Wiedza i doświadczenie
1) w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej – wiedzy i doświadczenia, Zamawiający wymaga aby Oferent wykazał, że:
a) część nr 1:
w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert (a w przypadku, jeśli okres prowadzenia jego działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonał co najmniej 2 usługi polegające na kompleksowej organizacji konferencji i/lub spotkania grup roboczych i/lub spotkania zespołów i/lub spotkania komisji i/lub warsztatów wyjazdowych i/lub seminariów wyjazdowych dla grupy co najmniej 40 osób w formule hybrydowej (jednocześnie: stacjonarnej-tj. na miejscu wydarzenia oraz zdalnej) wraz z zapewnieniem noclegu oraz wyżywienia dla uczestników
b) część nr 2:
w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert (a w przypadku, jeśli okres prowadzenia jego działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonał co najmniej 2 usługi polegające na kompleksowej organizacji konferencji i/lub spotkania grup roboczych i/lub spotkania zespołów i/lub spotkania komisji i/lub warsztatów wyjazdowych i/lub seminariów wyjazdowych dla grupy co najmniej 20 osób w formule hybrydowej (jednocześnie: stacjonarnej – tj. na miejscu wydarzenia oraz zdalnej) wraz z zapewnieniem noclegu oraz wyżywienia dla uczestników
c) część nr 3:
w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert (a w przypadku, jeśli okres prowadzenia jego działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonał co najmniej 2 usługi polegające na zapewnieniu cateringu (posiłków oraz napojów) w formie bufetu podczas konferencji i/lub spotkania i/lub warsztatów i/lub seminariów dla grupy co najmniej 20 osób
• przez jedną usługę rozumie się jedną umowę (bez względu na liczbę konferencji/spotkań/warsztatów/seminariów, które zostały zorganizowane w ramach tej umowy
• w przypadku składania oferty na część nr 1 oraz część nr 2 (na dwie części) – wystarczające jest wykazanie spełniania powyższego warunku wyłącznie dla części nr 1
Potencjał techniczny
2) w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej – osób skierowanego do realizacji zamówienia, Zamawiający wymaga aby Oferent wykazał, że skieruje do realizacji zamówienia:
a) część nr 1:
- co najmniej jedną osobą fizyczną: moderatora – facylitatora
posiadającą doświadczenie zdobyte w ciągu ostatnich 5 lat (licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert) w pracy z grupą co najmniej czterdziestu (40) uczestników podczas co najmniej dwóch konferencji i/lub spotkań grup roboczych i/lub spotkań zespołów i/lub spotkań komisji i/lub warsztatów i/lub seminariów, w ramach których:
• moderował przebieg konferencji / spotkania / warsztatów / seminariów w tym poprzez udzielanie i odbieranie głosu, wskazywanie tematów do dyskusji, nadawanie dynamiki zdarzeniu, dbanie o punktualność programu, podsumowywanie i wyciąganie wniosków
• udrożnianiu procesu komunikacji między osobami bądź grupami, w celu osiągnięcia wspólnego rozwiązania, czyli facylitacją (ułatwianiem) procesów
• wsparciu w zakresie m.in. doprecyzowania kodu językowego, demaskowania faktycznych (nie jedynie deklaratywnych) intencji stron interakcji, motywowania do pracy nad osiągnięciem celu, zapobiegania ewentualnym konfliktom
zwane dalej „doświadczeniem moderatora-facylitatora”
b) część nr 2:
- co najmniej jedną osobą fizyczną: moderatora – facylitatora
