Zapytanie ofertowe nr 6/FENG 01.01/2023 Kompleksowa obsługa i realizacja stoiska na targach INTERTRAFFIC AMSTERDAM 2024.

Opis przedmiotu zamówienia Kompleksowa obsługa i realizacja stoiska na targach INTERTRAFFIC AMSTERDAM 2024. Targi poświęcone infrastrukturze, inteligentnej mobilności, zarządzaniu ruchem, bezpieczeństwu ruchu i parkowaniu. Organizator targów: Centrum Kongresowo-Targowe RAI Amsterdam, Europaplein 24, 1078 GZ Amsterdam, Holandia. Targi odbędą się w dniach 16-19 kwietnia 2024 r. Numer powierzchni przeznaczonej dla organizacji stoiska dla Zamawiającego: HALA 1 nr.: 01.442, o powierzchni 99 m2. Zapytanie dotyczy kompleksowego przygotowania stanowiska targowego z miejscami do prowadzenia rozmów z odbiorcami Zamawiającego (przedsiębiorcami, ekspertami, potencjalnymi klientami), wyposażeniem i obsługą techniczną stoiska targowego w trakcie trwania imprezy. Warunkiem udziału w postępowaniu zakupowym jest załączenie do oferty dokumentacji stoiska targowego tj.:  wizualizacji – widoków z każdego narożnika, zbliżenia na pomieszczenia zamykane;  rzutów stoiska: z kratownicą, bez kratownicy, umiejscowienie na planie hali targowej;  rysunków technicznych ukazujących maksymalną wysokość, szerokość i głębokość zabudowy;  rysunku technicznego z punktami podwieszenia;  rysunku technicznego z umiejscowieniem przyłącza wody oraz prądu;  schematu elektrycznego stoiska;  opisu materiałów z jakich zostało wykonane stoisko. Konieczne jest aby oferowany przedmiot zamówienia spełniał wymagania postawione przez organizatora targów, w załączeniu do niniejszego zapytania umieszczono regulacje organizatora dotyczące stoisk targowych, mapa hali targowej z usytuowaniem stoiska targowego Zamawiającego (Corner stands) dostępna jest pod poniższym adresem: https://webportal.rai.nl/app85.cshtml?aat=WtB1r7c%2b1ukMUhEQBVV9XwWKlHfyivq3LurOAH1T%2bZI%3d Wytyczne organizatora będą stanowiły podstawę do oceny przesłanej dokumentacji stoiska. Niespełnienie wymogów organizatora wydarzenia targowego będzie stanowiło podstawę do odrzucenia oferty. Zamawiający zastrzega sobie wyłączność w kontaktach z organizatorem RAI Amsterdam do momentu wybrania oferty będącej przedmiotem niniejszego zapytania. Wszystkie uzgodnienia z organizatorem wydarzenia targowego tj. przesłanie stoiska targowego do akceptacji, przesłanie innych niezbędnych informacji dotyczących budowy stoiska oraz pozyskanie niezbędnych pozwoleń (jeśli dotyczy) będą leżały po stronie Zamawiającego. Zakres przedmiotu zamówienia  Dopracowanie projektu stoiska tj. wprowadzenie ewentualnych zmian i poprawek do załączonej do oferty dokumentacji stoiska oraz przygotowanie rysunków do zatwierdzenia stoiska przez organizatora RAI Amsterdam. Zakres ewentualnych zmian i poprawek będzie dotyczył wyłącznie: o aspektów estetycznych i wizualnych związanych między innymi ze spójnością koncepcji i kolorystyki stoiska z identyfikacją wizualną Zamawiającego; o aspektów marketingowych związanych z wyeksponowaniem i usytuowaniem logotypu Zamawiającego; o aspektów funkcjonalnych związanych między innymi z ekspozycją maszyn, tablic rejestracyjnych czy usytuowaniem miejsc siedzących. Wyklucza się aby zmiany w dokumentacji stoiska wprowadzone po wybraniu Wykonawcy dotyczyły dostosowania stoiska do wymogów organizatora. Zmiany nie będą mogły także generować dodatkowych kosztów.  