Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego, NIP 5220001895
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie dla uczestników projektu „NGO Excellence - wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO” specjalistycznej usługi konsultacyjnej polegającej na wspieraniu organizacji pozarządowych w implementacji technologicznych rozwiązań, które podnoszą jakość i dostępność usług społecznych. Przykłady takich rozwiązań mogą obejmować platformy e-learningowe, systemy zarządzania danymi beneficjentów, narzędzia do zdalnej obsługi klientów, systemy CRM oraz inne technologie wspierające świadczenie usług. Charakterystyka zajęć i liczba godzin: Wykonawca zrealizuje wsparcie w ramach jednej, wspólnej puli 25 godzin, która zostanie rozdysponowana pomiędzy poszczególne NGO zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Wskazany limit 25 godzin stanowi całkowity czas pracy konsultanta przeznaczony na realizację całego zadania, a nie limit godzinowy przypadający na każdą organizację z osobna. Szczegółowy podział godzin na poszczególne podmioty zostanie przekazany Wykonawcy po podpisaniu umowy. 1. Grupami docelowymi projektu są: a) członkowie/kinie organizacji pozarządowej, b) pracownicy/czki organizacji zgodnie z definicją pracownika zawartą w Kodeksie pracy, c) wolontariusze/ki danej organizacji NGO. Miejsce realizacji przedmiotu Zamówienia: Zamawiający dopuszcza realizację usług doradczych w formie zdalnej, z zastrzeżeniem, że minimum 10% całkowitego wymiaru godzin konsultacji (tj. 2,5 godziny) musi odbyć się w formie stacjonarnej w siedzibie danej organizacji pozarządowej. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia w ofercie wszelkich kosztów związanych z dojazdem do danej NGO. Zamawiający nie będzie ponosił żadnych dodatkowych opłat z tego tytułu poza wskazaną w ofercie ceną całkowitą brutto. 2. Wykonawca zobowiązany jest do współpracy z pracownikiem Zamawiającego oddelegowanym do obsługi projektu. IV. Zakres realizacji przedmiotu zamówienia, w tym obowiązki wykonawcy 1. Termin i miejsce realizacji konsultacji: a. Konsultacje powinny zostać przeprowadzone w terminie od sierpnia 2026 do 30 listopada 2026 r. b. Szczegółowy harmonogram terminów realizacji konsultacji zostanie ustalony z Wykonawcą po podpisaniu umowy. c. Konsultacje mogą odbywać się od poniedziałku do soboty. d. Zamawiający dopuszcza realizację usług doradczych w formie zdalnej, z zastrzeżeniem, że minimum 10% całkowitego wymiaru godzin konsultacji (tj. 2,5 godziny) musi odbyć się w formie stacjonarnej w siedzibie danej organizacji pozarządowej. e. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia w ofercie wszelkich kosztów związanych z dojazdem do danej NGO. 2. Czas trwania konsultacji: 25 h: Wykonawca zrealizuje wsparcie w ramach jednej, wspólnej puli 25 godzin, która zostanie rozdysponowana pomiędzy poszczególne NGO zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Wskazany limit 25 godzin stanowi całkowity czas pracy konsultanta przeznaczony na realizację całego zadania, a nie limit godzinowy przypadający na każdą organizację z osobna. Szczegółowy podział godzin na poszczególne podmioty zostanie przekazany Wykonawcy po podpisaniu umowy. 3. Zakres i cel konsultacji: Głównym celem konsultacji jest świadczenie usług doradczych polegających na wspieraniu organizacji pozarządowych w implementacji technologicznych rozwiązań, które podnoszą jakość i dostępność usług społecznych. Przykłady takich rozwiązań mogą obejmować platformy e-learningowe, systemy zarządzania danymi beneficjentów, narzędzia do zdalnej obsługi klientów, systemy CRM oraz inne technologie wspierające świadczenie usług. Szczegółowy zakres zadań eksperckich obejmuje w szczególności: • Odpowiedzialność za to, aby wdrażane rozwiązania (np. CRM, platformy e-learningowe) były narzędziami praktycznymi, odpowiadającymi na konkretne, zdiagnozowane trudności, z jakimi mierzą się organizacje w swojej codziennej pracy. • Powiązanie wdrażanych narzędzi IT z narzędziami do samooceny i ewaluacji. Wykonawca musi zapewnić, by np. system zarządzania danymi beneficjentów pozwalał NGO na systematyczne i mierzalne monitorowanie postępów w jakości świadczonych usług. • Wdrażanie nowoczesnych trendów technologicznych: Wykonawca powinien doradzać w taki sposób, aby implementowane rozwiązania uwzględniały współczesne trendy, takie jak sztuczna inteligencja (AI) i technologie adaptacyjne. • Zapewnienie dostępności usług: Wykonawca odpowiada za to, aby wybrane technologie realnie podnosiły dostępność usług społecznych, niwelując bariery dla beneficjentów, co stanowi główny cel projektu. • Kontakt i współpraca ze Specjalistą ds. Innowacyjności Usług społecznych, który stale współpracuje z organizacjami uczestniczącymi w projekcie i potrzebującymi wsparcia specjalistycznego w zakresie innowacji. 