Usługa organizacji spotkania w Elblągu
1.Opis przedmiotu zamówienia
1.1 Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji spotkania otwierającego projekt (wynajęcie sali konferencyjnej i dostarczenie cateringu) dla ok. 30 osób.
1.2 Usługa wynajęcia sali konferencyjnej na spotkanie informacyjne obejmuje:
Salę dla minimum 30 osób.
Czas korzystania z sali konferencyjnej podczas spotkania – 5 h. Orientacyjne godziny wykorzystania: 13:00-18:00 (Zamawiający wskaże Wykonawcy dokładne godziny przed spotkaniem).
Sala konferencyjna musi spełniać następujące wymogi: dostępna dla osób z niepełnosprawnościami, wyposażona m.in. w internet- stałe łącze (prędkość min. 100 Mb/s) i wi-fi, rzutnik, ekran, nagłośnienie oraz min. 2 mikrofony bezprzewodowe. Preferowane ustawienie teatralne. Sala musi mieć wysokość min. 3 m, posiadać dostęp do światła dziennego, mieć możliwość zaciemnienia, posiadać system wentylacyjny, regulację klimatyzacji; powierzchnię bez przeszkód architektonicznych. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania wizji lokalnej obiektu pod kątem spełniania warunków zamówienia opisanych w niniejszym punkcie przed podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze oferty.
Parking: na terenie obiektu, w którym zlokalizowana jest sala konferencyjna lub w odległości do 300 m od obiektu musi znajdować się parking (publiczny lub prywatny) dostępny dla uczestników spotkania. W przypadku parkingu prywatnego jego użytkowanie przez uczestników i organizatorów spotkania musi być wliczone w cenę usługi.
1.3 Usługa cateringowa obejmuje zimny bufet
a/ W skład zimnego bufetu powinny wchodzić co najmniej
• kawa z ekspresu ciśnieniowego (min. 2 ekspresy, min. 3 porcje na osobę)
• wybór herbat (min. 2 warniki, min. 3 porcje na osobę)
• dodatki: mleko zwykłe i roślinne, cytryna, cukier
• woda gazowana i niegazowana (min. 0,7 l na osobę w sumie)
• soki (min. 2l/ 10 osób)
• mix owoców sezonowych (min. 1 kg/ 10 osób)
• ciasta domowe lub/i ciastka w tym jedno w wersji bez glutenu (min. 4 porcje/kawałki na osobę)
• słone i słodkie przekąski koktajlowe (min. 2 porcje na osobę)
Zimny bufet powinien być dostępny przez cały czas wydarzenia począwszy od 20 min przed jego rozpoczęciem. Powinien mieć formę bufetu szwedzkiego i być serwowany z zachowaniem odpowiedniej temperatury, dostosowanej do rodzaju dania.
Wykonawca zapewnia dowóz cateringu o ustalonej godzinie na miejsce realizacji spotkań w godzinach wskazanych przez Zamawiającego. Koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie oferty.
Wykonawca zapewnia zastawę porcelanową (filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, cukiernice, talerze itp.), sztućce metalowe (noże, widelce, łyżeczki, widelczyki), a także ekspres do kawy , warnik do wody zgodnie z wymaganiami menu; zamawiający nie dopuszcza możliwości użycia naczyń i sztućców plastikowych lub jednorazowych/biodegradowalnych.
Wykonawca zapewnia stół/stoły + obrusy do ustawienia cateringu – w przypadku, gdy na miejscu szkolenia nie będzie dostępnych odpowiednich stołów.
Usługa organizacji cateringu powinna obejmować także bieżącą obsługę sali celem usuwania zużytych naczyń i sztućców oraz wykładania czystej zastawy i uzupełniania serwowanych potraw i napojów.
Usługa powinna być realizowana w kuluarach sali konferencyjnej
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia lub zmniejszenia liczby uczestników spotkania o maksymalnie 20% w stosunku do liczby wskazanej w opisie przedmiotu zamówienia, o czym poinformuje Wykonawcę nie później niż na 3 dni kalendarzowe przed terminem spotkania.
W przypadku zmniejszenia liczby uczestników wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie odpowiedniemu zmniejszeniu wyłącznie o wartość cateringu przypadającą na liczbę nieobecnych uczestników, obliczoną według ceny jednostkowej cateringu wskazanej w formularzu oferty. Wynagrodzenie za pozostałe elementy usługi, w szczególności wynajem sali, jej wyposażenie oraz obsługę organizacyjną, pozostaje niezmienne.
W przypadku zwiększenia liczby uczestników wynagrodzenie Wykonawcy zostanie odpowiednio zwiększone o wartość cateringu dla dodatkowych uczestników, obliczoną według tej samej ceny jednostkowej, pod warunkiem że liczba uczestników nie przekroczy limitu określonego w niniejszym punkcie.