Przygotowanie i produkcja wszystkich elementów stoiska.  Transport na miejsce targów w Amsterdamie: stoiska i wszystkich jego elementów, maszyn Zamawiającego – transport ubezpieczony na kwotę 30 tys. EUR (maszyny: maszyna foliująca, prasa tłocząca, prasa tłocząca NFC Secure).  Montaż stoiska na miejscu, w tym usytuowanie maszyn Zamawiającego.  Obsługa serwisowa na miejscu (ekrany LED, nagłośnienie, oświetlenie, wyposażenie zaplecza kuchennego, transmisja na żywo z zakładu produkcyjnego Zamawiającego).  Demontaż stoiska po targach. Wyposażenie i ogólna koncepcja stoiska: Układ funkcjonalny: Powierzchnia wystawiennicza to 99 m2, stoiska narożnego, umieszczonego na planie prostokąta ograniczona dwoma przylegającymi ścianami (patrz plan stoisk targowych – link str.1). Oczekuje się, aby wszystkie strefy funkcjonalne stoiska były łatwo dostępne dla odwiedzających, widoczne i połączone ze sobą (z wyjątkiem pomieszczenia VIP i zaplecza kuchennego). Na stoisku powinny znaleźć się:  strefa powitalna i recepcyjna min. 12 m2,  strefa maszyn i prezentacji produktów min. 15 m2,  strefa rozmów przy strefie maszyn min. 9 m2,  strefa rozmów-stoliki min. 20 m2;  pomieszczenie VIP (VIP room) min. 12 m2,  zaplecze kuchenne min. 7 m2. Elementy stoiska:  podłoga z płyty laminowanej z warstwą podłogi technicznej oraz z ewentualnymi podjazdami (wymaganymi przez organizatora RAI);  ściany malowane oraz ściany z laminatu (dekory);  daszki podwieszane, daszki nakładane, belki i inne elementy sufitowe;  nad stoiskiem powinien być element podwieszany (kratownica) z banerem/tkaniną z pełnym logo firmy UTAL – dobrze oświetlonym;  zielona ściana z żywych roślin (które wytrzymają transport, montaż oraz całe targi w doskonałym stanie), powierzchnia min. 6 m2 o gęstym wypełnieniu, oprócz tego powinny pojawić się rośliny także w innych częściach stoiska;  witryny na ekspozycję tj. gabloty prezentujące tablice rejestracyjne, zamykana na klucz, ze szklanymi drzwiami, oświetlona, umożliwiająca wyeksponowanie 20 szt. tablic rejestracyjnych, gablota na tablice rejestracyjne w pomieszczeniu VIP, umożliwiająca wyeksponowanie 8 szt. tablic rejestracyjnych;  podesty/regały umożliwiające ekspozycje maszyn tj. dla maszyny foliującej wielkości 1,30x0,60 m, wysokości 0,78 m, nośności min. 150 kg, dla prasy tłoczącej 0,85x0,65 m, wysokości 0,57 m, nośności min. 360 kg;  grafiki prezentujące maszyny ART oraz linie technologiczne do produkcji tablic rejestracyjnych, inne elementy graficzne tj. np. wydruki, naklejki, logo 3D Zamawiającego w ilości min. 8 szt.;  elementy dekoracyjne tj. np. donice na kwiaty, lamele, przeszklenia;  wyposażenie stoiska w meble (preferowany kolor biały) oraz wyposażenie zaplecza;  oświetlenie na stoisku: punktowe, LED o temp. 4200 K, ozdobne, wszystkie elementy elektryki, rozdzielnia, gniazdka elektryczne;  multimedia tj. ekran LED o wielkości 3,5 x 2 m, TV 98 cali, TV 40 cali, uzbrojenie w kable, transmisja na żywo, obsługa serwisowa podczas trwania targów. Charakterystyka poszczególnych stref:  strefa powitalna i recepcyjna: o lada o długości min. 2,5 metra, hokery min. 5 szt.; o Video Wall (ekran LED) P2,6 px, wymiary 3,5x2 m, zestaw Audio (podstawowy); o logo 3D podświetlane (front light); o zieleń (żywe kwiaty);  strefa maszyn: o podesty/regały i przestrzeń umożliwiająca ekspozycje maszyn tj. maszyna foliująca (wymagany podest: 1,3x06 