Usługi promocji i informacji – kompleksowa obsługa marketingowa programu akceleracyjnego „Startup Booster Poland – Startups Exchange"

Niniejsze zapytanie ofertowe (dalej: „Zapytanie ofertowe" lub „Zapytanie") prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności, w związku z realizacją projektu pn. „Startup Booster Poland – Startups Exchange" (dalej: „Projekt"), współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021–2027 (FENG), Priorytet 2, działanie 2.28 „Startup Booster Poland". Instytucją udzielającą wsparcia jest Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP). Projekt stanowi międzynarodowy program akceleracyjny ukierunkowany na wsparcie dojrzałych startupów w ekspansji na rynki zagraniczne. Program obejmuje nabór, selekcję i akcelerację startupów posiadających ugruntowaną pozycję rynkową – działających nie dłużej niż 5 lat, dysponujących mierzalną trakcją oraz sprzedażą i gotowych do wejścia na rynki zagraniczne. Celem programu jest wsparcie uczestników w zbudowaniu strategii wejścia na rynek zagraniczny oraz w szybszej ekspansji, poprzez dostarczenie odpowiednich zasobów, wiedzy i kontaktów. Program realizowany jest w formule online oraz stacjonarnej na czterech rynkach docelowych: w Niemczech, Szwecji oraz w Stanach Zjednoczonych (Boston i Dolina Krzemowa / Silicon Valley). Przedmiotem niniejszego Zapytania jest kompleksowa obsługa marketingowa Projektu, obejmująca działania performance marketingu, działania kreatywne (w tym key visual), promocję naborów do poszczególnych rund programu, wsparcie akcji mailingowych oraz promocję efektów zrealizowanych rund. Działania marketingowe stanowią kluczowy element realizacji Projektu – odpowiadają za pozyskanie wysokiej jakości uczestników (startupów) do kolejnych rund akceleracji oraz za komunikację rezultatów programu wobec interesariuszy krajowych i międzynarodowych. Działania obejmują w szczególności promocję naboru do rundy programu, wsparcie akcji mailingowych oraz promocję efektów zrealizowanej rundy. Celem działań jest pozyskanie wysokiej jakości uczestników do kolejnych rund akceleracji oraz skuteczna komunikacja rezultatów programu. Zakres usługi realizowany jest w cyklu miesięcznym. Dla zobrazowania wymagań i zakresu poniżej opisano działania przypadające na jedną pełną rundę programu. W ramach każdej rundy Wykonawca zrealizuje co najmniej: ● planowanie i realizację kampanii performance marketingowych w kanałach: LinkedIn Ads, Meta Ads (Facebook, Instagram) oraz Google Ads (lub przy użyciu równoważnych narzędzi dopasowanych do grupy docelowej). Zamawiający w ramach uzgodnionej wstępnej koncepcji realizacji strategii marketingowej przedstawi sugerowane działania i szczegóły kampanii z obszaru performance marketingu wraz z rekomendowanym budżetem mediowym; ● przygotowanie i optymalizację kreacji reklamowych oraz mailingowych, w tym key visuals; ● bieżącą optymalizację kampanii pod względem efektywności oraz wykorzystania budżetów; ● aktywizującą kampanię promującą nabór do rundy, w tym prowadzenie kanałów social media programu (Facebook, LinkedIn, Instagram) – minimum 20 postów na rundę; ● akcję mailingową (przygotowanie treści, konfiguracja wysyłek, zarządzanie bazą w narzędziu CRM) – minimum 10 mailingów na rundę; ● kampanię promującą efekty zakończonej rundy programu; ● obsługę kampanii związanej z wydarzeniami rekrutacyjnymi online (webinaria informacyjne, meetupy online) – minimum 1 wydarzenie na rundę; ● przygotowanie i efektywną dystrybucję minimum 2 komunikatów prasowych na rundę; ● przygotowanie krótkiego raportu podsumowującego działania zrealizowane w ramach danej rundy. Niezależnie od cyklu rund, w ramach bieżącej (ciągłej) obsługi Wykonawca zapewni: ● przygotowanie i aktualizację materiałów informacyjnych i promocyjnych na stronie internetowej programu oraz bieżącą obsługę strony internetowej programu; ● bieżącą obsługę pozostałych zadań z obszaru promocji i marketingu związanych z Projektem, w orientacyjnym wymiarze do około 20 godzin miesięcznie – w ramach miesięcznego ryczałtu, bez odrębnego rozliczenia godzinowego. Wskazany wymiar ma charakter wyłącznie orientacyjny i służy oszacowaniu zakresu, nie stanowiąc jednostki rozliczeniowej. Koncepcja key visual oraz spójny z brandingiem Zamawiającego system szablonów graficznych przygotowywane są jednorazowo na potrzeby całego programu i wykorzystywane we wszystkich rundach. Wszystkie działania muszą być realizowane zgodnie z wymogami dotyczącymi informacji i promocji projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki, w szczególności zgodnie z „Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021–2027 w zakresie informacji i promocji" oraz obowiązującymi zasadami stosowania znaku Funduszy Europejskich, barw Rzeczypospolitej Polskiej i