnościami marketingowymi i sprzedażowymi umożliwi szybki dostęp dla osób zarządzających do przeglądu zadań wszystkich pracowników – zarówno bieżących, jak i zaległych, co ułatwi monitoring postępów prac i szybkiego reagowania w przypadku opóźnień lub konieczności zmian w organizacji pracy, zwiększając efektywność zarządzania personelem a tym samym zwiększając efektywności procesów marketingowych i sprzedażowych, • cyfrowe wsparcie zarządzania kampaniami handlowymi, marketingowymi oraz projektami sprzedażowymi, poprzez planowanie i realizację zorganizowanych działań skierowanych do grup klientów – zarówno jednorazowych kampanii ( o określonym początku i końcu), jak i cyklicznych, długoterminowych inicjatyw - budowa lejka sprzedaży, • możliwości realizacji zadań w obszarze sprzedaży i serwisu w wydaniu mobilnym, w tym: wsparcie zarządzania strukturami mobilnych handlowców oraz mobilnych serwisantów, co udoskonala ofertę firmy w zakresie obsługi klienta. 2. Cyfrowe wsparcie zarzadzania sprzedażą, w tym zarządzanie polityką cenową, dokumentowa obsługa sprzedaży, w tym zarówno wewnątrzunijnej jak też na rynki pozaunijne, 3. Cyfrowe wsparcie obsługi zakupów zagranicznych (zarówno wewnątrzunijnych jak i pozaunijnych) 4. Cyfrowe wsparcie obsługi kontraktów w obszarze sprzedaży, zakupów, ale także w obszarze serwisu wobec odbiorców. 5. Możliwość realizacji zadań w obszarze sprzedaży i serwisu w wydaniu mobilnym, w tym: wsparcie zarządzania strukturami mobilnych handlowców oraz mobilnych serwisantów 6. Możliwość obsług i optymalizacji procesów windykacyjnych z wykorzystaniem narzędzi AI (Sztucznej Inteligencji) C. Wymagane funkcjonalności w obszarze optymalizacji procesów związanych z zarządzaniem gospodarką magazynową: 1. rejestrowanie, organizowanie i optymalizowanie wszelkich operacji magazynowych, w tym kontrola nad stanami magazynowymi, przyjęcie, przesunięcie, kompletacja czy wydanie z uwzględnieniem daty, ilości, numerów partii lub seryjnych oraz operatora realizującego zadanie - stały monitoring stanów magazynowych, z zarządzaniem przepływem towarów, 2. tworzenie szczegółowej historii przepływu towarów w magazynie, dostępnej dla wszystkich uprawnionych pracowników, niezależnie od działu, 3. zarządzanie zadaniami magazynowymi oraz procesami kompletacji przez operatorów, którzy będą przypisywać oraz monitorować zadania związane z różnymi etapami pracy magazynu – od przyjęcia towaru, przez jego składowanie, po kompletację i wysyłkę, 4. określanie priorytetów, terminów realizacji oraz przypisywanie zasobów do realizacji poszczególnych zadań. 5. bieżące aktualizowanie statusów zadań, poprzez potwierdzanie realizacji zadania w systemie przez operatora mającego dostęp do przeglądu zadań wszystkich pracowników, co ułatwi planowanie i kontrolę nad przebiegiem procesów, 6. możliwość realizacji operacji magazynowych z poziomu urządzeń mobilnych (kolektora danych) 7. automatyzacja procesu zarządzania magazynem w zakresie inwentaryzacji z wykorzystaniem sztucznej inteligencji 8. automatyzacja procesów i optymalizacja efektywności zarządzania magazynem w zakresie dystrybucji zadań dla magazynierów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji 9. optymalizacja efektywności procesu kompletacji zamówień na magazynie z wykorzystaniem sztucznej inteligencji D. Pozostałe wymagania: 1. Dostawca oprogramowania winien udostępnić aplikację umożliwiającą nabywcy swobodę w zakresie: • tworzenia dedykowanych integracji z innymi systemami; • rozbudowania funkcjonalności o rozwiązania szyte na miarę bez konieczności oczekiwania na wdrożenie zmian przez producenta; 2. Wymagana jest zgodność funkcjonalności oprogramowania z art. 32 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE 3. Wymagane obsługiwane języki: co najmniej polski 4. Minimalnej liczba obsługiwanych stanowisk – nie mniej niż 60 stanowisk? 