Grupa wsparcia ETAP I i ETAP II
Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji i prowadzenia grupy wsparcia „AS” (program antysuicydologiczny) dla uczestników projektu: „Wsparcie deinstytucjonalizacji pieczy zastępczej w podregionie pilskim”, współfinansowanego ze środków EFS+ w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski na l.2021-2027.
Zamówienie składa się z dwóch integralnych etapów:
ETAP I: Organizacja i przeprowadzenie w ramach grupy wsparcia 4-dniowego wyjazdu startowego (3 noclegi) o charakterze diagnostyczno-integracyjnym, dającym początek grupie wsparcia (21–24.08.2026 r.).
ETAP II: Prowadzenie stacjonarne grupy wsparcia (wsparcie grupowe oraz wsparcie indywidualne) w siedzibie Zamawiającego (w okresie do 31.12.2027 r.) w łącznym wymiarze do 240 godzin zegarowych.
Wykonawca otrzyma wynagrodzenie odpowiadające wyłącznie powierzonemu do realizacji i faktycznie zrealizowanemu zakresowi zamówienia. Dla potrzeb rozliczeń wykorzystane zostaną wskazania oferty odnośnie do kosztów jednostkowych za osobę w odniesieniu do ETAPU I oraz wskazania oferty odnośnie do kosztów godziny zegarowej w odniesieniu do ETAPU II.
ETAP I: wyjazd startowy grupy wsparcia „AS”
1) Termin realizacji:
Wyjazd startowy należy zorganizować i przeprowadzić w dniach 21.08 – 24.08.2026r.
2) Miejsce realizacji wyjazdu:
Na terenie woj.wielkopolskiego, w odległości nie większej niż 90 km od siedziby zamawiającego (PCPR Trzcianka, ul. A. Mickiewicza 50, 64-980 Trzcianka), w miejscu wskazanym przez Wykonawcę i spełniającym standardy określone w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia. Na potrzeby oceny ofert odległość będzie ustalana na podstawie serwisu Google Maps (https://maps.google.com) poprzez wyznaczenie trasy drogowej w opcji „samochód” pomiędzy adresem siedziby Zamawiającego a adresem miejsca organizacji wyjazdu wskazanym w ofercie. W przypadku wygenerowania przez serwis Google Maps więcej niż jednej proponowanej trasy, do oceny zostanie przyjęta odległość odpowiadająca trasie o najmniejszej liczbie kilometrów spośród tras wyznaczonych przez serwis w chwili dokonywania oceny ofert. Wiążące dla oceny ofert są wyniki uzyskane przez Zamawiającego w powyższy sposób, niezależnie od odległości wskazanej przez Wykonawcę w ofercie lub przedstawionych przez niego wydruków bądź wyliczeń. Niezależnie od spełnienia kryterium odległości, miejsce organizacji wyjazdu musi być zlokalizowane na terenie województwa wielkopolskiego. Oznacza to, że oferta nie spełnia wymagań określonych w zapytaniu, jeżeli miejsce organizacji wyjazdu znajduje się poza granicami województwa wielkopolskiego, nawet w przypadku gdy odległość od siedziby Zamawiającego nie przekracza 90 km.
3) Uczestnicy:
Uczestnikami wyjazdu są osoby ze środowiska pieczy zastępczej dla której organizatorem jest PCPR Trzcianka. Łączna maksymalna liczba uczestników ETAPU I to 20 osób (w tym szacunkowo: do 10 dzieci/młodzieży zagrożonej suicydalnie oraz do 10 rodziców zastępczych / opiekunów prawnych).
4) Transport i logistyka
Uczestnicy docierają na miejsce wyjazdu startowego transportem własnym. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić wszystkim uczestnikom korzystającym z własnych pojazdów możliwość bezpłatnego parkowania na terenie obiektu przez cały czas trwania pobytu (od 21.08 do 24.08.2026 r.). W przypadku, w którym pobyt uczestników w obiekcie związany byłby z obowiązkiem poniesienia kosztu dodatkowego w postaci opłaty miejscowej (klimatycznej), wykonawca zobowiązany jest wnieść tę opłatę za uczestników, a jej koszt wkalkulować w cenę łączną.
