Zapytanie ofertowe na usługę organizacji 3 wizyt studyjnych do Danii, Hiszpanii i Francji.

W wyniku zamówienia Zamawiający planuje zrealizować usługę organizacji 3 wizyt studyjnych dla uczestników projektu do Danii, Hiszpanii i Francji. Zamówienie dotyczyć będzie: organizacji 3 wizyt studyjnych 3-dniowych dla 20 osób każda. Kierunki i terminy wyjazdów: I. Wizyta studyjna – Dania, miejsce: Kopenhaga, termin: 23 - 25 września 2026 r. II. Wizyta studyjna – Hiszpania, miejsce: Madryt, termin: 9 - 11 marca 2027 r. III. Wizyta studyjna – Francja, miejsce: Paryż, termin: 22 - 24 września 2027 r. Zamawiający wskazuje, iż w wyjątkowych sytuacjach może dokonać zmiany terminu realizacji poszczególnych wizyt. W przypadku zmiany termin zostanie ustalony pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym, z zastrzeżeniem, iż ostateczna akceptacja terminu należy do Zamawiającego. Do obowiązków Wykonawcy organizującego wizyty studyjne należeć będzie w szczególności: 1) organizacja usług międzynarodowego transportu lotniczego uczestników trzech wizyt studyjnych, obejmująca zapewnienie przelotów w zakresie, terminach i na trasach wskazanych przez Zamawiającego. Zakres usługi obejmuje w szczególności: • Rezerwację i zakup 20 biletów lotniczych w obie strony dla każdej z trzech wizyt studyjnych, tj. łącznie 60 biletów lotniczych w obie strony dla uczestników podróżujących we wskazanych terminach na trasach: - Polska (Warszawa) - Dania (Kopenhaga) - Polska (Warszawa) - Polska (Warszawa) - Hiszpania (Madryt) - Polska (Warszawa) - Polska (Warszawa) - Francja (Paryż) - Polska (Warszawa) • Zapewnienie wylotów z lotniska w Warszawie oraz przylotów na lotnisko w Warszawie dla uczestników każdej z trzech wizyt studyjnych. • Zapewnienie przelotów samolotem w klasie ekonomicznej wraz z opłatami lotniskowymi, opłatami za bagaż rejestrowany główny 25kg) oraz podręczny (5kg) zgodnie z regulaminem linii lotniczych. • Bilety lotnicze będą obejmować wszelkie opłaty wymagane prawem krajowym i międzynarodowym w szczególności opłaty lotniskowe, paliwowe, rezerwacyjne, podatkowe oraz ubezpieczenie uczestników wizyty studyjnej na czas podroży. • Dla każdej z trzech wizyt studyjnych Wykonawca zapewni połączenia bezpośrednie. Przelot do miejsca realizacji wizyty odbędzie się w pierwszym dniu wizyty, a przelot powrotny w trzecim dniu wizyty. • Wykonawca przedstawi Zamawiającemu, odrębnie dla każdej wizyty studyjnej, harmonogram proponowanych połączeń lotniczych do akceptacji. Na tej podstawie Zamawiający dokona wyboru ostatecznych terminów wylotu i powrotu. • Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej na 10 dni roboczych przed rozpoczęciem każdej wizyty studyjnej ostateczną listę 20 uczestników wraz z danymi kontaktowymi oraz pozostałymi informacjami niezbędnymi do dokonania rezerwacji biletów lotniczych i noclegów. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w cenie możliwość dwukrotnej zmiany rezerwacji biletu lotniczego dla każdego uczestnika w przypadku zmiany uczestnika przed rozpoczęciem wizyty z przyczyn losowych. • W przypadku odwołania lotu Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom danej wizyty studyjnej nocleg oraz wszelkie niezbędne transfery. Wszelkie koszty z tym związane ponosi Wykonawca. • Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego informowania Zamawiającego o wszelkich zmianach dotyczących realizacji przelotów dla każdej z trzech wizyt studyjnych. 