Zapytanie ofertowe poir 1/2023 z dnia 13.04.2023 r.

1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego, zgodnie w treścią Rozporządzenia MNiSW z dnia 29 września 2011 r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę oraz Wytycznymi dla podmiotów audytujących projekty B+R opracowanymi przez NCBiR oraz zgodnie z art. 34 ust.2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz.U. z 2014r. Poz.1620, z późn. zm.) oraz wytycznymi dla podmiotów audytujących projekty badawczo-rozwojowe wydanymi przez NCBiR, dla projektu nr POIR.01.01.01-00-0026/20 pn.: „Opracowanie przemysłowych przekaźników bistabilnych oraz przemysłowej technologii ich produkcji’’ współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój działanie 1.1. „Projekty B+R przedsiębiorstw”, Poddziałanie 1.1.1 „Badania przemysłowe i prace rozwojowe realizowane przez przedsiębiorstwa”. I. Celem przeprowadzenia audytu projektu, w którym całkowita wartość dofinansowania przekracza 3 mln zł, zwanego dalej „audytem projektu”, jest wydanie przez audytora opinii na temat: a) wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem; b) realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem, zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji lub umowie; c) poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej. d) Audyt projektu rozpoczyna się nie później niż przed zrealizowaniem 80% planowanych wydatków związanych z projektem i kończy się przed złożeniem końcowego sprawozdania z realizacji projektu. e) W przypadku gdy przeprowadzenie audytu wymaga specjalistycznej wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji, audytor może powołać, na swój koszt, rzeczoznawcę. f) Na podstawie zebranych dowodów audytor sporządza pisemne sprawozdanie z audytu, zwane dalej „sprawozdaniem”: Audytor jest jednocześnie zobowiązany do udzielania wyjaśnień w zakresie objętym audytem Instytucji Pośredniczącej (NCBIR) oraz upoważnionym przez NCBIR osobom. Do sprawozdania audytor dołącza opinię, o której mowa w pkt I niniejszego zapytania ofertowego. Sprawozdanie przekazuje się audytowanemu podmiotowi w terminie 7 dni od dnia zakończenia audytu. g) Audytor jest obowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic audytowanych podmiotów w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. II. Audyt projektu obejmować będzie sprawozdanie: a) osiągnięcia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową; b) poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej; c) płatności wydatków związanych z projektem; d) wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu; e) terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizację projektu; f) sposobu monitorowania realizacji celów projektu; g) sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu; h) przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych; i) funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu; j) realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów. III. Sprawozdanie będzie zawierać następujące elementy: 1) data sporządzenia; 2) nazwa i adres Twojego przedsiębiorstwa; 3) nazwa i numer projektu; 4) oświadczenie audytora o niezależności od Ciebie jako audytowanego podmiotu; 5) imiona, nazwiska i opis uprawnień audytorów; 6) cele audytu; 7) podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu; 8) termin, w którym przeprowadzono audyt; 9) zwięzły opis Twoich działań w obszarze, którego dotyczy audyt; 10) ocena adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze Twojej działalności objętym audytem; 11) informacja o metodzie doboru próby do badania i jej wielkości; 12) opis wyników badania, w których audytor stwierdził nieprawidłowości; 13) opis nieprawidłowości w Twojej działalności oraz analiza ich przyczyn i skutków; 14) zalecenia w sprawie usunięcia nieprawidłowości w Twojej działalności, które stwierdził audytor. 15) Do sprawozdania audytor dołącza opinię (zob. pkt 1.I.). Audytor przekaże sprawozdanie w ciągu 7 dni od dnia zakończenia audytu. Audytor zobowązuje się udzielać wyjaśnień dotyczących audytu. Wartość projektu: 31 620 524,80 zł Wartość dofinansowania projektu 12 746 103,05 zł Audyt zostanie przeprowadzony w miejscu realizacji projektu tj. w siedzibie Zamawiającego – Beneficjenta projektu lub zdalnie. IV. Warunki udziału w postępowaniu (kryteria dostępu): Do postępowania zostaną dopuszczeni Dostawcy spełniający następujące warunki: 1) Oferta będzie napisana w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana (własnoręczny podpis) przez osobę upoważnioną do reprezentowania Dostawcy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty; 2) Wartość oferty (cenę) należy podać w walucie PLN (polski złoty). Cena powinna obejmować wszystkie koszty jakie poniesie oferent z związku z ewentualną realizacją umowy zawartej w wyniku wyboru oferty. 3) Zgodzą się poddać dobrowolnemu naliczeniu kar w razie niewykonania lub nieterminowego lub nienależytego wykonania zobowiązania; 4) Dostawca w celu potwierdzenia spełnienia w/w warunków zobowiązany jest przedłożyć: a. ofertę zawierającą: • nazwę i adres i dane kontaktowe oferenta; • datę wystawienia oferty; • dane pozwalające ocenić ofertę i przyznać punkty w ramach kryteriów; • termin ważności oferty b. oświadczenia o następującej treści: • Dostawca oświadcza, że zna i akceptuje warunki realizacji zamówienia określone w zapytaniu ofertowym oraz nie wnosi żadnych zastrzeżeń i uwag w tym zakresie; • Dostawca oświadcza że audyt będący przedmiotem oferty będzie zrealizowany na terenie RELPOL S.A. ul. 11 Listopada 37, 68-200 Żary, woj. lubuskie lub zdalnie. • Dostawca oświadcza iż podda się dobrowolnemu naliczeniu kar w razie niewykonania lub nieterminowego lub nienależytego wykonania zobowiązania. Ewidencja księgowa kar umownych odbywać się będzie na podstawie noty obciążeniowej: • RELPOL S.A. będzie miało prawo obciążyć dostawce karą umowną w następujących okolicznościach i wysokościach: a) W razie rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym – 10% wynagrodzenia umownego netto, b) W razie rozwiązania Umowy przez którąkolwiek ze Stron, z przyczyn leżących po stronie Dostawcy – 10 % wynagrodzenia umownego netto, c) W razie opóźnienia w realizacji Przedmiotu Umowy lub poszczególnych zagadnień zgodnie z Harmonogramem – 0,1% wynagrodzenia umownego netto za każdy dzień opóźnienia. o Kary umowne płatne są na każde żądanie RELPOL S.A. zgodnie z treścią noty obciążeniowej wystawionej przez RELPOL S.A. Kary umowne mogą być potrącane przez RELPOL S.A.. z wzajemną wierzytelnością Dostawcy, bez względu na źródło tej wzajemnej wierzytelności, do wysokości naliczonej kary umownej. o Żądanie kary umownej nie pozbawia RELPOL S.A.. prawa do domagania się odszkodowania przewyższającego wartość naliczonej kary. c. Dostawca może przedstawić tylko jedną ofertę obejmującą cały przedmiot zamówienia. • Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych; • Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych;

Żary, żarski, lubuskie