znaku Unii Europejskiej .Zgodnie z zasadami zielonych zamówień Wykonawca zobowiązany jest do realizacji zamówienia w formie cyfrowej oraz do efektywnego (oszczędnego) wykorzystania narzędzi reklamowych. Sposób realizacji i rozliczenia ● Zamówienie obejmuje kompleksową obsługę marketingową Projektu przez cały okres jego realizacji, w ramach którego Zamawiający przewiduje przeprowadzenie do siedmiu rund (kohort). Zakres działań przypadający na każdą rundę jest tożsamy. ● Ze względu na specyfikę programu nakład pracy w poszczególnych miesiącach jest nierównomierny – w miesiącach prowadzenia naboru i kampanii rekrutacyjnej jest większy, a w pozostałych mniejszy lub okresowo zerowy. Z tego względu Strony przyjmują rozliczenie w cyklu miesięcznym w formule ryczałtu. ● Wynagrodzenie Wykonawcy ma charakter ryczałtu miesięcznego. Wykonawca otrzymuje stałą miesięczną kwotę ryczałtową obejmującą całość zakresu przedmiotu zamówienia (zarówno działania realizowane w ramach rund, jak i bieżącą obsługę), niezależnie od faktycznego nakładu pracy w danym miesiącu. Rozliczenie nie ma charakteru godzinowego. ● Odbiór prac oraz zapłata wynagrodzenia następują w trybie miesięcznym, w oparciu o miesięczną kwotę ryczałtową. ● Pojęcie „rundy" służy wyłącznie opisaniu kompletnego zakresu działań przypadających na jeden cykl akceleracyjny i nie stanowi jednostki rozliczeniowej. ● Łączny okres realizacji wynosi do 29 miesięcy, planowo od lipca 2026 r. Liczba i terminy rund oraz liczba miesięcy świadczenia usługi mogą ulec zmianie stosownie do potrzeb Projektu; wynagrodzenie przysługuje za faktyczne miesiące świadczenia usługi, zgodnie z ustalonym harmonogramem. ● Cena ma charakter ryczałtowy i kompleksowy oraz obejmuje całość zakresu określonego w opisie przedmiotu zamówienia. Wstępna Koncepcja Realizacji Działań Wraz z ofertą Oferent zobowiązany jest przygotować i załączyć Wstępną Koncepcję Realizacji Działań (dalej: „Koncepcja"), prezentującą proponowaną strategię realizacji przedmiotu zamówienia. Koncepcja podlega ocenie w ramach kryterium „Koncepcja realizacji działań" (zob. część XI). Koncepcja powinna obejmować co najmniej następujące elementy: 1. Strategia performance marketingu – rekomendowany dobór kanałów dopasowany do grupy docelowej, proponowana struktura i mechanika kampanii w cyklu rundy, rekomendowany poziom i podział budżetu mediowego, proponowane wskaźniki efektywności (KPI) oraz sposób ich pomiaru i optymalizacji; 2. Koncepcja kreatywna i key visual – propozycja kierunku kreatywnego oraz koncepcji key visual spójnej z brandingiem Zamawiającego i z międzynarodowym, technologicznym charakterem programu, wraz z propozycją systemu szablonów graficznych (mile widziane przykładowe wizualizacje / mockupy); 3. Koncepcja działań w social media i kampanii mailingowej – pomysł na aktywizującą kampanię naboru oraz akcję mailingową, w tym przykładowy plan treści, tematykę, tone of voice w języku polskim i angielskim, podejście do segmentacji odbiorców oraz zarządzania bazą w narzędziu CRM; 4. Promocja efektów rundy i działania PR – koncepcja promocji rezultatów zakończonej rundy oraz podejście do przygotowania i efektywnej dystrybucji komunikatów prasowych, a także obsługi wydarzeń rekrutacyjnych online; 5. Harmonogram, organizacja pracy i raportowanie – ramowy harmonogram działań w cyklu rundy / miesiąca uwzględniający, że sam okres aktywnej rekrutacji w ramach jednej rundy potrwa do 6 tygodni, podejście do bieżącej optymalizacji i raportowania oraz zapewnienia zgodności z wymogami informacji i promocji. Szczegółowe zasady oraz punktacja dotyczące oceny Koncepcji zostały określone w części XI Zapytania. Koncepcja wraz z pozostałymi dokumentami oferty powinna zostać opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta, potwierdzoną aktualnym wypisem KRS, i złożona wraz z ofertą. Usługa realizowana jest co do zasady zdalnie. Spotkania robocze mogą odbywać się w siedzibie Zamawiającego w Warszawie, w innym uzgodnionym miejscu albo w formule online – zgodnie z ustaleniami Stron. Program, którego dotyczą działania promocyjne, kierowany jest na rynki: Niemcy, Szwecja oraz Stany Zjednoczone (Boston, Dolina Krzemowa). Termin realizacji zamówienia Od dnia zawarcia umowy z Zamawiającym do zakończenia realizacji Projektu, tj. przez okres do 29 miesięcy (planowo od lipca 2026 r. do października 2028 r.). Szczegółowe terminy poszczególnych rund ustalane będą każdorazowo z Zamawiającym W PRZYPADKU ROZBIEŻNOŚCI pomiędzy treścią ogłoszenia widniejącą w poszczególnych rubrykach Bazy Konkurencyjności a treścią załącznika „Zapytanie ofertowe” pierwszeństwo ma treść załącznika „Zapytanie ofertowe” (a jeżeli ulegał aktualizacji – najnowszej jego wersji). Szczegółowe informacje znajdują się w załączniku „Zapytanie ofertowe”.