Zapytanie ofertowe 2/OWIES/2026 - świadczenie usług i doradztwa specjalistycznego z zakresu księgowego, kadrowego i zarządzanie finansami w PS, dla grup inicjatywnych osób fizycznych, prawnych oraz istniejących podmiotów ekonomii społecznej, planujących podjęcie, rozwój lub przekształcenie w przedsiębiorstwo społeczne, na terenie powiatów m. Elbląg, elbląskiego, braniewskiego, iławskiego oraz ostródzkiego w ramach projektu „Ośrodek Wspierania Inicjatyw Ekonomii Społecznej w Elblągu” nr FEWM.09.02-IZ.00-0004/23 realizowanego w ramach programu Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur (FEWiM) na lata 2021-2027, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+).

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wybór Wykonawcy świadczącego usługi doradztwa i usług specjalistycznych dla grup inicjatywnych osób fizycznych, prawnych oraz istniejących podmiotów ekonomii społecznej, planujących podjęcie, rozwój lub przekształcenie w przedsiębiorstwo społeczne, na terenie powiatów m. Elbląg, elbląskiego, braniewskiego, iławskiego oraz ostródzkiego w specjalności: Doradztwo i usługi specjalistyczne – księgowe, kadrowe i zarządzanie finansami w przedsiębiorstwach społecznych  doradztwo finansowe dotyczące prowadzenia księgowości podmiotów ekonomii społecznej, w tym przedsiębiorstw społecznych,  doradztwo w zakresie rejestrów i ewidencji podmiotów ekonomii społecznej, w tym przedsiębiorstw społecznych,  doradztwo w zakresie sporządzania sprawozdań finansowych podmiotów ekonomii społecznej, w tym przedsiębiorstw społecznych  zarządzanie finansami podmiotów ekonomii społecznej, w tym przedsiębiorstw społecznych  usługi księgowe dla podmiotów ekonomii społecznej,  pomoc publiczna podmiotów ekonomii społecznej, w tym pomoc de minimis,  naliczanie wynagrodzeń,  przygotowywanie deklaracji podatkowych,  prowadzenie rozliczeń z ZUS i PFRON itp.,  obowiązki pracodawcy,  prowadzenie dokumentacji pracowniczej (teczki osobowe - opracowanie wzoru, wymagane dokumenty),  zasady przechowywania teczek osobowych pracownika,  audyty prowadzenia księgowości PES i tworzenie planów naprawczych  przygotowanie dokumentów dot. księgowości PES, np. polityka rachunkowości  audyty obsługi kadrowo-płacowej w organizacji lub przedsiębiorstwie i tworzenie planów naprawczych,  inne w tym zakresie. Ilość przewidzianych godzin doradztwa w ramach przedmiotu zamówienia przewidzianych w niniejszym zapytaniu ofertowym wynosi maksymalnie 200 godzin zegarowych. Wskazana powyżej liczba godzin doradztwa i usług specjalistycznych jest szacunkowa i może ulec zmianie. Liczba godzin doradztwa i usług specjalistycznych będzie kształtowała się na bieżąco, w zależności od potrzeb zgłaszanych przez odbiorców w trakcie trwania projektu w związku z czym nie stanowi ostatecznego wymiaru zamówienia i nie może być podstawą do zgłaszania roszczeń z tytułu realizacji zamówienia lub być podstawą odmowy zrealizowania zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia lub zwiększenia liczby godzin doradztwa i usług specjalistycznych, a wykonawcy będzie przysługiwało prawo do wynagrodzenia wyłącznie za faktycznie zrealizowane godziny doradztwa i usług specjalistycznych. Zasady świadczenia usług doradczych:  usługa doradcza rozumiana jest jako spotkanie bezpośrednie doradcy z daną osobą/grupą lub jako doradztwo pośrednie – doradztwo świadczone drogą elektroniczną (mailowo lub online) w uzasadnionych przypadkach,  zaznacza się, iż prowadzenie szkoleń, a także praca etatowa na danym stanowisku nie jest równoznaczna z faktycznym udzielaniem usługi doradczej,  czas trwania 1 godz. doradztwa wynosi 60 minut,  liczba godzin doradztwa świadczona jednorazowo nie może przekroczyć 6 godz.,  termin świadczenia usług doradczych musi być dostosowany do potrzeb i możliwości osób z nich korzystających