ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 46/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi ACHEMA 2027, Frankfurt nad Menem, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi ACHEMA 2027, Frankfurt nad Menem, Niemcy, które odbędą się w dniach 14-18 czerwca 2027r. w Frankfurcie nad Menem, Niemcy.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy – RENGGLI SP Z O.O., NIP 5423234535.
Zamówienie jest realizowane w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach ACHEMA 2027, Frankfurt nad Menem, Niemcy wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 20 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 20 m2 (+/-2m2), stoisko otwarte z dwóch stron (narożne), dopuszcza się stoisko „w ciągu”, w przypadku, gdy organizator targów nie oferuje stoisk narożnych dla powierzchni 20 m2 (+/-2m2);
• preferowana lokalizacja: hala 12.0 Laboratory and Analytical Techniques, wymiary stoiska: 5mx4m;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. opłata medialna, wpis do katalogu wystawców, visitor flat rate, sprzątanie i inne wymagane przez organizatora targów opłaty obowiązkowe, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej 3 kW, pokrycie opłat za energię.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• ściany stoiska o wysokości maksymalnej dopuszczalnej przez organizatora targów bez dodatkowych pozwoleń, wykonane z trudnozapalnego materiału. Na ścianach powinna być możliwość przymocowania halogenów oświetleniowych minimum co 1 m;
• podłoga powinna zostać posadowiona w bezpieczny sposób na całości stoiska odpowiednio przyklejona i zabezpieczona, wykonana z białych laminowanych błyszczących i trudno zapalnych paneli;
• stoisko powinno zapewniać dostępność komunikacyjną dla osób niepełnosprawnych;
• wyposażenie stoiska:
1 lada zamykana wykonana z białej błyszczącej trudnozapalnej płyty o wymiarach minimum 120 cm szerokości / 40 cm głębokości/ 100 cm wysokości;
1 krzesło wysokie typu hoker, kolor biały;
2 ekspozytory na katalogi;
6 krzeseł niskich kolorem korespondujących z pozostałą częścią zabudowy, kolor biały;
2 stoliki wykonane (blaty) z białej błyszczącej płyty podobnej do materiału wykonania lad;
2 sztuczne rośliny wysokości min. 140 cm;
• elementy dodatkowe – konstrukcja zadaszenia z lamelami i konstrukcja typu „opadająca ścianka” – dostawiany od podłogi element w kształcie łuku lub prostopadłej konstrukcji. „Konstrukcja” zaczyna się od podłogi i jest poprowadzona pionowo do elementu „sufitu” nad stolikami zapewniając odpowiednie oświetlenie, element „sufitu” o wymiarach nie mniejszych niż 6 m2, konieczna dodatkowa podpora aby ustabilizować elementy sufitu. Konstrukcja z połączenia płyty białej błyszczącej oraz z wybranego koloru drewnopodobnego, możliwość nakierowania halogenów na eksponaty;
• wszystkie elementy stoiska muszą być wykonane z elementów trudnozapalnych;
• oświetlenie halogenowe minimum 12 szt. dobrze oświetlające przestrzeń wystawienniczą, o mocy minimum 150 W każde;
• ilość gniazdek elektrycznych: na zapleczu minimum 8, na zewnątrz minimum 8;
• zaplecze nie większe niż 5m2 (max 2 x 2,5 m), zaplecze powinno być wyposażone w max 3 regały wykonane z niepalnego materiału o wymiarach minimum 1 m szerokości x 50 cm głębokości x 2 m wysokości, półki wzmocnione; zaplecze powinno być wyposażone w lodówkę minimum 60 litrową oraz ekspres do kawy; zaplecze powinno być zamykane na bezpieczne zamknięcie z kluczem, kolor zaplecza powinien korespondować z innymi elementami zabudowy;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
grafika zawierającą logotypy wystawcy o wymiarach nie mniejszych niż 1,5m szerokości i wysokości proporcjonalnej do loga firmy Renggli wraz z niezbędnym podpisem „Systemy mebli laboratoryjnych”;
zastosowanie zestawu logotypów: Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Województwa Podlaskiego umiejscowionych w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
wzory oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 14:00;
• transport eksponatów w obie strony (meble specjalistyczne, dygestorium specjalistyczne) w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok - targi ACHEMA 2027, Messe Frankfurt GmbH, Ludwig-Erhard-Anlage 1, 60327 Frankfurt nad Menem, Niemcy- Białystok;