posiadającą doświadczenie zdobyte w ciągu ostatnich 5 lat (licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert) w pracy z grupą co najmniej dwudziestu (20) uczestników podczas co najmniej dwóch konferencji i/lub spotkań grup roboczych i/lub spotkań zespołów i/lub spotkań komisji i/lub warsztatów i/lub seminariów, w ramach których:
• moderował przebieg konferencji / spotkania / warsztatów / seminariów w tym poprzez udzielanie i odbieranie głosu, wskazywanie tematów do dyskusji, nadawanie dynamiki zdarzeniu, dbanie o punktualność programu, podsumowywanie i wyciąganie wniosków
• udrożnianiu procesu komunikacji między osobami bądź grupami, w celu osiągnięcia wspólnego rozwiązania, czyli facylitacją (ułatwianiem) procesów
• wsparciu w zakresie m.in. doprecyzowania kodu językowego, demaskowania faktycznych (nie jedynie deklaratywnych) intencji stron interakcji, motywowania do pracy nad osiągnięciem celu, zapobiegania ewentualnym konfliktom
zwane dalej „doświadczeniem moderatora-facylitatora”
• w przypadku składania oferty na część nr 1 i nr 2 – Oferent uprawniony jest do wskazania tej samej osoby na stanowisko moderatora-facylitatora dla obu tych części, pod warunkiem że osoba ta spełnia powyższy warunek dla części nr 1
Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń
1. W celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, Oferent dołączy do oferty następujące podmiotowe środki dowodowe (zwane dalej: „podmiotowymi środkami dowodowymi”):
1) oświadczenie Oferenta o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego
2) Wykaz usług wykonanych przez Wykonawcę na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego
3) dowody należytego wykonania usług wskazanych w Wykazie usług, o którym mowa powyżej (dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Oferent z przyczyn obiektywnych, niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Oferenta wraz z wykazaniem ww. obiektywnych i niezależnych przyczyn)
4) Wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia wraz z informacjami na temat ich doświadczenia na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego
5) dowody należytego wykonania usług wskazanych w Wykazie osób, o którym mowa powyżej (dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Oferent z przyczyn obiektywnych, niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Oferenta wraz z wykazaniem ww. obiektywnych i niezależnych przyczyn)
• ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana wg formuły: „spełnia – nie spełnia”. Oferta Oferenta, który nie wykaże spełniania warunków udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem postanowień rozdziału X Zapytania ofertowego w zakresie konwalidacji braków lub błędów, zostanie odrzucona i nie będzie oceniana w kryteriach oceny ofert, jak również nie będzie podlegała punktacji.
2. W celu wykazania braku podstaw wykluczenia Oferenta z postępowania, Oferent dołączy do oferty następujące podmiotowe środki dowodowe (zwane dalej: „podmiotowymi środkami dowodowymi”):
1. oświadczenie Oferenta o braku podstaw wykluczenia z postępowania zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego
• Ocena braku podstaw wykluczenia zostanie dokonana wg formuły: „podlega – nie podlega”. W przypadku Oferentów podlegających wykluczeniu (w tym również: Oferentów, którzy nie wykażą braku podstaw wykluczenia), z zastrzeżeniem postanowień rozdziału X Zapytania ofertowego w zakresie konwalidacji braków lub błędów, – Zamawiający odrzuci ich oferty, które nie będą podlegały ocenie w ramach kryteriów oceny ofert i punktacji.