5) Ramowy plan wyjazdu startowego – w trakcie wyjazdu zrealizować należy łącznie nie mniej niż 10 godzin dydaktycznych zajęć i nie mniej niż 1 godzinę zegarową wsparcia diagnostycznego na 1 uczestnika (osobę przebywającą w pieczy zastępczej)
Dzień 1 (21.08.2026 r.):
Od 14:00 – przyjazd uczestników i zakwaterowanie.
14:30 – obiad.
w godzinach 16:00 - 19:00 – bloki zajęć grupowych w podziale na 2 odrębne grupy (grupa A: rodzice/opiekunowie; grupa B: dzieci/młodzież).
19:00 – kolacja.
Dzień 2 (22.08.2026 r.)
08:15 - 09:00 – śniadanie.
09:00 - 13:00 – bloki zajęć grupowych (w podziale na 2 grupy).
14:00 - 15:00 – przerwa obiadowa.
w godzinach 15:00 - 19:00 – bloki wsparcia indywidualnego (diagnostyka i profilaktyka).
19:00 – kolacja.
Dzień 3 (23.08.2026 r.)
08:15 - 09:00 – śniadanie.
w godzinach 09:00 - 13:00 – bloki zajęć grupowych (w podziale na 2 grupy).
14:00 - 15:00 – przerwa obiadowa.
w godzinach 15:00 - 19:00 – bloki wsparcia indywidualnego (diagnostyka i profilaktyka).
19:00 – kolacja.
Dzień 4 (24.08.2026 r.):
08:15 - 09:00 – śniadanie.
w godzinach 09:00 - 13:00 – bloki zajęć grupowych podsumowujących wyjazd startowy.
13:00 – obiad.
Od 14:00 – wyjazd uczestników.
6) Standard zakwaterowania i wyżywienia
Obiekt, w którym realizowany będzie wyjazd, powinien zapewniać standard zakwaterowania i infrastruktury umożliwiający prawidłową realizację przedmiotu zamówienia, w szczególności poprzez zapewnienie:
pokoi wyposażonych w indywidualne łazienki z całodobowym dostępem do ciepłej i zimnej wody, wyposażone co najmniej w umywalkę, toaletę, kabinę prysznicową lub wannę, lustro oraz komplet ręczników dla każdego uczestnika;
pokoi o powierzchni zapewniającej komfortowe zakwaterowanie uczestników, wyposażonych co najmniej w miejsca do spania dla wszystkich zakwaterowanych osób, miejsce do przechowywania odzieży, stolik lub biurko, miejsca siedzące, oświetlenie umożliwiające pracę i wypoczynek oraz miejsce do przechowywania bagażu;
wyposażenia każdego pokoju co najmniej w telewizor, bezprzewodowy dostęp do Internetu (Wi-Fi), wodę dla uczestników w dniu przyjazdu oraz podstawowe materiały informacyjne dotyczące pobytu;
całodobowego dostępu uczestników do recepcji lub zapewnienia możliwości całodobowego kontaktu z personelem obiektu;
zaplecza gastronomicznego umożliwiającego realizację wyżywienia przewidzianego w opisie przedmiotu zamówienia, obejmującego co najmniej śniadania i obiadokolacje serwowane na terenie obiektu lub w bezpośrednim sąsiedztwie;
sal dydaktycznych/szkoleniowych spełniających wymagania określone w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia;
utrzymania obiektu oraz pokoi w stanie zapewniającym bezpieczeństwo, higienę i komfort pobytu uczestników przez cały okres realizacji wyjazdu.
Zamawiający dokona oceny spełnienia powyższych wymagań na podstawie informacji zawartych w ofercie oraz ogólnodostępnych informacji dotyczących obiektu, a w przypadku powzięcia uzasadnionych wątpliwości może zwrócić się do Wykonawcy o złożenie wyjaśnień lub dokumentów potwierdzających spełnienie wskazanych wymagań
Pokoje: zakwaterowanie w pokojach dwuosobowych lub trzyosobowych, dostosowanych do płci, wieku oraz relacji rodzinnych uczestników (rodzic + dziecko). W przypadku nieparzystej liczby uczestników – w pokoju jednoosobowym lub dwuosobowym do pojedynczego wykorzystania. Każdy pokój musi posiadać pełen, samodzielny węzeł sanitarny.
