Zapytanie ofertowe nr 3/2023/POPW.01.02.00-18-0007/20

Zapytanie ofertowe nr 3/2023/POPW.01.02.00-18-0007/20 Przedmiotem zamówienia jest: Wykonanie usługi organizacji zagranicznej misji gospodarczej na terytorium Słowacji w związku z planowaną ekspansją eksportową produktu przewidzianego do internacjonalizacji, zgodnie z poniższym zakresem i specyfikacją: a) zorganizowanie spotkań biznesowych podczas misji gospodarczej dla 3 (trzech) osób, które będą związane z tematyką współpracy biznesowej w zakresie produktów przeznaczonych do internacjonalizacji. Misja powinna trwać od 3 do 4 dni kalendarzowych. W ramach zadania Wykonawca zobowiązuje się do realizacji następujących usług: - wyselekcjonowanie minimum 5 (pięciu) podmiotów na misję gospodarczą we wskazanych przez Wykonawcę miejscach, z którymi Zamawiający odbędzie spotkania biznesowe; - zapewnienie funkcjonalnych i przestronnych pomieszczeń, celem odbycia spotkania, w przypadku gdy takowe pomieszczenia okażą się niezbędne do organizacji spotkań; - zapewnienie sprzętu audiowizualnego i komputerowego wraz z oprogramowaniem (jeżeli okaże się niezbędny do przeprowadzenia prezentacji, a nie będzie znajdować się w dyspozycji gospodarza spotkania); - dostarczenie cateringu dla uczestników spotkania (jeżeli zaplanowane spotkanie będzie trwać dłużej niż 3 godziny zegarowe); - zapewnienie opieki rezydenta lub zapewnienie opiekuna (delegowanej przez Zamawiającego grupy uczestników misji gospodarczej) ze znajomością języka polskiego i języka słowackiego; - zapewnienie dostępności bezstronnego, niezależnego moderatora podczas organizowanych spotkań w trakcie misji gospodarczej ze znajomością języka ojczystego obu stron każdego spotkania oraz dobrą znajomością powszechnych zwyczajów i kultury biznesowej w danym kraju; - wspieranie uczestników misji gospodarczej (delegowanych przez Zamawiającego) na etapie negocjacji handlowych i w wyjaśnianiu ewentualnych spornych kwestii z zagranicznymi kontrahentami; - kompleksowa koordynacja procesów komunikacyjnych z potencjalnymi kontrahentami Zamawiającego oraz wsparcie doradcze na etapie podpisywania ewentualnych umów/kontraktów; - sprawowanie nadzoru nad prawidłowością, poprawnością i sprawnością procesu organizacji każdego spotkania w ramach realizowanych misji gospodarczych; - inne wydatki i opłaty bezpośrednio związane z organizacją misji gospodarczych, których nie można przewidzieć na etapie opracowywania projektu zamówienia, a okażą się niezbędne do organizacji misji gospodarczej (do wysokości 15% wartości złożonej oferty). b) zapewnienie transportu dla wszystkich, delegowanych przez Zamawiającego uczestników misji gospodarczej (3 osoby) na miejsca organizowanych spotkań biznesowych oraz transport międzynarodowy i lokalny w miejscach docelowych: - transport 3 (trzech) osób (delegowanych przez Zamawiającego) – na trasie Trzebownisko – Słowacja oraz transport powrotny podczas misji gospodarczych - transport z hoteli/kwater na miejsce spotkań przed rozpoczęciem danego spotkania biznesowego oraz transport powrotny z miejsca spotkania biznesowego do hoteli/kwater (po zakończeniu danego dnia spotkań); c) zapewnienie i organizacja noclegów oraz wyżywienia dla 3 (trzech) osób w trakcie misji gospodarczej, która powinna trwać od 3 do 4 dni kalendarzowych: - nocleg w hotelach, spełniających standardy międzynarodowe - min. 3 (trzy) gwiazdki w pokojach 1- osobowych; - w uzasadnionych przypadkach Zamawiający dopuszcza możliwość zapewnienia noclegów w obiektach innych niż hotele (np. kwatery) pod warunkiem, że zaproponowane obiekty będą spełniać co najmniej następujące standardy jakości: zakwaterowanie - 1 osoba w pokoju, dostęp do - łazienki, ubikacji, aneksu kuchennego; - lokalizacja miejsc noclegowych powinna znajdować się w dogodnym położeniu komunikacyjnym (odległość obiektu noclegowego nie powinna być większa niż 50 km od miejsca spotkań), przy czym wszyscy uczestnicy misji gospodarczej powinni być zakwaterowani w tym samym obiekcie; - nielimitowany i nieodpłatny dostęp do Internetu w pokojach hotelowych/kwaterach; - obiekt noclegowy powinien być otwarty i dostępny w sposób stały (każdego dnia - 24 h na dobę); - codzienne śniadania w formie otwartego bufetu przez pełny okres pobytu w hotelu/kwaterze; - codzienne obiady w okresie delegacji uczestników misji gospodarczych we wskazanych przez organizatora miejscach. d) dokonanie w imieniu i/lub na rzecz wszystkich uczestników misji gospodarczych, delegowanych przez Zamawiającego do odbycia zagranicznej podróży służbowej wszystkich niezbędnych opłat celnych i wizowych. e) przygotowanie i przedstawienie Zamawiającemu (w formie pisemnej i cyfrowej) końcowego raportu z realizacji usługi. Więcej informacji w Zapytaniu ofertowym.