5. Rodzaj licencji: bezterminowa licencja niewyłączna na użytkowanie. 6. Wymagany minimalny zakres obsługi serwisowej: a. dostęp do aktualizacji oprogramowania wymuszonych zmianami prawa oraz nowych funkcji; b. pomoc telefoniczna i zdalna w obsłudze Oprogramowania oraz rozwiązywaniu prostych zadań. Ad 2. Przedmiot dostawy nr 2.: Wykonanie usługi wdrożeniowej ww. oprogramowania wraz z instalacją i konfiguracją Dokonanie instalacji, konfiguracji i integracja oprogramowania dostarczanego w ramach Przedmiotu dostawy nr 1, z obecnie posiadanymi systemami informatycznymi Zakład Mechaniczny Metaltech Sp. z o.o., w zakresie umożliwiającym Zamawiającemu korzystanie z dostarczonych funkcjonalności oprogramowania. Ad. 3. Przedmiot dostawy nr 3.: Przeprowadzenie szkolenia podnoszącego cyfrowe kompetencje personelu. Minimalny wymagany zakres szkolenia: 1. Podniesienie kompetencji kadr, poprzez przekazanie wiedzy w zakresie cyberbezpieczeństwa, w tym wymagań dyrektywy NIS 2 z uwzględnieniem użytkowania wdrażanego oprogramowania, 2. Przekazanie wiedzy w zakresie spełniania wymogów NIS 2, w związku z wytwarzaniem przez firmę Z.M Metaltech Sp. z o.o. przyczep rolniczych, 3. Przekazanie wiedzy i umiejętności korzystania z wdrażanych funkcjonalności oprogramowania 4. Szkolenie przewidziane jest dla co najmniej 18 osób wyznaczonych do obsługi wdrażanych zasobów informatycznych, którym Wykonawca szkolenia przekaże świadectwo potwierdzające odbycie szkolenia.
Miejsce realizacji: Mirosławiec, zachodniopomorskie
ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/09/FEPZ 1.6/2026 na dostawę licencji specjalistycznego oprogramowania typu ERP informatyzującego procesy zarządzania w szerokim spektrum działalności firmy, wraz z usługami towarzyszącymi.
Cena
CENA BRUUTO: C=(Cn/Co)x70%x100 C-Liczba punktów w ocenie wg kryterium „CENA BRUTTO” Cn- CENA z oferty z najniższą ceną Co - CENA z ocenianej oferty 70% - waga kryterium Ocenie w ramach kryterium „Cena brutto” podlegać będzie cena brutto (razem z VAT)
Kryterium 2
Okres gwarancji, G =Go/Gn x 100 pkt x 20% gdzie: G – liczba punktów w ramach kryterium „Gwarancja”, Go – Okres gwarancji w ofercie ocenianej Gn – najdłuższy zaoferowany okres gwarancji. 20% - waga kryterium więcej informacji w zapytaniu ofertowym nr 1/09/FEPZ 1.6/2026
Kryterium 3
Okres realizacji dostawy wyrażony w dniach R=(Rn/Ro)x10%x100 R-Liczba punktów wg kryterium „Okres realizacji w dniach” Rn- ilość dni realizacji usługi z oferty z najkrótszym terminem realizacji Ro - okres realizacji z ocenianianej oferty więcej informacji w zapytaniu ofert. nr 1/09/FEPZ 1.6/2026
4.1. Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności. Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu dokonania oceny warunku udziału w postępowaniu. Spełnianie warunku zostanie ocenione na postawie oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, złożonego przez wykonawcę, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zapytania.