Dodatkowe warunki udziału
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy nie podlegają wykluczeniu:
1) Z postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający wykluczy Oferentów:
a) powiązanych z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przez co rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Oferenta a Oferentem, polegające w szczególności na:
i. uczestniczeniu ww. osób w spółce Oferenta jako wspólnika spółki cywilnej lub spółki osobowej,
ii. posiadaniu przez ww. osoby co najmniej 10% udziałów lub akcji Oferenta,
iii. pełnieniu przez ww. osoby funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika Oferenta,
iv. pozostawaniu ww. osób w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli z Oferentem, , jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych Oferenta
v. pozostawaniu ww. osób we wspólnym pożyciu z Oferentem, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych Oferenta
vi. pozostawaniu ww. osób z Oferentem w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia,
b) podlegających wykluczeniu na podstawie przepisów art. 5k lub 5l Rozporządzenia 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zgodnie z którymi wykluczeniu z udziału w postępowaniu podlegać będą Oferenci:
i. którzy są lub mają udział:
1. obywateli rosyjskich, osób fizycznych zamieszkałych w Rosji lub osób prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji
2. osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do podmiotu, o którym mowa w pkt 1 powyżej; lub
3. osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w pkt 1) lub pkt 2 powyżej,
ii. w przypadku, gdy podwykonawcy, którym Oferent zamierza powierzyć ponad 10% zakresu zamówienia spełniają którykolwiek z punktów i pkt 1-3 powyżej
iii. osoby prawne, podmioty lub organu z siedzibą w Rosji
iv. osoby prawne, podmioty lub organy, w przypadku których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do podmiotu, o którym mowa w pkt iii. powyżej
c) podlegających wykluczeniu na podstawie przepisów art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 514), zgodnie z którymi wykluczeniu z udziału w postępowaniu podlegać będą Oferenci:
i. wymienieni w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 (ww. ustawy)
ii. których beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124, z późn. zm.) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 (ww. ustawy)
iii. których jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598 oraz z 2024 r. poz. 619, 1685 i 1863) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 (ww. ustawy)
- Oferent nie może być związany z osobami lub podmiotami, wobec których stosowane są środki sankcyjne i które figurują na stosownych listach, zarówno unijnych, jak i krajowych, a także sam nie może znajdować się na takiej liście. Listy osób i podmiotów, względem których stosowane są środki sankcyjne znajdują się w załącznikach do regulacji unijnych oraz w rejestrze zamieszczonym na stronie Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA).
Wiedza i doświadczenie
1) w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej – wiedzy i doświadczenia, Zamawiający wymaga aby Oferent wykazał, że:
a) część nr 1:
w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert (a w przypadku, jeśli okres prowadzenia jego działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonał co najmniej 2 usługi polegające na kompleksowej organizacji konferencji i/lub spotkania grup roboczych i/lub spotkania zespołów i/lub spotkania komisji i/lub warsztatów wyjazdowych i/lub seminariów wyjazdowych dla grupy co najmniej 40 osób w formule hybrydowej (jednocześnie: stacjonarnej-tj. na miejscu wydarzenia oraz zdalnej) wraz z zapewnieniem noclegu oraz wyżywienia dla uczestników
b) część nr 2:
w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert (a w przypadku, jeśli okres prowadzenia jego działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonał co najmniej 2 usługi polegające na kompleksowej organizacji konferencji i/lub spotkania grup roboczych i/lub spotkania zespołów i/lub spotkania komisji i/lub warsztatów wyjazdowych i/lub seminariów wyjazdowych dla grupy co najmniej 20 osób w formule hybrydowej (jednocześnie: stacjonarnej – tj. na miejscu wydarzenia oraz zdalnej) wraz z zapewnieniem noclegu oraz wyżywienia dla uczestników
c) część nr 3:
w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert (a w przypadku, jeśli okres prowadzenia jego działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonał co najmniej 2 usługi polegające na zapewnieniu cateringu (posiłków oraz napojów) w formie bufetu podczas konferencji i/lub spotkania i/lub warsztatów i/lub seminariów dla grupy co najmniej 20 osób
• przez jedną usługę rozumie się jedną umowę (bez względu na liczbę konferencji/spotkań/warsztatów/seminariów, które zostały zorganizowane w ramach tej umowy
• w przypadku składania oferty na część nr 1 oraz część nr 2 (na dwie części) – wystarczające jest wykazanie spełniania powyższego warunku wyłącznie dla części nr 1
