ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 39/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi World Health Expo Dubai 2027, Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi World Health Expo Dubai 2027, które odbędą się w dniach 25-28 stycznia 2027 r. w Dubaju, Zjednoczone Emiraty Arabskie. Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy - Prolab Sp. z o.o., NIP 5423428386.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
2. Realizacja usługi zostanie przeprowadzona w dwóch częściach: Część I - wynajęcie powierzchni targowej, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska oraz Cześć II – transport eksponatów, zakup usług hotelarskich i transportu osób.
3. Część I - wynajęcie powierzchni targowej, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach World Health Expo Dubai 2027, Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie (lokalizacja targów: Expo City Dubai, Dubai South, UAE ) wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy.
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej o wielkości 9 m2 (+/-2m2) lub innej – minimalnej (oferowanej przez organizatora targów) dla stoiska narożnego;
• wymagana lokalizacja: Polski Pawilon;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów: profil firmy na platformie networkingowej: nazwa firmy, logo, numer stoiska, opis o firmie, adres, strona www, adres e-mail, numer telefonu, media społecznościowe, maks. 4 produkty, maks. 3 przedstawicieli wystawcy. Zintegrowane narzędzie (aplikacja) do skanowania identyfikatorów odwiedzających i przechwytywania danych kontaktowych, 3 identyfikatory dla wystawców oraz inne obowiązkowe opłaty np. sprzątanie itp;
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• stoisko w ramach wynajęcia powierzchni u organizatora targów w Polskim Pawilonie zgodnie z poniższym opisem/wyposażeniem lub równoważne z dodatkowymi elementami zgodnie z opisem poniżej lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej;
• zabudowa stoiska wykonana w modułowym systemie targowym;
• ściany stoiska o wysokości min. 2,5 m z grafikami prezentującymi identyfikację wizualną firmy;
• wykładzina dywanowa (kolor do wyboru) na podeście o wysokości 4 cm;
• wyposażenie stoiska: 2 stoły, 8 krzeseł, 1 lada informacyjna z szafką oraz logo firmy, 1 gniazdko elektryczne (1 kW), 1 kosz na śmieci;
• oświetlenie stoiska: 2-3 lampki ledowe na każdej ze ścian;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
nadruki graficzne (kolor) umieszczone na obu ścianach.
1 logotyp – nadruk – o wymiarach proporcjonalnych do lady, umiejscowiony na ladzie;
zastosowanie zestawu logotypów: Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Województwa Podlaskiego umiejscowionych w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
wzory oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 9:00.
Białystok, Białystok, podlaskie
Transport eksponatów, usługi hotelarskie i transport osób
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi World Health Expo Dubai 2027, które odbędą się w dniach 25-28 stycznia 2027 r. w Dubaju, Zjednoczone Emiraty Arabskie. Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy - Prolab Sp. z o.o., NIP 5423428386.
Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
2. Realizacja usługi zostanie przeprowadzona w dwóch częściach: Część I - wynajęcie powierzchni targowej, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska oraz Cześć II – transport eksponatów, zakup usług hotelarskich i transportu osób.
4. Część II – transport eksponatów, zakup usług hotelarskich i transportu osób
A. Transport eksponatów
• transport eksponatów w obie strony w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok siedziba firmy – targi World Health Expo Dubai 2027, Expo City Dubai, Dubai South, UAE – Białystok siedziba firmy;
• rodzaj, wielkość i waga eksponatów: podgrzewacze komorowe w ilości 3 szt., 1 paleta o wymiarach: 120 × 80 × 160 cm, waga rzeczywista: 200 kg, waga przeliczeniowa: 260 kg, przelicznik wagowy w transporcie lotniczym: 1 cbm = 167 kg;
• szacunkowa wartość eksponatów: 10 000,00 EUR;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 9:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
• usługa powinna obejmować wszelkie opłaty celno-podatkowe, związane z wysyłką eksponatów do/z Dubaju, Zjednoczone Emiraty Arabskie.
B. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Dubaj (DXB) – Warszawa (WAW); lot bezpośredni, wylot z Warszawy w dn. 23 stycznia 2027 r.; wylot z Dubaju w dn. 29 stycznia 2027r.;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 25 kg (+bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
C. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 23 -29 stycznia 2027r. (6 noclegów),
• 3 pokoje 1-osobowe z łazienką;
• hotel powinien spełniać standard min. 4-gwiazdek lub posiadać co najmniej 4,1 gwiazdki w ocenie gości Google;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien mieć restaurację;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów World Health Expo Dubai 2027, Expo City Dubai, Dubai South, UAE:
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 30 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Zjednoczonych Emiratów Arabskich (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 220 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Białystok, Białystok, podlaskie
Kryteria oceny ofert
Kryterium cenowe
Cena brutto - 100%
LP = Cmin/Co *100
LP - liczba punktów za kryterium cena brutto
Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe
Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej
Oferta z największą liczbę punktów (LP) zostanie uznana najkorzystniejszą
Kryterium cenowe
Cena brutto - 100%
LP = Cmin/Co *100
LP - liczba punktów za kryterium cena brutto
Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe
Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej
Oferta z największą liczbę punktów (LP) zostanie uznana najkorzystniejszą.
Warunki udziału i wymagane dokumenty
Sytuacja ekonomiczna i finansowa
1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający poniższe warunki:
a) Oferent znajduje się w sytuacji prawnej, ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
b) Oferent nie jest przedmiotem wszczętego postępowania upadłościowego, ani jego upadłość nie jest ogłoszona, nie jest poddany procesowi likwidacyjnemu, a jego sprawy nie są objęte zarządzeniem komisarycznym lub sądowym;
c) Oferent nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne.
2. Ponadto, w celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym oraz Wnioskodawcą Prolab Sp. z o.o., NIP 5423428386, tj. powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą oraz powiązania między Wnioskodawcą Prolab Sp. z o.o., NIP 5423428386 lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Wnioskodawcy lub osobami wykonującymi w imieniu Wnioskodawcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
3. Ocena spełnienia warunków i braku przesłanek do wykluczenia wymienionych w pkt 1 i 2 zostanie dokonana w oparciu o Oświadczenie Oferenta złożone na Załączniku nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik „Oświadczenia Oferenta”). Ocena odbędzie się metodą warunku granicznego: warunek graniczny: spełnia - nie spełnia. Oferta Oferenta niespełniającego warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu i / lub podlegającego wykluczeniu zostanie odrzucona.
Wiedza i doświadczenie
1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający poniższe warunki:
a) Oferent, prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia,
b) Oferent, składający ofertę w Części I – w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, należycie zrealizował co najmniej 2 usługi organizacji indywidualnego wyjazdu targowego na targi zagraniczne o charakterze międzynarodowym w zakresie zgodnym lub zbliżonym do opisu w pkt III.3 cześć I niniejszego zapytania tj. zawierające łącznie wynajęcie powierzchni targowej, wykonanie projektu zabudowy i wykonanie zabudowy stoiska,
c) Oferent, składający ofertę w Części II – w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, należycie zrealizował co najmniej 2 usługi z zakresu transportu eksponatów i 2 usługi hotelarskie i transportowe osób (samolotem) w zakresie organizacji indywidualnego wyjazdu targowego na targi zagraniczne o charakterze międzynarodowym w zakresie zgodnym lub zbliżonym do opisu w pkt III.4 część II niniejszego zapytania.
d) Na potwierdzenie spełnienia powyższych kryteriów Oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia oraz wykazu zrealizowanych usług, stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania wraz z listami referencyjnymi lub protokołami wykonania (odbioru) usługi, których treść potwierdza spełnienie warunku opisanego w pkt IV.4.b,c niniejszego zapytania.
e) Zamawiający ma prawo do weryfikacji przedstawionego wykazu zrealizowanych usług wraz z załącznikami.