4.2. Posiadanie wiedzy i doświadczenia. O udzielenie zamówienia może ubiegać się wykonawca, który posiada wiedzę i doświadczenie niezbędne do realizacji zamówienia i wykaże, że w ciągu ostatnich pięciu latach przed upływem terminu składania ofert lub jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie zakończył realizację co najmniej trzech dostaw (projektów), w których dostarczył licencję specjalistycznego oprogramowania typu ERP (Enterprise Resource Planning) dla co najmniej 20 stanowisk w podmiotach produkcyjnych, wraz z wdrożeniem i szkoleniem personelu nabywcy. . Sposób dokonania oceny spełnienia tego warunku: Ocena spełnienia ww. warunku zostanie przeprowadzona na podstawie wykazu wykonanych dostaw, do którego wykonawca winien załączyć dokumenty potwierdzające należyte wykonanie wskazanych w oświadczeniu dostaw, Z KTÓRYCH WYNIKAĆ BĘDZIE, że WE WSKAZANYM WYŻEJ OKRESIE wraz z dostawą oprogramowania DLA CO NAJMNIEJ 20 STANOWISK W PODMIOTACH PRODUKCYJNYCH, PRZEPROWADZONO JEGO WDROŻENIE u zamawiającego I PRZESZKOLONO PERSONEL ZAMAWIAJĄCEGO. Wzór niniejszego wykazu stanowi załącznik nr 6 do niniejszego zapytania ofertowego.
4.3. Posiadanie potencjału technicznego. Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu dokonania oceny warunku udziału w postępowaniu. Spełnianie warunku zostanie ocenione na postawie oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, złożonego przez wykonawcę, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zapytania.
4.4. Dysponowanie osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia. Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu oceny spełniania powyższego warunku. Spełnianie warunku zostanie ocenione na postawie oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, złożonego przez wykonawcę, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zapytania.
4.5. Posiadanie sytuacji ekonomicznej i finansowej, niezbędnej dla realizacji zamówienia Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu oceny spełniania powyższego warunku. Spełnianie warunku zostanie ocenione na postawie oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, złożonego przez wykonawcę, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zapytania.
Dokumenty wymagane od wykonawcy na etapie składania oferty: 1. Oferta - zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego 2. Oświadczenie wykonawcy o braku powiązań z Zamawiającym wypełnione zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. 3. Oświadczenie wykonawcy o spełnieniu warunku udziału w postępowaniu, wypełnione zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego. 4. Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (innego właściwego rejestru) lub aktualne zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jako odpis aktualny uznajemy nie starszy niż 14 dni licząc od dnia upublicznienia przedmiotowego zapytania ofertowego. 5. Pełnomocnictwo w przypadku podpisu oferty przez osobę niewskazaną w dokumencie rejestrowym jako upoważnionej do reprezentowania wykonawcy. (jeśli dotyczy) 6. Oświadczenie wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia w formie załącznika nr 2.
4.6. Wykluczenia Z udziału w postępowaniu, w celu uniknięcia konfliktu interesów wykluczone są podmioty powiązane z firmą ZAKŁAD MECHANICZNY "METALTECH" SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa, c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, e. pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. Ponadto z postępowania wyklucza się wykonawcę: f. wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy; g. który jest beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 ze zm. ) - jest osobą wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy; h. który jest jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm. ) - jest podmiotem wymienionym w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy. Sposób dokonania oceny spełnienia tego warunku: Ocena spełnienia ww. warunku zostanie przeprowadzona na podstawie następujących dokumentów, które każdy z oferentów ma obowiązek załączyć do oferty: a. Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (innego właściwego rejestru) lub aktualne zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jako odpis aktualny uznajemy nie starszy niż 14 dni licząc od dnia upublicznienia przedmiotowego zapytania ofertowego. b. Wypełnione i podpisane oświadczenie wykonawcy o braku powiązań, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego, c. Wypełnione i podpisane oświadczenie wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