Potencjał techniczny
2) w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej – osób skierowanego do realizacji zamówienia, Zamawiający wymaga aby Oferent wykazał, że skieruje do realizacji zamówienia:
a) część nr 1:
- co najmniej jedną osobą fizyczną: moderatora – facylitatora
posiadającą doświadczenie zdobyte w ciągu ostatnich 5 lat (licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert) w pracy z grupą co najmniej czterdziestu (40) uczestników podczas co najmniej dwóch konferencji i/lub spotkań grup roboczych i/lub spotkań zespołów i/lub spotkań komisji i/lub warsztatów i/lub seminariów, w ramach których:
• moderował przebieg konferencji / spotkania / warsztatów / seminariów w tym poprzez udzielanie i odbieranie głosu, wskazywanie tematów do dyskusji, nadawanie dynamiki zdarzeniu, dbanie o punktualność programu, podsumowywanie i wyciąganie wniosków
• udrożnianiu procesu komunikacji między osobami bądź grupami, w celu osiągnięcia wspólnego rozwiązania, czyli facylitacją (ułatwianiem) procesów
• wsparciu w zakresie m.in. doprecyzowania kodu językowego, demaskowania faktycznych (nie jedynie deklaratywnych) intencji stron interakcji, motywowania do pracy nad osiągnięciem celu, zapobiegania ewentualnym konfliktom
zwane dalej „doświadczeniem moderatora-facylitatora”
b) część nr 2:
- co najmniej jedną osobą fizyczną: moderatora – facylitatora
posiadającą doświadczenie zdobyte w ciągu ostatnich 5 lat (licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert) w pracy z grupą co najmniej dwudziestu (20) uczestników podczas co najmniej dwóch konferencji i/lub spotkań grup roboczych i/lub spotkań zespołów i/lub spotkań komisji i/lub warsztatów i/lub seminariów, w ramach których:
• moderował przebieg konferencji / spotkania / warsztatów / seminariów w tym poprzez udzielanie i odbieranie głosu, wskazywanie tematów do dyskusji, nadawanie dynamiki zdarzeniu, dbanie o punktualność programu, podsumowywanie i wyciąganie wniosków
• udrożnianiu procesu komunikacji między osobami bądź grupami, w celu osiągnięcia wspólnego rozwiązania, czyli facylitacją (ułatwianiem) procesów
• wsparciu w zakresie m.in. doprecyzowania kodu językowego, demaskowania faktycznych (nie jedynie deklaratywnych) intencji stron interakcji, motywowania do pracy nad osiągnięciem celu, zapobiegania ewentualnym konfliktom
zwane dalej „doświadczeniem moderatora-facylitatora”
• w przypadku składania oferty na część nr 1 i nr 2 – Oferent uprawniony jest do wskazania tej samej osoby na stanowisko moderatora-facylitatora dla obu tych części, pod warunkiem że osoba ta spełnia powyższy warunek dla części nr 1
Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń
1. W celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, Oferent dołączy do oferty następujące podmiotowe środki dowodowe (zwane dalej: „podmiotowymi środkami dowodowymi”):
1) oświadczenie Oferenta o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego
2) Wykaz usług wykonanych przez Wykonawcę na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego
3) dowody należytego wykonania usług wskazanych w Wykazie usług, o którym mowa powyżej (dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Oferent z przyczyn obiektywnych, niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Oferenta wraz z wykazaniem ww. obiektywnych i niezależnych przyczyn)
4) Wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia wraz z informacjami na temat ich doświadczenia na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego
5) dowody należytego wykonania usług wskazanych w Wykazie osób, o którym mowa powyżej (dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Oferent z przyczyn obiektywnych, niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Oferenta wraz z wykazaniem ww. obiektywnych i niezależnych przyczyn)
• ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana wg formuły: „spełnia – nie spełnia”. Oferta Oferenta, który nie wykaże spełniania warunków udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem postanowień rozdziału X Zapytania ofertowego w zakresie konwalidacji braków lub błędów, zostanie odrzucona i nie będzie oceniana w kryteriach oceny ofert, jak również nie będzie podlegała punktacji.
2. W celu wykazania braku podstaw wykluczenia Oferenta z postępowania, Oferent dołączy do oferty następujące podmiotowe środki dowodowe (zwane dalej: „podmiotowymi środkami dowodowymi”):
1. oświadczenie Oferenta o braku podstaw wykluczenia z postępowania zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego
• Ocena braku podstaw wykluczenia zostanie dokonana wg formuły: „podlega – nie podlega”. W przypadku Oferentów podlegających wykluczeniu (w tym również: Oferentów, którzy nie wykażą braku podstaw wykluczenia), z zastrzeżeniem postanowień rozdziału X Zapytania ofertowego w zakresie konwalidacji braków lub błędów, – Zamawiający odrzuci ich oferty, które nie będą podlegały ocenie w ramach kryteriów oceny ofert i punktacji.
