Badanie przez biegłego rewidenta finansowych części sprawozdań rozliczeniowych/rocznych i sprawozdania końcowego projektu pn. „Włocławek – Miasto dobrego klimatu dla gospodarki, środowiska i wygodnego życia”

Badanie przez biegłego rewidenta sprawozdań finansowych 1. Przedmiotem zamówienia jest weryfikacja przez biegłego rewidenta finansowych części sprawozdań rozliczeniowych/rocznych oraz sprawozdania końcowego projektu pn. „Włocławek – Miasto dobrego klimatu dla gospodarki, środowiska i wygodnego życia”, realizowanego w ramach Polsko-Szwajcarskiego Programu Rozwoju Miast, finansowanego z Drugiej Edycji Szwajcarskiej Pomocy Finansowej dla wybranych Państw Członkowskich Unii Europejskiej oraz budżetu państwa. Okres realizacji projektu: 1.09.2024 r. – 30.03.2029 r. Kwota dofinansowania do rozliczenia według umowy o dofinansowanie: 79 666 607,09 zł. Kwota ta może ulec zmianie. Przedmiotowy projekt składa się z 6 działań obejmujących 16 zadań. Realizowany jest w partnerstwie krajowym (jeden partner). Możliwe jest również partnerstwo szwajcarskie – trwają prace nad znalezieniem partnera, co zwiększy wartość dofinansowania o kwotę 672 720,00 zł. 2. Zgodnie z umową o dofinansowanie nr 019/SPPW II.DOT/PRM/2026 Miasto Włocławek zobowiązane jest do składania do Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej sprawozdań: rozliczeniowych, rocznych oraz końcowego, w formie pisemnej oraz w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorami udostępnionymi przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (MFiPR): 1) Beneficjent składa sprawozdanie rozliczeniowe niezwłocznie po zrealizowaniu zakresu rzeczowo-finansowego umożliwiającego wystąpienie o kolejną płatność, tj. wykorzystaniu co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych płatności. Do sprawozdań rozliczeniowych Beneficjent dołącza m.in. zestawienie dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatków i protokół z badania biegłego rewidenta wg wzoru określonego przez MFiPR; 2) Beneficjent składa sprawozdanie roczne w terminie do dnia 15 lutego kolejnego roku sprawozdawczego; 3) Beneficjent, w terminie do 3 miesięcy od dnia zakończenia realizacji projektu, składa sprawozdanie końcowe. 3. Zakres usługi świadczonej przez Wykonawcę obejmować będzie w szczególności: 1) Zweryfikowanie i zatwierdzenie sprawozdania oraz przygotowanie protokołu zgodnie ze wzorem przygotowanym przez MFiPR. Zamawiający każdorazowo będzie informował Wykonawcę o wszelkich zmianach wzoru protokołu z badania biegłego rewidenta wprowadzonych przez MFiPR. Wykonawca zobowiązuje się przygotować protokół z badania biegłego rewidenta każdorazowo na aktualnym wzorze, stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego; 2) Zamawiający przewiduje złożenie maksymalnie 8 sprawozdań zawierających część finansową, które będą wymagały przedłożenia 8 protokołów z badania biegłego rewidenta, w okresie realizacji projektu, w tym 7 sprawozdań rozliczeniowych/rocznych i 1 sprawozdania końcowego. 4. Zamawiający nie posiada sztywnego harmonogramu przekazywania sprawozdań, bowiem termin przygotowania sprawozdań zależny jest od osiągnięcia wymaganego umową poziomu wydatkowania kolejnych transz dofinansowania. 5. Zakres czynności do wykonania podczas przeprowadzenia badania – Badanie części finansowej sprawozdań (rozliczeniowych/rocznych lub końcowego), w szczególności ocena: 1) kompletności i poprawności sprawozdania finansowego dotyczącego zrealizowanych wydatków w projekcie, 2) prawidłowości kwalifikowalności poniesionych wydatków w projekcie, zgodnie z: ー Umową Ramową w sprawie wdrażania Drugiej Edycji Szwajcarskiej Pomocy Finansowej dla wybranych państw członkowskich Unii Europejskiej w celu zmniejszenia różnic społeczno-gospodarczych w obrębie Unii Europejskiej pomiędzy Konfederacją Szwajcarską a Rzecząpospolitą Polską, zawartą 5 grudnia 2022 r., stanowiącą załącznik nr 8 do zapytania ofertowego; ー Umową w sprawie Polsko-Szwajcarskiego Programu Rozwoju Miast; stanowiącą załącznik nr 9 do zapytania ofertowego; ー Regulacjami w sprawie wdrażania Drugiej