4. Obowiązki Wykonawcy: Dokumentacja i współpraca merytoryczna: a. Przekazywanie wkładu merytorycznego do powstającego w ramach projektu podręcznika standardów, opartego na doświadczeniach zebranych podczas pracy z danym NGO, b. Po zakończeniu konsultacji w ciągu 3 dni: Przekazanie Zamawiającemu kompletu dokumentacji z przeprowadzonych spotkań obejmującej: listę obecności oraz raport podsumowujący wszystkie godziny konsultacji dla danej NGO. c. Stały kontakt z Zamawiającym, informowanie Zamawiającego o pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych dla realizacji usługi. d. Prowadzący konsultacje zobowiązany jest do informowania uczestników o współfinansowaniu konsultacji ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. e. Wykonawcy są zobowiązani do przestrzegania zasady równości szans, w tym równości płci w trakcie realizacji usług w ramach projektu. f. Oznaczenia wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją warsztatów zgodnie z obowiązującymi wytycznymi w zakresie realizacji projektów w ramach FERS 2021 – 2027 (odpowiednie wzory zostaną dostarczone przez Zamawiającego). V. Szczegółowe warunki realizacji usługi, w tym obowiązki Wykonawcy 1. Wykonawca zrealizuje konsultacje po podpisaniu umowy zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym. 2. Zamawiający dostarczy Wykonawcy wzór dokumentów niezbędnych do realizacji usługi: • wzór listy obecności, • wzór raportu: załącznikiem do raportu będą wszelkie materiały wypracowane i przekazane przez NGO. 3. Po zakończeniu konsultacji w ciągu 3 dni Wykonawca przekaże Zamawiającemu komplet dokumentacji z przeprowadzonych spotkań obejmującej: listę obecności oraz raport (wraz ze wszelkimi materiałami przekazanymi przez NGO) podsumowujący wszystkie godziny konsultacji dla danej NGO. 4. Zamawiający przyjmuje protokołem przeprowadzenie konsultacji po dostarczeniu dokumentów, o jakich mowa w pkt. 3. 5. Podpisany przez Wykonawcę i Zamawiającego protokół stanowi podstawę wystawienia rachunku/faktury przez Wykonawcę. Wynagrodzenie płatne będzie na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury/rachunku, przelewem na konto Wykonawcy wskazane na fakturze/rachunku w terminie 21 dni od dnia przyjęcia faktury/rachunku przez Zamawiającego.
Kryterium cenowe
Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru: Liczba punktów = CC CC = CCn/CCa x 60 CCn: Cena brutto oferty najtańszej CCa: Cena brutto oferty badanej Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.
Kryterium 2
Jakość: Test wiedzy (20 pytań, maks. 40 pkt). Punkty za kryterium „jakość” zostaną przyznane w skali do 40 punktów, na podstawie testu wiedzy (20 pytań, maks. 40 pkt). Za każdą prawidłową odpowiedź zostaną przyznane 2 pkt.
Doświadczenie: • Posiada doświadczenie zawodowe w prowadzeniu konsultacji lub warsztatów w wymiarze minimum 13h dydaktycznych w implementacji technologicznych rozwiązań, które podnoszą jakość i dostępność usług społecznych, w okresie ostatnich 3 lat przed terminem złożenia oferty. Przez dostępność usług rozumiemy: dostępność architektoniczną, cyfrową oraz informacyjno-komunikacyjną, będącą wynikiem uwzględnienia uniwersalnego projektowania albo zastosowania racjonalnego usprawnienia (Ustawa z dnia 19 lipca 2019r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami). Przez jakość usług rozumiemy: ogół cech i właściwości produktu lub usługi, który decyduje o zdolności zaspokojenia potrzeb zadeklarowanych lub domyślnych. Definicja jakości - według normy ISO 8402-1986. Ponadto posiada: • Doświadczenie we współpracy z organizacjami pozarządowymi (minimum 2 zrealizowane projekty/organizacje), • Doświadczenie w realizacji projektów finansowanych ze środków EFS/EFS+ lub innych funduszy Unii Europejskiej (lub środków publicznych), • Praktyczną znajomość standardów WCAG 2.1/2.2, • Praktyczną znajomość platform e-learningowych, systemów zarządzania danymi beneficjentów, narzędzi do zdalnej obsługi klientów, systemów CRM, • Znajomość technologii wspierających dostępność usług (sztuczna inteligencja, rzeczywistość rozszerzona, technologie adaptacyjne) - zrealizowane min. 2 projekty; Zamawiający uzna ww. warunki za spełnione, jeżeli wyznaczona/wyznaczone przez Wykonawcę przedmiotu osoba/osoby zamówienia posiadać będzie/będą: - udokumentowane doświadczenie zawodowe w prowadzeniu konsultacji lub warsztatów w wymiarze minimum 13h dydaktycznych w implementacji technologicznych rozwiązań, które podnoszą jakość i dostępność usług społecznych, w okresie ostatnich 3 lat przed terminem złożenia oferty. Wykonawca przedstawi wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia, odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, sporządzonego zgodnie z Załącznikiem nr 4 - poświadczone załączeniem do ofert referencji, zaświadczeń, protokołów, FV lub innych dokumentów potwierdzających spełnienie warunków dot. osoby i/lub osób, które będą częścią zespołu pracującego przy realizacji oferty, zgodnie z Zał. nr 4. Jeżeli do realizacji przedmiotu zamówienia zostanie skierowana więcej niż jedna osoba, to każda ze wskazanych osób powinna posiadać doświadczenie zawodowe w prowadzeniu konsultacji lub warsztatów w wymiarze minimum 13h dydaktycznych w implementacji technologicznych rozwiązań, które podnoszą jakość i dostępność usług społecznych, w okresie ostatnich 3 lat przed terminem złożenia oferty.
