04/ZK/2023.SR - organizacja czterech konferencji w sektorach Informatyka oraz Telekomunikacja i Cyberbezpieczeństwo

04/ZK/2023.SR - organizacja czterech konferencji Przedmiotem zamówienia jest: Organizacja 4 regionalnych dwudniowych konferencji na temat metod zapełniania luki kompetencyjnej w obszarze IT, telekomunikacji i cyberbezpieczeństwa w regionach (we współpracy z Urzędami Marszałkowskimi i Wojewódzkimi Urzędami Pracy) – każda konferencja dla 80-100 uczestników. • Pierwszy dzień poświęcony na prezentację problemu luki kompetencyjnej w regionie (wykład otwierający, dwie sesje z dyskusjami panelowymi, w tym jedna związana ze szkolnictwem branżowym) i prezentacja roli Rady w rozwiązywaniu tego problemu. • Drugi dzień: prezentacja kwalifikacji zgłoszonych przez Radę do ZSK na różnych poziomach SRK, praktyczne warsztaty, prezentacja nowych rozwiązań, dobrych praktyk. Celem każdej konferencji będzie wsparcie modelu współpracy regionalnego środowiska naukowego z firmami technologicznymi, przedstawienie propozycji zmian w programach kształcenia, uwzględniających rozwój technologiczny oraz potrzeby dynamicznego rynku pracy, wymiana doświadczeń i transfer najlepszych praktyk pomiędzy sektorem edukacji formalnej i pozafomalnej czy przedsiębiorcami i instytucjami. Istotna jest także poprawa współpracy i zbudowanie partnerstwa pomiędzy podmiotami kształtującymi rynek pracy, możliwa dzięki identyfikacji potrzeb kompetencyjnych poszczególnych grup specjalistów z obszarów informatyki, telekomunikacji i cyberbezpieczeństwa. Podczas pierwszego i drugiego dnia konferencji prezentacja przykładów dobrych praktyk pokazujących współpracę biznesu i edukacji. Na główną sesję merytoryczną wystąpienie keynote speakera, którego wykład byłby wprowadzeniem do debaty eksperckiej. W programie pierwszego dnia konferencji ewentualnie podpisanie porozumień o współpracy biznes-edukacja, przede wszystkim dotyczących instytucji edukacyjnych oraz firm z danego regionu. Drugi dzień ma mieć charakter warsztatowy. Warsztaty mają polegać na omawianiu dobrych praktyk – praktycznej współpracy firm i instytucji edukacyjnych, ale również prezentacji nowoczesnych narzędzi. Warsztaty adresow. do środowisk region. mają być prowadzone przez przedstawicieli współpr. firm i szkół, które mogą dzielić się dobrymi praktykami z nowymi jednostkami. Do współpracy w konferencjach regionalnych należy zaprosić sektor edukacji i biznes z szczebla regionalnego oraz ogólnopolskiego, a także jednostki samorządu terytorialnego, np. urzędy marszałkowskie z danego regionu oraz Wojewódzkie Urzędy Pracy. W ramach usługi wykonawca ma zapewnić: salę konferencyjna na sesję plenarną i sale na warsztaty, obsługę techniczną, nagranie filmowe, serwis fotograficzny, oznakowanie sal i otoczenia, catering konferencyjny: serwis kawowy całodzienny, obiad bufetowy, kolacja połączona z wykładem keynote speakera, działania informacyjne (kontakty z władzami lokalnymi, prasą, komunikacja w mediach społecznościowych), pozyskanie patronatów, zapewnienie noclegów dla do 50% uczestników (osoby zam. ponad 50 km od miejsca konferencji), zapewnienie zwrotów kosztów dojazdów do uczestników zamieszk. poza miejscem organizacji konferencji, wynagrodzenie prelegentów, panelistów (założono 10-15 osób), keynote speakerów (założono 2 osoby), prowadząceg, ubezpieczenie imprezy. Wykonawca powinien posiadać polisę OC. W ramach oferty Wykonawca uwzględni obsługę noclegów i zwrotu kosztów dojazdów. W ramach rozliczenia wykonawca wystawi fakturę/rachunek za każdą konferencję zawierającą 3 pozycje: • Organizacja konferencji • Zwrot poniesionych rzeczywistych kosztów dojazdów • Zwrot poniesionych rzeczywistych kosztów noclegów Do rozliczenia każdej konferencji konieczne będą co najmniej następujące dokumenty: - faktura VAT/ rachunek - potwierdzenie dokonania płatności za noclegi, dojazdy (potwierdzenie przelewu) - protokół odbioru usługi - agenda (lub inny dokument potwierdzający zgodność zakresu tematycznego konferencji z powyższym opisem) - lista z podpisami osób uczestniczących w konferencji - lista z podpisami osób uczestn. w konferencji potwierdzająca skorzystania z cateringu - dokument wskazujący osoby korzystające z noclegu - dokument wskazujący osoby korzystające z refundacji kosztów dojazdu - raport/sprawozdanie z realizacji wydarzenia Nocleg jest wydatkiem kwalifikowalny, o ile wsparcie (konferencja) dla tej samej grupy osób trwa co najmniej dwa dni i obejmuje nocleg w miejscu noclegowym o standardzie maksymalnie hotelu 3* wraz ze śniadaniem przy czym istnieje możliwość szerszego zakresu usługi o ile mieści się w określonej cenie rynkowej i jest to uzasadnione celami projektu. Możliwość zagwarantowania noclegu dotyczy uczestników, którzy posiadają miejsce zamieszkania w miejscowości innej niż ta miejscowość, w której odbywa się konferencja. Zwrot kosztów dojazdu to wydatek kwalifikowalny do wysokości opłat za środki transportu publicznego szynowego lub kołowego (a w przypadku podróży międzynarodowych także transportu lotniczego) zgodnie z cennikiem biletów II klasy obowiązującym na danym obszarze, także w przypadku korzystania ze środków transportu prywatnego (w szczególności samochodem lub taksówką) jako refundacja wydatku faktycznie poniesionego do ww. wysokości. Dostarczenie cateringu konferencyjnego obejmować będzie następujące elementy: 1) OBIAD (gorący posiłek) serwowany w godz. ustalonych z Zamawiającym: - minimum 2 dania ciepłe (zupa i drugie danie) oraz napój dla każdej osoby do wyboru danie mięsne lub danie wegetariańskie. 