Zakład Mechaniczny Metaltech Spólka z ograniczoną odpowiedzialnością, NIP 7650011839
Przedmiotem zamówienia niniejszego zapytania ofertowego jest dostawa licencji specjalistycznego oprogramowania typu ERP informatyzującego procesy zarządzania w szerokim spektrum działalności firmy, wraz z usługami towarzyszącymi, takimi jak: • usługa wdrożeniowa wraz z instalacją i konfiguracją zakupywanego oprogramowania, • usługa szkoleniowa dla co najmniej 18 osób. Miejsce wykonania dostawy: ZAKŁAD MECHANICZNY "METALTECH" SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ ul. Orla 6 78-650 Mirosławiec WYMAGANY ZAKRES DOSTAWY: 1. Przedmiot dostawy nr 1.: Dostawa licencji specjalistycznego oprogramowania typu ERP informatyzującego procesy zarządzania w szerokim spektrum działalności firmy 2 Przedmiot dostawy nr 2.: Wykonanie usługi wdrożeniowej ww. oprogramowania wraz z instalacją i konfiguracją 3 Przedmiot dostawy nr 3.: Przeprowadzenie szkolenia podnoszącego cyfrowe kompetencje personelu. Ad 1. Przedmiot dostawy nr 1.: Dostawa licencji specjalistycznego oprogramowania typu ERP informatyzującego procesy zarządzania w szerokim spektrum działalności firmy. A. Wymagane funkcjonalności oprogramowania w zakresie ogólnego zarządzania procesami: 1. możliwość nadawania uprawnień dostępowych do zasobów informatycznych oprogramowania i danych gromadzonych toku użytkowania oprogramowania 2. wsparcie obiegu dokumentów poprzez automatyzację realizacji procesów na zasadzie WORKFLOW 3. automatyczne przetwarzanie dokumentów przez silnik typu OCR (Optical Character Recognition) w chmurze – na dokumenty do odczytu maszynowego, 4. możliwość przekrojowego i elastycznego budowanie raportów i tzw. dashboardów z możliwością raportowania w ramach tzw. hurtowni danych (Big Data) z subskrypcją raportów do użytkowników końcowych 5. możliwość tworzenia odmiejscowionej kopii zapasowej danych (backupu) w CHMURZE - oraz jej natychmiastowe odtwarzanie w przypadku awarii, ataku ransomware lub błędu ludzkiego, 6. możliwość tworzenia własnych ścieżek postępowania i generowanie automatycznych akcji realizowanych w systemie (RPA – Robotic Process Automation) z wykorzystaniem wirtualnych botów. 7. możliwość modyfikacji interfejsu systemu tj. dopasowanie go do potrzeb użytkowników 8. możliwość zastosowania dwuskładnikowego uwierzytelniania (2FA) dla wszystkich użytkowników, z użyciem kodów generowanych w aplikacji mobilnej lub wysyłanych przez SMS lub e-mail. B. Wymagane funkcjonalności w obszarze optymalizacji procesów związanych z obsługą sprzedaży: 1. Cyfrowe wsparcie zarządzania relacjami z klientami, co najmniej w zakresie następujących procesów: • rejestrowanie, organizowania i analizowania wszelkich kontaktów oraz aktywności związanych z klientami, kontrahentami i potencjalnymi odbiorcami, • usystematyzowanie i standaryzacja gromadzonych danych poprzez możliwość przypisywania do każdego klienta/kontaktu dowolnej liczby tzw. tematów (czyli kontekstów biznesowych), w ramach których rejestrowane są wszystkie rozmowy, ustalenia, zapytania ofertowe, zgłoszenia, reklamacje czy inne formy interakcji, w tym każdy temat „kontekst biznesowy” ma mieć możliwość gromadzenia informacji o dacie, treści rozmowy, formie kontaktu (np. telefoniczny, e-mailowy, osobisty) oraz operatorze odpowiedzialnym za dany kontakt, w celu budowania pełnej historii relacji z klientem, do której dostęp będzie przydzielany zgodnie z uprawnienia w organizacji, • możliwość szybkiego wyszukiwania oraz filtrowania danych według wybranych kryteriów, takich jak: kontrahent, data, temat rozmowy, osoba odpowiedzialna, czy forma