1) Wykonawca dysponuje osobami zdolnymi do należytego wykonania zamówienia. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę, jeżeli: 1. występuje konflikt interesów, tj. istnieją powiązania kapitałowe lub osobowe, przez które rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, c) pozostawaniu z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. Wzór oświadczenia o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym stanowi Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. 2. Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1497 z późn. zm.), z postępowania wyklucza się: a) Wykonawcę wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 w/w ustawy; b) Wykonawcę, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1124 z późn. zm.) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ww. ustawy; c) Wykonawcę, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 120 z późn. zm.) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art.1pkt 3 ust. Wykluczenie, o którym mowa w punkcie niniejszym następuje na okres trwania okoliczności określonych w ppkt a)-c). Wzór oświadczenia o braku zaistnienia takich przesłanek stanowi Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.
1. Oferta musi być sporządzona na załączonym formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania, zawierającym wszystkie wymagane w nim informacje wraz z oświadczeniami. 2. Wraz z formularzem oferty (Załącznik nr 1) powinny zostać przesłane Załączniki nr 2, 3, oraz 4, a także dokumenty wymagane do potwierdzenia wymaganych warunków udziału i posiadanego doświadczenia Wnioskodawcy. 3. Cena podana w ofercie winna uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. 4. Oferta powinna obejmować wykonanie całości przedmiotu zamówienia, określonego w niniejszym Zapytaniu ofertowym. 5. Ofertę wraz z załącznikami, o których mowa w pkt. 1 i 2 należy złożyć w terminie do dnia 17.08.2026 r. wyłącznie przez platformę Baza Konkurencyjności. Składana oferta wraz z załącznikami musi zostać podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu. 6. Ofertę należy sporządzić w języku polskim pod rygorem nieważności. 7. Decydujące znaczenie dla zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu oferty na Platformę Baza Konkurencyjności. 8. Oferty niekompletne lub niezgodne z warunkami udziału w postępowaniu będą odrzucone. 9. Pytania do niniejszego zapytania ofertowego należy kierować wyłącznie poprzez bazę konkurencyjności. Sposób przygotowania i złożenia oferty: 1. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Wykonawcę. 2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty wariantowej oraz oferty częściowej. 3. Zamawiający nie żąda wniesienia wadium. 4. Oferta musi być sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Treść oferty musi być zgodna z treścią zapytania ofertowego. 6. Oferta (wraz z załącznikami) musi być sporządzona w sposób czytelny. 7. Wszelkie zmiany naniesione przez Wykonawcę w treści oferty po jej sporządzeniu muszą być parafowane przez Wykonawcę. 8. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę, tj. osobę (osoby) reprezentującą Wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 9. Jeżeli osoba (osoby) podpisująca ofertę (reprezentująca Wykonawcę lub Wykonawców występujących wspólnie) działa na podstawie pełnomocnictwa, pełnomocnictwo to w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza musi zostać dołączone do oferty. 10. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 11. W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których Wykonawca zastrzega, że nie mogą być udostępniane innym uczestnikom postępowania, muszą być oznaczone przez Wykonawcę klauzulą „Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji”. Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert musi wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, w szczególności określając, w jaki sposób zostały spełnione przesłanki, o których mowa w art. 11 pkt 4 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, zgodnie z którym tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi określona informacja, jeżeli spełnia łącznie 3 warunki: a) ma charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny przedsiębiorstwa lub jest to inna informacja mająca wartość gospodarczą, b) nie została ujawniona do wiadomości publicznej, c) podjęto w stosunku do niej niezbędne działania w celu zachowania poufności. Zaleca się, aby informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa były trwale spięte i oddzielone od pozostałej (jawnej) części oferty. Wykonawca nie może zastrzec informacji dotyczących: nazwy (firmy) oraz adresu Wykonawcy, ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofercie.
