ZAPYTANIE OFERTOWE nr 35/AH/FERS/KOMPETENCJE Akademia Humanitas ogłasza zapytanie ofertowe dot. świadczenia usługi cateringowej na potrzeby realizacji projektu realizowanego w partnerstwie z Zagłębiowską Izbą Gospodarczą, nr FERS.01.05-IP.08-0512/23 pt. „Kompetencje przyszłości na rynku pracy”, dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w ramach Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 (FERS)

PROSIMY O SZCZEGÓŁOWE ZAPOZNANIE SIĘ Z TREŚCIĄ ZAPYTANIA OFERTOWEGO ORAZ WSZYSTKICH ZAŁĄCZNIKÓW 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi cateringowej podczas szkolenia organizowanego w ramach projektu. 2. Usługa powinna obejmować: a. przygotowanie posiłków, b. dostarczenie świeżych posiłków na wydarzenie organizowane w jednym z miast: Sosnowiec lub Gliwice lub Rybnik lub Katowice, c. dostarczenie (wniesienie) cateringu oraz sprzętu koniecznego do podania wyżywienia na miejscu wydarzenia, do pomieszczenia wskazanego przez Zamawiającego, d. nakrycie stołów cateringowych obrusami, e. ułożenia artykułów spożywczych wymaganych w ramach serwisu kawowego, f. wydanie posiłków (serwowanie dań) wymaganych w ramach obiadu, g. utrzymanie porządku w tym odbiór naczyń/opakowań/resztek żywności po zakończonym serwisie, h. uprzątnięcie miejsca serwowania cateringu z wywozem odpadów. 3. Posiłki dostarczone w ramach usługi muszą obejmować 3.1 serwis kawowy zgodnie z poniższą specyfikacją - Wykonawca jest zobowiązany zapewnić w ilości dostosowanej do liczby uczestników: a. kawa, herbata, mleczko, cukier, cytryna - dostępne bez ograniczeń, b. warniki z wrzątkiem w ilości gwarantującej płynnie przebiegający poczęstunek, c. woda mineralna gazowana i niegazowana – min. 2 butelki o pojemności 250ml na osobę, d. ciastka kruche – mieszanka min. 3 rodzajów (np. ciasteczka zbożowe z dynią, ciasteczka kruche ze słonecznikiem, markizy, wafelki, mini pączki) – min. 70 gram/osobę, 3.2 zestawy obiadowe zgodnie z poniższą specyfikacją - Wykonawca jest zobowiązany zapewnić w ilości dostosowanej do liczby uczestników a. zupy/zupy kremu - min. 250 ml/osobę, b. drugiego dania składającego się z porcji mięsa bez kości/ryby/zamiennika dla wegetarian/wegan - min. 150g./osobę, ziemniaków z wody/klusek/ziemniaków opiekanych/ryżu/kaszy – min. 150g./osobę, sałatka/surówka/warzywa gotowane, min. 150g./osobę, c. soku/napoju min. 250 ml. /osobę oraz wody mineralnej niegazowanej/gazowanej min. 250 ml. /osobę (w proporcji 50% / 50% - woda gazowana/ niegazowana) w szklanych butelkach. 4. Maksymalna liczba uczestników szkolenia, dla których należy przygotować catering to: Planowany termin szkolenia Maksymalna liczba uczestników (zestawów) w każdym dniu szkolenia Planowane miejsce realizacji szkolenia 31 sierpnia i 01 września 2026 - 16 w każdym dniu szkolenia - Rybnik 29 i 30 września 2026 - 16 w każdym dniu szkolenia - Rybnik Zamawiający zastrzega, że wskazana powyżej liczba zestawów jest wartością maksymalną dla każdej grupy i może ulec zmniejszeniu. Minimalna ilość zamówienia wyniesie 52 zestawów (13 zestawów dla każdej grupy w każdym dniu). Z uwagi na trwającą rekrutację uczestników, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany planowanych terminów oraz miejsc wydarzeń, z zastrzeżeniem, iż wydarzenie zostanie zrealizowane maksymalnie do dnia 30.10.2026 r. i odbędzie się w jednym z miast: Sosnowiec lub Gliwice lub Rybnik lub Katowice. O ewentualnej zmianie terminu i miejsca Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej w dniu 23.09.2026 r. Nowy termin zostanie wskazany z min. 3-dniowym wyprzedzeniem. Pozostałe warunki zamówienia, w tym m.in. liczba i zawartość zestawów serwisu pozostaną bez zmian. W toku realizacji usługi może wystąpić konieczność dostosowania zawartości posiłku ciepłego zgodnie ze zgłoszonymi specjalnymi potrzebami żywieniowymi części uczestników np. wegetariańskie, wegańskie, bezglutenowe, bez laktozy, koszerne. Dokładna ilość zestawów (wraz z informacjami o ewentualnych specjalnych potrzebach żywieniowych) zostanie doprecyzowana najpóźniej na 2 dni robocze przed datą wydarzenia. Rozliczenie usługi nastąpi na podstawie przekazanych informacji dot. liczby zestawów. 