Dodatkowe warunki udziału
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy nie podlegają wykluczeniu:
1) Z postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający wykluczy Oferentów:
a) powiązanych z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przez co rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Oferenta a Oferentem, polegające w szczególności na:
i. uczestniczeniu ww. osób w spółce Oferenta jako wspólnika spółki cywilnej lub spółki osobowej,
ii. posiadaniu przez ww. osoby co najmniej 10% udziałów lub akcji Oferenta,
iii. pełnieniu przez ww. osoby funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika Oferenta,
iv. pozostawaniu ww. osób w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli z Oferentem, , jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych Oferenta
v. pozostawaniu ww. osób we wspólnym pożyciu z Oferentem, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych Oferenta
vi. pozostawaniu ww. osób z Oferentem w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia,
b) podlegających wykluczeniu na podstawie przepisów art. 5k lub 5l Rozporządzenia 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zgodnie z którymi wykluczeniu z udziału w postępowaniu podlegać będą Oferenci:
i. którzy są lub mają udział:
1. obywateli rosyjskich, osób fizycznych zamieszkałych w Rosji lub osób prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji
2. osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do podmiotu, o którym mowa w pkt 1 powyżej; lub
3. osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w pkt 1) lub pkt 2 powyżej,
ii. w przypadku, gdy podwykonawcy, którym Oferent zamierza powierzyć ponad 10% zakresu zamówienia spełniają którykolwiek z punktów i pkt 1-3 powyżej
iii. osoby prawne, podmioty lub organu z siedzibą w Rosji
iv. osoby prawne, podmioty lub organy, w przypadku których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do podmiotu, o którym mowa w pkt iii. powyżej
c) podlegających wykluczeniu na podstawie przepisów art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 514), zgodnie z którymi wykluczeniu z udziału w postępowaniu podlegać będą Oferenci:
i. wymienieni w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 (ww. ustawy)
ii. których beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124, z późn. zm.) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 (ww. ustawy)
iii. których jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598 oraz z 2024 r. poz. 619, 1685 i 1863) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 (ww. ustawy)
- Oferent nie może być związany z osobami lub podmiotami, wobec których stosowane są środki sankcyjne i które figurują na stosownych listach, zarówno unijnych, jak i krajowych, a także sam nie może znajdować się na takiej liście. Listy osób i podmiotów, względem których stosowane są środki sankcyjne znajdują się w załącznikach do regulacji unijnych oraz w rejestrze zamieszczonym na stronie Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA).
Wiedza i doświadczenie
1) w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej – wiedzy i doświadczenia, Zamawiający wymaga aby Oferent wykazał, że:
a) część nr 1:
w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert (a w przypadku, jeśli okres prowadzenia jego działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonał co najmniej 2 usługi polegające na kompleksowej organizacji konferencji i/lub spotkania grup roboczych i/lub spotkania zespołów i/lub spotkania komisji i/lub warsztatów wyjazdowych i/lub seminariów wyjazdowych dla grupy co najmniej 40 osób w formule hybrydowej (jednocześnie: stacjonarnej-tj. na miejscu wydarzenia oraz zdalnej) wraz z zapewnieniem noclegu oraz wyżywienia dla uczestników
b) część nr 2:
w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert (a w przypadku, jeśli okres prowadzenia jego działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonał co najmniej 2 usługi polegające na kompleksowej organizacji konferencji i/lub spotkania grup roboczych i/lub spotkania zespołów i/lub spotkania komisji i/lub warsztatów wyjazdowych i/lub seminariów wyjazdowych dla grupy co najmniej 20 osób w formule hybrydowej (jednocześnie: stacjonarnej – tj. na miejscu wydarzenia oraz zdalnej) wraz z zapewnieniem noclegu oraz wyżywienia dla uczestników
c) część nr 3:
w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert (a w przypadku, jeśli okres prowadzenia jego działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonał co najmniej 2 usługi polegające na zapewnieniu cateringu (posiłków oraz napojów) w formie bufetu podczas konferencji i/lub spotkania i/lub warsztatów i/lub seminariów dla grupy co najmniej 20 osób