kontaktu, celem ułatwienia dostępu do potrzebnych informacji eliminacji dublowania działań, • możliwość planowania i zarządzania zadaniami powiązanymi z klientami/kontaktami, z możliwością tworzenia zadań związanych z danym klientem lub tematem, określaniem terminów ich realizacji i przypisaniem ich do wybranych pracowników wraz z rezerwacją zasobów np. czas pracy, środki transportu, czy dostępność osób, co jest obecnie nieosiągalne przy zastosowaniu obecnie posiadanych zasobów, • automatyzacja aktualizacji przez operatora statusu całego procesu realizacji zadania, poprzez informatyzację i automatyzację zarządzania powyższymi informacjami i czynnościami marketingowymi i sprzedażowymi umożliwi szybki dostęp dla osób zarządzających do przeglądu zadań wszystkich pracowników – zarówno bieżących, jak i zaległych, co ułatwi monitoring postępów prac i szybkiego reagowania w przypadku opóźnień lub konieczności zmian w organizacji pracy, zwiększając efektywność zarządzania personelem a tym samym zwiększając efektywności procesów marketingowych i sprzedażowych, • cyfrowe wsparcie zarządzania kampaniami handlowymi, marketingowymi oraz projektami sprzedażowymi, poprzez planowanie i realizację zorganizowanych działań skierowanych do grup klientów – zarówno jednorazowych kampanii ( o określonym początku i końcu), jak i cyklicznych, długoterminowych inicjatyw - budowa lejka sprzedaży, • możliwości realizacji zadań w obszarze sprzedaży i serwisu w wydaniu mobilnym, w tym: wsparcie zarządzania strukturami mobilnych handlowców oraz mobilnych serwisantów, co udoskonala ofertę firmy w zakresie obsługi klienta. 2. Cyfrowe wsparcie zarzadzania sprzedażą, w tym zarządzanie polityką cenową, dokumentowa obsługa sprzedaży, w tym zarówno wewnątrzunijnej jak też na rynki pozaunijne, 3. Cyfrowe wsparcie obsługi zakupów zagranicznych (zarówno wewnątrzunijnych jak i pozaunijnych) 4. Cyfrowe wsparcie obsługi kontraktów w obszarze sprzedaży, zakupów, ale także w obszarze serwisu wobec odbiorców. 5. Możliwość realizacji zadań w obszarze sprzedaży i serwisu w wydaniu mobilnym, w tym: wsparcie zarządzania strukturami mobilnych handlowców oraz mobilnych serwisantów 6. Możliwość obsług i optymalizacji procesów windykacyjnych z wykorzystaniem narzędzi AI (Sztucznej Inteligencji) C. Wymagane funkcjonalności w obszarze optymalizacji procesów związanych z zarządzaniem gospodarką magazynową: 1. rejestrowanie, organizowanie i optymalizowanie wszelkich operacji magazynowych, w tym kontrola nad stanami magazynowymi, przyjęcie, przesunięcie, kompletacja czy wydanie z uwzględnieniem daty, ilości, numerów partii lub seryjnych oraz operatora realizującego zadanie - stały monitoring stanów magazynowych, z zarządzaniem przepływem towarów, 2. tworzenie szczegółowej historii przepływu towarów w magazynie, dostępnej dla wszystkich uprawnionych pracowników, niezależnie od działu, 3. zarządzanie zadaniami magazynowymi oraz procesami kompletacji przez operatorów, którzy będą przypisywać oraz monitorować zadania związane z różnymi etapami pracy magazynu – od przyjęcia towaru, przez jego składowanie, po kompletację i wysyłkę, 4. określanie priorytetów, terminów realizacji oraz przypisywanie zasobów do realizacji poszczególnych zadań. 