5. Wszystkie posiłki należy podać z wykorzystaniem: • jednolitej zastawy wielokrotnego użytku szklanej lub ceramicznej, • jednolitych sztućców wielokrotnego użytku dla każdego z uczestników, • wystarczającej liczby serwetek papierowych. Zamawiający nie dopuszcza podania posiłków na zastawie jednorazowego użytku (np. plastikowej), sztućców z tworzywa sztucznego, wody i napojów w plastikowych butelkach. 6. Posiłki muszą być wydane przez obsługę Wykonawcy w każdym dniu wydarzenia, zgodnie z poniższym harmonogramem: a. serwis kawowy – dostępny w każdej sali, w której odbywa się szkolenie (odrębnie dla każdej grupy szkoleniowej), od godz. 8.00 lub 9:00 (rozpoczęcie szkolenia) do godz. 15.30 lub 16:30 (zakończenie szkolenia) – dokładne godziny dla poszczególnych grup zostaną przekazane wybranemu Wykonawcy b. zestawy obiadowe: • w przypadku szkolenia w danym dniu jednej grupy w jednej lokalizacji – w godz. 12:45 – 13:15, • w przypadku szkolenia w danym dniu dwóch grup w jednej lokalizacji – w godz. 12:15 – 13:15, • w przypadku szkolenia w danym dniu większej liczby grup w jednej lokalizacji – szczegółowy harmonogram serwowania obiadów, zostanie przekazany najpóźniej na 2 dni robocze przed datą wydarzenia. 7. Posiłki przeznaczone są dla osób dorosłych – uczestników szkolenia. Przygotowanie, przechowywanie i dostarczanie posiłków musi odbywać się w odpowiednich warunkach higieniczno-sanitarnych z zachowaniem wszelkich przepisów regulujących te kwestie, m. in. Ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (tj. Dz.U. 2023 poz. 1448 z późn. zm.) 8. Posiłki muszą być sporządzone zgodnie z wymogami sztuki kulinarnej i sanitarnej dla żywienia zbiorowego. Muszą być wykonane tylko z naturalnych i świeżych produktów, dobranych zgodnie z zasadą sezonowości. 9. Posiłki muszą być przygotowane z zachowaniem zasad racjonalnego żywienia, dobrze zbilansowane pod względem zawartości podstawowych składników odżywczych. 10. Wykonawca będzie dostarczać posiłki na swój koszt, transportem gwarantującym utrzymanie odpowiedniej jakości i temperatury przewożonych posiłków tj. w termosach/pojemnikach zapewniających utrzymanie odpowiedniej temperatury oraz jakości przewożonych posiłków, zgodnie z zasadami HACCP. Dostarczone dania gorące muszą mieć odpowiednią temperaturę. 11. Wykonawca zapewni odpowiednio wykwalifikowaną obsługę w trakcie serwowania posiłków w liczbie odpowiedniej do liczby uczestników spotkania. 12. Wykonawca po zakończeniu wydawania posiłków obiadowych nie później niż w 15 min., doprowadzi miejsce świadczenia usługi do stanu sprzed rozpoczęcia jej świadczenia – w szczególności odbierze naczynia i sztućce oraz inne materiały będące własnością Wykonawcy, wykorzystane w trakcie świadczenia usługi oraz uprzątnie/odbierze odpady, w tym. resztki żywności i zutylizuje je zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 13. Zamawiający w trakcie postępowania wyłoni do realizacji przedmiotu zamówienia jednego Wykonawcę. 14. Zamówienie jest finansowane ze środków publicznych. 15. Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych.

Rybnik, Rybnik, śląskie