Świadczenie kompleksowej usługi organizacji i realizacji dwóch edycji warsztatów kulinarnych skierowanych do sektora HoReCa

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi organizacji i realizacji dwóch edycji warsztatów kulinarnych skierowanych do sektora HoReCa. Każda z edycji warsztatów będzie obejmowała dwie doby hotelowe. Warsztaty będą miały charakter edukacyjno-promocyjny i będą ukierunkowane na prezentację mięsa z jesiotra jako wysokiej jakości surowca gastronomicznego oraz możliwości jego wykorzystania w profesjonalnej gastronomii. Cześć warsztatów będzie miała miejsce w Gospodarstwie Rybackim Olsztyn II Sp. z o.o w Rusi należącym do członka Organizacji Producentów GALMO. Obie edycje warsztatów muszą zostać przeprowadzone w okresie od 15 września 2026 r. do 15 października 2026 r., na terenie województwa warmińsko-mazurskiego. 1.1 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wybrany Wykonawca zobowiązany będzie do kompleksowej organizacji i realizacji zamówienia, obejmującej wszystkie świadczenia organizacyjne, logistyczne, hotelowe, gastronomiczne, techniczne i wykonawcze wskazane poniżej. 1.1.1 Uczestnicy warsztatów Warsztaty skierowane są szefów kuchni, restauratorów oraz osób decyzyjnych w gastronomii posiadających realny wpływ na kształtowanie menu i oferty gastronomicznej. Szacunkowa liczba uczestników każdej edycji wynosi około 50 osób. 1.1.2 Zapewnienie autorytetu kulinarnego Wykonawca zobowiązany jest zapewnić udział w każdej edycji warsztatów autorytetu kulinarnego, który łącznie spełnia następujące warunki: a) posiada co najmniej 5-letni staż pracy na stanowisku szefa kuchni; b) w okresie ostatnich 5 lat uczestniczył jako prowadzący, juror, prelegent lub ekspert w co najmniej jednym wydarzeniu kulinarnym o zasięgu ogólnopolskim; c) posiada rozpoznawalność potwierdzoną co najmniej jednym z następujących elementów: • udziałem w programie telewizyjnym o tematyce kulinarnej emitowanym na terenie Polski; lub • posiadaniem profili w mediach społecznościowych obserwowanych łącznie przez co najmniej 10 000 użytkowników. Autorytet kulinarny będzie odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie praktycznej części warsztatów oraz uczestniczyć będzie w całym programie merytorycznym wydarzenia. Ewentualne koszty noclegów lub usług gastronomicznych związanych z jego udziałem w realizacji programu warsztatów należy uwzględnić w kalkulacji ceny oferty. Wykonawca wskazuje w formularzu ofertowym osobę przewidzianą do prowadzenia warsztatów oraz potwierdza, że osoba ta spełnia wymagania określone w niniejszym punkcie oraz, że wyraziła zgodę na udział w warsztatach w proponowanych terminach realizacji wydarzenia. 1.1.3 Zakwaterowanie i wyżywienie W ramach każdej edycji warsztatów Wykonawca zapewni kompleksową organizację pobytu uczestników obejmującą: • dwa noclegi ze śniadaniami; • zakwaterowanie w pokojach jedno- i dwuosobowych z indywidualnymi łazienkami; • obiekt hotelowy o standardzie minimum *** (trzy gwiazdki) lub równoważnym; • kolację w formie bufetu w dniu przyjazdu uczestników, umożliwiającą skorzystanie z posiłku osobom przybywającym o różnych porach; • obiad w drugim dniu warsztatów; • serwis kawowy podczas części merytorycznej i warsztatów kulinarnych; • uroczystą kolację obejmującą dania przygotowane z wykorzystaniem mięsa z jesiotra, przy czym mięso z jesiotra powinno stanowić element dania głównego oraz zostać zaprezentowane w formie potraw serwowanych zarówno na ciepło, jak i na zimno. Kolacja powinna być realizowana z pełną obsługą kelnerską oraz w wydzielonej przestrzeni przeznaczonej wyłącznie dla uczestników warsztatów. Na potrzeby przygotowania oferty należy przyjąć dla każdej edycji orientacyjnie: • 10 pokoi jednoosobowych; • 20 pokoi dwuosobowych (przy założeniu zakwaterowania dwóch osób w każdym pokoju). Podane liczby uczestników i pokoi mają charakter szacunkowy i służą przygotowaniu i ocenie oferty. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia szczegółowej kalkulacji ceny netto oferty z wyodrębnieniem jednostkowych kosztów usług noclegowych i gastronomicznych. Zamawiający zastrzega, że rozliczenie świadczeń, o których mowa w niniejszym punkcie, nastąpi na podstawie faktycznie wykorzystanych usług oraz cen wynikających z kalkulacji przedstawionej przez Wykonawcę. 1.1.4 Miejsce realizacji Wykonawca zapewni realizację warsztatów w obiekcie hotelowym zlokalizowanym na terenie województwa warmińsko-mazurskiego, umożliwiającym wykonanie wszystkich świadczeń objętych niniejszym zapytaniem. 1.1.5 Transport i wizyta w gospodarstwie rybackim Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu uczestników z miejsca zakwaterowania do Gospodarstwa Rybackiego Olsztyn II Sp. z o.o., Ruś 97, 10-687 Olsztyn oraz transportu powrotnego do miejsca zakwaterowania. Organizacja i przeprowadzenie wizyty na terenie gospodarstwa pozostają po stronie Zamawiającego. Koszt transportu należy uwzględnić w cenie oferty. 