• przez jedną usługę rozumie się jedną umowę (bez względu na liczbę konferencji/spotkań/warsztatów/seminariów, które zostały zorganizowane w ramach tej umowy
• w przypadku składania oferty na część nr 1 oraz część nr 2 (na dwie części) – wystarczające jest wykazanie spełniania powyższego warunku wyłącznie dla części nr 1
Potencjał techniczny
2) w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej – osób skierowanego do realizacji zamówienia, Zamawiający wymaga aby Oferent wykazał, że skieruje do realizacji zamówienia:
a) część nr 1:
- co najmniej jedną osobą fizyczną: moderatora – facylitatora
posiadającą doświadczenie zdobyte w ciągu ostatnich 5 lat (licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert) w pracy z grupą co najmniej czterdziestu (40) uczestników podczas co najmniej dwóch konferencji i/lub spotkań grup roboczych i/lub spotkań zespołów i/lub spotkań komisji i/lub warsztatów i/lub seminariów, w ramach których:
• moderował przebieg konferencji / spotkania / warsztatów / seminariów w tym poprzez udzielanie i odbieranie głosu, wskazywanie tematów do dyskusji, nadawanie dynamiki zdarzeniu, dbanie o punktualność programu, podsumowywanie i wyciąganie wniosków
• udrożnianiu procesu komunikacji między osobami bądź grupami, w celu osiągnięcia wspólnego rozwiązania, czyli facylitacją (ułatwianiem) procesów
• wsparciu w zakresie m.in. doprecyzowania kodu językowego, demaskowania faktycznych (nie jedynie deklaratywnych) intencji stron interakcji, motywowania do pracy nad osiągnięciem celu, zapobiegania ewentualnym konfliktom
zwane dalej „doświadczeniem moderatora-facylitatora”
b) część nr 2:
- co najmniej jedną osobą fizyczną: moderatora – facylitatora
posiadającą doświadczenie zdobyte w ciągu ostatnich 5 lat (licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert) w pracy z grupą co najmniej dwudziestu (20) uczestników podczas co najmniej dwóch konferencji i/lub spotkań grup roboczych i/lub spotkań zespołów i/lub spotkań komisji i/lub warsztatów i/lub seminariów, w ramach których:
• moderował przebieg konferencji / spotkania / warsztatów / seminariów w tym poprzez udzielanie i odbieranie głosu, wskazywanie tematów do dyskusji, nadawanie dynamiki zdarzeniu, dbanie o punktualność programu, podsumowywanie i wyciąganie wniosków
• udrożnianiu procesu komunikacji między osobami bądź grupami, w celu osiągnięcia wspólnego rozwiązania, czyli facylitacją (ułatwianiem) procesów
• wsparciu w zakresie m.in. doprecyzowania kodu językowego, demaskowania faktycznych (nie jedynie deklaratywnych) intencji stron interakcji, motywowania do pracy nad osiągnięciem celu, zapobiegania ewentualnym konfliktom
zwane dalej „doświadczeniem moderatora-facylitatora”
• w przypadku składania oferty na część nr 1 i nr 2 – Oferent uprawniony jest do wskazania tej samej osoby na stanowisko moderatora-facylitatora dla obu tych części, pod warunkiem że osoba ta spełnia powyższy warunek dla części nr 1
Lista wymaganych dokumentów/oświadczeń
1. W celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, Oferent dołączy do oferty następujące podmiotowe środki dowodowe (zwane dalej: „podmiotowymi środkami dowodowymi”):
1) oświadczenie Oferenta o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego
2) Wykaz usług wykonanych przez Wykonawcę na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego
3) dowody należytego wykonania usług wskazanych w Wykazie usług, o którym mowa powyżej (dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Oferent z przyczyn obiektywnych, niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Oferenta wraz z wykazaniem ww. obiektywnych i niezależnych przyczyn)
4) Wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia wraz z informacjami na temat ich doświadczenia na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego
5) dowody należytego wykonania usług wskazanych w Wykazie osób, o którym mowa powyżej (dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Oferent z przyczyn obiektywnych, niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Oferenta wraz z wykazaniem ww. obiektywnych i niezależnych przyczyn)
• ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana wg formuły: „spełnia – nie spełnia”. Oferta Oferenta, który nie wykaże spełniania warunków udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem postanowień rozdziału X Zapytania ofertowego w zakresie konwalidacji braków lub błędów, zostanie odrzucona i nie będzie oceniana w kryteriach oceny ofert, jak również nie będzie podlegała punktacji.