5. bieżące aktualizowanie statusów zadań, poprzez potwierdzanie realizacji zadania w systemie przez operatora mającego dostęp do przeglądu zadań wszystkich pracowników, co ułatwi planowanie i kontrolę nad przebiegiem procesów, 6. możliwość realizacji operacji magazynowych z poziomu urządzeń mobilnych (kolektora danych) 7. automatyzacja procesu zarządzania magazynem w zakresie inwentaryzacji z wykorzystaniem sztucznej inteligencji 8. automatyzacja procesów i optymalizacja efektywności zarządzania magazynem w zakresie dystrybucji zadań dla magazynierów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji 9. optymalizacja efektywności procesu kompletacji zamówień na magazynie z wykorzystaniem sztucznej inteligencji D. Pozostałe wymagania: 1. Dostawca oprogramowania winien udostępnić aplikację umożliwiającą nabywcy swobodę w zakresie: • tworzenia dedykowanych integracji z innymi systemami; • rozbudowania funkcjonalności o rozwiązania szyte na miarę bez konieczności oczekiwania na wdrożenie zmian przez producenta; 2. Wymagana jest zgodność funkcjonalności oprogramowania z art. 32 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE 3. Wymagane obsługiwane języki: co najmniej polski 4. Minimalnej liczba obsługiwanych stanowisk – nie mniej niż 60 stanowisk? 5. Rodzaj licencji: bezterminowa licencja niewyłączna na użytkowanie. 6. Wymagany minimalny zakres obsługi serwisowej: a. dostęp do aktualizacji oprogramowania wymuszonych zmianami prawa oraz nowych funkcji; b. pomoc telefoniczna i zdalna w obsłudze Oprogramowania oraz rozwiązywaniu prostych zadań. Ad 2. Przedmiot dostawy nr 2.: Wykonanie usługi wdrożeniowej ww. oprogramowania wraz z instalacją i konfiguracją Dokonanie instalacji, konfiguracji i integracja oprogramowania dostarczanego w ramach Przedmiotu dostawy nr 1, z obecnie posiadanymi systemami informatycznymi Zakład Mechaniczny Metaltech Sp. z o.o., w zakresie umożliwiającym Zamawiającemu korzystanie z dostarczonych funkcjonalności oprogramowania. Ad. 3. Przedmiot dostawy nr 3.: Przeprowadzenie szkolenia podnoszącego cyfrowe kompetencje personelu. Minimalny wymagany zakres szkolenia: 1. Podniesienie kompetencji kadr, poprzez przekazanie wiedzy w zakresie cyberbezpieczeństwa, w tym wymagań dyrektywy NIS 2 z uwzględnieniem użytkowania wdrażanego oprogramowania, 2. Przekazanie wiedzy w zakresie spełniania wymogów NIS 2, w związku z wytwarzaniem przez firmę Z.M Metaltech Sp. z o.o. przyczep rolniczych, 3. Przekazanie wiedzy i umiejętności korzystania z wdrażanych funkcjonalności oprogramowania 4. Szkolenie przewidziane jest dla co najmniej 18 osób wyznaczonych do obsługi wdrażanych zasobów informatycznych, którym Wykonawca szkolenia przekaże świadectwo potwierdzające odbycie szkolenia.
Mirosławiec, wałecki, zachodniopomorskie
Kryterium cenowe
CENA BRUUTO: C=(Cn/Co)x60%x100 C-Liczba punktów w ocenie wg kryterium „CENA BRUTTO” Cn- CENA z oferty z najniższą ceną Co - CENA z ocenianej oferty 60% - waga kryterium Ocenie w ramach kryterium „Cena brutto” podlegać będzie cena brutto (razem z VAT)
Kryterium 2
Okres gwarancji, G =Go/Gn x 100 pkt x 20% gdzie: G – liczba punktów w ramach kryterium „Gwarancja”, Go – Okres gwarancji w ofercie ocenianej Gn – najdłuższy zaoferowany okres gwarancji. 20% - waga kryterium więcej informacji w zapytaniu ofertowym nr 1/08/FEPZ 1.6/2026
Kryterium 3
Okres realizacji dostawy wyrażony w dniach R=(Rn/Ro)x20%x100 R-Liczba punktów wg kryterium „Okres realizacji w dniach” Rn- ilość dni realizacji usługi z oferty z najkrótszym terminem realizacji Ro - okres realizacji z ocenianianej oferty więcej informacji w zapytaniu ofert. nr 1/08/FEPZ 1.6/2026
4.1. Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności. Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu dokonania oceny warunku udziału w postępowaniu. Spełnianie warunku zostanie ocenione na postawie oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, złożonego przez wykonawcę, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zapytania.