2) CAŁODZIENNA PRZERWA KAWOWA powinna być dostępna przez cały czas trwania spotkania, stąd Wykonawca winien zadbać w trakcie trwania konferencji, aby uczestnik mógł w każdym czasie napić się gorącego napoju (kawa, herbata) w tym celu sugeruje się wystawienie warników lub termosów konferencyjnych stołowych z wrzątkiem o pojemności odpowiedniej do liczby uzestników/uczestniczek spotkania. 1. Kawa podawana z ekspresu wysokociśnieniowego; 2. Herbata w saszetkach (np. zielona, czarna, owocowa); 3. Cukier; cytryna w plastrach; mleko/śmietanka do kawy w płynie; 4. Woda mineralna (gazowana, niegazowana); 5. Słodkie lub słone przekąski typu paluszki lub kruche ciasteczka lub owoce. 3) KOLACJA serwowana w godzinach ustalonych z Zamawiającym Całodzienna przerwa kawowa - wyposażenie w zastawę ceramiczną obrusy i serwetki papierowe. Wykonawca zapewni wyposażenie niezbędne do obsługi cateringowej (tzn. obrusy, serwetki papierowe, serwis obiadowy – obiady podawane na zastawie ceramicznej, sztućce, szklanki do zimnych napoi) oraz niezbędny personel. Gorące posiłki muszą być podawane w podgrzewanych pojemnikach typu bemar. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie oraz stanowić komplet. Menu na spotkania będzie ustalane z Zamawiającym. W razie zgłoszenia przez Zamawiającego zmian do zaproponowanego menu, Wykonawca ma obowiązek ich uwzględnienia zgodnie z sugestią Zamawiającego. W ramach dostarczenia cateringu: 1. Wykonawca zapewni, aby w trakcie całodziennej przerwy kawowej i obiadu uczestnicy spotkania mieli zapewniony ciągły dostęp do napojów gorących i zimnych. 2. Organizacja usługi cateringowej, w tym procesu przygotowania, transportu, wydawania posiłków oraz mycia, dezynfekcji, utrzymania czystości pomieszczeń musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi. 3. Wykonawca winien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środków transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparatów myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością. 4. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia estetycznej odzieży dla pracowników wykonujących usługę na rzecz Zamawiającego tj. kelnerzy/kelnerki powinni przede wszystkim być osobami uprzejmymi i grzecznymi (osoby z wysoką kulturą osobistą). Powinni zachowywać się I być ubrani zgodnie z zasadami savoir vivre kelnera. 5. Wszyscy pracownicy Wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłków są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do celów sanitarno-epidemiologicznych oraz posiadania bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP. Wykonawca zobowiązany jest do okazania w/w dokumentów na żądanie Zamawiającego. 6. Wykonawca odpowiada za szkody powstałe w wyniku prowadzonej działalności. 7. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie stwierdzone nieprawidłowości świadczonych usług ujawnione poprzez organy kontrolne oraz służby Zamawiającego. 8. Szczegółowe menu powinno być ustalane z osobą wyznaczoną przez Zamawiającego najpóźniej na dwa dni przed realizacją usługi. 9. Użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. 10. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi oraz użyte składniki muszą być wysokiej jakości. 11. Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań ciepłych w momencie podania ich do spożycia uczestnikom spotkania (obiady mają być wydawane z bemarów). Posiłki muszą być serwowane estetycznie. 12. Produkty przetworzone (takie jak np. kawa, herbata i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia. 13. Do przygotowywania obiadów należy używać produktów świeżych, posiadających aktualne terminy ważności, nabytych w źródłach działających zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi i higienicznymi. Miejsca organizacji: 1) woj. zachodniopomorskim (sugerowana lokalizacja: Kołobrzeg), sugerowany termin: 4-14.09.2023 2) woj. śląskim (sugerowana lokalizacja: Katowice), termin: 15-16.09.2023 3) woj. podkarpackim (sugerowana lokalizacja: Jarosław, Państwowa Wyższa Szkoła Techniczno-Ekonomiczna), termin: 18-19.09.2023 4) woj. łódzkim (sugerowana lokalizacja: Łódź, Politechnika Łódzka), termin: 22-23.09.2023 Publikacje, dokumenty, nagrania muszą być zgodne ze standardami dostępności, chodzi o stosowanie wytycznych PARP z 17 kwietnia 2019 r. regulujących zasady tworzenia dokumentów, oraz z zaleceniami zawartymi w Księdze identyfikacji wizualnej Systemu Rad ds. Kompetencji.