Zamówienie I Konferencja Kielce

Zamówienie I Konferencja Kielce Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja wyżywienia i noclegu dla min. 90 osób: - zapewnienie usługi noclegowej, - zapewnienie usługi restauracyjnej, - zapewnienie sali konferencyjnej Catering podczas konferencji Miejsce i termin realizacji: Kielce, 2–3 grudnia 2026 r. Liczba uczestników: 120 osób/dzień Obiad (dzień 1 i dzień 2) Porcja na osobę powinna obejmować dwa dania: • zupę (min. 0,25 l na osobę) • drugie danie (min. 450–500 g na osobę), tj. ziemniaki lub ryż, lub kasza, lub makaron; dodatek mięsny, rybny lub jarski – min. 150 g; surówka – min. 150 g; woda lub sok – 200 ml Kolacja (tylko dzień 1) Serwowana w formie bufetu. Porcja na osobę powinna obejmować: • minimum dwa dania podawane na ciepło • minimum dwie przystawki (np. ryba, galaretka z drobiu) • dania zimne: wędliny (3 rodzaje), sery (3 rodzaje), sałatki (3 rodzaje), warzywa (min. 3 rodzaje) • pieczywo mieszane, masło • napoje zimne: sok owocowy (min. 0,2 l/os.), woda mineralna gazowana i niegazowana (min. 0,2 l/os.) – serwowane w dzbankach lub butelkach • zestaw herbat czarnych i smakowych w saszetkach (min. 2 saszetki/os.), cukier, cytryna Serwis kawowy (dzień 1 i dzień 2) Podawany w formie ciągłej w sali konferencyjnej (lub w jej pobliżu), na 30 minut przed rozpoczęciem obrad (godzina ustalana każdorazowo z Zamawiającym). Porcja na osobę powinna obejmować minimum: • zestaw herbat czarnych i smakowych (min. 2 saszetki/os.) • kawę serwowaną w termosach konferencyjnych (min. 0,2 l/os.) • cukier w saszetkach (min. 2 saszetki/os.) • cytrynę pokrojoną w plasterki (nie mniej niż ½ plasterka/os.) • mleko serwowane w dzbankach • wodę mineralną gazowaną/niegazowaną (min. 0,2 l/os., serwowana w butelkach) • sok owocowy (min. 0,2 l/os., serwowany w dzbankach) • ciastka/słone przekąski (min. 3 rodzaje, co najmniej 60 g rodzaju/os.) Zastawa Wykonawca ma obowiązek serwować jedzenie i napoje w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania (szklane lub ceramiczne); nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. Wymagania ogólne dotyczące wyżywienia Posiłki powinny być przygotowane w wersji mięsnej i wegetariańskiej. Wszystkie posiłki zapewnione przez wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi, a użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań ciepłych w momencie podania ich uczestnikom. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (kawa, herbata, soki i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Do przygotowywania posiłków należy używać produktów świeżych, posiadających aktualne terminy ważności, nabytych w źródłach działających zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi i higienicznymi. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. Wykonawca zapewni wyposażenie niezbędne do obsługi (obrusy, serwetki papierowe, zastawę ceramiczną, sztućce, szklanki do zimnych napojów) oraz niezbędny personel. Gorące posiłki muszą być podawane w podgrzewaczach lub bezpośrednio do stołu. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie i stanowić jeden komplet. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia estetycznej odzieży dla pracowników wykonujących usługę. Organizacja wyżywienia uczestników, w tym proces przygotowania, transportu, wydawania posiłków oraz mycia, dezynfekcji i utrzymania czystości pomieszczeń, musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi. Wykonawca powinien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środków transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparatów myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością. Wszyscy pracownicy wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłków są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do celów sanitarno-epidemiologicznych oraz bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP. Posiłki muszą uwzględniać diety specjalne (wegetariańska, wegańska, bezglutenowa) oraz czytelne oznaczenie alergenów, zgodnie ze zgłoszeniami uczestników przekazanymi wykonawcy przed wydarzeniem. Wynajem sali konferencyjnej Miejsce i termin realizacji: Kielce, 2–3 grudnia 2026 r., 2 dni x 7 godzin Wymagania dotyczące obiektu • obiekt bez barier architektonicznych dla osób z niepełnosprawnościami • na terenie obiektu, w którym zlokalizowana jest sala konferencyjna lub w odległości do 300 m od obiektu musi znajdować się parking (publiczny lub prywatny) dostępny dla uczestników spotkania. W przypadku parkingu prywatnego jego użytkowanie przez uczestników i organizatorów spotkania musi być wliczone w cenę usługi. • obiekt nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych w trakcie