• szacowana wielkość ładunku: 12 palet EURO o wadze do 500 kg każda;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 14:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Frankfurt – Warszawa (WAW), lot bezpośredni, wylot z Warszawy 12.06.2027r. przez godziną 13:00, wylot z Frankfurtu 19.06.2027r.;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg i bagażu podręcznego min. 8 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 12-19.06.2027r. (7 noclegów),
• 3 pokoje 1-osobowe z szerokimi łóżkami;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów ACHEMA 2027, Messe Frankfurt GmbH, Ludwig-Erhard-Anlage 1, 60327 Frankfurt nad Menem, Niemcy):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 170 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Białystok, Białystok, podlaskie
Kryteria oceny ofert
Kryterium cenowe
Cena brutto - 100%
LP = Cmin/Co *100
LP - liczba punktów za kryterium cena brutto
Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe
Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej
Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
Warunki udziału i wymagane dokumenty
Sytuacja ekonomiczna i finansowa
1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający poniższe warunki:
a) Oferent znajduje się w sytuacji prawnej, ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
b) Oferent nie jest przedmiotem wszczętego postępowania upadłościowego, ani jego upadłość nie jest ogłoszona, nie jest poddany procesowi likwidacyjnemu, a jego sprawy nie są objęte zarządzeniem komisarycznym lub sądowym;
c) Oferent nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne.
2. Ponadto, w celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym oraz RENGGLI SP Z O.O., NIP 5423234535, tj. powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą oraz powiązania między Wnioskodawcą RENGGLI SP Z O.O., NIP 5423234535 lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Wnioskodawcy lub osobami wykonującymi w imieniu Wnioskodawcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
3. Ocena spełnienia warunków i braku przesłanek do wykluczenia wymienionych w pkt 1 i 2 zostanie dokonana w oparciu o Oświadczenie Oferenta złożone na Załączniku nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik „Oświadczenia Oferenta”). Ocena odbędzie się metodą warunku granicznego: warunek graniczny: spełnia - nie spełnia. Oferta Oferenta niespełniającego warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu i / lub podlegającego wykluczeniu zostanie odrzucona.
Wiedza i doświadczenie
1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający poniższe warunki:
a) Oferent, prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia,
b) Oferent, składający ofertę w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, należycie zrealizował co najmniej:
• 2 kompleksowe usługi organizacji indywidualnego wyjazdu targowego na targi zagraniczne o charakterze międzynarodowym w zakresie zgodnym lub zbliżonym do opisu w pkt III niniejszego zapytania tj. zawierające łącznie wynajęcie powierzchni targowej, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów, usługi hotelarskie i transport lotniczy osób
lub
• 2 usługi z zakresu wynajęcia powierzchni targowej, wykonania projektu zabudowy, wykonania zabudowy stoiska oraz transportu eksponatów i 2 usługi hotelarskie i transportowe osób (samolotem) w zakresie organizacji indywidualnego wyjazdu targowego na targi zagraniczne o charakterze międzynarodowym w zakresie zgodnym lub zbliżonym do opisu w pkt III niniejszego zapytania.
c) Na potwierdzenie spełnienia powyższego kryterium Oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia oraz wykazu zrealizowanych usług, stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania wraz z listami referencyjnymi lub protokołami wykonania (odbioru) usługi, których treść potwierdza spełnienie warunku opisanego w pkt IV.4.b niniejszego zapytania.
d) Zamawiający ma prawo do weryfikacji przedstawionego wykazu zrealizowanych usług wraz z załącznikami.
