Smart AI - cyfrowy skok w nowoczesne doradztwo

Specjalistyczne rozwiązania cyfrowe i Usługi wdrożeniowe UWAGA! Ze względu na zmiany dokonane w ogłoszeniu oraz załącznikach dnia 4.08.2026 zmieniono termin składania ofert na 11.08.2026 (wtorek). Przedmiotem zamówienia jest: 1. Skaner do wyszukiwania danych i tworzenia alertów oraz pakietów treści do strony www 2. Narzędzie do rozsyłania zautomatyzowanych i spersonalizowanych flow marketingowych z analizą danych Systemy muszą stanowić zintegrowane rozwiązanie, umożliwiające automatyczny i dwukierunkowy przepływ danych pomiędzy modułami. A. WYMAGANIA OGÓLNE System musi: • być aplikacją webową, • umożliwiać integrację poprzez REST API, • zapewniać dwukierunkową wymianę danych, • być hostowany w chmurze UE, • posiadać środowisko testowe i produkcyjne, • umożliwiać eksport danych (CSV/JSON), • zapewniać dostępność min. 99% rocznie, • umożliwiać zwiększenie liczby źródeł i użytkowników bez przebudowy systemu. • zapewniać stabilne działanie systemu przy jednoczesnej pracy minimum 3 użytkowników administracyjnych oraz przy przetwarzaniu i archiwizacji minimum 10 000 rekordów danych, bez istotnego spadku wydajności. • Czas odpowiedzi systemu w panelu administracyjnym nie powinien przekraczać 3 sekund dla standardowych operacji przeglądania i filtrowania danych przy obciążeniu wskazanym powyżej. • Interfejs użytkownika systemu powinien być projektowany z uwzględnieniem zasad dostępności cyfrowej, w szczególności zgodności ze standardem WCAG 2.1 na poziomie co najmniej AA w zakresie funkcjonalności dostępnych dla użytkowników końcowych. W ramach odbioru końcowego Wykonawca przekaże raport z weryfikacji dostępności (checklista WCAG + opis zidentyfikowanych odstępstw i sposobu ich usunięcia). Nie dopuszcza się: • rozwiązań polegających wyłącznie na integracji gotowych narzędzi mailingowych, • braku warstwy automatycznej analizy danych, • braku dostępu Zamawiającego do danych. B. MODUŁ SKANERA DO WYSZUKIWANIA DANYCH System musi umożliwiać: 1. Monitorowanie min. 30 niezależnych źródeł obejmujących fundusze UE, krajowe, regionalne, fundacje, konkursy branżowe oraz instrumenty finansowe. 2. Obsługę RSS, REST API oraz analizę stron HTML. 3. Harmonogram przeszukiwania min. 1 raz dziennie z możliwością zwiększenia częstotliwości. 4. Automatyczne wykrywanie zmian w treści. 5. Eliminację duplikatów. 6. Automatyczną klasyfikację tematyczną opartą o modele przetwarzania języka naturalnego (NLP). 7. Automatyczne generowanie streszczeń treści przy wykorzystaniu modeli językowych. 8. Generowanie treści do publikacji (HTML/Markdown). 9. Tagowanie i kategoryzację danych. 10. Archiwizację danych i historię alertów. 11. Konfigurowalne alerty (e-mail i panel systemu). 12. Wprowadzanie podmiotów i ich szczegółowych danych do automatycznego dopasowania dotacji. 13. Alerty i kontrola jakości: - tryb automatyczny - dla powiadomień systemowych, - tryb wymagający zatwierdzenia przed wysyłką - np. wysyłka komunikatów dla podmiotów wprowadzonych do systemu. Zamawiający ma możliwość wyboru trybu działania na poziomie całego systemu lub wybranych kampanii. - możliwość edycji przed zatwierdzeniem - historia zatwierdzeń Za niezależne źródło uznaje się odrębny serwis publikujący informacje o naborach. System musi umożliwiać administratorowi samodzielne dodawanie nowych źródeł z