Zapytanie ofertowe nr 03/WRN/2026

A. Nazwa usługi: Organizacja wyjazdu warsztatowego dla 20 rodzin z dziećmi, w tym 34 osób dorosłych i 45 dzieci (od 0 do 18 roku życia). Warsztaty o tytule „Wychowanie do wartości i planowanie przyszłości, czyli scenariusze rodziną pisane” zorganizowane są w ramach projektu pt. „Kapitał Społeczny Rodzin w Gminie Nałęczów” realizowanego przez Miasto Nałęczów/Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Nałęczowie w partnerstwie z Fundacją SYNERGIUM, w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Priorytet V "Innowacje społeczne (innowacyjne działania społeczne)", Działania 05.01 "Innowacje społeczne" nr FERS.05.01-IZ.00-002/24. B) Rodzaj usługi: usługa C) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja wyjazdu warsztatowego dla 20 rodzin z dziećmi, w tym 34 osób dorosłych uczestników projektu, 45 dzieci (od 0 do 18 roku życia) – łącznie 79 uczestników projektu. Wyjazd powinien być zorganizowany w terminie: 24-28.08.2026r., gdzie układ rodzin przedstawia się następująco: 1) 3 dorosłe os. (K), (K), (M), (Ch*-12 lat), (Ch- 8 lat); 2) 1 dorosła os. (K), (Ch-14 lat), (Dz-9 lat); 3) 2 dorosłe os. (K), (M), (Ch-13 lat); 4) 1 dorosła os. (K), (Ch-14 lat), (Dz-12 lat); 5) 2 dorosłe os. (K), (M), (Ch- 8 lat), (Dz-2 lata); 6) 2 dorosłe os. (K), (M), (Dz-13 lat), (Ch-9 lat), (Dz-7 lat); 7) 1 dorosła os. (K), (Ch-15 lat), (Ch-14 lat),(Dz-13 lat); 8) 3 dorosłe os. (K), (K), (M), (Ch-13 lat), (Ch-10 lat), (Dz-10 lat); 9) 1 dorosła os. (K), (Ch-12 lat), (Dz-10 lat); 10) 2 dorosłe os. (K), (M), (Ch-12 lat), (Dz-6 lat), (Ch-4 lat); 11) 2 dorosłe os. (K), (M), (Ch-17 lat), (Dz-15 lat), (Dz-10 lat); 12) 2 dorosłe os. (K), (M), (Dz-13 lat), (Ch-5 lat); 13) 1 dorosła os. (K), (Dz-12 lat), (Dz-7 lat), (Dz-4 lat); 14) 2 dorosłe os. (K), (M), (Dz-8 lat), (Ch-4 lat), (Ch-2 lata); 15) 1 dorosła os. (K), (Dz-11 lat), (Dz-7 lat); 16) 1 dorosła os. (K), (Dz-17 lat); 17) 2 dorosłe os. (K), (M), (Ch-18 lat), (Ch-6 lat); 18) 2 dorosłe os. (K), (K), (Ch-17 lat), (Ch-10 lat); 19) 2 dorosłe os. (K), (M), (Ch-12 lat); 20) 1 dorosła os. (K), (Ch-11 lat), (Dz-9 lat), (Ch-7); Łącznie 79 os. *Dz. oznacza Dziecko - Wykonawca w cenie wyjazdu zapewnienie organizację, w tym: • przejazd autokarem – w obie strony (wyjazd z Nałęczowa w poniedziałek w godz. 9:00-11:00, powrót do Nałęczowa w piątek w godz. 16:00 – 18:00), wykonawca zapewni 2 autokary dla 79 os., • koszt wyżywienia/ciepłych posiłków: 4 śniadania, 5 obiadów i 4 kolacje, przerwy kawowe podczas warsztatów dla wszystkich UP (uczestników projektu) – 5 dni x 79 os. – 395 osobo/dni, • ubezpieczenie NNW, • 4 noclegi w pokojach 2-5 osobowych, - Miejsce odbywania się wyjazdowych warsztatów oddalone może być od Nałęczowa maksymalnie do 160 km na terenie RP (odległość liczona z dokładnością miejscowość – miejscowość przy pomocy serwisu Mapy Google (https://www.google.com/maps/) z miejscowości Nałęczów do miejscowości, w której znajduje się miejsce warsztatów, przy uwzględnieniu formy transportu „samochodem” i przy przyjęciu najkrótszej (w km) proponowanej przez serwis trasy w zaokrągleniu do pełnego kilometra) - Wszystkie pokoje lub domki, w których będą zakwaterowani uczestnicy projektu (rodziny z dziećmi) powinny posiadać prywatną łazienkę z prysznicem lub wanną. Wszystkie pokoje lub domki, w których będą zakwaterowani uczestnicy projektu (rodziny z dziećmi), powinny być wyposażone w odpowiednią liczbę pełnowymiarowych łóżek zapewniających osobne miejsce do spania dla każdego uczestnika. Niedopuszczalne jest zapewnienie miejsc noclegowych wyłącznie w formie rozkładanych foteli, sof, kanap lub dostawek o standardzie niższym niż standardowe łóżko. Łóżka powinny być wyposażone w materace oraz kompletną pościel (kołdra, poduszka, poszewki i prześcieradło), zapewniając komfortowy wypoczynek uczestników. Co najmniej jedno z łóżek przeznaczonych dla osób dorosłych w każdym pokoju/domku powinno mieć minimalne wymiary 140 × 200 cm (łóżko podwójne) lub dwa oddzielne łóżka o wymiarach minimum 80 × 200 cm każde. Łóżka przeznaczone dla dzieci powinny być dostosowane do ich wieku i zapewniać bezpieczne oraz komfortowe warunki noclegu. - Wykonawca winien zapewnić możliwość noclegów dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami: dojście do pokoju powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie m.in. osób na wózku inwalidzkim (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.); pokój i łazienka powinny być przystosowane do użytku osób z niepełnosprawnościami m.in. na wózku inwalidzkim. Informacja o ostatecznej liczbie osób korzystających z noclegu wraz z informacją, czy w danej grupie wymagane są pokoje dostosowane dla osób ze szczególnymi potrzebami zostanie podana Usługodawcy do 3 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji zamówienia. Informacje te będą aktualizowane przed rozpoczęciem każdego 3 dniowego wyjazdu warsztatowego (do 3 dni przed terminem rozpoczęcia danego pobytu). - Usługodawcy za wykonanie usługi zapewnienia noclegów przysługiwać będzie wynagrodzenie ustalone w oparciu o faktyczną liczbę uczestników wyjazdu korzystających z noclegów - Usługodawca powinien równocześnie zapewnić 2 sale szkoleniowe oraz pomieszczenie do zabaw dla dzieci, które będą dostępne przez cały pobyt uczestników. Sale muszą pomieścić min. 20 osób. Przeprowadzane w nich warsztaty będą trwały 24 godziny dydaktyczne/1gr. (podzielone na wszystkie dni pobytu, w godzinach dostosowanych do organizacji posiłków w hotelu i w porozumieniu z uczestnikami warsztatów i trenerami). A także 1 dużą salę dla 79 osób na zabawy animacyjne w godz. wieczornych - Sale szkoleniowe/ sala zabaw powinna być wyposażona w: klimatyzację/ogrzewanie, dostęp do dziennego światła, otwierane okna. Sale nie mogą stanowić pomieszczenia przechodniego/korytarza. Wyposażona musi być również w wi-fi, projektor, tablicę lub flipchart. Sala powinna być dostępna dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami: dojście do sali powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie m.in. osób na wózku aktywnym/ortopedycznym (np. płaska nawierzchnia lub podjazd/winda itp.), na kondygnacji gdzie znajduje się sala powinna być dostępna toaleta przystosowana dla osób z niepełnosprawnością. Sale szkoleniowe powinny być wyposażone w krzesła i stoły (dostosowane do ilości osób biorących udział w szkoleniu) oraz wi-fi, projektor, tablicę lub flipchart. - 3 dni przed przyjazdem zamawiający poinformuje o liczbie osób uczestniczących w wyjeździe z podziałem na rodziny i trenerów. Zamawiający zakłada tolerancję -10% uczestników ze względu na dość dużą liczbę osób, - hotel powinien dysponować terenem rekreacyjnym dla prowadzenia animacji zaplanowanych w ramach projektu oraz zapewnić zewnętrzny plac zabaw i miejsce do rekreacji dla rodzin. - Usługodawca przygotuje i zapewni posiłki bezmięsne lub inne ze względu na szczególne wymagania żywieniowe w przypadku zgłoszenia takiego zapotrzebowania przez uczestniczki/uczestników warsztatów. Ostateczna liczba osób korzystających z poszczególnych posiłków wraz z informacjami odnośnie szczególnych potrzeb dietetycznych, zostanie podana Usługodawcy do 3 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji zamówienia. Informacje te będą aktualizowane przed rozpoczęciem każdego trzydniowego wyjazdu. - Usługodawcy za wykonanie usługi zapewnienia wyżywienia przysługiwać będzie wynagrodzenie ustalone w oparciu o faktyczną liczbę uczestników szkolenia korzystających z poszczególnych posiłków.