2. Ocena spełnienia warunków i braku przesłanek do wykluczenia wymienionych w pkt 1 zostanie dokonana w oparciu o Oświadczenie Oferenta złożone na Załączniku nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik „Oświadczenie - Wykaz realizacji” oraz listy referencyjne lub protokoły wykonania (odbioru) usługi). Ocena odbędzie się metodą warunku granicznego: warunek graniczny: spełnia - nie spełnia. Oferta Oferenta niespełniającego warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu i / lub podlegającego wykluczeniu zostanie odrzucona.
Dodatkowe warunki udziału
1. Oferent może złożyć w niniejszym postępowaniu tylko jedną ofertę. Złożenie dwóch lub więcej ofert będzie skutkowało odrzuceniem wszystkich złożonych ofert.
2. Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Oferentów, którzy zaoferują usługi hotelarskie niezgodne z opisem pkt III. 1. E. Oceniane będą wszystkie wymogi – standard, lokalizacja i limit noclegowy brutto dla Niemiec (170 EUR dziennie na osobę przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
3. Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Oferentów, którzy złożą oferty niekompletne tj. nie zawierające oświadczeń́ i dokumentów wymaganych w niniejszym zapytaniu ofertowym lub jeżeli oświadczenia i załączniki nie będą w pełni wypełnione.
4. Zamawiający zastrzega możliwość wykluczenia Oferenta z powodu zaproponowania rażąco niskiej ceny za realizację przedmiotu zamówienia.
5. W związku z wykluczeniem Oferenta lub odrzuceniem oferty, Oferentowi nie przysługują środki ochrony prawnej.
Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń
Wymagane dokumenty
1. Oferta na wykonanie usługi, zgodnie z Załącznikiem nr 1 – Formularz ofertowo-cenowy,
2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie Oferenta o spełnieniu warunków uczestnictwa w postępowaniu,
3. Załącznik nr 3 – Oświadczenie – Wykaz realizacji wraz z referencjami i protokołami.
Miejsce i termin składania ofert
1. Ofertę należy przygotować zgodnie z Załącznikiem nr 1 – formularz ofertowo-cenowy, podpisać przez osoby upoważnione do podpisania oferty w imieniu Oferenta i wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami złożyć w Bazie Konkurencyjności (BK2021).
2. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 7.09.2026 (poniedziałek) o godz. 10.00.
3. Oferty złożone w inny sposób, jak wymieniony w pkt. 1, po terminie lub bez wymaganych załączników nie będą rozpatrywane.
4. Komunikacja w postępowaniu m.in. wymiana informacji między Zamawiającym a Oferentem oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się pisemnie tylko za pomocą Bazy Konkurencyjności (BK2021).
5. Oferta i załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) muszą być wypełnione i podpisane przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Oferenta:
• Formularz ofertowo-cenowy i załączniki powinny być opieczętowane pieczęcią imienną i podpisane przez osobę uprawnioną do podpisania oferty lub podpisane pełnym imieniem i nazwiskiem przez osobę uprawnioną do podpisania oferty w sposób umożliwiający odczytanie imienia i nazwiska;
• W przypadku podpisu elektronicznego, wymagany jest widoczny znak graficzny podpisu;
• W przypadku składania dokumentów w formie kopii, muszą one być poświadczone za zgodność z oryginałem przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa;
• Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką osoby poświadczającej kopię dokumentu za zgodność z oryginałem);
• W przypadku podpisywania oferty lub poświadczania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę nie wymienioną w dokumentach rejestracyjnych (ewidencyjnych) Oferenta, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo powinno być przedstawione w formie oryginału lub poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa.
6. Oferta i załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) wypełnione i podpisane w inny sposób jak opisany w pkt. 5 nie będą rozpatrywane.
Czas związania ofertą
Oferent jest związany przedłożoną ofertą przez okres 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert.
