Organizacja dwudniowej konferencji w Krakowie w dn. 13-14.10.2026 organizowanej w ramach projektu "Samorząd otwarty na dane"

Przedmiot zamówienia obejmuje realizację usługi w następującym zakresie: 1. Wymagania lokalizacyjne: a. Konferencja zostanie zorganizowana na terenie miasta Krakowa. b. Wykonawca zapewni realizację zamówienia w obiekcie hotelowym posiadającym kategorię co najmniej 4 gwiazdek, zgodnie z przepisami regulującymi kategoryzację obiektów hotelarskich. c. Ze względu na ogólnopolski charakter wydarzenia oraz przewidywany przyjazd uczestników transportem publicznym, lokalizacja obiektu musi umożliwiać dojazd z przystanku znajdującego się przy Dworcu Kraków Główny do przystanku położonego najbliżej obiektu: i. bez konieczności przesiadek, tj. z wykorzystaniem jednej linii komunikacji miejskiej (tramwajowej lub autobusowej), ii. w czasie nie dłuższym niż 15 minut zgodnie z aktualnym rozkładem jazdy komunikacji miejskiej w Krakowie w dni robocze a odległość od najbliższego przystanku do obiektu nie przekracza 500 m. d. Obiekt musi być dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, w szczególności zapewniać: i. dostęp do sal konferencyjnych, warsztatowych, restauracji oraz części noclegowej bez barier architektonicznych, ii. możliwość zakwaterowania osób z niepełnosprawnościami, iii. dostęp do odpowiednio przystosowanych sanitariatów. e. Wszystkie miejsca w których będzie realizowane zamówienie, tj. noclegi, sala konferencyjna, sale warsztatowe oraz usługi gastronomiczne, muszą być zlokalizowane od siebie w odległości pieszego dojścia nie przekraczającego 15 minut. 2. Zapewnienie noclegów dla 35 uczestników (+/-10%) w dn. 12-14.10.2026 r. a. Wykonawca zapewni noclegi ze śniadaniem na dwie noce dla 35 uczestników w pokojach: 1-osobowych lub 2-osobowych do pojedynczego wykorzystania. b. Hotel musi spełniać wymagania dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. c. Cena noclegu dla 1 osoby za noc nie może przekroczyć 300 zł brutto zgodnie z zapisami w „Katalogu wydatków kwalifikowalnych II priorytetu programu Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy 2021-2027” 3. Wynajem sali konferencyjnej dla 150 uczestników podczas pierwszego dnia wydarzenia (13.10.2026 r.): a. Wynajem sali konferencyjnej na jeden dzień dla 150 uczestników b. Wynajem niezbędnego sprzętu do przeprowadzenia konferencji (ekran, projektor,nagłośnienie, mikrofony). c. Zapewnienie układ teatralnego sali wraz z niezbędnym wyposażeniem (krzesła, stolik kawowy na scenie, stolik na laptopa, fotele dla prelegentów). 4. Wynajem dwóch sal warsztatowych dla 75 uczestników łącznie podczas drugiego dnia wydarzenia (14.10.2026 r.): a. Wynajem dwóch sal warsztatowych na jeden dzień dla 75 uczestników łącznie (każda z sal dla min. 30 uczestników), b. Wynajem niezbędnego sprzętu do przeprowadzenia warsztatów (ekran, projektor, laptop, nagłośnienie, mikrofony) w każdej z sal. c. Zapewnienie układu warsztatowego sal wraz z niezbędnym wyposażeniem do przeprowadzenia warsztatów. 5. Zapewnienie usługi cateringowej dla 150 uczestników w pierwszym dniu wydarzenia (13.10.2026 r. w godz. 9-16.30): a. Serwis gastronomiczny obejmujący m.in. przygotowanie usługi, obsługę kelnerską (min. 1 kelner/25 osób), przygotowanie bufetów, zapewnienie stolików koktajlowych, bielizny stołowej, porcelanowej zastawy, sztućców i szkła, serwetek, utrzymanie czystości, sprzątanie po wykonanej usłudze. b. Przerwa kawowa ciągła obejmująca m.in.: • Napoje gorące – bez ograniczeń: wrzątek, kawa z ekspresu (min. 2 ekspresy), herbata (czarna, zielona, owocowa), dodatki do napojów gorących: cukier, miód, mleko/śmietanka, mleko roślinne, cytryny w plastrach. • Napoje zimne: woda w dzbankach (z miętą i cytryną oraz bez dodatków) – bez ograniczeń, soki w dzbankach 100% – 2 rodzaje (ok. 150 ml/os. każdego rodzaju), • Woda w szklanych butelkach oraz szklanki dla prelegentów na scenie wraz z usługą wymiany po sesjach, • Przekąski: o min. 4 rodzaje słodkich przekąsek – np. ciasta, mini-desery, babeczki, o min. 4 rodzaje słonych przekąsek – np. mini kanapeczki, mini tortille, o świeże owoce – ok. 150 g/os., c. Lunch przekąskowy (finger food) obejmujący: • min. 4 rodzaje przekąsek mięsnych, w formie mini-porcji (np. mini burgery, mini wrapy, tartinki, mini szaszłyki, sałatki), • min. 4 rodzaje przekąsek wegańskich (np. warzywne tartaletki, mini kanapki, roladki, hummus z warzywami, sałatki). 6. Zapewnienie usługi cateringowej dla 75 uczestników w drugim dniu wydarzenia (14.10.2026 r. w godz. 9-15): a. Serwis gastronomiczny obejmujący m.in. przygotowanie usługi, obsługę kelnerską (min. 1 kelner/25 osób), przygotowanie bufetów, zapewnienie stolików koktajlowych, bielizny stołowej, porcelanowej zastawy, sztućców i szkła, serwetek, utrzymanie czystości, sprzątanie po wykonanej usłudze. b. Przerwa kawowa ciągła obejmująca m.in.: • Napoje gorące – bez ograniczeń: wrzątek, kawa z ekspresu (min. 2 ekspresy), herbata (czarna, zielona, owocowa), dodatki do napojów gorących: cukier, miód, mleko/śmietanka, mleko roślinne, cytryny w plastrach. • Napoje zimne: woda w dzbankach (z miętą i cytryną oraz bez dodatków) – bez ograniczeń, soki w dzbankach 100% – 2 rodzaje (ok. 150 ml/os. każdego rodzaju), • Przekąski: o min. 4 rodzaje słodkich przekąsek – np. ciasta, mini-desery, babeczki, o min. 4 rodzaje słonych przekąsek – np. mini kanapeczki, mini tortille, o świeże owoce – ok. 150 g/os., c. Lunch przekąskowy (finger food) obejmujący: • min. 4 rodzaje przekąsek mięsnych, w formie mini-porcji (np. mini burgery, mini wrapy, tartinki, mini szaszłyki, sałatki), • min. 4 rodzaje przekąsek wegańskich (np. warzywne tartaletki, mini kanapki, roladki, hummus z warzywami, sałatki). 7. Organizację kolacji serwowanej dla 75 uczestników pierwszego dnia wydarzenia (13.10.2026, w godz. 19-21): a. Serwis gastronomiczny obejmujący m.in. przygotowanie usługi, obsługę kelnerską (min. 1 kelner/20 osób), przygotowanie i zapewnienie stolików (min. 8-osobowych), bielizny stołowej, porcelanowej zastawy, sztućców i szkła, serwetek, utrzymanie czystości, sprzątanie po wykonanej usłudze, b. Usługa cateringowa serwowana obejmująca: • zupę – 2 propozycje, w tym jedna wegańska (min. 300 ml/os.) • danie główne – do wyboru propozycja mięsna i wegańska (min. 200 g/os.), • dodatek do dania głównego np. ziemniaki/ryż (min. 150 g/os.), • dodatek warzywny do dania głównego np. surówki/warzywa gotowane (min. 150 g/os.), • deser - 2 rodzaje ciast lub deserów do wyboru, w tym 1 deser wegański (ok. 150 g/os.), • napoje (woda, soki owocowe 100%) serwowane w dzbankach na stole, • kawa i herbata – do wyboru. Informacje dodatkowe:  Wszystkie przekąski oraz napoje muszą być na bieżąco uzupełniane i estetycznie serwowane oraz podpisane.  Zamawiający zastrzega sobie możliwość zgłoszenia specyficznych wymagań żywieniowych (np. udział posiłków wegańskich/mięsnych, alergie).  Zamawiający przekaże ostateczną liczbę noclegów najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem wydarzenia.

Kraków, Kraków, małopolskie; Kraków, Kraków, małopolskie; Kraków, Kraków, małopolskie; Kraków, Kraków, małopolskie