Zapytanie ofertowe nr 2/2023/POPW.01.02.00-18-0007/20

Zaprojektowanie i optymalizacja narzędzi do procesów... Przedmiotem zamówienia jest usługa zaprojektowania i optymalizacji narzędzi do procesów komunikacji i relacji biznesowych on-line wg oczekiwanej specyfikacji: 1. Zaprojektowanie i wdrożenie procesów oraz narzędzi wspierających planowanie, komunikację oraz bieżącą i efektywną współpracę online i onsite, dla pracowników firmy. 2. Wdrożenie narzędzi umożliwiających tworzenie oraz współdzielenie ważnych zasobów firmowych (rozbudowane dokumenty tekstowe, arkusze danych wraz z prostymi i zaawansowanymi formułami logicznymi, prezentacje multimedialne), a także wymianę wiadomości czy multimediów. 3. Implementacja narzędzia (wraz z procedurami), które umożliwi przechowywanie, przetwarzanie i współdzielenie ważnych zasobów firmy (dodawanie, edycja, usuwanie, nadawanie i edycja uprawnień, udostępnianie wewnątrz i na zewnątrz Organizacji). Rozwiązanie musi być pewne i niezawodne, a przesyłane pliki powinny być składowane w bezpiecznych centrach danych. Dane powinny być szyfrowane zarówno podczas przesyłania, jak i w stanie spoczynku. 4. Wdrożenie narzędzia, które umożliwi pracownikom firmy szybki kontakt (wiadomości tekstowe, wiadomości głosowe, przesyłanie zasobów, komunikacja międzyzespołowa), wraz z funkcjonalnością szybkich połączeń głosowych i wideo. Rozwiązanie powinno umożliwiać komunikację 1 do 1 bądź 1 do wielu. 5. Wdrożenie narzędzia (wraz z procedurami) do organizacji pracy portfela projektów oraz pojedynczych przedsięwzięć. Rozwiązanie powinno dawać możliwości: a. łatwego zarządzania portfelem projektów w ramach jednego narzędzia b. zarządzania roadmapą Organizacji i pojedynczego projektu c. dodawania, edycji i usuwania projektu d. zarządzania użytkownikami oraz uprawnieniami e. tworzenia wielopoziomowych zadań w projekcie, wraz z funkcją przypisywania zadań do poszczególnych użytkowników f. intuicyjnej administracji projektami i portfelem przedsięwzięć g. mierzenia postępów w projektach (cały projekt, postęp poszczególnego użytkownika) h. tworzenia i zarządzania tablicą kanban i. tworzenia różnych typów zadań j. przypisywania właściciela projektu 6. Implementacja procesów, wraz z narzędziem wspierającym, zdalnego obiegu dokumentów. Narzędzie powinno umożliwiać tworzenie customowych ścieżek dla dokumentów, w zależności od procesu biznesowego (a także jego aktorów), który realizowany jest w Organizacji. Rozwiązanie musi być w pełni bezpieczne i pewne. 7. Wdrożenie narzędzia umożliwiającego wymianę wiedzy między pracownikami. Przestrzeń powinna pozwalać na tworzenie i udostępnianie wewnątrz Organizacji stron, wraz z różnorakimi informacjami wewnętrznymi (procedury, opisy procesów, informacje bieżące). Niezbędne jest, by wybrane rozwiązanie umożliwiało prawidłowe wyświetlanie treści zarówno w wersji desktopowej, jak i mobilnej. Możliwe: a. tworzenie i publikacja stron wraz z multimediami b. przygotowane szybkie menu c. firmowy branding Wyżej opisany system powinien pozwalać także na łatwą i intuicyjną integrację z narzędziem do zarządzania projektami, by możliwe było także tworzenie i współdzielenie dokumentacji projektowej. Więcej informacji w Zapytaniu ofertowym.