2. Ocena spełnienia warunków i braku przesłanek do wykluczenia wymienionych w pkt 1 zostanie dokonana w oparciu o Oświadczenie Oferenta złożone na Załączniku nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik „Oświadczenie - Wykaz realizacji” oraz listy referencyjne lub protokoły wykonania (odbioru) usługi). Ocena odbędzie się metodą warunku granicznego: warunek graniczny: spełnia - nie spełnia. Oferta Oferenta niespełniającego warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu i / lub podlegającego wykluczeniu zostanie odrzucona.
Dodatkowe warunki udziału
1. Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Oferentów, którzy zaoferują usługi hotelarskie niezgodne z opisem pkt III. 4. C. Oceniane będą wszystkie wymogi – standard, lokalizacja i limit noclegowy brutto dla Zjednoczonych Emiratów Arabskich (220 EUR dziennie na 1 osobę przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
2. Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Oferentów, którzy złożą oferty niekompletne tj. nie zawierające oświadczeń́ i dokumentów wymaganych w niniejszym zapytaniu ofertowym lub jeżeli oświadczenia i załączniki nie będą w pełni wypełnione.
3. Zamawiający zastrzega możliwość wykluczenia Oferenta z powodu zaproponowania rażąco niskiej ceny za realizację przedmiotu zamówienia.
4. W związku z wykluczeniem Oferenta lub odrzuceniem oferty, Oferentowi nie przysługują środki ochrony prawnej.
Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń
Wymagane dokumenty
1. Oferta na wykonanie usługi, zgodnie z Załącznikiem nr 1 – Formularz ofertowo-cenowy,
2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie Oferenta o spełnieniu warunków uczestnictwa w postępowaniu,
3. Załącznik nr 3 – Oświadczenie – Wykaz realizacji wraz z referencjami i protokołami.
Miejsce i termin składania ofert
1. Ofertę należy przygotować zgodnie z Załącznikiem nr 1 – formularz ofertowo-cenowy, podpisać przez osoby upoważnione do podpisania oferty w imieniu Oferenta i wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami złożyć w Bazie Konkurencyjności (BK2021).
2. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 07.09.2026 (poniedziałek) o godz. 10.00.
3. Oferty złożone w inny sposób, jak wymieniony w pkt. 1, po terminie lub bez wymaganych załączników nie będą rozpatrywane.
4. Komunikacja w postępowaniu m.in. wymiana informacji między Zamawiającym a Oferentem oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się pisemnie tylko za pomocą Bazy Konkurencyjności (BK2021).
5. Oferta i załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) muszą być wypełnione i podpisane przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Oferenta:
• Formularz ofertowo-cenowy i załączniki powinny być opieczętowane pieczęcią imienną i podpisane przez osobę uprawnioną do podpisania oferty lub podpisane pełnym imieniem i nazwiskiem przez osobę uprawnioną do podpisania oferty w sposób umożliwiający odczytanie imienia i nazwiska;
• W przypadku podpisu elektronicznego, wymagany jest widoczny znak graficzny podpisu;
• W przypadku składania dokumentów w formie kopii, muszą one być poświadczone za zgodność z oryginałem przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa;
• Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką osoby poświadczającej kopię dokumentu za zgodność z oryginałem);
• W przypadku podpisywania oferty lub poświadczania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę nie wymienioną w dokumentach rejestracyjnych (ewidencyjnych) Oferenta, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo powinno być przedstawione w formie oryginału lub poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii przez upoważnionych przedstawicieli Oferenta zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) lub osobę upoważnioną przez Oferenta na podstawie pełnomocnictwa.
6. Oferta i załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) wypełnione i podpisane w inny sposób jak opisany w pkt. 5 nie będą rozpatrywane.
Czas związania ofertą
Oferent jest związany przedłożoną ofertą przez okres 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert.