m, wysokość 0,78 m, obciążenie min. 150 kg), prasa (wymagany podest 0,85x0,65 m wysokość 0,57 m, obciążenie min. 360 kg), prasa NFC Secure (nie wymaga podestu, przeznaczyć 0,8x0,9 m, wysokość 1,95 m), biurko na laptopa, mała szafka na gotowe tablice rejestracyjne; o TV 40 cali nad biurkiem z komputerem; o TV (zapewnia zamawiający) nad maszyną foliującą (ok. 32"); o TV min 98 cali lub EKRAN LED o zbliżonej wielkości do prezentacji transmisji online z siedziby firmy; o ozdobne oświetlenie LED; o logo UTAL podświetlane; o instalacja elektryczna wyposażona w przewody HDMI oraz Ethernet między maszynami, routerem i ekranami wg odrębnego opisu; o obok strefy maszyn do szybkich rozmów z trzema stolikami barowymi; o wygląd tej strefy industrialny, nieco przemysłowy;  strefa rozmów: o min. 4 stoliki i 16 miejsc do rozmów; o z tej strefy bezpośredni i łatwy dostęp do zaplecza; o z tej strefy wejście do VIP roomu; o bezpośrednie połączenie ze strefą powitalną (recepcyjną); o logo UTAL 3D świecące; o oświetlenie ozdobne;  pomieszczenie VIP: o 8 miejsc siedzących na kanapach, fotelach itp., stolik kawowy; o przeszklenie mleczne; o drzwi szklane – mleczne szkło; o wejście "służbowe" do zaplecza kuchennego; o logo 3D UTAL; o regał/gablota umożliwiająca ekspozycję ok. 8 szt. tablic rejestracyjnych; o wieszak na odzież wierzchnią; o elementy dekoracyjne, żywe rośliny itp.;  zaplecze kuchenne: o niewidoczne, nie rzucające się w oczy, przesłonięte wejście; o miejsce na router, komputer, rozdzielnię; o regał na rzeczy prywatne uczestników targów z ramienia Zamawiającego; o regały duże, masywne, na produkty kuchenne (min. 2 szt.); o zmywarka przemysłowa (minutowy – szybki cykl zmywania); o zlewozmywak z termą; o mała lodówka podblatowa; o szafka kuchenna; o blat roboczy; o szafki wiszące; o ekspres do kawy na kawę ziarnistą (z młynkiem) oraz ze spieniaczem mleka; o czajnik elektryczny; o odkurzacz. Elektryka i oświetlenie: Wykonawca zapewni oświetlenie stoiska LED z ramy, dodatkowo oświetlenie ze ścian w miejscach, które będą tego wymagały, lampy ozdobne w strefie rozmów, paski LED oraz gniazdka w strefie rozmów, maszyn, w ladzie i na zapleczu. Każda maszyna wymaga zasilania w prąd (230 V, pobór ok. 1 kW). Wykonawca zapewni router (umieszczony w zapleczu), laptopy do obsługi ekranów oraz do połączenia między maszynami, I Pad PRO 12.9 do zmieniania źródła obrazu na ekranie oraz wszelkie połączenia (przewody HDMI i Ethernet) między maszynami, routerem a ekranami zgodnie z dalszym opisem. Pod maszyną foliującą wymagany komputer-laptop, który musi być połączony przewodami HDMI z ekranem 98 cali, monitorem nad foliarką oraz przewodem Ethernet (2 przewody) z routerem w zapleczu. TV/ekran nad foliarką połączony przewodem Ethernet z routerem. Prasa połączona przewodem Ethernet z routerem, prasa NFC Secure połączona przewodem Ethernet z routerem, stanowisko komputerowe połączone przewodem Ethernet z routerem oraz dodatkowo przewodem HDMI z TV/monitorem. Zamawiający wymaga załączenia do oferty schematu elektrycznego. Oferowana cena powinna zawierać wszystkie wymagania niniejszego zapytania oraz obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Oferent w związku z realizacją umowy zawartej w wyniku wyboru oferty (jeśli dotyczy to również koszty transportu, ubezpieczenia, montażu itp.).

Gruszczyn, poznański, wielkopolskie; Amsterdam