Zapytanie ofertowe nr 3/ZZ/2023 (ekspertyza dotycząca równości stron oraz obciążeń administracyjnych w umowach o dofinansowanie w wybranych krajowych i regionalnych programach perspektywy finansowej 2021-2027)

Ekspertyza „Ekspertyza dotycząca równości stron oraz obciążeń administracyjnych w umowach o dofinansowanie w wybranych krajowych i regionalnych programach perspektywy finansowej 2021-2027” 1. Przedmiot ekspertyzy i jej uzasadnienie Przedmiotem ekspertyzy będzie analiza koniecznych i fakultatywnych postanowień wybranych umów o dofinansowanie, na podstawie których instytucje systemu wdrażania przekazują beneficjentom środki z funduszy europejskich. Poprzez umowy o dofinansowanie rozumie się całość tych umów, wraz ze wszystkimi obowiązującymi je załącznikami oraz dokumentami dodatkowymi. Przygotowanie ekspertyzy związane jest z otrzymywanymi w poprzedniej perspektywie od niektórych beneficjentów sygnałami dot., ich zdaniem, nadmiernego uprzywilejowania dotacjodawcy podczas realizacji umowy, w tym zaopatrzenia go w nadmierne uprawnienia. 2. Cel ekspertyzy Głównym celem ekspertyzy będzie identyfikacja zapisów umownych, w których występują nierówności pomiędzy stronami umów oraz ich wyszczególnienie, analiza i zarekomendowanie konkretnych rozwiązań służących wyrównaniu zdiagnozowanych dysproporcji oraz odbiurokratyzowaniu procesu realizowania projektów w oparciu o przedmiotowe umowy o dofinansowanie. Ekspertyza ma – w szczególności w kontekście realizacji zasady partnerstwa obowiązującej przy wdrażaniu funduszy europejskich – wskazać, jeśli takie są, postanowienia umów: 1. nakładające na beneficjenta dodatkowe (poza realizacją projektu) obowiązki i na ile są one konieczne (np. konieczność zorganizowania dodatkowych wydarzeń bez zapewnienia środków); 2. przerzucające wyłącznie na beneficjenta konsekwencje za niezrealizowanie zadania lub częściowe niezrealizowanie zadania bez względu na przyczyny (w tym np. brak możliwości refundacji poniesionych w takiej sytuacji wydatków, nadmierne kary umowne, konieczność wypełnienia nowych zobowiązań prawno-formalnych, które pojawiły się w trakcie realizacji projektu i poniesienia związanych z tym kosztów); 3. zrzucające całe ryzyko finansowe (np. przy opóźnieniach przekazywania środków lub opóźnieniach przy zmianie umowy, niemożności zrealizowania umowy ze względu na wystąpienie siły wyższej) na beneficjenta; 4. powodujące nierówności uprawnień poszczególnych stron umowy na wypadek wystąpienia sporu prawnego pomiędzy stronami (np. stosowanie zabezpieczeń w postaci weksla lub notarialnego oświadczenia o poddaniu się egzekucji). Ekspertyza ma za zadanie również: • wykazać, które ze wskazanych przez ekspertów w ramach ekspertyzy postanowień umów, w szczególności dot. w/w pkt 1-4, wynikają z przepisów obowiązującego prawa (krajowego lub europejskiego) lub innych obowiązujących krajowych i europejskich dokumentów (np. wytycznych), a które są nadmiarowym zabezpieczeniem jednej ze stron. • zaproponować rozwiązania (konkretne postanowienia umów), które zwiększyłyby równość stron, w tym np. w przypadku ew. sporu prawnego. • pokazać różnice pomiędzy beneficjentami prowadzącymi i nie prowadzącymi działalności gospodarczej. 3. Sposób realizacji ekspertyzy: Wykonawca ekspertyzy dokona identyfikacji i skatalogowania zapisów w umowach, nakładających na beneficjentów obowiązki, które mogą stanowić zbędne obciążenie administracyjne, w największym stopniu ograniczające sprawność realizacji projektu, i które mogą być barierą dla jego realizacji. Wykonawca przygotuje także zestawienie zapisów w umowach o dofinansowanie, wskazujących na nierówności pomiędzy ich stronami oraz skonfrontuje je z wymogami przepisów prawa (krajowego i europejskiego) - które z nierówności nie są konieczne w świetle tego prawa oraz zaproponuje rozwiązania zmierzające do zmniejszenia tych dysproporcji. Dodatkowo, określone zostaną także wnioski i rekomendacje na poziomie horyzontalnym. Zmniejszanie obciążeń administracyjnych oraz eliminowanie nierówności stron w zapisach umów o dofinansowanie powinno się odbywać w taki sposób, aby działania te (w tym ew. zmodyfikowane zapisy umów) pozostawały w całości zgodne z obowiązującym prawem polskim i unijnym. 4. Zakres ekspertyzy • Zakres czasowy: ekspertyza obejmować będzie wzory umów o dofinansowanie w ramach perspektywy finansowej na lata 2021-2027. • Zakres przedmiotowy: ekspertyza zostanie przeprowadzona z punktu widzenia potencjalnego beneficjenta. • Zakres podmiotowy ekspertyzy obejmować będzie wybrane wzory umowy o dofinansowanie z 2 programów krajowych oraz z 2 programów regionalnych. Programy poddane analizie: • na poziomie krajowym: Fundusze Europejskie na Infrastrukturę, Klimat i Środowisko 2021-2027 (FEnIKS) oraz Fundusze Europejskie na Rozwój Społeczny (FERS). FEnIKS to program dysponujący największą alokacją z programów realizowanych na poziomie krajowym, a FERS dotyczy interwencji w obszarze działań społecznych; • 2 programy regionalne wybrane wspólnie z Wykonawcą analizy Powyższy zakres jest propozycją wyjściową. Wykonawca ekspertyzy może rozszerzyć przyjęte założenia (bez żądania dodatkowego wynagrodzenia). Pytania w ramach pogłębionej analizy: 1. Czy w świetle obecnych przepisów prawa polskiego i unijnego, zdiagnozowane nierówności stron w umowach o dofinansowanie można zmniejszyć/wyeliminować? Jeśli tak, to w jaki sposób? 2. Czy w świetle obecnych przepisów prawa polskiego i unijnego, zdiagnozowane obciążenia administracyjne w umowach o dofinansowanie można zmniejszyć/wyeliminować? Jeśli tak, to w jaki sposób?