oraz zgodny z harmonogramem realizacji projektu,  doradca ma obowiązek podjąć kontakt z podmiotem ekonomii społecznej skierowanym do doradztwa specjalistycznego i ustalić termin udzielania wsparcia nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia skierowania grupy przez doradcę OWIES,  doradztwo jest świadczone w biurze OWIES, Inkubatorach Ekonomii Społecznej w Elblągu, Iławie oraz w miejscu zamieszkania danej osoby/grupy lub w odległości do 30 km od miejsca zamieszkania, jednak każdorazowo na terenie powiatów m. Elbląg, elbląskiego, braniewskiego, ostródzkiego, iławskiego (województwo warmińsko-mazurskie),  doradca pokrywa koszty związane z dojazdem do miejsca świadczenia usług oraz ewentualnym noclegiem,  doradca podczas spotkań korzysta z narzędzi diagnozy, oceny dostarczonych przez Zamawiającego lub wykorzystuje własne, wcześniej zatwierdzone przez Zamawiającego,  doradca po wykonaniu usługi doradczej zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu formularz wykonania usługi doradztwa i/lub usługi specjalistycznej i listę obecności ze spotkania (przy rozliczaniu spotkań bezpośrednich) oraz inne dokumenty wynikające z charakteru świadczonego doradztwa (m.in. sprawozdania obrazujące proces świadczenia usług doradczych, opracowanie indywidualnych programów wsparcia dla osób/grup, print screeny ze spotkań on-line, wydruki mailowe),  w przypadku składania oferty przez podmiot prawny należy wykazywać doświadczenie zgłaszanego w ofercie doradcy specjalistycznego, a nie sumę doświadczenia danego podmiotu w świadczeniu usług doradczych,  doradca ma obowiązek informowania uczestników/uczestniczek o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS Plus) program regionalny Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021-2027,  współpraca z kadrą projektu w zakresie rekomendowania osób/grup korzystających z usług doradczych do skorzystania z dalszego wsparcia proponowanego przez Ośrodek Wspierania Inicjatyw Ekonomii Społecznej w Elblągu,  na spotkania doradcze kieruje doradca Ośrodka,  doradca może być również poproszony o konsultacje z doradcą kluczowym, biznesowym,  doradca zobowiązany jest do realizowania usługi zgodnie z aktualnie obowiązującymi Standardami Ośrodków Wsparcia Ekonomii Społecznej. Dodatkowe wymagania od doradców:  terminowa realizacja powierzonych zadań,  informowanie w formie ustnej lub elektronicznej o występujących problemach i trudnościach w realizacji zadań,  prowadzenie i bieżące przekazywanie dokumentacji związanej z prowadzonym doradztwem,  prowadzenie miesięcznej ewidencji godzin i zadań wykonywanych na rzecz projektu i przekazywanie jej Zamawiającemu,  terminowe rozliczanie się z dokumentacji z przeprowadzonego doradztwa, nie później niż do 5 dnia roboczego następnego miesiąca, po którym zostało udzielone wsparcie,  firma świadcząca usługi zobowiązana jest do wystawienia Zamawiającemu faktury VAT z terminem płatności nie krótszym niż 14 dni od dnia prawidłowo wystawionej faktury VAT,  doradca wybrany do realizacji usługi nie może być jednocześnie zatrudniony na podstawie stosunku pracy w instytucji uczestniczącej w realizacji programu Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur, chyba że nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie oraz zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 jego czas pracy nie może przekraczać 276 godzin miesięcznie,  doradca wybrany do realizacji usługi zobowiązany jest do przestrzegania zasad etycznych oraz przepisów RODO. 3) Termin wykonania zamówienia. Doradztwo i usługi specjalistyczne odbywać się będą w okresie od dnia zawarcia umowy do 31.07.2028 r. Planowany termin podpisania umowy: sierpień 2026 r. UWAGA: Należy zapoznać się z treścią Zapytania ofertowego nr 2/OWIES/2026, stanowiącego załącznik do niniejszego ogłoszenia.