„Rozwój potencjału beneficjentów i potencjalnych beneficjentów FE w obszarze polityki miejskiej”

Przedmiotem zamówienia jest organizacja uroczystego bankietu w ramach V Kongresu Polityki Miejskiej i Regionalnej, który odbędzie się 5 października 2026 r. w godz. 18:00–23:00 w Sali Piwnej Starej Zajezdni w Krakowie. Zamówienie obejmuje usługę cateringową oraz obsługę organizacyjną uczestników i bankietu. 1. Usługa cateringowa Wykonawca zapewni przygotowanie i realizację usługi gastronomicznej wraz z obsługą kelnerską w liczbie adekwatnej do ostatecznej liczby uczestników i zapewniającej sprawny serwis. Obsługa obejmuje w szczególności serwowanie dań, bieżącą obsługę stołów, uzupełnianie bufetów i napojów, zbieranie użytej zastawy i utrzymanie porządku w przestrzeni gastronomicznej. Wykonawca zapewni stoły konsumpcyjne i bufetowe oraz miejsca siedzące dla wszystkich uczestników, bieliznę stołową, porcelanową zastawę, sztućce, szkło, serwetki, winietki do dań, bary cateringowe, schłodzenie napojów i soków oraz akcenty florystyczne na bufety i stoły. Kolacja będzie miała formę zasiadaną i obejmie: – zupę min. 250 ml/os. lub przystawkę min. 120 g/os.; – danie główne do wyboru: mięsne lub wegańskie, z dodatkami i surówkami – min. 450 g/os.; – napoje w szklanych dzbankach na stołach, uzupełniane na bieżąco podczas kolacji, bez limitu liczby porcji na uczestnika. Dodatkowo Wykonawca zapewni: – przekąski słone typu finger food – min. 3 szt./os., co najmniej 4 rodzaje, dostępne od godz. 18:00; – desery – min. 2 szt./os., co najmniej 3 rodzaje, dostępne najpóźniej od zakończenia serwowania dania głównego; – serwis kawowy i napoje dostępne w godz. 18:00–23:00: kawa z ekspresu, herbata czarna, zielona i owocowa, cukier, miód, mleko lub śmietanka oraz mleko roślinne, cytryna, woda kranowa w dzbankach z miętą i cytryną oraz bez dodatków, soki – 3 rodzaje, a także warniki z wrzątkiem. Wykonawca przedstawi co najmniej 3 kompletne propozycje menu nie później niż 14 dni przed wydarzeniem. Ostateczne menu wymaga akceptacji Zamawiającego. Zamawiający może zgłosić szczególne wymagania żywieniowe, w tym posiłki bezglutenowe i z wyłączeniem wskazanych alergenów. Informacja o liczbie i rodzaju posiłków specjalnych zostanie przekazana najpóźniej 7 dni przed bankietem. Posiłki specjalne muszą odpowiadać standardem, liczbą elementów i gramaturą menu podstawowemu. Wykonawca zapewni świeżość i jakość posiłków, właściwy transport, przechowywanie i temperaturę żywności oraz realizację usługi zgodnie z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa żywności, higieny oraz informacji o żywności. Osoby mające kontakt z przygotowaniem i wydawaniem posiłków muszą posiadać wymagane przepisami aktualne badania sanitarno-epidemiologiczne. 2. Liczba uczestników i rozliczenie Zamawiający przewiduje 350 uczestników finansowanych przez Zamawiającego, z możliwością zmniejszenia lub zwiększenia tej liczby o maksymalnie 20%, tj. w przedziale 280–420 osób. Ostateczna liczba zostanie przekazana Wykonawcy najpóźniej 7 dni przed bankietem. Usługa cateringowa zostanie rozliczona według ostatecznej liczby uczestników finansowanych przez Zamawiającego i ceny jednostkowej brutto za osobę wskazanej w ofercie. Cena jednostkowa pozostaje niezmienna dla przedziału 280–420 osób. Wynagrodzenie za obsługę organizacyjną ma charakter ryczałtowy i pozostaje niezmienne. Udział osób ponad liczbę finansowaną przez Zamawiającego może być finansowany indywidualnie poprzez zakup vouchera od Wykonawcy, przy czym łączna liczba uczestników bankietu nie przekroczy 550 osób. Cena brutto vouchera odpowiada cenie jednostkowej brutto usługi cateringowej za osobę wskazanej w ofercie, bez dodatkowych prowizji lub opłat. Wykonawca uruchomi możliwość zgłaszania udziału i zakupu voucherów w terminie wskazanym przez Zamawiającego, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od otrzymania informacji. Rejestracja i sprzedaż będą prowadzone nie później niż do 7 dni przed bankietem. Wykonawca zbierze zgłoszenia za pośrednictwem formularza rejestracyjnego, przekaże zainteresowanym dane do płatności i wystawi vouchery. Zamawiający nie gwarantuje liczby osób kupujących voucher. Osobom tym przysługuje świadczenie w takim samym zakresie i standardzie jak uczestnikom finansowanym przez Zamawiającego. 3. Obsługa organizacyjna Wykonawca zapewni obsługę organizacyjną niezależną od obsługi kelnerskiej, obejmującą: – obsługę uczestników przy wejściu; – weryfikację uprawnienia do udziału na podstawie list przekazanych przez Zamawiającego i list osób, które zakupiły voucher, wraz z odnotowaniem obecności; – wydawanie oznaczeń potwierdzających uprawnienie do udziału, w formie uzgodnionej z Zamawiającym; – udzielanie podstawowych informacji organizacyjnych i kierowanie uczestników do odpowiednich miejsc; – bieżące wsparcie uczestników i współpracę z Zamawiającym oraz obsługą Starej Zajezdni. Personel musi być liczebnie adekwatny do liczby uczestników i zapewniać sprawną obsługę, w szczególności bez nadmiernego czasu oczekiwania przy wejściu. Szczegółowe godziny obsługi przy wejściu zostaną przekazane najpóźniej 7 dni przed wydarzeniem. Po zakończeniu weryfikacji Wykonawca przekaże Zamawiającemu informację o liczbie uczestników bankietu. 4. Warunki realizacji w obiekcie Zamawiający posiada odrębny tytuł do korzystania z Sali Piwnej Starej Zajezdni; koszt najmu nie stanowi elementu zamówienia. Wykonawca będzie przestrzegał zasad organizacyjnych, technicznych, porządkowych, BHP i przeciwpożarowych obowiązujących w obiekcie oraz uzasadnionych poleceń Zamawiającego i obsługi obiektu. Wykonawca nie może dokonywać zmian w udostępnionej przestrzeni bez uzgodnienia z Zamawiającym, musi zachować drożność dróg i wyjść ewakuacyjnych oraz dostęp do urządzeń przeciwpożarowych, odpowiednio zabezpieczyć wyposażenie i przewody oraz nie może używać materiałów łatwopalnych, pirotechnicznych ani innych elementów niedopuszczonych w obiekcie. Po zakończeniu bankietu Wykonawca usunie wniesione wyposażenie, materiały i pozostałości oraz pozostawi wykorzystywaną przestrzeń uporządkowaną. Cena oferty musi obejmować wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia.

Kraków, Kraków, małopolskie