trwania konferencji • sala konferencyjna powinna znajdować się w tym samym obiekcie, co miejsce noclegu uczestników • obiekt powinien posiadać salę konferencyjną zlokalizowaną w budynku, w którym zorganizowany jest catering • sala powinna posiadać okna z możliwością zaciemnienia i doświetlenia, klimatyzację, spełniać wymogi BHP akustyczne, posiadać system ogrzewania oraz być wyposażona w dostęp do Internetu, nagłośnienie, ekran, projektor, flipchart, pisaki • obiekt powinien posiadać salę restauracyjną, w której organizowane będą obiady/kolacje dla uczestników konferencji, zlokalizowaną w budynku, w którym organizowana jest konferencja Parametry sali głównej • pojemność min. 120 osób • powierzchnia min. 250 m² o wysokości minimum 3 metrów • sala bez filarów/podpór ograniczających widoczność • układ kabaretowy (stoliki + krzesła) • dostępna dla osób z niepełnosprawnościami • powierzchnia bez przeszkód architektonicznych. • możliwość zapewnienia tłumaczenia symultanicznego (kabina tłumacza, system słuchawkowy) Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania wizji lokalnej obiektu pod kątem spełniania warunków zamówienia opisanych w niniejszym punkcie przed podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze oferty. Zamawiający przewiduje możliwość organizacji części warsztatowej. Ostateczny zakres (liczba grup, liczba uczestników w grupie, wymagany podział sali lub odrębne sale) zostanie doprecyzowany na późniejszym etapie. Wykonawca powinien wskazać w ofercie, czy dysponuje możliwością: • podziału sali głównej na mniejsze sekcje warsztatowe (z szybkim powrotem do konfiguracji plenarnej, bez długotrwałego demontażu), lub • zapewnienia odrębnych sal warsztatowych w tym samym obiekcie co sala główna, wraz ze wskazaniem maksymalnej liczby i pojemności takich sal/sekcji, jakimi dysponuje obiekt. Wyposażenie techniczne • nagłośnienie, mikrofony (w tym bezprzewodowe) • ekran do wyświetlania prezentacji, projektor • możliwość podłączenia własnego laptopa lub odczytu z pendrive'a • klimatyzacja, dostęp do WiFi • dostęp do zaplecza technicznego oraz obsługi technicznej dostępnej przez cały czas trwania wydarzenia • obsługa techniczna sal podczas wydarzenia, tj. operator sprzętu, wsparcie prezentacyjne, obsługa nagłośnienia Dodatkowe pomieszczenia • szatnia dostępna dla uczestników przez cały czas trwania wydarzenia • dodatkowa sala dla 10–30 osób, dostępna przez cały czas trwania konferencji, do wykorzystania na potrzeby organizatora, prelegentów lub spotkań roboczych Pozostałe wymagania • wykonawca zapewni rozmieszczenie i oznakowanie sal zgodnie z zasadami informacji i promocji projektów finansowanych ze środków projektu oraz przygotuje przestrzeń wystawienniczą zgodnie z ustalonym programem konferencji Noclegi dla uczestników konferencji Miejsce i termin realizacji: Kielce, noc z 2 na 3 grudnia 2026 r. Liczba uczestników: minimum 90 osób (1 nocleg ze śniadaniem) Wymagania • standard obiektu min. 4* lub równoważny • pokoje jednoosobowe i dwuosobowe (1 osoba – 1 łóżko); zamawiający przekaże wykonawcy wymaganą strukturę pokoi najpóźniej do 14 dni przed realizacją usługi • wszyscy uczestnicy zakwaterowani w tym samym obiekcie • pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny) • WiFi w cenie pokoju • ciepła woda, papier toaletowy, pościel i ręczniki w standardzie • śniadanie kontynentalne w formie bufetu, w cenie pokoju - forma bufetu, powinno obejmować: dania ciepłe (np. jajecznica, omlet, naleśniki, parówki); dania zimne: pieczywo, masło, miód, dżem, wędliny, sery, jogurty, płatki śniadaniowe, warzywa; napoje: herbata, kawa, sok owocowy, woda mineralna • rozpoczęcie doby hotelowej nie później niż od godz. 14:00 • zakończenie doby hotelowej nie wcześniej niż od godz. 10:00 • obiekt dysponujący pokojami dostosowanymi dla osób z niepełnosprawnościami • obiekt musi być pozbawiony barier architektonicznych i komunikacyjnych (windy, podjazdy dla wózków inwalidzkich, oznakowane toalety dla osób niepełnosprawnych) oraz dostosowany do potrzeb osób z innymi niepełnosprawnościami, zgodnie ze Standardami dostępności dla polityki spójności 2021–2027 Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby osób, na rzecz których świadczona będzie usługa (Uczestników/czek) na skutek wystąpienia okoliczności niezależnych i niezawinionych przez Zamawiającego, tj. np. rezygnacje Uczestników/czek z udziału w Projekcie. W konsekwencji zmniejszeniu/ zwiększeniu ulec może wartość przedmiotu zamówienia maksymalnie do 50% wartości Umowy. Miejsce realizacji usługi: Kielce, 2–3 grudnia 2026 r. Szczegółowe informacje dotyczące postępowania znajdują się w załączniki Zapytanie ofertowe_konferencja Kielce.