poziomu panelu administracyjnego bez ingerencji programistycznej, chyba, że wybrany przez administratora serwis nie będzie tego umożliwiał. C. MODUŁ AUTOMATYZACJI KOMUNIKACJI. System musi umożliwiać: Segmentację • dynamiczną segmentację odbiorców, • scoring leadów (min. 5 parametrów), • segmentację na podstawie zachowań użytkownika, • automatyczne przenoszenie między segmentami. Logikę komunikacji • warunki if/else, • opóźnienia czasowe, • reakcję na brak aktywności, • triggery oparte o dane ze skanera, • wieloetapowe sekwencje. Personalizację • dynamiczne pola, • warianty treści, • dopasowanie komunikatu do segmentu. Nie dopuszcza się wyłącznie statycznych szablonów. Analitykę • open rate, • CTR, • raportowanie efektywności kampanii, • eksport raportów (CSV/PDF), • dostęp do danych poprzez API. D. INTEGRACJE System musi integrować się z: • CRM (REST API), • stroną www (formularze), • narzędziem analitycznym, • modułem skanera. E. BEZPIECZEŃSTWO System musi zapewniać: • szyfrowanie transmisji (TLS), • szyfrowanie danych w bazie, • kontrolę dostępu (role), • MFA, • rejestrowanie zdarzeń, • codzienne kopie zapasowe, • politykę retencji danych, • zgodność z RODO, • możliwość wdrożenia polityk zgodnych z ISO 27001. F. WYMAGANIA WDROŻENIOWE 1. Analiza przedwdrożeniowa 2. Opracowanie architektury systemu 3. Opracowanie UX aplikacji 4. Opracowanie projektu graficznego UI 5. Opracowanie aplikacji w języku PHP w oparciu o framework Laravel oraz VUE Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne zapewniające wskazane funkcjonalności. Za rozwiązanie równoważne uznaje się takie, które w równoważnym stopniu spełnia wymagania OPZ, w szczególności w zakresie funkcjonalności, bezpieczeństwa, wydajności oraz możliwości utrzymania i rozwoju. Wykonawca w ofercie przedstawi opis techniczny wskazujący, w jaki sposób oferowane rozwiązanie spełnia wymagania OPZ. 6. Doradztwo w zakupie serwera testowego oraz produkcyjnego 7. Konfiguracja serwera testowego oraz produkcyjnego 8. Stworzenie integracji CI/CD do automatycznej publikacji zmian 9. Publikacja aplikacji na serwerze testowym oraz produkcyjnym 10. Testy funkcjonalne 11. Testy bezpieczeństwa (wewnętrzne) – wyniki testów zostaną udokumentowane i przekazane Zamawiającemu. 12. Testy wydajnościowe (wewnętrzne) – wyniki testów zostaną udokumentowane i przekazane Zamawiającemu. 13. Dokumentacja techniczna 14. Dokumentacja użytkownika 15. Szkolenie (min. 8 godzin, dla max. 8 pracowników, szkolenie w siedzibie Zamawiającego). 16. 12-miesięcy wsparcia powdrożeniowego obejmującego następujące m.in. terminy i sposób usunięcia awarii i usterek • Czas reakcji – 24 h od momentu zgłoszenia, przy czym przez czas reakcji rozumie się czas od momentu zgłoszenia awarii przez Zamawiającego do momentu rozpoczęcia naprawy przez Wykonawcę, • Czas usunięcia błędu krytycznego – 72 h, przy czym przez błąd krytyczny rozumie się sytuację uniemożliwiającą korzystanie z kluczowych funkcji systemu, • Zamawiający dopuszcza przy tym zdalną realizację naprawy, o ile taka będzie możliwa, • Zarówno dla czasu zgłoszenia awarii jak i liczenia czasu reakcji serwisowej, liczone będą wyłącznie godziny w dni robocze od 8.00 do 16.00, przy czym w zakresie błędu krytycznego termin 72 h na usunięcie awarii liczony jest od chwili dokonania zgłoszenia, bez względu na termin dokonania tego