1.1.6 Część merytoryczna Wykonawca zapewni salę konferencyjną wraz z wyposażeniem technicznym umożliwiającym przeprowadzenie przez Zamawiającego prezentacji dotyczącej działalności Organizacji Producentów GALMO oraz tematyki związanej z produkcją i wykorzystaniem mięsa z jesiotra w gastronomii. 1.1.7 Warsztaty kulinarne Wykonawca zapewni realizację praktycznych warsztatów kulinarnych prowadzonych przez autorytet kulinarny wskazany zgodnie z pkt 1.1.2. Warsztaty powinny obejmować prezentację możliwości wykorzystania mięsa z jesiotra w profesjonalnej gastronomii, w tym technik obróbki, przygotowania potraw oraz praktycznych zastosowań gastronomicznych. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić produkty z jesiotra wykorzystywane podczas realizacji warsztatów kulinarnych. Produkty muszą cechować się wysoką jakością i pochodzić z legalnych źródeł. Wykonawca odpowiada za ich prawidłowy transport, przechowywanie i przygotowanie zgodnie z obowiązującymi wymaganiami. Na wezwanie Zamawiającego Wykonawca przedstawi dokumenty potwierdzające źródło pochodzenia produktów. Koszt zakupu, dostawy i przygotowania produktów z jesiotra oraz pozostałych produktów niezbędnych do realizacji warsztatów i świadczeń gastronomicznych należy uwzględnić w cenie oferty. 1.1.8 Ramowy program każdej edycji Dzień 1: • przyjazd uczestników i zakwaterowanie; • kolacja w formie bufetu. Dzień 2: • śniadanie; • przejazd do gospodarstwa rybackiego w Rusi; • wizyta w gospodarstwie rybackim; • powrót i obiad; • część merytoryczna prowadzona przez Zamawiającego; • praktyczne warsztaty kulinarne prowadzone przez autorytet kulinarny; • uroczysta kolacja. Dzień 3: • śniadanie; • wykwaterowanie i zakończenie edycji warsztatów. Godziny realizacji poszczególnych elementów programu zostaną uzgodnione z wybranym Wykonawcą na etapie organizacji wydarzenia. 1.1.10 Dokumentacja fotograficzna i filmowa Wykonawca zobowiązany jest zapewnić wykonanie dokumentacji fotograficznej i filmowej obejmującej realizację obu edycji warsztatów. Wykonawca przekaże Zamawiającemu: • wszystkie wykonane zdjęcia; • wszystkie wykonane nagrania filmowe; • film obrazujący realizację warsztatów; • komplet materiałów źródłowych (surowych). Materiały zostaną przekazane Zamawiającemu w formie cyfrowej, za pośrednictwem linku umożliwiającego ich pobranie lub na uzgodnionym nośniku danych, nie później niż w terminie 7 dni od zakończenia drugiej edycji warsztatów. Wykonawca odpowiada za zapewnienie wszelkich zgód oraz praw niezbędnych do korzystania przez Zamawiającego z przekazanych materiałów zgodnie z postanowieniami dotyczącymi praw autorskich i wykorzystania wizerunku. 1.1.11 Prawa autorskie do materiałów Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia Zamawiającemu autorskich praw majątkowych do wszystkich materiałów fotograficznych, filmowych, audiowizualnych i źródłowych powstałych w związku z realizacją zamówienia. Przeniesienie praw nastąpi w formie pisemnej w ramach wynagrodzenia za realizację zamówienia, bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, najpóźniej z chwilą przekazania materiałów Zamawiającemu, na następujących polach eksploatacji: • utrwalanie i zwielokrotnianie dowolną techniką, w tym cyfrową, drukarską i reprograficzną; • wprowadzanie do pamięci komputera, serwerów, systemów informatycznych i sieci teleinformatycznych; • publiczne wystawianie, wyświetlanie, odtwarzanie, nadawanie i reemitowanie; • publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć dostęp do materiałów w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w tym na stronach internetowych i w mediach społecznościowych; • wykorzystywanie w działaniach informacyjnych, promocyjnych, reklamowych, marketingowych, edukacyjnych, dokumentacyjnych i sprawozdawczych; • dokonywanie opracowań, skrótów, montażu, kadrowania, łączenia z innymi materiałami oraz korzystanie i rozporządzanie opracowaniami; • udostępnianie materiałów instytucjom uczestniczącym w finansowaniu, kontroli lub rozliczaniu projektów Zamawiającego oraz instytucjom Unii Europejskiej. Przeniesienie praw obejmuje również: - bezwarunkową, nieograniczoną czasowo i terytorialnie zgodę na komercyjne rozpowszechnianie wizerunku osób występujących w materiałach; - prawo Zamawiającego do udzielenia instytucji zarządzającej, instytucji przyznającej dofinansowanie, a także innym instytucjom zajmującym się Funduszami Europejskimi w Polsce oraz instytucjom Unii Europejskiej nieodpłatnej i niewyłącznej licencji do korzystania z materiałów w zakresie i na zasadach określonych w Wytycznych dotyczących zobowiązań w zakresie komunikacji i widoczności. Wykonawca zapewni, że korzystanie z materiałów przez Zamawiającego zgodnie z niniejszym zapytaniem nie będzie naruszało praw osób trzecich. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za roszczenia osób trzecich związane z prawami do materiałów oraz zobowiązuje się pokryć uzasadnione koszty i roszczenia skierowane z tego tytułu wobec Zamawiającego. UWAGA: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w załączniku „Zapytanie Ofertowe”.