.
Usługa organizacji spotkania w Ostródzie
1.1 Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji spotkania otwierającego projekt (wynajęcie sali konferencyjnej i dostarczenie cateringu) dla ok. 30 osób.
1.2 Usługa wynajęcia sali konferencyjnej na spotkanie informacyjne obejmuje:
Salę dla minimum 30 osób.
Czas korzystania z sali konferencyjnej podczas spotkania – 5 h. Orientacyjne godziny wykorzystania: 13:00-18:00 (Zamawiający wskaże Wykonawcy dokładne godziny przed spotkaniem).
Sala konferencyjna musi spełniać następujące wymogi: dostępna dla osób z niepełnosprawnościami, wyposażona m.in. w internet- stałe łącze (prędkość min. 100 Mb/s) i wi-fi, rzutnik, ekran, nagłośnienie oraz min. 2 mikrofony bezprzewodowe. Preferowane ustawienie teatralne. Sala musi mieć wysokość min. 3 m, posiadać dostęp do światła dziennego, mieć możliwość zaciemnienia, posiadać system wentylacyjny, regulację klimatyzacji; powierzchnię bez przeszkód architektonicznych. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania wizji lokalnej obiektu pod kątem spełniania warunków zamówienia opisanych w niniejszym punkcie przed podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze oferty.
Parking: na terenie obiektu, w którym zlokalizowana jest sala konferencyjna lub w odległości do 300 m od obiektu musi znajdować się parking (publiczny lub prywatny) dostępny dla uczestników spotkania. W przypadku parkingu prywatnego jego użytkowanie przez uczestników i organizatorów spotkania musi być wliczone w cenę usługi.
1.3 Usługa cateringowa obejmuje zimny bufet
a/ W skład zimnego bufetu powinny wchodzić co najmniej
• kawa z ekspresu ciśnieniowego (min. 2 ekspresy, min. 3 porcje na osobę)
• wybór herbat (min. 2 warniki, min. 3 porcje na osobę)
• dodatki: mleko zwykłe i roślinne, cytryna, cukier
• woda gazowana i niegazowana (min. 0,7 l na osobę w sumie)
• soki (min. 2l/ 10 osób)
• mix owoców sezonowych (min. 1 kg/ 10 osób)
• ciasta domowe lub/i ciastka w tym jedno w wersji bez glutenu (min. 4 porcje/kawałki na osobę)
• słone i słodkie przekąski koktajlowe (min. 2 porcje na osobę)
Zimny bufet powinien być dostępny przez cały czas wydarzenia począwszy od 20 min przed jego rozpoczęciem. Powinien mieć formę bufetu szwedzkiego i być serwowany z zachowaniem odpowiedniej temperatury, dostosowanej do rodzaju dania.
Wykonawca zapewnia dowóz cateringu o ustalonej godzinie na miejsce realizacji spotkań w godzinach wskazanych przez Zamawiającego. Koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie oferty.
Wykonawca zapewnia zastawę porcelanową (filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, cukiernice, talerze itp.), sztućce metalowe (noże, widelce, łyżeczki, widelczyki), a także ekspres do kawy , warnik do wody zgodnie z wymaganiami menu; zamawiający nie dopuszcza możliwości użycia naczyń i sztućców plastikowych lub jednorazowych/biodegradowalnych.
Wykonawca zapewnia stół/stoły + obrusy do ustawienia cateringu – w przypadku, gdy na miejscu szkolenia nie będzie dostępnych odpowiednich stołów.
Usługa organizacji cateringu powinna obejmować także bieżącą obsługę sali celem usuwania zużytych naczyń i sztućców oraz wykładania czystej zastawy i uzupełniania serwowanych potraw i napojów.
Usługa powinna być realizowana w kuluarach sali konferencyjnej
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia lub zmniejszenia liczby uczestników spotkania o maksymalnie 20% w stosunku do liczby wskazanej w opisie przedmiotu zamówienia, o czym poinformuje Wykonawcę nie później niż na 3 dni kalendarzowe przed terminem spotkania.
W przypadku zmniejszenia liczby uczestników wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie odpowiedniemu zmniejszeniu wyłącznie o wartość cateringu przypadającą na liczbę nieobecnych uczestników, obliczoną według ceny jednostkowej cateringu wskazanej w formularzu oferty. Wynagrodzenie za pozostałe elementy usługi, w szczególności wynajem sali, jej wyposażenie oraz obsługę organizacyjną, pozostaje niezmienne.
W przypadku zwiększenia liczby uczestników wynagrodzenie Wykonawcy zostanie odpowiednio zwiększone o wartość cateringu dla dodatkowych uczestników, obliczoną według tej samej ceny jednostkowej, pod warunkiem że liczba uczestników nie przekroczy limitu określonego w niniejszym punkcie.