Edycji Szwajcarskiej Pomocy Finansowej dla wybranych państw członkowskich Unii Europejskiej w celu zmniejszenia różnic społeczno-gospodarczych w obrębie Unii Europejskiej, stanowiącymi załącznik nr 10 do zapytania ofertowego; ー Wytycznymi Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej w zakresie udzielania zamówień w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, stanowiącymi załącznik nr 11 do zapytania ofertowego; ー Podręcznikiem komunikacji i informacji dla Drugiej Edycji Szwajcarskiej Pomocy Finansowej dla wybranych państw członkowskich, stanowiącym załącznik nr 12 do zapytania ofertowego; ー Regulaminem naboru projektów w ramach Polsko-Szwajcarskiego Programu Rozwoju Miast, stanowiącym załącznik nr 13 do zapytania ofertowego. 6. Zakładany czas na przeprowadzenie każdego badania: liczba dni roboczych wskazanych w formularzu ofertowym (nie mniej niż 9, nie więcej niż 15) od otrzymania wszystkich niezbędnych dokumentów do weryfikacji. 7. W przypadku wydania opinii zawierającej zastrzeżenia do badanego sprawozdania, wydanie o nim opinii negatywnej lub odmowy wydania opinii, biegły rewident przekaże stosowne szczegółowe pisemne uzasadnienie ich przyczyn. 8. W przypadku wystąpienia w sprawozdaniach błędów, których poprawa, na wniosek Operatora Programu, wymaga ponownej weryfikacji sprawozdania przez biegłego rewidenta, należy dokonać ponownej weryfikacji w ciągu 5 dni roboczych od przedłożenia dokumentów przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega, że liczba koniecznych do zbadania sprawozdań potwierdzonych protokołem biegłego rewidenta może ulec zmianie, stąd ostateczna całkowita wysokość wynagrodzenia będzie wynikała z liczby wykonanych badań/protokołów oraz ceny 1 badania. Maksymalna cena oferty brutto wskazana w formularzu ofertowym przez Wykonawcę służy do porównania ceny złożonych ofert, nie stanowi zatem wynagrodzenia całkowitego Wykonawcy. Wykonawca jest zobowiązany przekazywać Zamawiającemu drogą elektroniczną na bieżąco uwagi i wnioski, ewentualnie rekomendacje w sprawie usunięcia stwierdzonych podczas badania uchybień. 9. Badanie sprawozdań odbywać się będzie w siedzibie Zamawiającego lub zdalnie, w oparciu o weryfikację 100% dokumentacji i nie może być przeprowadzone w oparciu o próbę. Dokumentacja podlegająca weryfikacji przez biegłego rewidenta znajduje się w siedzibie Beneficjenta – w Urzędzie Miasta Włocławek, Zielony Rynek 11/13, 87-800 Włocławek, jego jednostkach organizacyjnych, tj. Miejski Zarząd Dróg i Zieleni, ul. Zielna 13/21 we Włocławku; Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego, ul Nowomiejska 25 we Włocławku; Włocławskim Centrum Organizacji Pozarządowych i Wolontariatu, ul. Żabia 12a we Włocławku oraz w Powiatowym Centrum Zdrowia – Samodzielnym Publicznym Zespole Przychodni Specjalistycznych, ul. Szpitalna 6A we Włocławku (podmiot realizujący działanie Partnera) i zostanie udostępniona Wykonawcy podczas realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega, że wszelkie dokumenty udostępniane będą na bieżąco, w kontaktach roboczych w siedzibie Zamawiającego lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. 10. Wykonawca musi zapewnić sprzęt i oprogramowanie komputerowe, materiały biurowe, a także usługi techniczne, w tym umożliwiające odczyt dokumentów przekazanych przez Zamawiającego z nośników USB i płyt CD/DVD oraz transport lokalny dla biegłego rewidenta/ biegłych rewidentów. W przypadku przeprowadzania badania w siedzibie Zamawiającego, zapewni on pomieszczenie biurowe niezbędne Wykonawcy do pracy. 11. Zamawiający przewiduje wypłatę wynagrodzenia dla Wykonawcy po odbiorze każdego protokołu. 12. Wykonawca, w przypadku konieczności, będzie ściśle współpracował z Instytucją Audytu i Instytucją Certyfikującą. 13. Wykonawca musi mieć możliwość podpisania raportów kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 14. Wykonawca spełnia warunki do wydania bezstronnej i niezależnej opinii o badanym raporcie finansowym w kontekście ustawy z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r. poz. 1891 ze zm.).