ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 48/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich na targi METS Amsterdam 2027, Amsterdam, Niderlandy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.

Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”. III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych. 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich na targi METS Amsterdam 2027, Amsterdam, Niderlandy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy DEMEX SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, NIP 8461671104, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi METS Amsterdam 2027, Amsterdam, Niderlandy, które odbędą się w listopadzie 2027 r. (3 dni targowe) Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej. A. Wynajęcie powierzchni targowej: Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach METS Amsterdam 2027, Amsterdam, Niderlandy wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 12 m2. Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności: • wynajęcie powierzchni wystawienniczej 12 m2, stoisko otwarte z dwóch stron; • preferowaną wielkością stoiska jest układ 3 m x 4 m lub zbliżony, • preferowana lokalizacja stoiska: w sektorze w pobliżu stoiska narodowego organizowanego przez Polską Izbę Przemysłu Jachtowego POLBOAT i PAIH; • opłata wstępu na udział w wydarzeniu dla trzech pracowników Wnioskodawcy biorących udział w wydarzeniu targowym. Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem biletów oraz ureguluje należności za bilety; • pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (np. wpisowe, opłata rejestracyjna, opłata za sprzątanie, za utylizację śmieci, wpis do katalogu targowego i prezentacja logo w katalogu internetowym, ubezpieczenie, itp.); • montaż przyłącza energii elektrycznej o mocy 1 kW, pokrycie opłat za zużycie energii. B. Wykonanie projektu zabudowy: Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt stoiska powinien zawierać następujące elementy: • wynajem stoiska w ramach wynajęcia powierzchni u organizatora targów (nazwa pakietu EARLY BIRD) z dodatkowymi elementami zgodnie z opisem poniżej lub wykonanie stoiska zgodnie z opisem poniżej; • stoisko w ramach wynajęcia powierzchni u organizatora targów – Pakiet EARLY BIRD z dodatkowymi elementami lub wariant stoiska równoważny z Pakietem EARLY BIRD zgodnie z opisem poniżej; • elementy wyposażenia: lada biała systemowa o długości 1,0 m x szerokości 0,5 m i wysokości 1,0 m z zamykanymi drzwiami, witryna szklana systemowa o szerokości 0,5 m, wysokości 2,0 m i długości 0,5 m, stolik systemowy biały, 3 krzesła standardowe metalowe z obiciem materiałowym w kolorze szarym, 1 krzesło typu barowego przy ladzie w kolorze szarym lub innym dostępnym; • wykładzina dywanowa w kolorze szarym z logo firmy; • rodzaj i parametry oświetlenia: 4 punkty świetlne; 3 gniazdka elektryczne standardowe; • grafika: • panele prezentacyjne systemu clever frame lub równoważne o wymiarach 125 x 100 cm do systemu ram wystawowych drukowane na PCV 5 mm, pełny kolor, obróbka graficzna, podklejenie taśmą magnetyczną (szt. 16); • elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów: logotypy Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność; • wizualizacja Marki Polskiej Gospodarki zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej; • wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; • przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów; • przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, w tym szczególności w zakresie minimalizowania barier fizycznych na obszarze stoiska; • wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D, z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, wraz z opisem (wyposażenie, zastosowane rozwiązania, funkcjonalności). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B: • montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach METS Amsterdam 2027, Amsterdam, Niderlandy, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem; • sprzątanie stoiska po montażu i demontażu; • przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów; • przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 15.00; • transport eksponatów w obsłudze door-to-door na trasie: Augustów (siedziba Wnioskodawcy) – Amsterdam, Niderlandy (lokalizacja targów METS Amsterdam 2026, RAI Amsterdam, Europaplein 24, 1078 GZ Amsterdam, Niderlandy) - Augustów (siedziba Wnioskodawcy), • gabaryty eksponatów (wymiary): 3 palety (80x120), wysokości 1,5 metra i wadze do 150 kg każda; • usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym na wskazane stoisko targowe oraz składowanie opakowań podczas targów. Dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 15.00. Załadunek eksponatów w miejscu nadania (Augustów) oraz odbiór eksponatów po targach – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej. D. Zakup usług hotelarskich • rezerwacja oraz zakup noclegów dla 3 osób w listopadzie 2027 r. (4 noclegi), zameldowanie 1 dzień przed targami, wymeldowanie 1 dzień po zakończeniu targów; • 3 pokoje 1-osobowe lub apartament trzypokojowy; • cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie; • hotel/apartament powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google; • hotel/apartament powinien zapewnić parking dla samochodu dostawczego L3H2; • hotel/apartament powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów (RAI Amsterdam, Europaplein 24, 1078 GZ Amsterdam, Niderlandy): a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i b) dojazd z hotelu/apartamentu do miejsca targów max. do 30 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps; • hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną; • koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Holandii (150 euro na osobę dziennie przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).

Białystok, Białystok, podlaskie