zgłoszenia (tj. również w dni ustawowo wolne od pracy).czas reakcji na zgłoszenie do 24h w dni robocze, • Zgłoszenia mogą być przekazywane drogą mailową lub poprzez system zgłoszeniowy, • W ramach wsparcia powdrożeniowego Wykonawca zobowiązany jest również do dokonywania korekt i zmian systemu, których wykonanie okaże się niezbędne w toku jego użytkowania, np. na skutek integracji czy korzystania z innych systemów, w wymiarze maksymalnie 20 godzin przez cały okres wdrożeniowy (tj. 12 miesięcy). G. PRAWA AUTORSKIE W przypadku rozwiązania dedykowanego: • przeniesienie autorskich praw majątkowych, • prawo do wykonywania praw zależnych, • przekazanie kodu źródłowego, • brak ograniczeń czasowych, • brak dodatkowych opłat licencyjnych. Dokumentacja projektowa i użytkowa podlega przeniesieniu praw majątkowych lub udzieleniu licencji nieograniczonej czasowo. W przypadku rozwiązania SaaS Zamawiający: • zachowuje pełne prawo do danych. • pełny dostęp do danych, • możliwość eksportu kompletnej bazy, • brak uzależnienia od jednego dostawcy (vendor lock-in). H. ODBIÓR KOŃCOWY Odbiór końcowy nastąpi po potwierdzeniu spełnienia wszystkich funkcjonalności określonych w OPZ oraz po przeprowadzeniu testów funkcjonalnych z udziałem Zamawiającego i będzie potwierdzony protokołem odbioru. Odbiór nastąpi po potwierdzeniu działania kluczowych mechanizmów tj: • mechanizmu klasyfikacji, • generowania streszczeń - system musi umożliwiać podgląd oryginalnej treści wraz z wygenerowaną klasyfikacją i streszczeniem w jednym widoku, w odniesieniu do rzeczywistych danych testowych wskazanych przez Zamawiającego. • integracji modułów, • trybu zatwierdzania alertów, w sposób zgodny z wymaganiami określonymi w niniejszym OPZ. I. GWARANCJA 1. Okres obowiązywania gwarancji prawidłowego działania przedmiotu zamówienia: ……………… miesięcy (Uwaga: musi trwać co najmniej 12 miesięcy) 2. Maksymalny czas usunięcia błędów krytycznych wynosi 72 godziny od zgłoszenia. Za błąd krytyczny uznaje się sytuację uniemożliwiającą korzystanie z kluczowych funkcji systemu. 3. Zgłoszenie powinno być przekazane Wykonawcy mailowo lub przez system zgłoszeniowy. 4. Usuwanie błędów odbywa się na koszt Wykonawcy. 5. Uprawnienia Zamawiającego z tytułu rękojmi pozostają niezależne od uprawnień wynikających z gwarancji. 6. Gwarancja nie obejmuje wad, nieprawidłowego działania, awarii lub utraty funkcjonalności systemu, jeżeli zostały one spowodowane bezpośrednio lub pośrednio zmianami, modyfikacjami, ingerencją w kod źródłowy, konfigurację, strukturę, interfejsy lub inne elementy systemu dokonanymi po jego odbiorze przez osoby trzecie, w tym przez podmioty inne niż Wykonawca lub osoby działające na jego zlecenie, chyba że zmiany te zostały uprzednio zaakceptowane przez Wykonawcę. 7. Wyłączenie odpowiedzialności, o którym mowa powyżej, nie ma zastosowania, jeżeli Wykonawca nie wykaże, że wada, awaria, nieprawidłowe działanie lub utrata funkcjonalności systemu pozostają w związku przyczynowym z działaniem lub zaniechaniem osoby trzeciej. 8. W przypadku stwierdzenia wady, której przyczyna może pozostawać w związku ze zmianami lub ingerencją dokonaną przez osobę trzecią, Wykonawca jest zobowiązany, na żądanie Zamawiającego, do przedstawienia informacji pozwalających na ustalenie przyczyny wystąpienia wady oraz zakresu zmian dokonanych przez osobę trzecią.