Kompleksowa usługa na zaprojektowanie, wykonanie, uruchomienie oraz wsparcie powdrożeniowe platformy edukacyjno-elearningowej w ramach projektu „Premia społeczna” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus

Zapytanie ofertowe zostało ogłoszone w związku z realizacją projektu „Premia społeczna” w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus. Podstawa i tryb udzielenia zamówienia: Udzielenie zamówienia następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności dla zamówień przekraczających wartość 80 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), stosownie do rozdziału 3 podrozdziału 3.2 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, obowiązujących na dzień ogłoszenia niniejszego Zapytania Ofertowego. Zamawiający – Fundacja “Fundusz Współpracy” – zwraca się z prośbą o przedstawienie przez Wykonawców oferty z uwzględnieniem poniższych wymagań: 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa polegająca na zaprojektowaniu, wykonaniu i uruchomieniu niezależnej platformy edukacyjno-elearningowej wspierającej realizację projektu „Premia społeczna”, a także świadczenie wsparcia powdrożeniowego oraz przeprowadzenie końcowej migracji. 2. Główne cele i standardy platformy: a) Zaprojektowanie zgodne z zasadami UX, intuicyjność i łatwość obsługi. b) Pełna zgodność z ustawą z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych oraz standardem WCAG 2.1 na poziomie AA. c) Pełna responsywność (RWD) – poprawne działanie na komputerach, tabletach i smartfonach. d) Optymalizacja wydajności pod kątem aktywnego korzystania przez 10 000 użytkowników miesięcznie. 3. Kluczowe moduły funkcjonalne platformy edukacyjnej: a) Tworzenie kursów, lekcji i modułów tematycznych. b) Wbudowany Edytor Treści (Course Builder) umożliwiający swobodne mieszanie mediów (tekst, PDF, prezentacje, audio, wideo, linki zewnętrzne). c) Moduł testów wiedzy (quizy, pytania zamknięte/otwarte, limity czasu i podejść, automatyczna informacja zwrotna). d) Automatyczne generowanie certyfikatów ukończenia kursu. e) Panel administracyjny do zarządzania użytkownikami, rolami (administrator, moderator, nauczyciel, uczestnik) oraz treścią. f) Zaawansowany system monitorowania postępów (statystyki, raporty, historia aktywności, eksport danych). g) System grywalizacji (odznaki, rankingi aktywności). h) Moduł interakcji (forum dyskusyjne, komentarze pod lekcjami z powiadomieniami). i) System powiadomień e-mail/push z integracją z kalendarzami (Google Calendar, Outlook). j) Integracja z narzędziami analitycznymi (Google Analytics, Google Tag Manager). k) Zgodność z RODO, bezpieczeństwo danych (certyfikat SSL, regularne backupy, opracowanie i zamieszczenie polityki prywatności oraz cookie banner). 4. Wymogi technologiczne: Zamawiający dopuszcza zarówno rozwiązania dedykowane, jak i oparte na gotowych systemach (np. WordPress/LearnDash, Moodle). Wykonawca zobowiązany jest wskazać proponowaną technologię w ofercie oraz wyszczególnić ewentualne koszty licencji zewnętrznych (niezbędne do poniesienia po zakończeniu realizacji danego zamówienia). Zamawiający zastrzega sobie prawo do odmowy akceptacji zaproponowanego przez Wykonawcę rozwiązania technologicznego na etapie analizy przedwdrożeniowej (Etap I) i wskazania technologii alternatywnej z puli systemów dopuszczonych w Zapytaniu. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest do realizacji zamówienia w technologii wskazanej przez Zamawiającego, bez zmiany całkowitego wynagrodzenia umownego brutto. 5. Podwykonawstwo: a) W przypadku, gdy Wykonawca zamierza posługiwać się podwykonawcą/cami w ofercie musi wskazać zakres usług przewidywanych do powierzenia podwykonawcy. b) Brak informacji, o której mowa w pkt. a. będzie uznany za deklarację samodzielnego wykonania zamówienia przez Wykonawcę, który złożył ofertę. c) Konieczność zatrudnienia podwykonawców wynikła w trakcie realizacji zamówienia wymaga uzyskania zgody Zamawiającego. d) Za działania bądź zaniechania podwykonawców Wykonawca odpowiada, jak za swoje własne. Miejsce realizacji: środowisko testowe i produkcyjne Wykonawcy (Etap I i II), a docelowo serwery Zamawiającego (Etap III). Harmonogram zamówienia: * Etap I (Zaprojektowanie oraz wdrożenie i testy): maksymalnie do 3 miesięcy od daty podpisania umowy. * Etap II (Wsparcie powdrożeniowe): od momentu zakończenia Etapu I do dnia zakończenia projektu, tj. do 30.09.2029 r. * Etap III (Migracja): migracja platformy na serwery wskazane przez Zamawiającego – sierpień/wrzesień 2029 r., nie później jednak niż do 30.09.2029 r. Szczegółowe wymagania dotyczące wykonania Zamówienia zawarte są w załączniku nr 2. Ofertę należy przekazać w terminie do 21.08.2026 r. Sposób przygotowania oferty: 1. Ofertę należy złożyć na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania. 2. Oferta powinna być wypełniona na komputerze i w języku polskim. 3. Podane w ofercie ceny muszą uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia i nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy. 4. Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w zapytaniu ofertowym i załącznikach oraz przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. 5. Oferty przygotowane niezgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania lub niekompletne lub złożone po terminie nie będą podlegać ocenie. 6. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. 7. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych. Inne postanowienia: 1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o kryteria oceny ofert. 2. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który zdobył najwyższą liczbę punktów. 3. Niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi zobowiązania Fundacji Fundusz Współpracy do zawarcia umowy. 4. Termin związania ofertą: 30 dni od zakończenia terminu składania ofert. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia prowadzonego zapytania bez podania przyczyny, w każdym czasie, również po złożeniu i rozpatrzeniu ofert oraz po poinformowaniu Oferentów o wynikach postępowania, a także zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru spośród złożonych ofert. 6. Zamawiający może prowadzić negocjacje cenowe z Oferentem, którego oferta okazała się najkorzystniejsza po ocenie dokonanej w ramach kryteriów oceny ofert. Negocjacje mogą dotyczyć obniżenia ceny przedstawionej w ofercie. 7. Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz uzupełnienia dokumentów (referencji lub protokołu odbioru lub faktury lub umowy) potwierdzających należyte wykonanie ww. usług. 8. Zamawiający może wystąpić do podmiotów wymienionych w ofercie o referencje potwierdzające doświadczenie Oferentów. 9. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie niezwłocznie Oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeżeli w terminie 7 dni od wezwania do podpisania umowy oferent nie zawrze umowy, zamawiający może podjąć negocjacje z oferentem, którego oferta była następna w kolejności. 10. Od dokonanego wyboru nie przewiduje się środków ochrony prawnej, w tym odwołań. 11. Jeżeli zaoferowana cena wydaje się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzi wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów, Zamawiający żąda od Wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny. Oferta z rażąco niską ceną podlega odrzuceniu. 12. Wykonawcy mogą zwracać się do Zamawiającego o udzielenie wyjaśnień odnośnie do Zapytania Ofertowego i jego załączników. Pytania mogą być kierowane do Zamawiającego zgodnie z metodami składania ofert do 3 dni przed terminem składania ofert – decyduje data wpływu. Pytania, które wpłynęły po tym terminie zostaną pozostawione bez odpowiedzi.