4.2. Posiadanie wiedzy i doświadczenia. O udzielenie zamówienia może ubiegać się wykonawca, który posiada wiedzę i doświadczenie niezbędne do realizacji zamówienia i wykaże, że w ciągu ostatnich pięciu latach przed upływem terminu składania ofert lub jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie zakończył realizację co najmniej trzech dostaw (projektów), w których dostarczył licencję specjalistycznego oprogramowania typu ERP (Enterprise Resource Planning) dla co najmniej 20 stanowisk w podmiotach produkcyjnych, wraz z wdrożeniem i szkoleniem personelu nabywcy. . Sposób dokonania oceny spełnienia tego warunku: Ocena spełnienia ww. warunku zostanie przeprowadzona na podstawie wykazu wykonanych dostaw, do którego wykonawca winien załączyć dokumenty potwierdzające należyte wykonanie wskazanych w oświadczeniu dostaw, z których wynikać będzie, że wraz z dostawą oprogramowania, przeprowadzono jego wdrożenie u zamawiającego i przeszkolono personel zamawiającego. Wzór niniejszego wykazu stanowi załącznik nr 6 do niniejszego zapytania ofertowego.
4.3. Posiadanie potencjału technicznego. Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu dokonania oceny warunku udziału w postępowaniu. Spełnianie warunku zostanie ocenione na postawie oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, złożonego przez wykonawcę, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zapytania.
4.4. Dysponowanie osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia. Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu oceny spełniania powyższego warunku. Spełnianie warunku zostanie ocenione na postawie oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, złożonego przez wykonawcę, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zapytania.
4.5. Posiadanie sytuacji ekonomicznej i finansowej, niezbędnej dla realizacji zamówienia Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu oceny spełniania powyższego warunku. Spełnianie warunku zostanie ocenione na postawie oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, złożonego przez wykonawcę, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zapytania.
Dokumenty wymagane od wykonawcy na etapie składania oferty: 1. Oferta - zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego 2. Oświadczenie wykonawcy o braku powiązań z Zamawiającym wypełnione zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. 3. Oświadczenie wykonawcy o spełnieniu warunku udziału w postępowaniu, wypełnione zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego. 4. Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (innego właściwego rejestru) lub aktualne zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jako odpis aktualny uznajemy nie starszy niż 14 dni licząc od dnia upublicznienia przedmiotowego zapytania ofertowego. 5. Pełnomocnictwo w przypadku podpisu oferty przez osobę niewskazaną w dokumencie rejestrowym jako upoważnionej do reprezentowania wykonawcy. (jeśli dotyczy) 6. Oświadczenie wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia w formie załącznika nr 2.
4.6. Wykluczenia Z udziału w postępowaniu, w celu uniknięcia konfliktu interesów wykluczone są podmioty powiązane z firmą ZAKŁAD MECHANICZNY "METALTECH" SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa, c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, e. pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. Ponadto z postępowania wyklucza się wykonawcę: f. wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy; g. który jest beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 ze zm. ) - jest osobą wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy; h. który jest jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm. ) - jest podmiotem wymienionym w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy. Sposób dokonania oceny spełnienia tego warunku: Ocena spełnienia ww. warunku zostanie przeprowadzona na podstawie następujących dokumentów, które każdy z oferentów ma obowiązek załączyć do oferty: a. Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (innego właściwego rejestru) lub aktualne zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jako odpis aktualny uznajemy nie starszy niż 14 dni licząc od dnia upublicznienia przedmiotowego zapytania ofertowego. b. Wypełnione i podpisane oświadczenie wykonawcy o braku powiązań, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego, c. Wypełnione i podpisane oświadczenie wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