2) Organizacja usług transportu lokalnego dla uczestników każdej z trzech wizyt studyjnych oraz pokrycie wszystkich kosztów przejazdów w miejscu realizacji wizyty. W ramach każdej wizyty studyjnej Wykonawca zapewni: • Transport z lotniska do miejsca zakwaterowania. • Transport pomiędzy miejscem zakwaterowania a miejscami spotkań, wizyt i innych aktywność przewidzianych w programie wizyty studyjnej, zgodnie z harmonogramem zaakceptowanym przez Zamawiającego. • Transport z miejsca zakwaterowania na lotnisko w dniu zakończenia wizyty. • Pokrycie wszystkich kosztów związanych z realizacją wskazanych przejazdów. 3) Zapewnienie miejsc noclegowych w hotelu dla uczestników każdej z trzech wizyt studyjnych. W ramach każdej wizyty studyjnej Wykonawca zapewni: • Miejsca noclegowe na dwie doby podczas każdej z trzech wizyt studyjnych dla wszystkich uczestników, tj. 20 osób na każdą wizytę, w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych. • Zamawiający wymaga, aby pokoje hotelowe były wyposażone co najmniej w: a) pojedyncze łózka b) pełny węzeł sanitarny, tj. toaletę, prysznic i umywalkę, c) suszarkę do włosów, d) komplet ręczników, e) lustro oraz szafę lub przestrzeń do przechowywania odziez3y, f) klimatyzację, g) bezpłatny dostęp do sieci Wi-Fi, h) telewizor. • Zamawiający oraz Wykonawca nie pokrywają kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez uczestników wizyt studyjnych ani innych kosztów indywidualnych, w szczególności związanych z korzystaniem z płatnej telewizji, minibaru lub innych usług dodatkowych. Koszty te ponoszą uczestnicy i są przez nich rozliczane bezpośrednio z hotelem. • Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia wszelkich obowiązkowych opłat związanych z zakwaterowaniem, w tym ewentualnych opłat klimatycznych lub miejscowych, obowiązujących w miejscu realizacji każdej z trzech wizyt studyjnych. 4) Zapewnienie wyżywienia dla wszystkich uczestników każdej z trzech wizyt studyjnych przez cały okres pobytu w miejscu realizacji danej wizyty. W ramach każdej wizyty studyjnej Wykonawca zapewni: • Dwa śniadania w hotelu, trzy obiady oraz dwie kolacje. Obiady i kolacje mogą być organizowane poza hotelem. • Posiłki będą spełniać co najmniej następujące wymagania: a) śniadania powinny mieć formę śniadania kontynentalnego lub bufetu (szwedzkiego stołu). Każdy uczestnik powinien mieć dostęp do soków, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz napojów gorących (kawy i herbaty). Menu śniadania powinno odpowiadać standardowemu menu serwowanemu w danym obiekcie klientom komercyjnym i obejmować produkty mięsne, mleczne oraz warzywne. Wykonawca zapewni możliwość wyboru śniadania wegetariańskiego. b) obiady powinny odpowiadać standardowemu menu serwowanemu w danym lokalu klientom komercyjnym i obejmować możliwość wyboru dania mięsnego lub wegetariańskiego. Do każdego obiadu należy zapewnić napój. c) kolacje powinny uwzględniać lokalną lub regionalną kuchnię kraju, w którym realizowana jest dana wizyta. d) Wykonawca zapewni uczestnikom możliwość wyboru posiłków wegetariańskich. 5) Zapewnienie pakietu ubezpieczeniowego dla wszystkich uczestników każdej z trzech wizyt studyjnych, zgłoszonych uprzednio przez Zamawiającego. Ubezpieczenie powinno obejmować cały okres związany z realizacją danej wizyty studyjnej, tj. od momentu rozpoczęcia podroży z Polski, przez cały okres pobytu za granicą, do momentu zakończenia podroży powrotnej do Polski. W ramach każdej wizyty studyjnej Wykonawca zapewni: • Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) na sumę ubezpieczenia wynoszącą co najmniej 130 000 zł na osobę. • Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) na sumę ubezpieczenia wynoszącą co najmniej 100 000 zł na osobę. • Ubezpieczenie bagażu na sumę ubezpieczenia wynoszącą co najmniej 4 000 zł na osobę.

Kopenhaga; Madryt; Paryż