2. W celu wykazania braku podstaw wykluczenia Oferenta z postępowania, Oferent dołączy do oferty następujące podmiotowe środki dowodowe (zwane dalej: „podmiotowymi środkami dowodowymi”):
1. oświadczenie Oferenta o braku podstaw wykluczenia z postępowania zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego
• Ocena braku podstaw wykluczenia zostanie dokonana wg formuły: „podlega – nie podlega”. W przypadku Oferentów podlegających wykluczeniu (w tym również: Oferentów, którzy nie wykażą braku podstaw wykluczenia), z zastrzeżeniem postanowień rozdziału X Zapytania ofertowego w zakresie konwalidacji braków lub błędów, – Zamawiający odrzuci ich oferty, które nie będą podlegały ocenie w ramach kryteriów oceny ofert i punktacji.
Dodatkowe warunki udziału
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy nie podlegają wykluczeniu:
1) Z postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający wykluczy Oferentów:
a) powiązanych z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przez co rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Oferenta a Oferentem, polegające w szczególności na:
i. uczestniczeniu ww. osób w spółce Oferenta jako wspólnika spółki cywilnej lub spółki osobowej,
ii. posiadaniu przez ww. osoby co najmniej 10% udziałów lub akcji Oferenta,
iii. pełnieniu przez ww. osoby funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika Oferenta,
iv. pozostawaniu ww. osób w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli z Oferentem, , jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych Oferenta
v. pozostawaniu ww. osób we wspólnym pożyciu z Oferentem, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych Oferenta
vi. pozostawaniu ww. osób z Oferentem w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia,
b) podlegających wykluczeniu na podstawie przepisów art. 5k lub 5l Rozporządzenia 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zgodnie z którymi wykluczeniu z udziału w postępowaniu podlegać będą Oferenci:
i. którzy są lub mają udział:
1. obywateli rosyjskich, osób fizycznych zamieszkałych w Rosji lub osób prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji
2. osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do podmiotu, o którym mowa w pkt 1 powyżej; lub
3. osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w pkt 1) lub pkt 2 powyżej,
ii. w przypadku, gdy podwykonawcy, którym Oferent zamierza powierzyć ponad 10% zakresu zamówienia spełniają którykolwiek z punktów i pkt 1-3 powyżej
iii. osoby prawne, podmioty lub organu z siedzibą w Rosji
iv. osoby prawne, podmioty lub organy, w przypadku których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do podmiotu, o którym mowa w pkt iii. powyżej
c) podlegających wykluczeniu na podstawie przepisów art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 514), zgodnie z którymi wykluczeniu z udziału w postępowaniu podlegać będą Oferenci:
i. wymienieni w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 (ww. ustawy)
ii. których beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124, z późn. zm.) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 (ww. ustawy)
iii. których jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598 oraz z 2024 r. poz. 619, 1685 i 1863) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 (ww. ustawy)
- Oferent nie może być związany z osobami lub podmiotami, wobec których stosowane są środki sankcyjne i które figurują na stosownych listach, zarówno unijnych, jak i krajowych, a także sam nie może znajdować się na takiej liście. Listy osób i podmiotów, względem których stosowane są środki sankcyjne znajdują się w załącznikach do regulacji unijnych oraz w rejestrze zamieszczonym na stronie Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA).