Wyżywienie: pełne wyżywienie (śniadania, obiady, kolacje) realizowane w obiekcie zakwaterowania według układu:
Dzień 1: obiad, kolacja.
Dzień 2 i 3: śniadanie, obiad, kolacja.
Dzień 4: śniadanie, obiad.
Standard posiłków:
Śniadania i kolacje: zgodnie ze standardem obiektu (bufet/serwowane).
Obiad: przynajmniej jeden rodzaj zupy krem (min. 300 ml/os), drugie danie (mięso/ryba min. 150 g/os, dodatki skrobiowe min. 150 g/os, surówki/warzywa min. 150 g/os) oraz napój (min. 500 ml/os).
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić alternatywne dania bezmięsne oraz posiłki dedykowane dietom eliminacyjnym (np. bezglutenowa, bezlaktozowa), zgłoszonym przed wyjazdem przez zamawiającego.
Ciągły serwis kawowy: dostępny przez cały czas trwania bloków zajęć (dni 1-4). Obejmuje: kawę (min. 250 ml/os), herbatę (min. 250 ml/os), wodę (min. 300 ml/os), soki owocowe (min. 300 ml/os), mleko, cukier, cytrynę oraz drobne przekąski (słodkie/słone) lub owoce.
Posiłki i napoje muszą być serwowane wyłącznie w naczyniach i sztućcach wielorazowego użytku (ceramicznych, szklanych, metalowych). Zabrania się stosowania plastiku jednorazowego użytku.
7) Sale do realizacji zajęć
Wykonawca zapewni na czas trwania wyjazdu równoczesną i wyłączną dostępność minimum dwóch niezależnych sal dydaktyczno-warsztatowych dla celów realizacji zajęć w podziale na grupy:
Sala nr 1 (dla grupy rodziców) & sala nr 2 (dla grupy dzieci): obie sale muszą być zlokalizowane w obiekcie pobytu i wyposażone minimum w: projektor multimedialny (rzutnik), ekran lub przestrzeń do wyświetlania treści, sprawny dostęp do bezprzewodowego internetu (wi-fi), flipchart z papierem i zestawem flamastrów, odpowiednią liczbę miejsc siedzących umożliwiających swobodne notowanie oraz bezpośredni, bezpłatny dostęp do toalety w sali lub jej najbliższym sąsiedztwie.
ETAP II: stacjonarne zajęcia grupy wsparcia „AS”
1) Termin realizacji:
Od IX 2026 r. do dnia 31.12.2027 r. lub do dnia wyczerpania zakresu przedmiotu zamówienia, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi jako pierwsze.
2) Miejsce realizacji:
Siedziba Zamawiającego (PCPR Trzcianka, ul. A. Mickiewicza 50, 64-980 Trzcianka) – Zamawiający zapewnia pomieszczenia gabinetowe/sale przystosowane do prowadzenia grupy wsparcia oraz indywidualnych zajęć wspierających.
3) Zakres i wymiar wsparcia:
a) łączny wymiar wsparcia w Etapie II wynosi do 240 h zegarowych i obejmuje:
prowadzenie stacjonarnych spotkań grupy wsparcia dla dzieci i młodzieży zagrożonych suicydalnie oraz ich rodziców/opiekunów oraz
indywidualne sesje wsparcia dla uczestników wykazujących nasilenie kryzysu psychicznego.
b) dokładny harmonogram spotkań (częstotliwość, podział godzinowy) ustalany będzie na bieżąco przez Zamawiającego w porozumieniu z Wykonawcą, zależnie od zdiagnozowanych potrzeb uczestników grupy „AS”.
c) do czasu realizacji wsparcia nie wlicza się czasu przeznaczonego na dojazd kadry prowadzącej zajęcia do miejsca ich realizacji i z powrotem.Czas przejazdu nie stanowi czasu prowadzenia zajęć ani czasu realizacji wsparcia podlegającego rozliczeniu.